Due Diligence – das sollten Sie wissen

Wir erklären Ihnen Ziele, Ablauf, Ursachen und stellen Ihnen die verschiedenen Arten vor.

Due Diligence Prüfung

Mit Unterstützung der Due Diligence erhalten die Auftraggeber der Prüfung einen besseren Überblick auf die untersuchte Fragestellung. Schwachstellen und Stärken können herausgestellt werden, diese führen zu weitreichenden Entscheidungen. Die Due Diligence soll als Prüfung eine Sicherheit für die Entscheidungen bereitstellen. Wir erklären Ihnen Ziele, Ablauf, Ursachen und stellen Ihnen die verschiedenen Arten vor.

Was bedeutet Due Diligence?

Der Begriff „Due Diligence“ stammt aus dem englischen. Er bedeutet „angemessene Sorgfaltspflicht“. Es geht also um die Überprüfung der Erbringung einer notwendigen Pflicht der Sorgfalt. Im Folgenden gehen wir auf Ziele, Durchführung und Gründe für eine Prüfung näher ein.

Zielsetzung und Gründe

Die Due Diligence bezeichnet grundsätzlich die Prüfung und Auswertung von Unternehmen im Hinblick auf wirtschaftliche, finanzielle, technische und rechtliche Verhältnisse. Je nach Ursache der Prüfung kann die Zielsetzung variieren. Grundsätzlich ist das Ziel eine Absicherung von Annahmen und Voraussetzungen der Prüfungsursache.

So können sie auf rechtlicher oder freiwilliger Basis, sowie auf Kauf- und Investmentabsicht basieren. Die Zielsetzung ist die Auswertung eines Unternehmens unter bestimmten Gesichtspunkten. Hierdurch erhalten Unternehmen, Unternehmer und Anteilseigner die Option, sich als Unternehmen besser zu kennen. Besonders wenn die Due Diligence Prozesse intern und freiwillig angestoßen werden, erhalten Sie die Möglichkeit, Ihren Betrieb besser zu verstehen. Schwachstellen werden aufgedeckt, die Sie ausbessern können. Die Prüfung ist nicht nur ein lästiger Prozess. Oft bringt er sogar echte Chancen.

Was sind die Ursachen für eine Prüfung

Die Due Diligence kann auf verschiedenste Art und Weise freiwillig oder verpflichtend hervorgerufen werden. Wir zeigen Ihnen eine Auswahl der häufigsten Ursachen:

  • Mergers & Acquisitions: Wenn ein Unternehmen aufgekauft werden soll, wird über die Prüfung kontrolliert, ob die erforderlichen wirtschaftlichen, finanziellen, technischen und rechtlichen Voraussetzungen gegeben sind.
  • Investment: Wenn Bestandsinvestoren oder auch neue Investoren in ein Unternehmen investieren wollen, wird auch hier über den Due Diligence Prozess analysiert, ob die implizierten Eigenschaften der Wahrheit entsprechen.
  • Jahresabschlussprüfung: Kleine und Mittelständige Unternehmen sowie auch große Unternehmen in Deutschland müssen ihren Abschluss jährlich von Wirtschaftsprüfungsgesellschaften prüfen lassen, bevor dieser veröffentlicht wird. Dies soll die Richtigkeit der Buchhaltung sicherstellen.
  • Lohnsteuer, Umsatzsteuer und Betriebsprüfungen: Auch wenn das Finanzamt vor der Tür steht, kann dies den Anfang eines wirtschaftlichen und steuerlichen Due Diligence-Prozess bedeuten. Sind die Steuern korrekt kalkuliert und gemeldet? Wurde beispielsweise der geldwerte Vorteil korrekt ausgewiesen?
  • Rechtliche Klagen: Wenn Kunden, Mitarbeiter oder Wettbewerber das Unternehmen verklagen, auch dann kann ein Due Diligence Prozess angestoßen werden. Dieser soll ermitteln, ob die Klage abgewiesen wird oder nicht. Je nach Art der Klage kann der Prozess unterschiedlich umgesetzt werden. Auch die Datenschutzgrundverordnung oder der Upload-Filter können Ursachen für Klagen und Due Diligence Prozesse sein.
  • Interne Richtlinien. Neue Gesetze und Marktgegebenheiten können nach Unternehmensinternen Audits und Due Diligence Maßnahmen rufen. Um für sich als Unternehmen sicher und für potentielle Klagen oder Risiken gewappnet zu sein, können interne Due Diligence Prozesse für Sicherheit sorgen.

