Mahnverfahren einleiten – ab wann ist es sinnvoll?

Tipps und Tricks wie Sie an Ihr Geld kommen.

Mahnung

Sobald ein Kunde nicht fristgerecht die Rechnungen zahlt, entstehen Außenstände die Ihre unternehmerische Liquidität belasten. Darüber hinaus, fallen Zinsen an und nicht selten avancieren Außenstände gar zum kompletten Zahlungsausfall. Nicht nur aus debitorischer Sicht, sollten Sie rechtzeitig das Mahnverfahren einleiten. Dennoch besteht ein klares Ziel: die Kundenerhaltung. Forderungen müssen „eingetrieben“ werden.

Aber immer mit dem Faktor „Verhältnismäßigkeit“. Spätestens wenn Sie das Mahnverfahren beginnen und der Kunde dennoch nicht zahlt, führt kaum ein Weg am gerichtlichen Mahnverfahren vorbei. Als letzter Schritt, bleibt Ihnen die Zwangsvollstreckung des Schuldners. Doch davor, beginnt das außergerichtliche Mahnverfahren. Dieser Ratgeber gibt Ihnen wertvolle Tipps und Tricks, wie auch Sie an Ihr Geld kommen.

Wenn der Kunde die Rechnung nicht zahlt

Zunächst muss natürlich ein rechtswirksamer Anspruch bestehen. Der Anspruch beziffert sich aus der klaren Auftragsvergabe an Ihr Unternehmen. Darüber hinaus, muss sich Ihr Kunde (Rechnungsempfänger) bereits in Verzug befinden. Ein Verzug beginnt beispielsweise, wenn Sie ein klares Zahlungsziel (Beispiel: Betrag fällig am…) auf der Rechnung angegeben haben.

Sobald Sie kein direktes Zahlungsziel angegeben haben, gilt unter gewerblichen Vertragspartnern die Frist von 30 Kalendertagen. Auch ohne Zahlungserinnerungen bzw. Mahnungen, gerät der Schuldner dann in Verzug. Ausgenommen sind natürlich individuelle Klauseln in den Dienstleistungsverträgen. Bei privaten Kunden, gerät der Schuldner nach dem Ende der Zahlungsfrist bzw. nach der Zahlungserinnerung in Verzug.

Wie auch immer, es ist für Sie als Unternehmer äußerst ärgerlich, wenn Ihre Rechnungen nicht bezahlt werden. Deshalb müssen Sie unter Umständen das Mahnverfahren einleiten. Hierbei besteht das Ziel darin, möglichst schnell und auch kostengünstig an Ihr wohlverdientes Kapital zu gelangen. Wenn der Kunde nicht zahlt und in Verzug gerät, beginnt das klassische außergerichtliche Mahnverfahren mit all seinen Facetten.

Ihr Kunde befindet sich in Verzug wenn:

  1. Die Zahlungserinnerung verschickt wurde (auch als 1. Mahnung geltend).
  2. Wenn Sie auf der Rechnung ein klares Fälligkeitsdatum angegeben haben.
  3. Spätestens 30 Tage nach Erhalt und Fälligkeit der Rechnung.

Laut der aktuellen Gesetzeslage, gelten die Richtlinien nach dem § 271 Abs. 1 BGB (dieser Artikel stellt keine Rechtsberatung dar – wenden Sie sich unter Umständen an einen Anwalt).

Das außergerichtliche Mahnverfahren beginnt

Wenn einer Ihrer Kunden tatsächlich in Verzug gerät, sollten Sie das Mahnverfahren einleiten. Zunächst in der außergerichtlichen Form. In Ihren Mahnschreiben, sollten die Verhältnisse geklärt werden. Also eine eindeutige Zahlungsaufforderung und auch das genaue Datum der erneuten Zahlungsfrist. Außerdem müssen Sie sämtliche Posten der Rechnung nochmals aufschlüsseln.

