Prozessautomatisierung in mittelständischen Unternehmen

Aus der Digitalisierung richtig Nutzen ziehen!

Prozessautomatisierung

Prozessautomatisierung spielt für mittelständische Unternehmen eine wachsende Rolle. Die Digitalisierung schafft mit neuen Technologien zusätzliche Möglichkeiten zur Produktivitätssteigerung. Dieser Beitrag erläutert, wie Prozessautomatisierung funktioniert, wie Unternehmen davon profitieren und wie sich die Investitionen in solche Projekte finanzieren lassen.

Ihr wöchentliches Update zur Finanzbranche!

Erhalten Sie jede Woche die aktuellsten Meldungen zur Finanzwelt sowie exklusive Tipps und Tricks rund um das Thema Unternehmen und Finanzierung – kostenlos.

Ja! Ich möchte den FinCompare Newsletter erhalten.

Die Hinweise zum Datenschutz habe ich gelesen

Zusätzliche Information

Effektive Prozessautomatisierung mit digitaler Transformation

Prozessautomatisierungen sind ein Resultat der neuen Möglichkeiten, die die Digitalisierung bereithält. Was genau bedeutet Prozessautomatisierung? Es geht darum, wiederkehrende Abläufe zu automatisieren und dadurch die Produktivität zu steigern. Zur Umsetzung dieses Plans werden Prozesse modelliert und anschließend durch ein Workflow Management gesteuert. Was bedeutet dies in der Praxis? Zunächst beschreiben Unternehmen einen Ablauf. Dabei werden der Auslöser eines Prozesses, alle Schritte des Prozesses und alle daran beteiligten Personen systematisch dokumentiert.

Dazu ein (sehr einfach gehaltenes) Fallbeispiel. Ein Unternehmen genehmigt seinen Außendienstmitarbeitern verschiedene Spesen. Die Außendienstmitarbeiter reichen Spesenabrechnungsformulare bei ihrem Teamleiter ein. Die Teamleiter können solche Spesenabrechnungen entweder vollständig genehmigen, vollständig ablehnen oder einen Teil der aufgeführten Posten ablehnen und die verbleibenden Posten genehmigen. Der Auslöser des Prozesses ist der Außendienstmitarbeiter, der via E-Mail eine Spesenabrechnung an seinen Teamleiter schickt. Der Prozess besteht aus der Genehmigung bzw. Ablehnung sowie der Auszahlung der genehmigten Summe. Wird die Auszahlung abgelehnt, muss dem Außendienstmitarbeiter zusätzlich eine E-Mail geschickt werden. Dies ist ein Beispiel für einen sehr einfachen Prozess in einem Unternehmen. Dieser Prozess lässt sich (wie auch viele andere Prozesse) nicht zu 100 % automatisieren, da ein menschlicher Mitarbeiter die Abrechnungen überprüfen und die Entscheidung über die Genehmigung oder Ablehnung treffen muss.

Die Vorgänge lassen sich jedoch beschleunigen. Dies wäre zum Beispiel mittels geeigneter Software möglich, die dem prüfenden Mitarbeiter die Möglichkeit gibt, einzelne Posten zu genehmigen oder abzulehnen. Die Summe der genehmigten Posten wird anschließend automatisch ausgezahlt. Der Außendienstmitarbeiter erhält eine Übersicht über die ausgezahlten und abgelehnten Posten und kann abgelehnte Posten erneut vorlegen, wenn er eine Begründung vorträgt. Es gibt eine Vielzahl von Vorgängen in Unternehmen, die auf diese Art und Weise beschleunigt werden können. Dazu gehören zum Beispiel Urlaubsanträge, Dokumentenfreigaben, die Eröffnung von Kundenkonten und das Erstellen von Rechnungen.

Wie profitieren Unternehmen von Prozessautomatisierungen?

