Tipps zur Gewinn und Verlustrechnung für Unternehmen

So funktioniert die GuV Rechnung und das sollten Sie beachten.

Gewinn- und Verlustrechnung

Die Gewinn-und-Verlustrechnung stellt ein Teil der betriebswirtschaftlichen Finanzbuchhaltung dar. Mit ihrer Hilfe berechnen Unternehmer und Kaufleute ihren Gewinn oder Verlust, zu dem sie nach § 238 HGB zwecks Steuerprüfung verpflichtet sind. Nach § 242 III HGB ist sie Pflichtbestandteil des Jahresabschlusses und gehört somit zur Bilanz, wo sämtliche betriebswirtschaftlichen Leistungen und Güter aufgelistet sind.

Wer muss eine Gewinn-und-Verlustrechnung erstellen?

Die G u V-Rechnung müssen alle Selbstständigen, Unternehmer und Kaufleute anfertigen, die einen gewissen Umsatz bzw. Gewinn pro Jahr erwirtschaften, wie etwa:

  • einen Gewinn von mindestens 60.000 Euro
  • einen Umsatz von mindestens 600.000 Euro

Wer darunter liegt, darf dem Finanzamt die abgespeckte Version der GuV vorlegen, die Einnahmeüberschussrechnung (EÜR), die auch für Freiberufler maßgeblich ist.

Wenn Sie eine GuV Rechnung erstellen, gibt es zwar laut Gesetz keine verbindliche Form, wie eine Gewinn-und-Verlust-Rechnung aussehen muss, dennoch sollten Sie gewisse Grundsätze einer ordnungsgemäßen Buchführung (GoB) befolgen. Achten Sie bitte darauf, dass die GuV Rechnung klar und übersichtlich dargestellt wird, es gilt die Richtlinie der Vollständigkeit. Neben der Bilanz ist die GuV Rechnung zweiter Bestandteil der betriebswirtschaftlichen Finanzbuchhaltung. Jeder einzelne Posten, der Ihre Gewinne oder Verluste dokumentiert, muss miteinbezogen werden. Würden Sie zum Beispiel einige Posten miteinander verrechnen, wären diese aus der Rechnung herausgestrichen und würden somit als nicht aufgeführt gelten. Das Ergebnis würde sich zwar nicht verändern, aber Sie würden gegen den Bilanzierungsgrundsatz des Verrechnungsverbotes § 246 Abs. 2 Satz 1 HGB verstoßen. Der Sinn und Zweck einer nachvollziehbaren Finanzbuchhaltung ist, sämtliche Vorgänge zwecks Steuerprüfung offenzulegen. Somit muss jeder einzelne Posten aufgeführt werden, um das Ergebnis aufs Genaueste überprüfen zu können.

GuV Rechnung – wichtige Informationen im Überblick

Mit Aufwand und Ertrag wird die Summe sämtlicher innerbetrieblichen Vorgänge des Unternehmens bezeichnet. Es besteht die Möglichkeit, mit Rechnungsprogrammen wie Debitor Aufwand und Erträge zügig zu erfassen.

Gewinn vor Steuer bedeutet die betriebswirtschaftliche Kennzahl EBT und steht für den im Unternehmen erwirtschafteten Gewinn vor Abzug des Ertragsteuer Aufwandes oder des gesamten Steueraufwandes.

Definition Umsatzerlös: Stellt den Umsatz eines Unternehmens dar, das in einer Periode Erlöse mit seinen Geschäftstätigkeiten erwirtschaften konnte.

Der Unterschied zwischen Gewinn und Einnahmen besteht darin, dass von den Einnahmen noch die Steuern und Aufwendungen abgezogen werden müssen. Dieses Endergebnis stellt den Gewinn dar.

Brutto und Netto Umsatz bedeutet, der Nettoumsatz wird ohne Umsatzsteuer berücksichtigt, der Bruttoumsatz hingegen besteht aus Artikelpreis und Umsatzsteuer. Meistens gilt für Unternehmen der Nettoumsatz, die eingenommene Umsatzsteuer erhält das Finanzamt.

Zu den sonstigen Erlösen zählen zum Beispiel Erträge aus dem Verkauf von Vermögensgegenständen oder Miet- und Pachterträgen.

Wareneinsatz stellt im Rechnungswesen bzw. Handel die Endsumme der in einem Geschäftsjahr verkauften Produkte zum Einstandspreis dar.

Eröffnungsbilanzkonto (EBK) spiegelt die Eröffnungsbilanz und verschafft einen Überblick der Vermögens- und Schuldwerte zum Jahresanfang.