Hinsichtlich der Art und Weise des außergerichtlichen Mahnverfahrens, eignet sich die Schriftform. Zwar sind rechtlich auch E-Mails bindend, allerdings verfügen Sie mit dem Mittel „Einschreiben“ über eine klare Beweislage der Zustellung. Beim Einschreiben (Einwurf, Übergabe oder Rückschein), unterschreibt der Postbote und/oder der Empfänger die Zustellung.

Grundsätzlich verläuft das außergerichtliche Mahnverfahren in 3 Stufen: Zahlungserinnerung (erste Mahnung), 2. Mahnung und 3. Mahnung. Erst wenn alle Versuche fruchtlos waren, beginnt das gerichtliche Mahnverfahren. Rein gesetzlich würde auch die 1. Mahnung (Zahlungserinnerung) genügen, um den Kunden in Verzug zu setzen. Doch aus Gründen der kaufmännischen Gepflogenheiten, mahnen wohl die meisten Gläubiger ihre säumigen Kunden mittels drei Mahnungen zur Zahlung.

Auch hinsichtlich der Kosten, ist das Mahnverfahren (außergerichtlich) relativ günstig. Viel mehr als das Porto (incl. Kosten für eventuelle Einschreiben) + Papier + Druck + Zeitaufwand, fällt hier nicht an. Übrigens dürfen Sie erst ab der 2. Mahnung eine Gebühr dafür verlangen. Allerdings bereits ab dem Verzug, fallen Zinsen an, die Sie natürlich dem Schuldner in Rechnung stellen dürfen. Aber auch hier gelten gewisse Grundsätze (BGB § 288).

Zahlungserinnerung als erster Schritt

Hierbei handelt es sich um eine dezente Aufforderung an Ihren Kunden, bei dem dieser an die offene Rechnung erinnert wird. Rein rechtlich, wird die Zahlungserinnerung bereits als 1. Mahnung beziffert. Sie verfassen also eine freundliche Zahlungserinnerung und danach folgt direkt die 2. Mahnung.          Legen Sie auch eine Kopie der Rechnung bei, falls der Kunde diese vielleicht verlegt hat. Viele säumige Kunden haben tatsächlich die Begleichung der Rechnung schlicht und einfach „vergessen“. Weil die Kundenerhaltung immer noch im Vordergrund steht, sollte die Zahlungserinnerung im laufenden Mahnverfahren ungefähr wie folgt lauten:

Sehr geehrte/r …

bezüglich der oben genannten Rechnungsnummer, konnten wir bisher noch keinen Zahlungseingang feststellen. Wenn Ihnen die Rechnung entgangen ist, haben wir diese nochmals beigefügt. Mit der freundlichen Bitte, die Rechnung bis zum … zu begleichen, sehen wir dem Eingang der Zahlung entgegen. Sollten Sie die Zahlung beim Erhalt dieses Schreibens bereits geleistet haben, betrachten Sie dieses Schreiben als gegenstandslos.

Mit freundlichen Grüßen

Damit wird dem Schuldner eindeutig vermittelt, dass auch Sie als Unternehmer auf die Begleichung der Rechnung warten. Zudem wird dem Kunden die Möglichkeit gegeben, innerhalb der erneuten Frist die Rechnung zu begleichen. Zahlungserinnerungen werden noch ohne „Androhungen“ von weiteren Schritten möglichst freundlich aber klar bestimmt formuliert. Oftmals erreichen Sie mit ein wenig Fingerspitzengefühl weit mehr, als unmittelbare rechtliche Schritte oder dergleichen anzudrohen.

Übrigens ist eine erneute Zahlungsfrist von 10-14 Tagen empfehlenswert. Erst danach sollten Sie den nächsten Schritt im Mahnverfahren durchführen. Vergessen Sie niemals auf der Zahlungserinnerung die Auflistung von: Rechnungsnummer, Datum, Zahlungsziel. Bezeichnen Sie die Zahlungserinnerung auch eindeutig als solche.