Die Automatisierung von Prozessen kann Unternehmen eine Vielzahl an Vorteilen bieten, wie:

  • Produktivitätssteigerung
  • Höhere Prozessqualität
  • Aufwand reduzieren
  • Fachkräftemangel entgegenwirken
  • Erhöhte Sicherheit

Der größte Vorteil besteht in der Automatisierung von Vorgängen und der damit verbundenen Produktivitätssteigerung. Damit einher geht eine höhere Prozessqualität, weil es weniger Bearbeitungsfehler gibt. Außerdem sinkt der Aufwand für den Prozess, was sich günstig auf die Kostenposition auswirkt. Nicht zuletzt kann sie auch die Compliance Qualität verbessern. Was genau Automatisierung bedeutet, unterscheidet sich von Unternehmen zu Unternehmen. Allgemein bezeichnet Automatisierung Maßnahmen zur Verbesserung von Prozessen durch den Einsatz von Technologie im weitesten Sinne. Automatisierung kann zum Beispiel darin bestehen, Spesenabrechnungen unterhalb eines festgelegten Betrags automatisch akzeptieren und auszahlen zu lassen. Dadurch entfällt Arbeitsaufwand, wodurch die Kosten sinken.

Prozessautomatisierung kann die Prozessqualität erhöhen. Das bedeutet, dass weniger Bearbeitungsfehler auftreten. Dies gilt für alle Prozesse. Ein Roboter am Fließband macht ebenso weniger Fehler wie ein kaufmännischer Mitarbeiter, der Dokumente prüft und weiterleitet. Je stärker ein Prozess automatisiert ist, desto geringer die Fehlerquote. Menschliche Mitarbeiter können eine Vielzahl von Fehlern begehen. Es können falsche Daten eingegeben oder Dokumente an einen falschen Empfänger versendet werden. Daten können aus einer falschen Datei bezogen werden. Ein einfaches Beispiel ist die klassische Fehlüberweisung. Ein menschlicher Mitarbeiter genehmigt die Zahlung einer Rechnung, weist den Betrag jedoch zugunsten eines falschen Kontos an.

Mehr Produktivität im Unternehmen

Automatisierung kann den Aufwand reduzieren und dadurch Produktivität und Effizienz erhöhen. Dies ist letztlich das primäre Ziel der meisten Unternehmen, die sich mit Automatisierung beschäftigen. Je weniger menschliche Mitarbeiter für einen Prozess erforderlich sind, desto schneller und reibungsloser läuft der Prozess. Aus Sicht des Unternehmens sinken Personal und sonstige Kosten, wodurch sich die Margen erhöhen. Produktivitätssteigerungen sind nicht zuletzt vor dem Hintergrund des Fachkräftemangels relevant. Immer mehr Unternehmen leiden unter einem Mangel an qualifiziertem Personal. Kann das knappe Personal durch Prozessautomatisierung an anderer Stelle eingesetzt werden, ist dies eine Antwort auf den Fachkräftemangel. Ein weiterer Vorteil ist die erhöhte Sicherheit in vielen Bereichen. Ein Beispiel dafür ist der Datenschutz. Kundendaten müssen laut Gesetz verschlüsselt werden. Moderne Software kann dies zuverlässig und mit geringem Aufwand leisten.

Wie können Prozesse optimiert werden?

Prozessoptimierung ist kein Hexenwerk. Dennoch tun sich viele KMUs mit der Einleitung entsprechender Veränderungen schwer. Wie kann das funktionieren? Unternehmen, die noch relativ wenig Erfahrung in der Prozessautomatisierung haben, sollten mit Pilotprojekten starten. Diese sollten sich auf einzelne Abteilungen beschränken, die idealerweise nicht kritisch sind. Gut geeignet sind etwa Projekte in den Bereichen IT, Personalwesen oder Marketing/Vertrieb. Die Pilotprojekte sollten umfangreich ausgewertet und Erfahrungen für Folgeprojekte genutzt werden. Viele Digitalisierungsberater empfehlen, alle Kenntnisse rund um Prozessautomatisierung und Digitalisierung an einem Ort im Unternehmen zu konzentrieren.

