Bei Moss können Sie sich zwischen einer echten Mastercard Kreditkarte und einer Mastercard Debitkarte entscheiden (je nach Tarif), welche in digitaler und physischer Form zur Verfügung stehen. Auch Zahlungen über Google Pay sind möglich. Durch die Abrechnung am Monatsende und einen individuellen Verfügungsrahmen bietet die Kreditkarte den Vorteil eines Zahlungsziels von bis zu 60 Tagen und hat eine höhere Akzeptanz, vor allem im Ausland. Die Debitkarte hingegen belasten das Konto oder die Wallet direkt bei Zahlung, erfordert aber eine weniger aufwendige Kredit- bzw. Risikoprüfung. Die Abrechnung der Kartenzahlungen läuft über die Anbindung an ein bereits bestehendes Geschäftskonto der Hausbank. Die Eröffnung eines zusätzlichen Kontos ist bei Moss nicht möglich. 

Pleo hingegen arbeitet mit sogenannten “Commercial Cards” von Mastercard. Hierbei handelt es sich um Prepaidkarten. Diese haben eine ähnlich hohe Akzeptanz wie Kreditkarten. Die Abrechnung läuft aber kontounabhängig über ein internes Wallet, das per Überweisung oder SEPA-Lastschriftmandat aufgeladen werden kann. Mit den Pleo Karten kann man über Apple und Google Pay bezahlen.

Die Karten können bei beiden Anbieter innerhalb weniger Minuten gesperrt bzw. deaktiviert sowie neu angelegt werden, was den Aufwand für die Kartenverwaltung bei vielen Mitarbeiterwechseln sehr gering hält.

Mit steigender Mitarbeiterzahl rückt auch ein effizientes Management von Mitarbeiterausgaben und Spesen immer mehr in den Fokus. Um keine Zeit mehr in Excel Tabellen und in die Suche nach Belegen für die Spesenabrechnung und Erstattungen zu verlieren, steigt das Bedürfnis nach digitalen Prozessen. Durch die zentrale Ausgabenverwaltung von Moss wird das Sammeln und Aufbewahren von Belegen in Papierform überfällig. Die klassische aufwendige Spesenabrechnung verfällt durch die Ausgabe von individuellen Karten an die Mitarbeiter:innen. Die Belege können mobil direkt erfasst werden, sodass am Monatsende alles vollständig ist. Sollte es sich nicht vermeiden lassen Barzahlungen zu tätigen, kann auch in diesem Fall aus der Plattform heraus eine Erstattung angestoßen werden.

Um die Ausgaben noch besser im Blick zu haben, können die Geschäftskarten bestimmten Kostenstellen, einzelnen Mitgliedern oder ganzen Teams sowie bestimmten Zwecken zugewiesen werden. Die jeweiligen Budgets können dabei genauso frei eingerichtet und festgelegt werden wie die Freigaberichtlinien und auch die Zugriffsrechte. Für wiederkehrende Ausgaben oder Abonnements kann man außerdem händlerspezifische Karten und für unregelmäßige Käufe Einmal- oder Budgetkarten einrichten.

Über Pleo ist auch eine digitale Belegverwaltung sowie Spesenrückerstattung möglich. Mit Pocket hat Pleo ein Ausgabenmanagement Tool, in welchem nicht nur Belege und Transaktionen, die über die Pleo Geschäftskarten laufen, sondern auch Bargeldauslagen und jegliche anderen Mitarbeiterausgaben erfasst werden können. Das ist besonders praktisch, wenn Sie Mitarbeiter:innen haben, die oft reisen oder unterwegs sind. Nicht immer kann man mit der Karte zahlen doch auch diese Ausgaben müssen zurückerstattet werden. Zusätzlich können Sie mit Pleo Pocket Reisekosten durch die automatische Berechnung von Kilometer- und Verpflegungspauschalen mit wenig Aufwand managen. Die Anzahl der kostenlosen Karten ist bei Pleo auf eine physische und eine virtuelle Karte pro Nutzer beschränkt. Da die smarte Wallet alle Ausgaben automatisch in Kostenstellen kategorisiert und einem Bereich zuordnet, werden extra Karten für beispielsweise bestimmte Zwecke oder Händlerkarten überflüssig. Trotzdem können individuelle Freigaberichtlinien für Zahlungen eingerichtet werden. Alle Informationen und Zahlungsflüsse werden in Echtzeit zentral und übersichtlich auf dem Dashboard des jeweiligen Anbieters angezeigt und können dort verwaltet werden.

