Wie Sie erfolgreich eine moderne IT-Ausstattung finanzieren
Eine geeignete IT-Ausstattung kann Prozesse verbessern, Mitarbeiter motivieren und die Effizienz in Ihrem Unternehmen steigern. Wir zeigen Ihnen wie Sie Ihre IT-Infrastruktur aufsetzten sollten und welche Chancen durch unterschiedliche Hard- und Software entstehen. Außerdem zeigen wir Ihnen, wie Sie IT-Ausstattung finanzieren und vergleichen dabei Leasing und Kauf.
Warum Sie die IT-Infrastruktur ausbauen sollten und wie Sie IT-Ausstattung finanzieren
Eine passende und moderne IT-Ausstattung zu finanzieren bedeutet auch, in Chancen und Weiterentwicklung zu finanzieren. In vielen Fällen kann ein geeignetes Investment Ihre Kosten auf Dauer senken, Prozesse optimieren und Mitarbeiter zufriedener machen. Im Folgenden zeigen wir Ihnen auf, wie Sie geeignete Bereiche identifizieren und wie Sie einen neue IT-Ausstattung finanzieren.
Wie Sie Bereiche für eine bessere IT-Ausstattung finanzieren und ausfindig machen
Der technische Fortschritt schreitet immer schneller voran. Immer neue und bessere Lösungen ermöglichen die Optimierung Ihrer unternehmensinternen Prozesse. Egal ob in der Verwaltung, der Produktion oder beim Kunden, die passende IT-Ausstattung bietet Chancen. Mit der richtigen Lösung können Sie sowohl die Effizienz der Prozesse als auch die Effektivität der eingesetzten Mittel wirtschaftlich sinnvoller umsetzen.
Dennoch müssen Sie die Innovationen in Form einer neuen IT-Ausstattung finanzieren. Hierzu gilt es, passende Optionen und Partner der Finanzierung zu finden, doch dazu später mehr.
Wenn Sie Ihr Unternehmen für technische und prozessuale Neuerungen auf Basis von Hardware und Software offenhalten, so bringt dies Chancen, aber auch Risiken mit sich. Die Risiken erkunden die ersten Kunden von Neuerungen, die Innovatoren. Hierzu müssen Sie sich aber nicht zählen. Sie können in der Regel Verbesserungen bereits durch Neuerungen erzielen, zu denen es bereits Erfahrungsberichte gibt.
Diese sind dann am Markt bereits angenommen. Schauen Sie sich also Ihr Unternehmen an. In welchen Bereichen klagen Ihre Mitarbeiter über veraltete Software oder Hardware? Wenn Sich Ihre Mitarbeiter beschweren, kann ein Update oder Upgrade bereits längst überfällig sein. Nehmen Sie die Bedenken und Inspirationen Ihrer Mitarbeiter ernst. Geben Sie Ihren Mitarbeitern das Gefühl, die Unternehmensentwicklung aktiv mit zu organisieren. Wenn Sie die Wünsche wahrnehmen ist auch die Akzeptanz der Neuerungen in der Regel groß. Wenn Sie keine Wünsche wahrnehmen, dann können Sie sich auch über Kennzahlen darüber informieren, in welchen Bereichen die Fehlerquote hoch ist, oder wo Ihr Wettbewerb einfach mal besser aufgestellt ist. Neue Lösungen können Prozesse automatisieren und die Fehlerquote verringern. Zusätzlich können Sie sich auch in Fachzeitschriften und Testberichten informieren, welche Lösungen eine bessere Leistung bieten. Wenn Sie IT-Ausstattung finanzieren, dann informieren Sie sich auch vorab nach Lösungen und Bewertungen. Optimalerweise holen Sie sich ein gezieltes Feedback Ihrer Mitarbeiter ein. Nehmen Sie die Angst vor technischen Fortschritten. Bauen Sie Hürden für Innovationen ab.
Chancen einer IT-Ausstattung als Hardware
Grundsätzlich kann die IT-Ausstattung in Software und Hardware unterschieden werden. Hardware als IT-Ausstattung finanzieren heißt, in Sachanlagen zu investieren. Die Güter, um die es geht sind greifbar. Sie können angefasst werden. Hardware reicht von Notebooks über die Infrastruktur im Büro bis hin zu Maschinen der Forschung und Entwicklung. Es umfasst die technische Büroausstattung. Kabel müssen arbeitsschutzrechtlich sicher verlegt sein. Die Beleuchtung sollte ausreichend stark sein. Notebooks sollen die Mitarbeiter bei der Aufgabenerledigung unterstützen und sie nicht aufhalten. Nutzen Sie zur Sicherung von Betriebsgeheimnissen bereits eigene Datenserver? Es reicht nicht, dass die Sachanlagen einmal angeschafft wurden. Der technische Verschleiß setzt ihnen zu. Sie werden oft gebraucht und verschlissen. Sie sollte regelmäßig ersetzt werden. Auf diese Weise können Sie sowohl die Bearbeitungszeiten als auch die Motivation Ihrer Mitarbeiter beflügeln. Ein Investment in Ihre Mitarbeiter wissen auch diese häufig zu schätzen. Wenn sich diese beschweren, ist es häufig leider bereits zu spät.