In diesem Fall ist ein einzelner Mitarbeiter oder ein Mitarbeiterstab dafür verantwortlich, Automatisierungspotenzial im Unternehmen zu lokalisieren, Prozessautomatisierungen und zu planen und zu überwachen und der Geschäftsführung regelmäßig Bericht über den Fortschritt zu erstatten. Dabei kann es sich lohnen, über diese Abteilung alle Mitarbeiter im Unternehmen nach möglichem Digitalisierungspotenzial zu befragen.

Unternehmen sollten dabei so transparent und offen wie möglich kommunizieren. Es ist sehr wichtig, dass Digitalisierung und Prozessautomatisierung bei der Belegschaft Akzeptanz genießen. Im ungünstigsten Fall breitet sich eine Kultur der Technologieablehnung aus, die von der Sorge um den eigenen Arbeitsplatz getrieben wird.

Unternehmen sollten klar kommunizieren, dass Produktivitätssteigerungen an einer Stelle zu neuen Aufgaben für menschliche Mitarbeiter an einer anderen Stelle führen können. Auch Unternehmen, deren Kerngeschäft einen hohen Spezifikationsgrad aufweist, müssen regelmäßig wiederkehrende Abläufe den Bereichen Vertrieb, Marketing, Rechnungswesen und Personal bewältigen. Für solche standardisierten Aufgaben gibt es bereits zahlreiche Softwarelösungen am Markt. Es kann sich lohnen, diesen Markt zu sondieren und nach geeigneten Programmen zu suchen.

Kann ein Unternehmen gar keine eigene Expertise zur Prozessautomatisierung aufbauen, muss diese möglicherweise ins Haus geholt werden. Dann können Unternehmensberatungen einen Blick wert sein. Unternehmensberater helfen bei Digitalisierungs- und Automatisierungsprozessen. Ein Vorteil des Mandats besteht in der Erfahrung der Berater in solchen Aufgaben. Im Gegenzug verlangen die Unternehmensberatungen hohe Honorare.

Prozessautomatisierung: Welche Kosten entstehen für Unternehmen?

Die Einführung der Automatisierung im Unternehmen ist mit Kosten verbunden. Diese sollten als Investitionen in eine höhere Produktivität und Effizienz verstanden werden. Dennoch müssen die Kosten zunächst einmal gestemmt werden. Unternehmen können dabei auf verschiedene Förderprogramme der öffentlichen Hand zurückgreifen. Diese fördert die Maßnahmen an sich durch vergünstigte Kredite und Digitalisierungsberatung durch Zuschüsse. Ungeachtet dessen können Unternehmen Einsparpotenziale und Liquiditätsreserve im Unternehmen nutzen, um die Investitionen zu finanzieren.

Staatlich geförderte Digitalisierungsberatung

Prozessautomatisierung und Digitalisierung sind für viele Unternehmen Neuland. Dann bietet es sich an, zunächst einen erfahrenen Berater ins Haus zu holen und diesen eine Bewertung abgeben zu lassen. Digitalisierungsberatung wird durch den Staat gefördert. Solche Förderprogramme gibt es in diversen Bundesländern. Ein Beispiel dafür ist ein Programm des Hessischen Wirtschaftsministeriums. Dieses richtet sich an KMUs und sieht die Bezuschussung für bis zu zehn Beratungstagen vor. Pro Beratungstag können dabei 600 EUR als Zuschuss gewährt werden (in einzelnen Regionen auch 650 EUR). Maximal bezahlt das Förderprogramm 50 % des Beratungshonorars. Gegenstand der Beratung können zum Beispiel neue Produktinnovationen und Services, die Digitalisierung der Prozesslandschaft, die Digitalisierung des Marketings oder auch die IT-Sicherheit sein.