Wie Sie sehen, kann der Prozess auf verschiedene Art und Weise ausgelöst werden. Auch Compliance Themen können eng verbunden sein. Teilweise wird der Due Diligence Prozess zwangsmäßig herangeführt oder freiwillig umgesetzt. In jedem Fall kann er Schwachstellen aufdecken, die Ihnen Anhaltspunkte dazu geben, wie Sie Ihren Betrieb weiterhin optimieren können.

So sieht geht die Durchführung vonstatten

Der Prozess wird in der Regel durch Experten durchgeführt. Je nachdem, in welche Richtung die Due Diligence geht, können es Ingenieure, Rechtswissenschaftler, Wirtschaftswissenschaftler oder auch andere Fachleute sein. Diese können Unternehmensintern aber auch Unternehmensextern sein. Bei der Wirtschaftsprüfung, sowie auch bei gerichtlichen Prüfungen müssen Prüfer unabhängige Dritte sein. Sie dürfen nicht von nahestehenden Unternehmen oder Personen ausgeführt werden. Auch andere Gründe oder Ziele einer Due Diligence können externe Prüfer erfordern oder empfehlen. Selbst bei einer freiwilligen internen Prüfung könnten Einblicke von außerhalb des Unternehmens durchaus Sinn machen, um eine Betriebsblindheit zu umgehen. Während der Prüfung an sich werden unterschiedliche Informationsquellen genutzt. Dies können vorhandene Unterlagen wie Verträge, Rechnungen oder interne Testdaten sein. Weitere Quellen können auch Daten aktueller Tests, Prozessbeschreibungen, Stichproben oder Interviews mit Management und Experten sein. Informationen werden erhoben, gesammelt, ausgewertet und bewertet, um einen Blick auf die Unternehmenslage oder anvisierten Gesichtspunkt zu erhalten.

Oft wird bei diesem Prozess vom großen Bild auf einzelne Teilaspekte geblickt. Wirtschaftsprüfer begutachten Beispielsweise zunächst die Bilanz, bevor Sie die Untersuchungspunkte im Detail bestimmen und entsprechende Konten der Buchführung anfragen. Auf Basis der Kontoinformationen wird dann stichprobenartig oder vollständig nach der Buchungsdokumentation gefragt. Die Informationen werden als nächstes verstanden, ausgewertet und bewertet. Unter Umständen werden Änderungsempfehlungen gegeben oder teilweise angeordnet. Auf diese Weise sollen Wirtschaftsprüfer unter Anordnung des Gesetzgebers oder auch im Auftrag der Investoren das Unternehmen und dessen Jahresabschluss einer Prüfung unterziehen. Die Werthaltigkeit der Buchhaltung und des Unternehmens sollen bestätigt werden. Entsprechend den Ergebnissen und der angenommenen Anpassungen wird dann das Ergebnis gegenüber dem Auftraggeber mit einem Prüfungsvermerk bestätigt. Jede Art kann im Detail anders ausgeführt werden. Oftmals wird aber vom großen Bild ins Detail gegangen. Je nach Umfang des zu prüfenden Sachverhaltes wird der komplette Umfang oder nur ein Teil geprüft.

Überblick der verschiedenen Arten

Entsprechend der Zielsetzung und des Auftraggebers einer Due Diligence werden verschiedene Arten unterschieden. Diese können aufeinander folgen, miteinander verbunden werden oder auch völlig unabhängig voneinander erfolgen. Im Folgenden stellen wir die wesentlichen Arten dar.

Marktbezogene Due Diligence

Bei der marktbezogenen Due Diligence soll ein Markt analysiert werden. Dies bedeutet, es soll herausgestellt werden, ob es einen Markt für ein Produkt oder eine Dienstleistung gibt. Des Weiteren wird auch die Größe des Marktes analysiert. Auf diese Weise können sich Unternehmen Klarheit verschaffen, beispielsweise, ob sie in einen neuen Markt diversifizieren wollen. Oft ist die marktbezogene Due Diligence der Anfangspunkt einer Kauf- oder Investmententscheidung. Bevor ein Unternehmen gekauft oder durch Eigenkapital bezuschusst werden soll, führt der Käufer oder Investor, oft eine Marktanalyse durch. Basierend auf den Ergebnissen wird dann entschieden, ob weitere Schritte eingeleitet werden sollen oder nicht.