Brutto und Nettoprinzip

Laut Gesetz ist eine Unterscheidung zwischen dem Brutto sowie Nettoprinzip notwendig und nach geltender Vorschrift wird beim Bruttoprinzip grundsätzlich nicht saldiert. Bei kleineren bis mittelgroßen Kapitalgesellschaften hingegen findet das Nettoprinzip Anwendung. Unternehmen dieser Größenordnung ist diese Vorgehensweise erlaubt. Das heißt, im Prinzip werden Erträge und Aufwendungen derselben Art gegeneinander aufgerechnet. Zum Beispiel werden Zinsaufwendungen und Zinserträge durch diesen Vorgang bereits saldiert in der betriebswirtschaftlichen Finanzbuchhaltung dargestellt. Es können zur Darstellung Staffel oder T-Konten verwendet werden.

Kapitalgesellschaften, die § 275 Abs. 1 HGB erfüllen, ist die Darstellungsweise der Staffelform vorgeschrieben. Trotz dieser Vorschrift, besteht die Möglichkeit, hierbei zwischen der Darstellung nach dem Gesamtkosten- oder Umsatzkostenverfahren zu wählen.

Kontenformen

Kontenform, der Soll und Haben Bilanz entspricht einem T-Konto, dessen Name daher rührt, weil es in seiner Form einem T entspricht. Die linke Seite ist für die Soll Buchungen und auf der rechten Seite finden die Haben Buchungen statt. Erfolgen in einer T-Konten Darstellung Verkaufserlöse und andere Erträge werden diese immer auf der Haben Seite verbucht, Betriebsaufwendungen hingegen auf der Soll Seite. Bei der Staffelform werden Gruppierungen anhand einzelner Posten angelegt. Somit fallen Gewinn und Aufwendung in eine gemeinsame Gruppe, von denen einzelne Zwischenergebnisse erstellt werden können. Man fängt mit dem Erlös aus Warenverkäufen, mit denen man handelt oder selbst produziertem an und zieht sämtliche Aufwendungen davon ab. Letztendlich werden noch Zinsen und Steuern abgezogen und man erhält seine Ertragskraft in Form des Gewinnes. Die Staffelform fängt mit dem Umsatz an und endet mit dem Gewinn nach Steuern.

Beispiel: Gesamtkosten- und Umsatzkostenverfahren

Nehmen wir zum Beispiel einen Hersteller für ausgefallene Accessoires. Dieses Unternehmen soll nun in einer Bilanzperiode 2000 Zeitungsständer herstellen. Die Produktionskosten für einen Zeitungsständer betragen 20,– Euro. Als Endpreis beim Kunden verlangt der Hersteller 40,– Euro. Bis Jahresende sind insgesamt 1.600 Zeitungsständer verkauft. Den Restbestand von 400 Zeitungsständern wurde im Geschäftsjahr nicht verkauft. Als Personalkosten entstanden dem Betrieb für das Produktionsverfahren 4.000 Euro. In unserem Beispiel rechnen wir nun bis zum Betriebsergebnis EBIT. Die verbleibenden Aufwendungen und Erträge, die bis zum Endergebnis (siehe Tabelle G und V ) errechnet werden müssen, lassen wir erst mal aus, da bei dem Gesamtkostenverfahren sowie beim Umsatzkostenverfahren beide Methoden identisch sind.

Gesamtkostenverfahren

Im Gesamtkostenverfahren gelten Erträge der hergestellten Mengen (bereits gefertigte sowie ungefertigte Produkte) als Bestandserhöhung, die gewertet und aufgelistet werden. Ebenso wird der Aufwand der Produktionskosten herangezogen und aufgelistet. Es wird also die Gesamtleistung des Unternehmens den gesamten Aufwand des Abrechnung Zeitraums gegenübergestellt.

GuV  Rechnung – Darstellung als Gesamtkostenverfahren

        1. Umsatzerlöse                                                                        32.000 Euro
+       2. Erhöhung des Bestandes an fertigen Erzeugnissen           4.000 Euro
–        3. Aufwand                                                                                 24.000 Euro
=           Betriebsergebnis  (EBIT)                                      12.000 Euro

Umsatzkostenverfahren

In dem Umsatzkostenverfahren werden hingegen die in einem Zeitraum erwirtschafteten Umsatzerlöse nicht den gesamten Aufwendungen der Produktionskosten gegenübergestellt. Hier wird nur der Aufwand für die bereits verkauften Waren berücksichtigt.

                         

GuV Rechnung – Darstellung als Umsatzkostenverfahren

           1. Umsatzerlöse                                                                   32.000 Euro
–           2. Herstellungskosten zur Erzielung des Umsatzes         16.000 Euro
=          3. Umsatz Bruttoergebnis                                                   16.000 Euro
–           4. Aufwand                                                                            4.000 Euro
=              Betriebsergebnis EBIT                                                12.000 Euro

Bitte beachten: Vom HGB wird die Position des Betriebsergebnisses (EBIT) in der Regel nicht eingefordert. Aus diesem Grunde unterliegt es auch keiner Nummerierung. Da der Informationsgehalt des Zwischenergebnisses für den Unternehmer aber wichtig ist, wird es auf jeden Fall errechnet.