Finanzierung mit staatlichen Förderkrediten

Die öffentliche Hand fördert Maßnahmen im Bereich Prozessautomatisierung und Digitalisierung mit verschiedenen Förderkrediten. Ein Beispiel dafür ist der ERP-Digitalisierungs- und Innovationskredit der bundeseigenen Kreditanstalt für Wiederaufbau (KfW). Der Kredit richtet sich an etablierte Unternehmen genauso wie an Freiberufler und junge Unternehmen in Gründung. Die Zinssätze beginnen bei 1,0 % und sind staatlich subventioniert. Mit dem Programm können bis zu 25 Millionen EUR für Investitionen und Betriebsmittel finanziert werden.

Gefördert werden innovative Vorhaben. Darunter versteht die KfW die Entwicklung neuer oder besserer Produkte, Prozesse oder Dienstleistungen. Beispiele dafür sind zum Beispiel die Entwicklung digitaler Plattformen, Apps und digitaler Vertriebskanäle, 3D Druck als neue innovative Produktionsmethode, Ausbau innerbetrieblicher Breitbandnetze, die Entwicklung eines Datensicherheitskonzeptes oder die Vernetzung von ERP und Produktionssystemen. Die Kredite werden bei Hausbanken beantragt. Der KfW-Kredit ist auf Wunsch mit einer 70-prozentigen Haftungsfreistellung erhältlich. Dann trägt die KfW 70 % des Kreditausfallrisikos. Dadurch steigt die Chance auf eine Kreditzusage der Hausbank deutlich. Kreditnehmer haften allerdings zu 100 % für die Rückzahlung.

Liquidität freisetzen und investieren

Mit bezuschusster Beratung und geförderten Darlehen unterstützt die öffentliche Hand Unternehmen bei Maßnahmen zur Prozessautomatisierung. Jedes Unternehmen kann zusätzlich versuchen, interne Potenziale freizusetzen. Dazu können sich Maßnahmen wie zum Beispiel Leasing oder Factoring eignen. Durch den Abschluss solcher Verträge lässt sich Liquidität freisetzen, die dann in Digitalisierung und Automatisierung investiert werden kann.

Warum setzt Leasing Liquidität frei? Dazu ein Fallbeispiel. Ein Unternehmen möchte einen ganz klassischen, analogen Fuhrpark im Wert von 5 Millionen Euro erwerben. Die Anschaffung kann es auf Kredit tätigen. Dann werden monatliche Kreditraten fällig. Läuft der Kredit zum Beispiel über einen Zeitraum von drei Jahren, sind die Fahrzeuge nach dieser Zeit vollständig im Besitz des Unternehmens. Die Kreditraten fallen allerdings sehr hoch aus und binden dadurch Liquidität. Mit den Kreditraten wird auch der Restwert der Fahrzeuge getilgt, der gar nicht verbraucht und somit auch gar nicht benötigt wird.

Leasing kann hier eine Alternative darstellen. Beim Leasing wird nur der Teil des Fahrzeugwertes getilgt bzw. amortisiert, der auch tatsächlich durch Abnutzung verbraucht wird. Dadurch steht während der Vertragslaufzeit mehr Liquidität zur Verfügung. Dasselbe Prinzip gilt beim Factoring. Verkauft ein Unternehmen alle seine Forderungen an ein Factoringunternehmen, verkürzt sich die Zeit von der Leistungserbringung bis zum Zahlungseingang deutlich. Sofern es sich um echtes Factoring handelt, übernimmt das Factoringunternehmen zusätzlich das gesamte Adressenausfallrisiko. Spät oder gar nicht zahlende Kunden gehören der Vergangenheit an. Die Liquiditätssituation des Unternehmens verbessert sich nachhaltig und eröffnet Potenziale für Investitionen in Automatisierung und Digitalisierung.

Automatisierung: Was bringt die nähere Zukunft?

