Möbel-Leasing: So vorteilhaft sind temporäre Büromöbel!

So können Sie auf die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeiter reagieren.

Büromöbel-Leasing

Das Möbel-Leasing für Firmen liegt aus verschiedenen Gründen aktuell voll im Trend. Unternehmen können damit ihren Kreditbedarf senken und außerdem einige Risiken auf den Leasing-Geber verlagern. Dass die Leasing-Konzepte vor allem im gewerblichen Bereich erfolgreich sind, haben das Fahrzeug-Leasing, das Kopierer-Leasing und das Computer-Leasing bereits sehr eindrucksvoll unter Beweis gestellt. Es gab also keinen Grund, diese bewährten Prinzipien nicht auch auf Möbel anzuwenden. Das Büromöbel-Leasing hat vor allem für Existenzgründer Vorteile, die nicht von der Hand zu weisen sind.

Händler haben das Möbel-Leasing als Geschäftsmodell entdeckt

Den Anfang machten die gewerblich tätigen Büro- und Geschäftsausstatter. Sie erkannten, dass vor allem bei kleinen und mittelständischen Unternehmen oft Finanzierungslücken klafften, die einem Kauf neuer Büromöbel im Weg standen. Viele Büroausstatter kauften deshalb die Möbel auf eigene Rechnung und boten sie ihren Kunden zur Miete an. Dadurch war es möglich, komplette Büroeinrichtungen an Geschäftskunden zur Vermietung anzubieten. Diese Angebote wurden gut angenommen. Das rief die Händler auf den Plan. Sie wollten sich selbst die Gewinne aus dem Möbel-Leasing sichern.

Zu den Pionieren auf dem deutschen Markt zählte sich die Otto GmbH & Co. KG. Das Versandhaus bot das Leasing für Möbel ab dem Jahr 2016 sowohl Privatkunden als auch Geschäftskunden an. IKEA kündigte (zumindest für die Schweiz) zu Jahresbeginn 2019 ein ähnliches Programm an. Allerdings ist bis heute auf der schweizerischen IKEA-Seite kein konkreter Hinweis auf das Möbel-Leasing zu finden. Dafür gibt es inzwischen eine ganze Reihe von Dienstleistern, die sich genau darauf spezialisiert haben.

Büromöbel leasen: Kosten genau ausrechnen!

Ob das Möbel-Leasing am Ende teurer wird als ein Kauf, entscheidet die Mietdauer. Wir haben die Preise bei Otto etwas genauer unter die Lupe genommen. Dort zeigte sich, dass der Kaufpreis bei den meisten Modellen der Chefsessel mit den Leasing-Gebühren beim 24-Monats-Vertrag nach 30 Monaten erreicht wird. Otto reduziert den Mietpreis nach dem Ablauf von 24 Monaten auf die Hälfte. Je länger die Mietzeit ist, desto günstiger werden die Leasing-Gebühren pro Monat. Deshalb kann es durchaus sinnvoll sein, die Laufzeit für das gewerbliche Möbel-Leasing länger als den Zeitraum des tatsächlichen Bedarfs anzusetzen. Das heißt, die Interessenten müssen stets die über die gesamte Mietdauer hinweg anfallenden Kosten für die Bewertung der Lukrativität ansetzen.

Ist das Möbel-Leasing für Existenzgründer immer attraktiv?

Startups ziehen aus den Angeboten zum Leasen der Büromöbel und der technischen Ausstattung einen ganz erheblichen Vorteil. Existenzgründer haben es besonders schwer, von den Banken Kredite für ihre Firmenausstattung zu erhalten. Fallen sie auch aus dem Kreis der Förderfähigen bei den KfW-Krediten heraus, ist das Risiko groß, dass die Existenzgründung an finanziellen Engpässen scheitert. Für sie ist das Möbel-Leasing eine gute Alternative. Sie sind am besten mit Verträgen beraten, bei denen sie am Ende der Laufzeit der Möbelvermietung die geleaste Ausstattung zum Sonderpreis kaufen können. Solche Verträge bieten dadurch ähnliche Vorteile wie ein Mietkauf. Das Mieten der Büromöbel mit einer Kaufoption hat einen grundsätzlichen Pluspunkt. Vor dem Kauf können die Ausstattungen ausgiebig auf ihre Alltagstauglichkeit getestet werden. Das reduziert die Zahl und den Umfang von Fehlinvestitionen.

