Digitale Kreditkarten für Firmen – Was bedeutet das und welche Vorteile haben virtuelle Kreditkarten?
Immer mehr Firmen, Freiberufler und Unternehmer entdecken die virtuelle Firmenkreditkarte für sich.
In diesem Beitrag geht es um die Vor- und Nachteile der virtuellen Kreditkarte und um die bekanntesten Anbieter im Vergleich. Sie erfahren auch, auf welche Details Sie bei der Entscheidung für eine bestimmte virtuelle Geschäftskreditkarte besonders achten sollten.
Das ist eine digitale Kreditkarte
Die Vor- und Nachteile der digitalen Kreditkarte
- Eine digitale Kreditkarte lässt sich sehr gut verwalten und kann schnell beantragt werden (meist innerhalb von 24 Stunden). Bei vielen Anbietern ist eine unbegrenzte Zahl von Karten möglich, so dass sogar einzelnen Mitarbeitern neben einer Abteilung eine virtuelle Kreditkarte zugewiesen werden kann.
- Bei Prepaid- oder Debitkarten kann eine virtuelle Firmenkreditkarte oft auch ohne SCHUFA Abfrage beantragt werden.
- Von der organisatorischen Seite ist es auch interessant, dass eine digitale Kreditkarte exakt auf die jeweilige Abteilung/den jeweiligen Mitarbeiter zugeschnitten werden kann. Dabei geht es beispielsweise um Budgets und Limitierungen für den Einsatz. Ebenso ist es einfach, steuerlich und buchhalterisch relevante Ausgaben dem Firmenkonto und einer Person/einer Abteilung eindeutig zuzuordnen, wenn eine virtuelle Firmenkreditkarte eingesetzt wird. Kostenstellen für das Geschäftskonto können in der Buchhaltung sehr gut auseinandergehalten werden, die oftmals verbreitete Beleg-Zettel-Wirtschaft mit monatlichem Beleg-Chaos entfällt.
- Da eine digitale virtuelle Firmenkreditkarte nur aus Datensätzen besteht und nicht verkörpert ist, kann die Karte nicht unterwegs verloren gehen oder entwendet werden. Auch Belege gehen nicht verloren, weil sie in der Regel jederzeit digital gespeichert werden. Was diesen Sicherheitsaspekt und die systematische Belegverwaltung angeht, ist die virtuelle Geschäftskreditkarte deutlich im Vorteil.
- Eine digitale Firmenkreditkarte macht es außerdem einfach, Kosten zu limitieren. Durch die meist übliche jeweilige Abrechnung in Echtzeit laufen hier keine versteckten Ausgaben und Kosten auf.
- Alle Kartentransaktionen werden aufgelistet und auf dem Anbieter-Dashboard übersichtlich dargestellt. So behält man den Überblick und schützt vor Überraschungen auf der Ausgabenseite, auch in größeren Unternehmen.
- Neben den eigentlichen Funktionen einer Karte, stellen die Anbieter virtueller Firmenkarten weitere Features bereit, die den Ausgabenprozess von Unternehmen digitalisiert und vereinfacht. Dazu zählen beispielsweise Tools für ein effizientes Spesenmanagement, Reisekostenmanagement oder Rechnungsmanagement.
- Auf Reisen beispielsweise bei Hotel- oder Mietwagenbuchungen sowie in Restaurants ist die digitale Firmenkreditkarte bisher noch nicht immer einsetzbar. Das könnte sich mittelfristig ändern, wenn die Abrechnungsstellen in Hotels, Restaurants oder die Mietwagenanbieter Zahlungsmöglichkeiten über eine virtuelle Kreditkarte vorsehen. Diese werden beispielsweise im Hotel- und im Mietwagenbereich technisch relativ einfach umzusetzen sein. In einem Restaurant oder bei einem Einkauf unterwegs erscheint es schwieriger. Allerdings setzen sich immer Möglichkeiten durch, mit Wallet-Apps an der Kasse zu bezahlen. Hier eröffnen sich zeitgleich immer mehr Einsatzbereiche für die digitale Kreditkarte etwa beim Tanken. Außerdem bieten viele Anbieter neben den virtuellen auch physische Karten an, mit welchen auch stationär bezahlt werden kann.
- Die bisher begrenzten Einsatzmöglichkeiten stellen den wesentlichen Nachteil der virtuellen Kreditkarte dar. Für manche Verwender könnte auch die ausschließliche Online-Verwaltung der digitalen Karte ein Nachteil sein. Auf der anderen Seite sind standardisierte Sicherheitsmaßnahmen üblich, die auch die Kreditkartenanbieter auf ihren Portalen beachten. Heute werden auch das Geschäftskonto und verkörperte Kreditkarten überwiegend online geführt, ohne dass sich daraus bei entsprechenden Vorsichtsmaßnahmen ein nicht mehr zu kalkulierendes Risiko für Online-Manipulationen oder Kriminalität ergeben hätte. Die Sicherheitsmaßnahmen über aktualisierte Virenprogramme und die ständige Aktualisierung der Software bei den Betriebssystemen können hier für die wichtige Sicherheit sorgen.