Beurteilen Sie also Ihre IT-Hardware-Ausstattung. Ist diese auf einem aktuellen Stand oder benötigt sie ein Update oder Upgrade? In manchen Unternehmensbereichen kann es hilfreich sein, den Mitarbeitern einen oder zwei weitere Monitore zur Verfügung zu stellen. Aufgaben können besser erledigt werden. Gerade bei Internationalen Unternehmen sind auch Videokonferenzen ein hilfreiches Werkzeug. Haben Sie hierfür eine passende Ausstattung? IT-Ausstattung finanzieren bedeutet auch, in Ihre Mitarbeiter und die Unternehmensentwicklung zu investieren. Die passende Hardware kann Unternehmen Chancen bieten, Prozesse zu beschleunigen und den Output zu verbessern. Berücksichtigen aber den Bedarf und die Anforderungen der unterschiedlichen Bereiche. Während beim Grafikdesign ein MacBook® besser unterstützt, ist dies in einer Microsoft Excel® lastigen Abteilung wie dem Bereich der Finanzen weniger von Vorteil. Wenn Sie IT-Ausstattung finanzieren, entwickeln Sie sich am besten ein Konzept. Stellen Sie fest, wo welches Investment Sinn macht. Unterstützen Sie den Erfolg Ihres Unternehmens bewusst mit der passenden Hardware Ausstattung.
Chancen einer IT-Ausstattung als Software
Neben der Hardware kann auch ein optimaler Einsatz von Software Ihr Unternehmen voranbringen. Die Digitalisierung schreitet in großen Schritten voran. So entwickeln sich auch die Chancen durch Innovationen und digitale Prozesse. Verschiedene Marketing-Kanäle lassen sich parallel über eine Software steuern und verwalten. Optimalerweise sammeln und kalkulieren diese auch Kennzahlen zur Werbeerfolgskontrolle. In der Buchhaltung kann der Einsatz einer künstlichen Intelligenz die vorbereitende Buchführung erleichtern. Softwarelösungen wie Candis® erfassen Belege direkt aus E-Mails. Sie erkennen die Anbieter der Belege und geben direkt eine Buchungsempfehlung. Aus einem Bankzugang erfassen sie dann auch die Zahlung. Selbst die Arbeit in der Buchhaltung kann auf diese Weise vereinfacht werden. Die Experten in Ihrem Unternehmen müssen sich weniger um organisatorische Basisaufgaben kümmern. Sie können sich auf die komplexen und interessanteren Aufgaben konzentrieren. Eine passende Softwarelösung kann Mitarbeitern die Chance geben, sich auch fachlich weiterzuentwickeln. Dennoch sollten auch mögliche rechtlichen Rahmenbedingungen gekannt und berücksichtigt werden.
In der Buchhaltung ist eine Digitalisierung beispielsweise grundsätzlich erlaubt, solange die Digitalen Dokumente in einem geeigneten Archivsystem dokumentiert werden. Eine einfache Cloudlösung reicht dabei nicht auf. Wer sich beispielsweise beim Reisekostenmanagement auf Anbieter verlässt, die nur eine unzureichende Lösung anbieten, der kann im Ernstfall mit Konsequenzen rechnen müssen. Ohne zulässiges Archivsystem müssen Originalbelege weiterhin aufbewahrt werden. Halten Sie Ihre Augen auf. Software als IT-Ausstattung zu finanzieren bedeutet, eigene Mitarbeiter und Prozesse zu befördern. Viele moderne Lösungen bieten Chancen. Im Marketing kann beispielsweise der Einsatz einer künstlichen Intelligenz Empfehlungen für neue Kampagnen anregen. In der IT Programmierung können Fehler unmittelbar herausgestellt und Korrekturen angeregt werden. Selbst wenn Sie bereits eine Software nutzen bedeutet das nicht, dass es keine bessere Lösung gibt, die Ihnen auf Dauer die Chance bietet, Prozesse zu optimieren, Kosten zu sparen oder mehr zu verkaufen. Die Fehlerquote wird verringert. Der Output ist qualitativ hochwertiger. Zögern Sie Verbesserungen nicht unnötig heraus. Die Datenmigration macht Ihnen Angst? Häufig gibt es Standard Schnittstellen für die Übertragung von Daten in neue Systeme. Nutzen Sie die Möglichkeiten einer optimierten Software Infrastruktur.
Welche Finanzierungsmöglichkeiten gibt es?