Leasing der Büromöbel ist für temporäre Niederlassungen ideal

Warum sollte ein Unternehmer Büroausstattungen zum vollen Preis kaufen, wenn sie nur über einen bestimmten Zeitraum hinweg notwendig sind. Das wäre verschenktes Geld. Zahlreiche Dienstleister und Händler bieten auch das Kurzzeitleasing an. Dadurch sind Ausstattungen aus der gewerblichen Möbelvermietung in nur zeitweise eingerichteten Niederlassungen und Büros deutlich preiswerter als ein Möbelkauf. Ein gutes Beispiel dafür sind die Büros, die von den Versicherungen nach größeren Hagelschlägen, Tornados oder Überschwemmungen an den Ereignisorten einrichten. Bildungsträger profitieren vom Büromöbel-Leasing, wenn sie ihre Schüler beispielsweise in einer eigens zu Ausbildungszecken eingerichteten Musterfirma schulen wollen. Auch Unternehmen mit lediglich saisonal betriebenen Verkaufsstellen gehören zu den typischen Kunden der Anbieter für die Vermietung von Büromöbeln.

Möbel-Leasing macht die Büroausstattung sehr flexibel

Firmen, die ihre Büroausstattung per Leasing finanzieren, genießen einen sehr entscheidenden Vorteil. Sie können ihre Büroeinrichtung dauerhaft flexibel an veränderte Bedarfslagen anpassen. Interessant ist das für alle typischen Saisongeschäfte. Oftmals richten Firmen bei der Einführung neuer Produkte zeitlich befristet Büros mit speziell geschulten Handelsvertretern im Umfeld der potenziellen Kunden ein. Für derartige Werbeaktionen sind Möbelkäufe nicht lohnenswert. Aber auch eine flexible Anpassung an die Bedürfnisse der Mitarbeiter ist mit dem Büromöbel-Leasing möglich.

Nicht jede Führungskraft fühlt sich in einem Chefsessel aus Kunstleder oder Echtleder wohl. Der Eine liebt die Wippfunktion, während sie ein anderer Mitarbeiter nicht ausstehen kann.

Mit dem Mieten der Bürostühle können die Chefs für jeden Mitarbeiter die optimalen Arbeitsbedingungen schaffen. Besonders interessant ist das, wenn der Mitarbeiterbestand häufig wechselt.

Mieten von Bürostühlen

Büromöbel-Leasing sorgt für eine ständig neuwertige Ausstattung

Das ist einer der Gründe, warum das Computer-Leasing von Anfang an bis heute so beliebt ist. Es gibt ständig technische Weiterentwicklungen. Nach dem Ablauf des Leasing-Zeitraums können die Kunden die Computer-Mieter die Geräte zurückgeben und sich das jeweils neueste Modell gönnen. Die Übertragung der Daten ist kein Problem, weil die Schnittstellen für SSD-Speicher und S-ATA-Festplatten einheitliche Standards verwenden. Mit der Möbelausstattung fürs Büro ist es genauso. Gefällt der Schreibtisch oder Büroschrank nicht mehr, können die Kunden beim Ablauf des vereinbarten Leasing-Zeitraums beliebige andere Modelle wählen. Dadurch haben sie eine sich ständig erneuernde Ausstattung, die einen guten Eindruck bei den Kunden hinterlässt. Die Reputation und Beliebtheit eines Unternehmens hängen in großem Maße vom optischen Eindruck der Außenbereiche, der Gebäude, der Mitarbeiter und der Einrichtung ab. Das Leasing der Büromöbel bietet also durchaus auch Wettbewerbsvorteile.

Was unterscheidet das Möbel-Leasing vom klassischen Mietkauf?

Beim Leasing enthalten die monatlichen Raten ausschließlich die Mietgebühren. Darin verstecken sich (logischerweise) auch die Abschreibungen der Leasing-Geber. Zum Ende der Mietzeit geht beim Möbel-Leasing das Eigentumsrecht nicht an die Nutzer über. Einige Verträge enthalten eine Klausel über ein Vorkaufsrecht, welches den Kunden eine Kaufoption zu einem bestimmten Preis garantiert. In der Regel liegen die Kaufpreise knapp über dem Buchwert der gemieteten Teile der Büroausstattung.