Corporate Legal Due Diligence

In vielen Fällen folgt der marktbezogenen Due Diligence dann eine Corporate Legal Due Diligence.  Im Rahmen dieser Prüfung wird die Rechtslage eines Unternehmens genauer analysiert. Hierzu zählen die Prüfung von Verträgen, Gesellschafterbeschlüssen, Beschlüssen des Aufsichtsrates, sowie auch der Zahlungen von Eigenkapital / Kapitalrücklagen. Im Rahmen einer Corporate Legal Due Diligence als Teil Due Diligence einer Kauf- oder Investmententscheidung gibt dies nicht nur Aufschluss darüber, welche Verträge geschlossen wurden, sondern auch darüber, wie sie das Unternehmen beeinflussen. Hierdurch erhält der Investor einen Einblick darüber, wie sauber im Unternehmen gearbeitet wird. In vielen, gerade jungen Unternehmen kann es vorkommen, das Verträge unvollständig vorliegen oder nur teilweise unterschrieben sind. Manchmal sind sie noch nicht einmal rechtswirksam unterschrieben. Diese Art der Due Diligence gibt Einblicke hierüber. Wirtschaftliche Verbindungen werden aufgezeigt. Sie können im Folgenden einfacher überwacht und natürlich auch optimiert werden.

Nicht nur Kauf oder Investment, auch andere Hintergründe können eine Corporate Legal Due Diligence auf den Plan rufen. Wenn es beispielsweise eine tiefgreifende Gesetzesänderung, wie die Umsetzung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) im Mai 2018 gibt, müssen sich Unternehmen anpassen. Hierzu ist es hilfreich, zunächst einmal die rechtliche und unternehmerische Situation zu verstehen, bevor Änderungen gesetzeskonform entworfen und umgesetzt werden. Zur Vermeidung von Folgekosten ist in solchen Situationen eine interne Legal Due Diligence empfehlenswert.

Financial Due Diligence

Mit Hilfe der Financial Due Diligence wird die finanzielle Situation des Unternehmens tiefer durchleuchtet. Je nach Auslöser werden verschiedene Aspekte durchleuchtet. Berücksichtigt werden können wieder diverse Verträge und Rechnungen, aber auch die Jahresabschlüsse. Natürlich können im Folgenden dann Einzelpositionen wie Forderungen, Verbindlichkeiten und andere künftige Verpflichtungen (wie die monatliche Miete) an Bedeutung gewinnen, um die tatsächliche Situation zu verstehen. Egal, ob durch Wirtschaftsprüfer, Käufer oder Investor angeregt, zweifelhafte Positionen sollen aufgedeckt werden. So blickt die Wirtschaftsprüfung oft auf die gebildeten Rückstellungen und Anzahlungen. Steuern, Umsatz und Kosten werden natürlich vom Zwecke her und auf Basis von Stichproben bewertet. Jahresüberschuss oder Jahresfehlbetrag sollen nicht falsch ausgewiesen werden. Der jeweilige Jahresabschluss wird generell auch auf tiefgehende Fragestellungen, wie die Aufwendungen mit nahestehenden Unternehmen und Personen untersucht.

Potenzielle Käufer und Investoren verfolgen ebenso das Ziel, die finanzielle Situation durch eine Financial Due Diligence besser zu verstehen. Oft liegt hier ein besonderes Augenmerk auf die Umsatzentwicklung sowie die Werthaltigkeit der ausgehenden Rechnungen. Weiterhin stehen zumeist auch die Kosten und die Nachvollziehbarkeit dieser Aufwendungen im Fokus. Hier können auch die Verträge wieder relevant werden, um wirtschaftliche Unternehmensverflechtungen und Verpflichtungen besser zu verstehen.

Tax Due Diligence

Wenn das Finanzamt oder Steuerfahnder vor der Tür stehen, stehen diverse Steuerthemen im Vordergrund: Sind die Steuern richtig kalkuliert und ausgewiesen? Ist die Buchungsgrundlage vorhanden, vollständig und richtig? Sind die aus geldwertem Vorteil entstehenden steuerlichen Verbindlichkeiten richtig ausgewiesen? Ist die verbuchte Umsatzsteuer anhand der Umsatzerlöse nachvollziehbar? Enthalten Reisekosten gegebenenfalls falsch ausgewiesene Positionen? Wurden die Lohnsteuern korrekt kalkuliert und dem Finanzamt richtig gemeldet? Dies sind einige der Fragen, die sich die Steuerfahnder des Finanzamtes in Bezug auf Ihr Unternehmen und die Buchführung stellen können. In Form einer Lohnsteuersonderprüfung, Betriebsprüfung, Umsatzsteuersonderprüfung oder ähnlichem kann sich das Finanzamt dazu entschließen, Ihrem Unternehmen einen Besuch abzustatten. Hierzu meldet es sich in der Regel rechtzeitig vorher an, zusammen mit einer Übersicht der vorzubereitenden Unterlagen.