Überblick über eine Gewinn- und Verlust-Rechnung:

          1. Umsatzerlöse
–          2. Herstellungskosten
=         3. Bruttoergebnis des Umsatzes
–          4. Vertriebskosten
–          5. Verwaltungskosten
+         6. Sonstige Erträge des Betriebes
–          7. Sonstige Aufwendungen des Betriebes
=          Betriebsergebnis  (EBIT)
+          8. Beträge aus Beteiligungsbesitzen
+          9. Erträge aus Wertpapieren oder Verleihung des Firmenvermögens
+         10. Sonstige Zinsen oder ähnliche Erträge
–          11. Abschreibungen auf Geldanlagen und Wertpapiere  
–          12. Zinsen und ähnliche Aufwendungen
+/-       13. Steuern vom Einkommen und von den Erträgen
=         14. Ergebnis nach Steuern
+/-       15. Sonstige Steuern
=         16. Jahresüberschuss / Jahresfehlbetrag

Mit dem Jahresabschluss der GuV erhält man gleichzeitig den Bestandteil der Bilanz. Der Jahresabschluss bietet eine genaue Übersicht bezüglich des erwirtschafteten Eigenkapitals. Die Gewinn-und-Verlust-Rechnung ist ein eigenes Konto, welches wiederum ein Teil des Eigenkapitalkontos darstellt. Also erscheint es auf der Passivaseite (Habenseite).

Der Jahresabschluss selbst führt die Bilanz sowie die GuV separat voneinander auf. Die GuV stellt das jährliche Ergebnis der Buchhaltung dar und gibt darüber Aufschluss, wie erfolgreich oder erfolglos das Unternehmen lief.

Tipps und Tricks beim Erstellen einer GuV Rechnung

GoBD Regeln: Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sind zu beachten. Maßstäbe wie Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und Verfügbarkeit müssen eingehalten werden und mindestens zehn Jahre oder ggf. länger elektronisch erstellt unveränderbar digital aufbewahrt werden. Es gibt Buchhaltungssoftware, die den gängigen GoBD Regeln entsprechen. Word und Excel Dokumente, wie sie gerne von Kleinunternehmer genutzt werden, sind nachträglich veränderbar und somit nur für den Eigenbedarf geeignet.

Abschreibungsmöglichkeiten zur Minderung der Steuerlast einbeziehen, wie etwa: Reisekosten optimieren. Unternehmer, die eine aufwendige Geschäftsreise mit ihrem Urlaub zusammenlegen, können Reisekosten größtenteils absetzen, ebenso wie Geschenke für Geschäftsfreunde, Wertverluste beim Diesel, Zwischenrechnungen beim Handwerker einfordern, Kleininvestitionen einsetzen.

Steuern sparen, ein wichtiger Schritt, um bei einer erfolgreichen Unternehmensstrategie die erzielte Gewinnsteigerung nicht gleich in einer höheren Abgabelast zu verlieren. Steuerlasten minimieren haben einen großen Stellwert. Die eingesparten Abgaben dienen schließlich dem Erfolg des Unternehmens und stehen für Investitionen zur Verfügung.

Hier einige Tipps zur GuV Rechnung:

Sonderabschreibungen für kleine Unternehmen und mittelständische Unternehmen regelt der §7g Abs. 5 EStG folgende Möglichkeit: eine Sonderabschreibung auf abnutzbare, bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens. Hier lassen sich bis zu 20 % der Herstellungs- und Anschaffungskosten aufgrund von Investitionen in der Sonderabschreibung absetzen.

Die Teilwertabsetzung, §6 Abs. 1 EStG beinhaltet eine Herabsetzung der Werte für Wirtschaftsgüter in einem Unternehmen, wenn diese an Wert verlieren. Dieser Verlust lässt sich abschreiben.

Auch Versicherungen können selbstständige Unternehmer von der Steuer absetzen. Hierzu zählen Lebensversicherung sowie Berufsunfähigkeitsversicherung, aber auch Kosten für die Altersvorsorge oder Spenden können abgesetzt werden.

Freiwillige Bilanz bedeutet für Unternehmer, die wegen ihres geringeren Einkommens einmal jährlich ausschließlich eine Einnahmeüberschussrechnung erstellen, dass sie bei einer freiwilligen Bilanzierung in den Genuss der zahlreichen Instrumente zur Senkung der Steuerlast kommen.

Zwischenrechnungen für Handwerker können dann sinnvoll sein, wenn, der Auftrag und dessen Ausführung über den Jahreswechsel stattfinden. In diesem Fall kann man sich eine Zwischenrechnung ausstellen lassen und die Teilrechnung für Abschreibungen im bilanzpflichtigen Zeitraum einsetzen.