Beim Mietkauf zahlen die Kunden über die gesamte Mietdauer hinweg bereits einen Aufschlag. Die Mietkaufverträge enthalten Regelungen zum Eigentumsübergang am Ende der Laufzeit. Der Eigentumsübergang kann sowohl mit als auch ohne Zahlung einer Ablösesumme erfolgen. Dafür müssen die Kunden allerdings höhere Kosten pro Monat während der Laufzeit der Mietkaufverträge einplanen. Ein gutes Beispiel für solche Mietkaufverträge finden sich in Form der Handytarife mit Smartphone.

Mietkauf hat gegenüber dem Möbel-Leasing einen entscheidenden Nachteil

Ein Nachteil des Mietkaufs ist die Tatsache, dass am Ende das Eigentum an einem gebrauchten Gegenstand erworben wird, bei dem meist die Herstellergarantie bereits abgelaufen ist. Vorsicht ist vor allem bei Mietkäufen mit langer Vertragslaufzeit geboten. Warum ist das so? – Die meisten Hersteller arbeiten inzwischen mit sogenannten Soll-Bruchstellen, auch wenn das niemand offen zugibt. Die Konsequenz ist, dass die meisten Möbel und Elektrogeräte genau dann „den Geist aufgeben“, wenn der Garantiezeitraum des Händlers oder Herstellers vorbei ist. Mit Blick auf dieses Problem bietet das Möbel-Leasing echte Vorteile. Wenn die gemieteten Möbel erste Schwachstellen aufweisen, können die Kunden auf die Ausübung der Kaufoption verzichten und stattdessen einen Anschlussvertrag über neue Büroausstattungen abschließen. Das heißt, das Mieten der Büromöbel reduziert das Risiko von Reparaturkosten und Investitionen für Ersatzanschaffungen. Damit verbessert die Büromöbelmiete auch die langfristige Planbarkeit der Betriebsausgaben.

Leasing von Büroausstattungen hat durchaus auch steuerliche Vorteile

Viele Büromöbel fallen steuerlich nicht in die Kategorie „Geringwertiges Wirtschaftsgut“ (kurz GWG) nach dem Paragrafen 6 des Einkommenssteuergesetzes. Sie überschreiten vom Kaufpreis her die dafür geltende Grenze von 800 Euro (Stand Juli 2019). Das heißt, die Anschaffungskosten können nicht sofort komplett als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Stattdessen sind lineare Abschreibungen notwendig. Dabei kommt ein konstanter Wert zum Ansatz, der sich aus dem Kaufpreis und der nominellen Nutzungsdauer ableitet. Nach der AfA-Tabelle 2019 des Bundesfinanzministeriums beträgt die nominelle Nutzungsdauer für Büromöbel aktuell 13 Jahre.

Allerdings sorgen die Soll-Bruchstellen der Hersteller dafür, dass die Büroausstattung meistens gar nicht so lange funktionsfähig ist. Das heißt, zum Zeitpunkt einer notwendigen Ersatzanschaffung ist in der Regel noch ein Restbuchwert für nicht mehr verwendbare Ausstattungen vorhanden. Der Buchwert der Betriebsausstattung fällt dadurch höher aus als der tatsächliche Sachwert. Dieser Fakt verfälscht die Bilanzen. Die Gebühren für das Büromöbel-Leasing können in voller Höhe zu dem Zeitpunkt steuerlich abgesetzt werden, zu dem sie tatsächlich angefallen sind. Das vereinfacht ganz nebenher auch die steuerliche Buchhaltung und reduziert den dafür notwendigen Zeitaufwand.

Was passiert mit nicht gekauften Büromöbeln aus dem Leasing?

Der Leasing-Geber nimmt die Gegenstände aus der Möbelvermietung nach dem Ablauf des vertraglich vereinbarten Mietzeitraums zurück. Das heißt allerdings nicht, dass sie auf dem Sperrmüll landen, wenn der Kunde von seinem eingeräumten Vorkaufsrecht keinen Gebrauch macht. Mitarbeiter der Anbieter prüfen die Büroausstattungen auf ihren Zustand und ihre Funktionsfähigkeit. Sind sie für eine weitere Verwendung geeignet, werden sie als gebrauchte Büromöbel verkauft. Das geschieht über hauseigene Shops oder spezielle Auktionen.