Anbieter von virtuellen Kreditkarten im Vergleich
| Name des Anbieters | Besonderheit/ Kartenart | Wichtigste Konditionen | |
|---|---|---|---|
| Netbank | Prepaid Mastercard | In 24 Stunden verfügbar, viele Einsatzstellen (laut Anbieter über 40 Mio Stellen), günstiger bewährter Anbieter | |
| Pliant | Kreditkarte Visa | Hohes Kartenlimit, Bankkontenunabhängig | |
| Qonto | Mastercard Debitkarte inkl. Geschäftskonto | Kartenlimits und Zuschnitte in Echtzeit konfigurierbar, Karten sofort einsetzbar | |
| Moss | Mastercard Kreditkarte | Hohes Kreditlimit, flexible Rückzahlung, individuelle Konfiguration der Karte möglich | |
| Spendesk | Mastercard Debitkarte | Limitsetzung individuell einstellbar, einfache Konfiguration, steuerkonforme Verwaltung, unbegrenzte Mitarbeiterzahl | |
| Soldo | Prepaid- und Debitkarten | Budgetierung, Limitsetzung, Verfolgung von Ausgaben in Echtzeit, Verwaltung von Ausgaben in EUR, GBD und USD | |
| Revolut | Debitkarten von Mastercard und Visa | Limitsetzung, besondere Features bei der Verwaltung, Verfolgung der Mitarbeiter-Ausgaben auf einem gemeinsamen Dashboard, Konto mit mehreren Währungen | |
| Stripe | Visa Kreditkarte, Einladung für Karte auf USA begrenzt | Hohes Kreditlimit, gebührenfrei, schnell einsatzfähig, individuelle Konfiguration der Karte möglich | |
| Payhawk | Visa Debitkarte | Automatische Belegerfassung, individualisierte Ausgabenregeln in Echtzeit, Mehrwährungskarten in GBP und EUR | |
| Finom | Visa Debitkarte inkl. Geschäftskonto | Multibankingfunktion, Cashback, Ausgabenmanagement, Karten individuell konfigurierbar | |
| Pleo | Mastercard Commercial Card | Hohe Akzeptanz der Karten, effizientes Reisekostenmanagement, individuelle Kartenlimits | |
| Kontist | Visa Debitkarte inkl. Geschäftskonto | Hohes Kreditlimit, flexible Rückzahlung, individuelle Konfiguration der Karte möglich |
Fremdnutzung der virtuellen Kreditkarte
Wie bei anderen Formen der Kreditkarten kann eine virtuelle Geschäftskreditkarte missbräuchlich, beziehungsweise fremdgenutzt werden. Eine missbräuchliche Nutzung durch Mitarbeiter kann bei den meisten Karten dadurch ausgeschlossen werden, dass diese genau auf die einzelnen Bereiche zugeschnitten sind. Hier sind Limitierungen pro Mitarbeiter möglich ebenso wie Ausgaberegelungen. Auch durch die weit verbreitete Möglichkeit der Verfolgung von Transaktionen in Echtzeit ist dem Missbrauch Grenzen gesetzt. Die meisten digitalen Kreditkarten lassen sich sofort online sperren, wenn Unregelmäßigkeiten vermutet werden. Bei manchen Karten kann pro Ausgabe auch eine zusätzliche Vorab-Genehmigung durch die Geschäftsleitung als Zahlungsvoraussetzung eingestellt werden. Die gefürchteten Manipulationen an Geldautomaten spielen für die digitale Kreditkarte keine Rolle, da sie dort nicht eingesetzt wird. Es verbleibt damit das allgemeine Risiko des Datenklaus, das auch für verkörperte Karten und andere Bezahlmöglichkeiten immer im Hintergrund zu beachten ist. Allerdings kann die virtuelle Kreditkarte auch bei diesem Risiko im Vorteil sein, da nicht korrekte Nutzungen durch die vielen Echtzeitfunktionen schneller auffallen und durch die Limitierungen nur einen begrenzten Schaden anrichten können.Fazit: Die digitale Kreditkarte könnte ein Muss werden