2. Mahnung im laufenden Mahnverfahren

Sobald allerdings die Zahlungserinnerung (erste Mahnung) keine „Wirkung“ gezeigt hat, dann hat der Kunde auch in der Regel wenig Interesse, die Rechnung tatsächlich zu begleichen. Warten Sie einige Tage nach dem erneuten Verzug der eingeräumten Frist ab. Dann verfassen Sie die klassische 2. Mahnung im außergerichtlichen Mahnverfahren mit mehr Nachdruck. Grundsätzlich ist der Ausdruck in der 2. Mahnung schon deutlicher. Neben den üblichen Aspekten wie Rechnungsnummer, nächstes Zahlungsziel und Datum, könnten Sie theoretisch bereits Verzugszinsen fordern.

Doch weil es um die Erhaltung von Kunden geht, sollten Sie erst ab der 3. Mahnung diese Zinsen auch berechnen. Natürlich kommt es auch immer auf die Forderung an. Und auf das bisherige Zahlungsverhalten des Kunden. Hier ist ein Beispiel, wie Sie als Unternehmer (Gläubiger) die 2. Mahnung verfassen könnten:

Sehr geehrte/r …

wir mussten mit Bedauern feststellen, dass Sie auf unsere Zahlungserinnerung bisher nicht reagiert haben. Daher bitten wir Sie nun, die offene Rechnung bis zum … zu begleichen. Sollten Sie die erneute Zahlungsfrist nicht einhalten, berechnen wir Ihnen künftig Mahngebühren und Verzugszinsen nach … Prozentpunkten. Sie haben die Zahlung bei Erhalt dieses Schreibens bereits veranlasst? Dann betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.

Mit freundlichen Grüßen

Nun haben Sie mit wesentlich mehr Nachdruck Ihre Forderung vermittelt. Spätestens jetzt, sollte dem Kunden die Ernsthaftigkeit bewusst sein. Selbstverständlich könnten Sie bereits jetzt mit der 2. Mahnung Mahngebühren und Verzugszinsen berechnen. Allerdings handelt es sich bei diesem Mahnverfahren-Beispiel um die Kundenerhaltung. Setzen Sie eine erneute Frist von maximal 14 Tagen.

3. Mahnung im laufenden Mahnverfahren

Jetzt ist die „Schonfrist“ für den säumigen Kunden vorbei. Mittlerweile besteht ein gesamtes Zahlungsziel im Mahnwesen von etwa einem Kalendermonat (von der eigentlichen Forderung einmal abgesehen). Nun müssen Sie weitere Schritte konsequent androhen. Im Mahnverfahren ist die 3. Mahnung der letzte Schritt und die letzte Aufforderung, das gerichtliche Mahnverfahren doch noch zu umgehen und zu vermeiden. Schließlich fallen ab diesem Zeitpunkt erhebliche Mehrkosten für den Schuldner an. Formulieren Sie die 3. Mahnung nach einem ähnlichen Prinzip:

Sehr geehrte/r …

obwohl wir Sie bereits am … und … schriftlich an die Begleichung der Rechnung mit der Rechnungsnummer … erinnert haben, müssen wir mit Bedauern feststellen, dass noch immer kein Zahlungseingang besteht. Demnach fordern wir Sie letztmalig auf, den fälligen Rechnungsbetrag bis zum … auf unser angegebenes Konto einzuzahlen.

Fällig sind mittlerweile:

  • Rechnungsbetrag:
  • Mahnkosten:
  • Verzugszinsen:
  • Gesamtsumme:

Insofern Sie auch diesmal die Zahlungsfrist nicht einhalten, werden wir das gerichtliche Mahnverfahren mit weiteren erheblichen Kosten zu Ihren Lasten einleiten.