Schon jetzt ist absehbar, dass das Internet der Dinge in Zukunft eine wesentliche Rolle bei der Automatisierung spielen wird. IoT ist längst nicht mehr nur ein Zukunftsthema: Schon heute gibt es zahlreiche IoT Plattformen, die um Kunden werben. Der nächste große Trend könnte IoT as a Service – IoTaaS sein. Dieses Konzept könnte Unternehmen eine niedrigschwellige Lösung für Automatisierung und Digitalisierung bieten.

IOTaaS ermöglicht Unternehmen, Geschäftsprozesse flexibler und skalierbarer zu gestalten. Das Vorbild für diese Entwicklung sind andere IT as a Service Geschäftsmodelle. Mit dem Aufkommen des Internets verlagerten viele Unternehmen IT-Kapazitäten in Rechenzentren von großen Dienstleistern. Dadurch können Kosten gespart werden. Dasselbe Prinzip könnte IOTaaS beim Internet der Dinge leisten.

Das Internet der Dinge als fertige Lösung für jedes KMU?

Beim Internet der Dinge geht es darum, dass Maschinen und Computer untereinander kommunizieren. Das Internet der Dinge betrifft potenziell alle Bereiche eines Unternehmens. Ein einfaches Beispiel ist ein Roboter, der eine Schraube einsetzt. Unmittelbar danach teilt dieser einem anderen Roboter mit, dass die Schrauben eingesetzt sind und der nächste Fertigungsschritt erfolgen kann. Gleichzeitig teilt er der Buchhaltung mit, dass eine Schraube verbraucht wurde und abgeschrieben werden kann. Das Warenlager erhält die Nachricht, dass eine neue Schraube benötigt wird.

Das Internet der Dinge benötigt Stabile Plattformen, die auch in KMUs implementierbar sind. IOTaaS könnte dies leisten. Im Vergleich zu einer hausintern entwickelten Lösung bietet IOTaaS absehbar verschiedene Vorteile. Unternehmen sparen sich den Entwicklungsaufwand und erwerben eine fertige Lösung. In dieser inbegriffen sind Updates, online Support, Erweiterungen etc. Da IOTaaS durch erfahrene Dienstleister bereitgestellt werden, verfügt auch das abnehmende Unternehmen indirekt über mehr Expertise, die ansonsten langwierig aufgebaut werden müsste.

Fazit: Prozessautomatisierung bedeutet mehr Produktivität

Prozessautomatisierung bietet KMUs großes Potenzial. Automatisierte Prozesse sind weniger fehleranfällig und senken die Kosten. Grundsätzlich ist jeder Teil eines Unternehmens von Prozessautomatisierung betroffen. KMUs sollten in unkritischen Bereichen wie zum Beispiel Vertrieb, Rechnungswesen oder Personalwesen mit Pilotprojekten beginnen und eigene Expertise erwerben. In vielen Bereichen wird der Zugriff auf externe Dienstleister unumgänglich sein.

Dies gilt zum Beispiel für verschiedene Softwarelösungen bis hin zu IOTaaS Plattformen. Die Automatisierung dürfte bei den meisten Unternehmen mit mehr oder weniger hohen Investitionen einhergehen. Diese können zum Beispiel mit vergünstigten Darlehen der öffentlichen Hand bewältigt werden. In jedem Fall empfehlenswert, ist eine umfassende Digitalisierungsberatung vor dem Beginn des Vorhabens. Auch solche Beratungen werden durch den Staat mit Zuschüssen gefördert.

Unternehmen sind gut beraten, zumindest mit Pilotprojekten und Digitalisierungsberatung frühzeitig zu beginnen. Wer zu lange wartet, gerät gegenüber Wettbewerbern möglicherweise ins Hintertreffen. Automatisierung und Digitalisierung sind weiterhin passable Möglichkeiten dem Fachkräftemangel entgegen zu wirken. Dies sollte auch im Unternehmen so kommuniziert werden: Bei der Prozessautomatisierung geht es nicht das Einsparen von Arbeitsplätzen, sondern um deren Aufwertung.