Technical Due Diligence

Die Technical Due Diligence soll die Technik, also Ihr Produkt oder Ihre Produkte näher analysieren und verstehen. Technische Experten schauen sich Ihr Produkt im Detail an. Sind die beschriebenen Produkteigenschaften korrekt? Ergeben sich (versteckte) Risiken aus dem Produkt? Wie sicher ist es? Wenn es eine Online Anwendung ist, wie sicher ist es gegen Angriffe von Hackern? Wie steht es um den Datenschutz? Funktioniert das Produkt wie versprochen? Die technische Due Diligence soll die Entstehung und Realisierung von Produkten prüfen und bewerten. Gerade für Investoren und Käufer kann dies eine Investment grundlegend beeinflussen.

Personal Due Diligence

Wenn es um ein Investment in ein junges Unternehmen geht, dann wird oft nur dann investiert, wenn auch das Team einen guten Eindruck hinterlässt. Mit der Personal Due Diligence wollen Investoren die Fähigkeiten und Erfahrungen der Gründer sowie auch weiterer wesentlicher wichtiger Mitarbeiter prüfen. Nicht nur der Lebenslauf, auch Referenzen und Interviews sollen hierüber ein besseres Verständnis liefern.

Weitere Due Diligence Arten

Im Weiteren gibt es auch weitere Arten, die mit anderen Formen verbunden werden oder auch alleine stehen können. Eine IPR Due Diligence durchblickt die Lage in Hinblick auf Patente und Copyrights. Sind diese registriert und bestätigt oder werden vielleicht sogar Rechte Dritter tangiert oder verletzt? Eine mögliche Umwelt Due Diligence soll potenzielle Einflüsse eines Unternehmens oder Produktes auf die Umwelt bewerten. Dies kann von Investoren oder sogar einem Gericht angesetzt werden. Auch kulturelle Aspekte können in Form einer Due Diligence geprüft werden. Hierbei kann es um die Unternehmenskultur gehen. Passt das Unternehmen zur Kultur eines Investors oder Käufers? Werden bestimmte Gruppen diskriminiert?

Worauf sollten Unternehmen zur besseren Due Diligence achten?

Bevor Sie plötzlich und unerwartet vor einer Prüfung stehen, ist es zu empfehlen, sich entsprechend vorzubereiten. Beachten Sie hierzu die folgenden Aspekte und Empfehlungen:

  • Sind alle Verträge vollständig und rechtswirksam unterschrieben vorhanden und abgelegt? Wenn Sie diese nur in Papierform vorliegen haben, können digitale Kopien die Suche beschleunigen.
  • Genauso kann auch die Suche nach Rechnungen durch eine Digitalisierung sämtlicher Buchungsbelege vereinfacht und beschleunigt werden. Achten Sie aber auch auf die Benennung der Dateien. Bei Prüfungen reicht eine digitale Kopie oftmals schon. Bevor Sie Ihre physische Ablage aufgeben, sollten Sie rechtliche Grundlagen beachten. Sie müssen nach GOBD sämtliche digitale Belege in einem Archivsystem speichern. Ein einfaches externes Laufwerk oder eine einfache Cloud-Lösung entsprechen nicht den rechtlichen Anforderungen.
  • Führen Sie interne Prüfungen ein. Anhand von Listen die durchgegangen und unterschrieben werden müssen, können Sie interne Prozesse beeinflussen Das Vieraugen Prinzip deckt viele Risiken bereits auf, bevor sie die Prüfer finden. Das Prinzip hilft, Fehler zu vermeiden, nicht nur rechtlich und buchhalterisch. Prozesse werden optimiert.
  • Testen Sie Ihre Produkte ausgiebig. Nicht nur Mitarbeiter der Technik, auch andere Mitarbeiter oder Praktikanten können durch Tests neue Aufschlüsse auf die Eigenschaften eines Produktes geben. Da Entwickler selbst entwickeln, unterliegen sie in manchen Fällen einer Blindheit für die selbst eingebauten Risiken. Ein neutraler Blick hilft schon einmal.
  • Führen Sie Checklisten ein. Wie steht es um den Datenschutz in Ihrem Unternehmen? Haben Sie alle notwendigen Patente und Marken richtig angemeldet? Auch Checklisten können den Grad der Sorgfalt in Ihrem Unternehmen erhöhen.

Um Zeitaufwand und Folgen einer Due Diligence vorzubeugen, können Sie Ihr Unternehmen bereits frühzeitig zu einem höheren Grad der Sorgfalt führen.