Eine digitale Firmenkreditkarte bietet vor allem große Erleichterungen bei der Verwaltung und der Zuweisung von Kosten/Ausgaben im Unternehmen. Mit ihr lässt sich allgemein das Geschäftskonto/Firmenkonto besser verwalten, und die Buchhaltung kann vereinfacht werden. Im Zuge der allgemeinen Digitalisierung und dem Aufkommen agiler Managementkonzepte leistet auch die virtuelle Firmenkreditkarte ihren wertvollen Beitrag. Kaum ein Unternehmen kann es sich heute noch leisten, das Firmenkonto und die Ausgaben nicht in Echtzeit im Auge zu haben. So wie der jeweilige Stand beim Geschäftskonto heute online jederzeit abrufbar ist, möchten Unternehmen, Freiberufler und einzelne Abteilungen die Ausgabenseite auch bei Kartenzahlungen immer im Blick behalten. Eine virtuelle Kreditkarte macht dies möglich. Sie kann mit Limitsetzungen dabei helfen, die Budgetdisziplin in jedem Bereich unbedingt durchzusetzen. Da sich auch nicht verkörperte Zahlungsmethoden im alltäglichen Bereich immer weiter durchsetzen, wird sich auch die digitale Firmenkreditkarte in Zukunft immer weiter durchsetzen können. Ihre potentiellen Einsatzbereiche wachsen stetig. Wer sich im Unternehmen zum Ziel gesetzt hat, das Geschäftskonto/Firmenkonto besser und effektiver zu verwalten, kommt am Thema digitale Firmenkreditkarte schon jetzt nicht mehr vorbei. Schauen Sie sich bei den Kosten und Bedingungen der einzelnen Anbieter für die jeweilige digitale Kreditkarte genau um. Dann wird am Ende die ausgewählte virtuelle Geschäftskreditkarte genau Ihren eigenen Bedürfnissen entsprechen. Für diese Flexibilität und Individualisierung ist dieses Kreditkartenkonzept gedacht.FAQs – Häufig gestellte Fragen
Im Gegensatz zu einer traditionellen Plastikkarte, kommt eine virtuelle Kreditkarte nur in digitaler Form vor, sodass Sie lediglich die Kartennummer einer Kreditkarte oder eine codierte Version einer bereits vorhandenen physischen Karte, mit der eine Zahlung in physischen Läden möglich ist, erhalten. Dadurch, dass virtuelle Karten mittlerweile mit vielen attraktiven Zusatzfeatures kommen sind sie weitaus mehr als nur eine reine Ergänzung zum Online Shopping. Eine weitere Besonderheit bei den virtuellen Kreditkarten ist, dass diese meist als Prepaidkarte angeboten werden, wodurch eine Schufa- Auskunft oftmals nicht notwendig ist.
Finden Sie zuerst einen Anbieter der Ihren unternehmensspezifischen Anforderungen entspricht. Unser Ratgeber für virtuelle Firmenkarten unterstützt Sie bei der Suche nach dem passenden Anbieter. Wir sprechen unsere Empfehlungen aus 7 verschiedenen Anbietern für Ihr Unternehmenstyp aus und vergleichen sie miteinander. Ebenfalls, können Sie als Alternative bei Ihrer Hausbank erfragen, ob diese auch virtuelle Kreditkarten anbieten.
Die Kosten sind, wie auch bei einer herkömmlichen Plastikkarte, von Anbieter zu Anbieter unterschiedlich. Aber auch die Anbieter an sich bieten oftmals verschiedene Pakete mit unterschiedlichen Leistungen an, sodass der Preis stark variieren kann. Wichtig zu erwähnen ist auch, dass neben den offensichtlichen Kosten wie Grundgebühr, Servicegebühren und Aktivierungskosten auch Kosten beim Auslandseinsatz, Überweisungen und co. anfallen können.
Voraussetzung für die Zahlung in physischen Geschäften ist, dass an den Kassen kontaktloses Bezahlen über NFC (Near Field Communication) möglich ist. Dazu öffnet man auf dem Smartphone die App des Anbieters oder das „digital Wallet“, welches es ermöglicht über ein mobiles Zahlungssystem wie z.B. Google Pay oder Apple Pay zu bezahlen, und hält das Smartphone an das Lesegerät. Für die Zahlung im Internet brauchen Sie lediglich die Kartennummer, Prüfziffer und das Ablaufdatum der Karte. Diese Information geben Sie dann beim Bezahlvorgang ein und können in wenigen Sekunden Ihren Kauf abschließen.
Eine digitale Karte können Sie auf gleiche Art und Weise wie die herkömmliche Plastikkarte nutzen. Um in Geschäften zu zahlen, müssen Sie die digitale Karte mit einem Zahlungssystem wie Apple Pay oder Google Pay verknüpfen. Besteht diese Verknüpfung brauchen Sie nur vor der Zahlung Ihr Smartphone entsperren und an das Lesegerät halten.
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