Rücklagenbildung kann bei hoher Gewinnerzielung in einem Wirtschaftsjahr von Vorteil sein. Bei einer Rücklagenbildung kann man einen Teil des Gewinnes im Unternehmen halten. Dieser Anteil vom Gewinn wird nur mit einem geringeren Steuersatz belegt. Eine Rücklagenbildung muss beim zuständigen Finanzamt beantragt werden und hat so lange Gültigkeit, bis man den Gewinn aus dem Unternehmen entnimmt. Dieses Verfahren lohnt sich vor allem, wenn die Gewinne und die darauf folgende Steuerlast sehr hoch ausfallen würden.

Die Istversteuerung fällt in den Bereich der Sollversteuerung. Hierbei muss der Unternehmer auch für die Rechnungen eine Mehrwertsteuer an das Finanzamt abführen, die ein Kunde noch nicht bezahlt hat. Möglich wäre hier, einen Antrag auf die umsatzsteuerliche Istversteuerung zu stellen, um die Mehrwertsteuer erst dann abzuführen, wenn man sie eingenommen hat.

Investitionsabzugsbetrag bietet für kleinere sowie mittlere Betriebe die Möglichkeit der Steuerung der Abgabenlast. Unter dem §7 g Einkommenssteuergesetz wird geregelt, für wen die gesetzlichen Vorgaben zur Anwendung des Investitionsabzugsbetrages infrage kommen. So können Freiberufler, Selbstständige, Landwirte oder bilanzierende Gewerbetreibende über die Erstellung einer EÜR die Voraussetzungen eines Investitionsabzugsbetrages erfüllen und nutzen.

Geplante Investitionen können vor der Anschaffung aufgrund des Investitionsabzugsbetrages in einer Höhe von max. 40 % der Ausgaben steuerlich abgesetzt werden. Somit lassen sich der Gewinn und die Steuern senken.

Welche Kennzahlen der GuV sind wichtig für meine Finanzierung:

EBT, EBT Marge, EBIT, EBIT- Marge, EBITDA

Wissen Sie darüber Bescheid, wenn Sie von Ihrem Banker gefragt werden, wie sich Ihr EBIT entwickelt hat? Vor einem Beratungstermin sollten Sie sich auf jeden Fall genügend Informationen beschaffen, um das Gespräch konstruktiv zu gestalten. Mit der GuV Rechnung kann ein Unternehmen alle Bestands-Veränderungen, sowie finanzielle und wirtschaftliche Erfolge nachvollziehen. Darüber hinaus gibt sie Auskunft über die Liquidität eines Unternehmens. Auf ihrer Basis vergeben Banken Darlehen und Kredite. Wer eine gut geführte und positive Bilanz vorzeigen kann, darf sich eher Hoffnung über die Gewährung einer Fremdfinanzierung machen. Als Kennzahl der GuV Rechnung, welche die Ertragskraft und Effizienz eines Unternehmens widerspiegeln soll, werden häufig das EBT, EBIT und EBITDA verwendet.

  • EBT spiegelt den erzielten operativen Gewinn vor Berücksichtigung von Steuern wider, während das Ergebnis EBIT Steuern als auch Zinszahlungen ausschließt, wobei aufgrund des Ausklammerns von Steuern und Zinsen auch Vergleiche von Unternehmen aus verschiedenen Nationen durchführen lassen.
  • Die EBIT Kennzahl ist nichts weiter als eine Erweiterung der EBT Größe und dient zur Messung der Ertragskraft (= langfristige und nachhaltige Gewinnerzielung eines Unternehmens). Sie drückt im internationalen Vergleich die wirtschaftliche Ertragskraft eines Unternehmens innerhalb eines Jahres aus. Alternativ könnte man auch von betrieblichem Ergebnis, Betriebserfolg (Betriebsgewinn bzw. Betriebsverlust) sprechen.
  • EBIT und EBITDA stellen beide ein bereinigtes Betriebsergebnis vor Steuern und Zinsen dar. Mit dem kleinen Unterschied, dass bei EBITDA noch zusätzlich Abschreibungen herausgerechnet werden.

Die Margen werden vom Ergebnis der oben genannten Kennzahlen berechnet wie z. B. beim EBT.

  • EBT : Umsatz *100% = EBT-Marge in Prozent.
  • EBT-Marge: stellt eine Variante ohne Steuern der Umsatzrentabilität dar.
  • EBIT-Marge: daraus lässt sich ableiten, wie das Ergebnis vor Zinsen und Steuern am Umsatz eines Unternehmens ist.
  • EBITDA-marge: gibt Auskunft über die Rentabilität eines Unternehmens hinsichtlich seiner Betriebsabläufe.