Wie bei anderen Anbietern auch, können bei diesen beiden Belege per Foto gescannt und direkt den Transaktionen zugeordnet werden. Mit Pleo Fetch besteht sogar die Möglichkeit, sich mit einem bestehenden Gmail, Outlook oder Microsoft Email Account zu verbinden und Belege bzw. Rechnungen aus dem Mailverkehr zu extrahieren. Außerdem muss man sich um die Zahlungszuordnung zu bestimmten Kategorien, Vorkontierung, Zuweisung von Kostenstellen und die Berechnung von Steuersätzen keine Gedanken mehr machen. Diese Prozesse laufen mit den entsprechenden Voreinstellungen digital und automatisiert ab, können aber jederzeit manuell angepasst werden.

Durch die bestehende IT – Landschaft in KMU steigt auch der Anspruch an die Schnittstellenvielfalt & -tiefe potenzieller Anbieter. Moss hat eine direkte Schnittstelle zu DATEV und ist auch kompatibel zu allen anderen Buchhaltungssoftwares. Pleo hat ebenfalls eine DATEV Integration, durch welche das ganze Buchhaltungssetup von DATEV in Pleo übernommen und abgebildet werden kann. Zudem sind LexOffce, Microsoft Business Central und Xero einfach zu integrieren. Besonders praktisch ist eine Open API, durch welche auch andere bestehende Tools integriert und somit vernetzt werden können. Falls Sie mit einer externen Steuerberatung zusammenarbeiten, können Sie denen bei Moss und Pleo einfach den Zugriff auf die Daten geben.

Moss verfügt über eine Sammelstelle und Freigabe für Eingangsrechnungen. Diese können bei Eingang in Moss hochgeladen werden. Teammitglieder:innen erhalten dann eine Mitteilung um die Rechnungsdetails zu überprüfen. Die Rechnung wird anschließend weitergeleitet, sodass sie final genehmigt werden kann. Sobald die Rechnung genehmigt wurde, kann überwiesen werden. Dieser Schritt erfolgt allerdings nicht bei Moss, sondern entweder in DATEV, wenn DATEV standardmäßig für Überweisungen genutzt wird, oder muss manuell im Bankingprogramm angestoßen werden. Pleo bietet derzeit noch kein Rechnungsmanagement an. Die Einführung in Deutschland ist aber bis Ende 2021 geplant.

Ein weiterer Anbieter, den wir Ihnen in dieser Kategorie empfehlen ist Spendesk. Neben vorbereitender Buchhaltung, der Verwaltung von Mitarbeiterausgaben und Spesenerstattung, welche direkt auf der Plattform ausgelöst werden kann, bietet Spendesk den Vorteil eines effizienten Rechnungsmanagements. Rechnungen können eingepflegt, angefragt, freigegeben und exportiert werden. Die Bezahlung erfolgt wie bei Moss über einen SEPA XML Datev Export. Außerdem können Sie bei Spendesk, genauso wie bei Pleo, alle Zahlungen und Daten hochladen, auch wenn diese nicht mit einer Karte von Spendesk getätigt wurden. Mit inbegriffen ist bei Spendesk auch ein Tool für die automatische Berechnung von Verpflegungs- und Kilometerpauschalen für ein effizientes Reisekostenmanagement. Sie haben die Möglichkeit, Ihre bereits verwendeten Tools mit einem manuellen Daten Down- und Upload zu übertragen. Falls Sie DATEV, Slack, Xero, Netsuite, Sage oder Diamant bereits in Ihrem Unternehmensalltag integriert haben, können Sie diese Programme per direkter Schnittstelle mit Spendesk verbinden.

Spendesk gibt virtuelle und physische Debitkarten von Mastercard aus, welche genau wie bei Pleo kontounabhängig über eine Wallet abgerechnet werden. Sie können zwischen Einmalkarten, die nach einmaligem Kauf ungültig werden, speziellen Karten für wiederkehrende Zahlungen wie Abonnements und Karten für Mitarbeiter oder Teams entscheiden. Durch Rollenzuteilungen wie Manager, Finanzteam oder Mitarbeiter vergeben Sie bestimmte Benutzerregeln, Zugriffsrechte und Freigabeprozesse. Die Nutzung der physischen Karte kann auf bestimmte Tage, Zeitfenster oder Art der Ausgabe beschränkt werden, um falsche Verwendungen vorzubeugen. Wird der Kauf bei einem anderen Anbieter durchgeführt als bei dem Angefragten, gibt das System eine Warnung aus. Außerdem sorgt das Setzen von individuellen Limits bei virtuellen Karten für die Einhaltung der Budgets. Eine Bezahlung mit Google und Apple Pay ist derzeit noch nicht möglich.