Mit freundlichen Grüßen

Je nach Ihrer weiteren Vorgehensweise, könnten Sie auch die Einschaltung eines Rechtsanwaltes androhen. Oder die Beauftragung eines Inkassounternehmens. Zögern Sie auch nicht, die potentiellen Gefahren des Schuldners zu erläutern. Wie eine drohende Pfändung sowie titulierte Forderungen beim Prozess des gerichtlichen Mahnverfahrens. Ab der 3. Mahnung, kommt es nicht mehr auf die Kundenerhaltung an, weil sich dieser scheinbar tatsächlich weigert, die Rechnung begleichen.

Tipps und Tricks zum außergerichtlichen Mahnverfahren

Bevor es zur „ultimativen“ letzten und 3. Mahnung kommt, können Sie auch telefonischen Kontakt zum säumigen Schuldner aufnehmen. Oftmals zeigt diese Methode Wirkung. Vielleicht will der Kunde seine Rechnung zahlen, ist aber derzeit aus liquiden Gründen nicht in der Lage? Vermutlich erzielen Sie mit einer (vertraglich vereinbarten) Ratenzahlung mehr Erfolge, als mit dem gerichtlichen Mahnverfahren.

Oder Sie besprechen mit Ihren Kunden flexiblere Zahlungsziele. Es kommt natürlich immer auf den Einzelfall an. Sobald ein Stammkunde, der Ihnen einen hohen Umsatz beschert hat, liquide Probleme bekommt (zeitweilige), dann sollten Sie sensibler das Thema Mahnverfahren angehen. Bei Neukunden, die gleich die allererste Rechnung nicht begleichen, sollten Sie das Mahnverfahren mit aller Konsequenz durchführen.

  • Gehen Sie beim Mahnverfahren immer behutsam vor (Kundenerhaltung).
  • Suchen Sie auch den telefonischen Kontakt.
  • Vereinbaren Sie unter Umständen eine Ratenzahlung.
  • Wägen Sie zwischen der Bonität der Schuldner ab.

Mahnen waren fruchtlos? Es beginnt das gerichtliche Mahnverfahren!

Sobald alle Mahnungen keinen Erfolg erzielt haben und Sie alle außergerichtlichen Möglichkeiten ausgeschöpft haben, folgt das klassische gerichtliche Mahnverfahren. Hierbei existieren 2 Varianten:

  1. Mahnverfahren mit Vollstreckungstitel
  2. Anwalt und Klage per Zivilrecht

Allerdings ist das Mahnverfahren über das Mahngericht wesentlich günstiger, als einen Anwalt zu kontaktieren. Nach dem erfolgreichen gerichtlichen Mahnverfahren, erhalten Sie einen Vollstreckungstitel und können die offene Summe durch den örtlichen Gerichtsvollzieher „eintreiben“ lassen. Weiterhin macht das gerichtliche Mahnverfahren Sinn, um der potentiellen Verjährung von Forderungen entgegenzuwirken.

Bei der Eröffnung des gerichtlichen Mahnverfahrens, prüft das zuständige Mahngericht nicht die Berechtigung der Forderung. Im Anschluss wird dem Schuldner via Postzustellungsurkunde („gelber Brief“), die Forderung Ihrer Seite + Gerichtsgebühren zugestellt. Nun hat der säumige Kunde eine gewisse Frist von genau 14 Tagen, gegen den Mahnbescheid Widerspruch einzulegen. Beispielsweise könnte der Schuldner grundsätzlich die Forderung abstreiten. Oder die Verzinsung auf Grundlage der Verzugszinsen.

Wenn allerdings kein Widerspruch seitens des Schuldner beim zuständigen Mahngericht eingeht, dann erhält dieser zeitnah einen sogenannten „Vollstreckungsbescheid“. Mit diesem können Sie den zuständigen Gerichtsvollzieher beauftragen, die Forderung durchzusetzen.