Auch diese Vorgehensweise hat bereits Tradition. Der Ursprung im Bürobereich war das Computer-Leasing. Die Rechner durchlaufen einen Werkstattcheck, bei dem stark beanspruchte Teile (Lüfter, Festplatte, Tastatur, Touchpad) ausgetauscht werden. Anschließend kommen sie als „refurbished PC“ wieder in den Handel. Das heißt, das Möbel-Leasing unterstützt die Mentalität der „Wegwerfgesellschaft“ nicht. Stattdessen leistet es durch die Weiterverwertung einen wichtigen Beitrag zum Umwelt- und Klimaschutz.

Basel III und der Brexit werden das Interesse am Möbel-Leasing steigern

Wirtschafts- und Finanzexperten sind sich einig, dass Basel III vor allem kleinen und mittelständischen Unternehmen den Zugang zu Betriebsmittelkrediten erschwert. Die Banken müssen dadurch zwangsläufig die Ansprüche an die Kreditwürdigkeit der potenziellen Kunden erhöhen. Hinzu kommt aktuell ein anderer Fakt. Mit Ausnahme des Bauhauptgewerbes deutet sich eine Abschwächung der Konjunktur an. Dadurch sinken die Gewinnaussichten der Unternehmen. Zusätzlich müssen viele Unternehmen durch den Brexit ihre Niederlassungen aus Großbritannien nach Deutschland zurückholen oder in andere Länder verlagern. Die dafür notwendigen Aufwendungen schmälern die Gewinnprognosen ebenfalls erheblich. Aber genau daran messen die Banken die Kreditwürdigkeit der Unternehmen. Die Konsequenz ist, dass immer weniger Unternehmen von den Banken Gewerbekredite bekommen. Sie müssen sich also andere Lösungen zur Finanzierung der benötigten Büroausstattungen suchen. Das Möbel-Leasing für Unternehmen ist dabei ein guter Ausweg, der noch dazu einige nicht zu unterschätzende Vorteile bietet.

Fazit: Lohnt sich das Möbel-Leasing für Unternehmen?

Die Antwort auf diese Frage ist ein ganz klares Ja. Eines der Hauptargumente für das Mieten der Büroeinrichtung sind die Statistiken zur durchschnittlichen Lebensdauer. Sie entsprechen längst nicht mehr den Angaben des Bundesfinanzministeriums in der AfA-Liste zur nominellen Nutzungsdauer. Viele Büromöbel überstehen gerade einmal so den Garantiezeitraum. Durch die notwendigen Ersatzanschaffungen vor dem Ende der nominellen Nutzungsdauer werden die Buchwerte und Bilanzen der Firmen teils erheblich verfälscht. Mit dem Büromöbel-Leasing können Unternehmen das Risiko der Reparaturkosten und der Kosten von Ersatzanschaffungen auf die Leasing-Anbieter abwälzen. Zudem bringt die sofortige steuerliche Absetzbarkeit der Leasing-Gebühren als Betriebsausgaben wirtschaftliche Vorteile.

Besonders interessant ist das Mieten der Büroeinrichtung zur Deckung eines kurzfristigen Bedarfs. Dort haben die Firmen den Vorteil, dass bei zahlreichen Anbietern der minimale Leasing-Zeitraum bei sechs Monaten oder weniger startet. Für einen derart kurzfristigen Bedarf lohnt sich der Neukauf der Büroausstattung von den Möbeln bis hin zu technischen Geräten wie Kopieren und Computern nicht. Saisonal tätige Unternehmen, die für jede Saison andere Räume anmieten, sparen die Kosten für die Einlagerung der Ausstattungen in den Zeiten der Nichtnutzung. Hinzu kommt die Tatsache, dass Unternehmen mit dem Leasen der Büromöbel die Chance auf eine ständige Anpassbarkeit und Erneuerung der Ausstattung haben.

Für Existenzgründer sind die Angebote für die Möbelvermietung besonders interessant. Sie werden von den Banken oftmals als nicht kreditwürdig eingestuft und sind deshalb in der Regel ausschließlich auf Förderkredite oder die Unterstützung von Business Angels angewiesen. Das Möbel-Leasing erspart ihnen hohe Investitionen beim Start der neuen Unternehmen. Dadurch reduziert sich die Abhängigkeit des Erfolgs von Förderkrediten, Bankkrediten und anderen potenziellen Geldgebern erheblich.

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