Während Spendesk sehr gute Planmodelle gestaffelt nach Grad der Automatisierung entwickelt hat, aber keine Preise angibt, hat Moss den Plan nach den Bedarf für Debitkarte oder Kreditkarte aufgebaut. Pleo hingegegen ist in dieser Kategorie sogar der einzige Anbieter in dieser Kategorie, welcher einen kostenlosen Plan zur Verfügung stellt. Dennoch gilt bei allen: Je mehr Nutzer:innen, desto teurer wird der Plan. Die Preise bleiben in Anbetracht des Mehrwertes bis ca. 10 Nutzer:innen, in manchen Fällen sogar bis ca. 30 Nutzer:innen durchaus attraktiv.

Spendesk hat beispielsweise drei verschiedene Modelle im Angebot: Starters, Essentials und Scale. Virtuelle und physische Karten, das Reisekostenmodul für die automatisierte Berechnung von Pauschalen und die Funktion für Eingangsrechnungen sind in allen drei Modellen inklusive. Im Starter Plan für maximal 7 Nutzer:innen ist es für eine:n Nutzer:in gestattet, Genehmigungen zu erteilen. Im Essentials Tarif ist die Anzahl an Nutzer:innen für die Erteilung von Genehmigungen nicht mehr beschränkt und er beinhaltet individuell einstellbare Limits für pysische Karten. Im Scale Modell hat man zusätzlich Zugriff auf Purchase Orders, Budgets und die automatische Zuordnung von Zahlungskategorien und Ausgabenaccounts. Laut unserer Recherche bewegen sich die Preise von Spendesk eher im höheren Preissegment, genaue Informationen zu den Preisen gibt es allerdings nur auf Anfrage bei Spendesk. Deshalb ist Spendesk eher für eine größere Anzahl von Nutzer:innen lohnenswert und weniger als Einstiegstool für kleine Unternehmen.

Bei Moss erhalten Sie das Essential Paket für kleinere Teams für 12 Euro Pro aktiver:m Nutzer:in pro Monat. Mit enthalten in diesem Paket sind allerdings nur Debitkarten, keine Kreditkarten. Das Rechnungsmanagement ist für 6 Monate gratis dabei. Der Professional Tarif für große Unternehmen beinhaltet ein Kreditkartenvolumen bis zu 500.000 Euro und ein verlängertes Zahlungsziel von bis zu 60 Tagen. Zudem profitieren große Teams von Rabatten und Boni auf hohe Kartenumsätze. Der Preis für dieses Modell muss allerdings angefragt werden.

Der kostenlose Plan von Pleo kann von bis zu 5 Mitarbeiter:innen genutzt werden und enthält die meisten Basic Features. Individuelle Ausgabenlimits, Echtzeitdaten und Aboübersicht sind ab dem Pro Tarif für 10 Euro pro Nutzer pro Monat inklusive. Mit dem Premium Paket erhalten Kunden persönlichen Service, Schulungen, und die Möglichkeit zur Rückforderung von im Ausland entrichteter Mehrwertsteuer. Eine Axa-Reiseversicherung kann gegen zusätzliche Bezahlung im Premium Paket dazu gebucht werden. Den Preis für dieses Paket erfahren Sie im persönlichen Kontakt mit Pleo. Weitere Vergünstigungen, Angebote und Sparmöglichkeiten gibt es mit den Pleo Perks Partnerprogrammen.

Generell sollten Sie bei der Auswahl des Anbieters beachten, dass die Kosten bei steigender Anzahl der Nutzer:innen für das gesamte Unternehmen pro Monat sehr schnell sehr teuer werden können, auch wenn der Preis auf den ersten Blick erschwinglich erscheint. Deshalb lohnt es sich bei mehreren Nutzer:innen auf jeden Fall vorab nach einem individuellen Angebot zu fragen.

Viele Unternehmen gehen bei nutzerbasierten Kostenmodellen wieder auf das Sammelkarten Phänomen zurück, um so die Kosten gering zu halten. Dies wird im Rahmen des durchgängigen Ausgabenmanagements und vor allem aus Sicherheitsgründen nicht empfohlen und macht die nachgelagerten Prozesse ggf. sogar komplexer und somit teilweise ineffizienter.