Zivilrechtliche Klage vs. Gerichtliches Mahnverfahren

Sie als Unternehmen stehen vor der Wahl, ein Mahnverfahren mit Zustellung des Mahnbescheides an den Schuldner zu erwirken, oder einen Anwalt damit zu beauftragen. Hierbei ist das klassische gerichtliche Mahnverfahren kostengünstiger und trotzdem effektiv. Bei einer direkten zivilrechtlichen Klage, steht ein Gerichtsprozess mit hohen Kosten an. Was passiert, wenn der säumige Kunde auch diese Kosten nicht tilgen kann? Dann erhalten Sie im schlimmsten Fall gar kein Geld.

  • Bei einer berechtigten Forderung (Schuldner wird wohl keinen Widerspruch einlegen), empfiehlt sich das Mahnverfahren über das Mahngericht mit Postzustellungsurkunde.
  • Sobald Sie aber mit einem Widerspruch rechnen (Schuldner äußerte sich bereits im außergerichtlichen Mahnverfahren), ist die Klage per Anwalt die bessere und schnellere Wahl.

Sollte eine Ihrer Mahnungen im Vorfeld mit der Begründung „Empfänger unbekannt verzogen“ wieder auf Ihrem Schreibtisch landen, sollten Sie direkt einen Anwalt einschalten. Dieser ermittelt die aktuelle Anschrift des Schuldners. Wägen Sie genau ab, welche der beiden Methoden des gerichtlichen Mahnverfahrens für Sie als Unternehmer eher infrage kommt!

Gibt es eine grundsätzliche Alternative?

Um derartigen „Ärger“ direkt im Vorfeld auszuschließen, existiert der Verkauf Ihrer Forderungen: Factoring. Hierbei handelt es sich um Factoring-Dienstleister, die gegen eine prozentuale Gebühr Ihrer Forderungssumme, die komplette Abwicklung übernehmen.

  • Sie „lagern“ die Rechnungsstellung an einen Factoring-Dienstleister aus.
  • Dieser berechnet Ihnen eine Gebühr (Prozentsatz der Rechnungssumme).
  • Nun wickelt dieser Dienstleister den kompletten Prozess incl. Mahnverfahren ab.
  • Sie als Unternehmer erhalten immer Ihr Geld.

Achten Sie aber unbedingt auf das „echte“ Factoring. Damit erhalten Sie auch Ihr Geld in jedem Fall, wenn der Kunde zahlungsunfähig wird (Zahlungsausfall). Die FinCompare GmbH ist Spezialist für die Unternehmensfinanzierung und hat auch das Factoring im Portfolio!

Kundenerhaltung und Mahnverfahren – Forderungen diskret durchsetzen

Oftmals gelingt der Spagat nicht, wenn es um die Kombination aus der offenen Rechnung mit dem Mahnverfahren einleiten und der Kundenerhaltung geht. Demnach, sollten Sie im Verbund mit der Zahlungserinnerung (erste Mahnung), zugleich das Gespräch suchen. Telefonieren Sie mit dem säumigen Kunden und begutachten Sie dessen Reaktion. Oftmals ergeben sich damit neue Situationen, mit denen Sie gemeinsam doch noch einen Weg finden.

Bevor es zum allerletzten Mittel kommt, dem gerichtlichen Mahnverfahren, können auf diese Art und Weise hohe Kosten für beide Seiten umgehen werden. Versuchen Sie auch eine Ratenzahlung zu vereinbaren. Selbstverständlich per Vertrag reguliert. Wenn alle Möglichkeiten ausgeschöpft wurden, dann leiten Sie das gerichtliche Mahnverfahren ein. Letztendlich kann es aber jedem Geschäftskunden oder Privatkunden passieren, dass finanzielle Probleme die Zahlung derzeit verhindern.

Mit etwas Feingefühl beim Mahnverfahren und zugleich Durchsetzungsvermögen bei unwilligen Kunden, besteht eine hohe Chance, doch noch Ihr Geld zu erhalten!