Wenn Sie sich innerlich bereits auf eine bessere Infrastruktur im Unternehmen freuen, sich aber Sorgen um die Finanzierung machen, machen Sie sich keine Sorgen. In diesem und den folgenden Abschnitten erfahren Sie mehr darüber, wie Sie IT-Ausstattung finanzieren können. Grundsätzlich gibt es zur Finanzierung einer besseren IT-Ausstattung die Möglichkeit, diese entweder aus eigenen Mitteln oder aus Fremdmitteln zu finanzieren. Wenn Sie über ausreichend Eigenkapital verfügen und nicht wissen, wie Sie es verwenden sollen, sollten Sie dieses natürlich zur Finanzierung verwenden. Wenn Sie dadurch auf keine anderen Investitionen verzichten müssen, ist dies in der Regel die für Sie günstigste Lösung. Oft haben Unternehmen aber nicht viele freien liquiden Mittel oder sie wollen bestimmte Reserven nur im Ernstfall anfassen. Wenn dies bei Ihnen der Fall ist, können Sie auf eine Fremdfinanzierung zurückgreifen. Gegebenenfalls kann Ihnen in diesem durch Fall den Leverage Effekt sogar die Rentabilität des Eigenkapitals gestärkt werden. Voraussetzung: Ihre Gesamtkapitalrentabilität ist größer als der gezahlte Fremdkapitalzins.
Fremdfinanzierung heißt nicht nur Firmenkredit. Die Unternehmensfinanzierung aus fremden Mitteln ist wesentlich weiter diversifiziert. Sie können Sich mit verschiedenen Instrumenten Liquidität vorziehen, Zahlungsziele verlängern, Ihr Lager kapitalisieren oder sich zusätzliche Liquidität verschaffen. Außerdem können Sie Anschaffungen über einen längeren Zeitraum finanzieren. Für viele unternehmerische Situationen gibt es eine Lösung. Über das Factoring können Sie gegebenenfalls ausstehende Zahlungen von gewerblichen Kunden vorziehen. Über das Finetrading können Sie Zahlungsziele bei Lieferanten verlängern. Wenn angeboten, können Sie trotzdem Skonto nutzen. Je nach Finanzierungsbedarf sind andere Lösungen interessant. Wenn Sie eine interessante IT-Ausstattung gefunden haben und in ein Upgrade investieren wollen, heißt es für Sie: IT-Ausstattung finanzieren. Sie suchen nach einer Lösung, um in IT Hardware oder Software zu investieren. Je nach Investitionsobjekt können die Kosten mehr oder weniger hoch sein. Unternehmen greifen hierzu am häufigsten auf das Firmenleasing oder den Firmenkredit zurück. Unter Umständen genügt bereits ein Mikrokredit.
Warum bietet sich Leasing an, um IT-Ausstattung zu finanzieren?
Eine Lösung, welche am Markt immer mehr genutzt wird ist das Leasing. Beim Leasing wird zwischen dem Leasinggeber und Leasingnehmer eine Leasingvereinbarung getroffen. Gegen Zahlung einer Leasinggebühr erhält der Leasingnehmer das Leasingobjekt. Dies ist ähnlich wie bei der Miete, mit dem Unterschied, dass der Leasingnehmer alle Rechten und Pflicht zum Leasingobjekt trägt. Er kann es frei nutzen, muss es aber auch pflegen und warten. Am Ende der Grundmietzeit kann das Leasingobjekt entweder mit einer Einmalzahlung komplett erwerben, es bis zum Erwerb weiter leasen, oder an den Leasinggeber zurückgeben. In einigen Fällen ist das Leasingobjekt bis dahin so sehr veraltet und verschlissen, dass es eher Sinn macht, in ein neueres Modell zu investieren. Mit dem Leasing können Sie IT-Ausstattung finanzieren. Die Finanzierung läuft über einen gewissen Zeitraum. Leasinggebühren können Sie bei Fälligkeit erfolgswirksam erfassen. Sie werden also unmittelbar in der Gewinn- und Verlustrechnung des Unternehmens als Aufwand erfasst.
Sie reduzieren den Gewinn und gewinnbezogene Steuern. Wenn eine Sachanlage gekauft und im Laufe der Nutzungsdauer nach gesetzlichen AfA Tabellen erfolgswirksam abgeschrieben wird, so wird der Aufwand in der Regel über einen längeren Zeitraum verteilt. Außerdem ist auch der bilanzielle Ausweis zukünftiger Ausgaben vorteilhaft aus der Sicht des Leasings. Nach HGB ist es nämlich nicht notwendig, die kompletten anstehenden künftigen Verbindlichkeiten in der Bilanz auszuweisen. Folglich wird die Eigenkapitalquote geschont. Wenn Sie weiterhin auch einen Firmenkredit benötigen, schränkt das Leasing die Verfügbarkeit eines Unternehmensdarlehen kaum ein. Beim Leasing von Software werden dem Leasingnehmer zudem regelmäßige Updates mit angeboten. Sie investieren in eine Software, parallel aber auch in künftig Updates. Sie erhalten die Chance, ständig auf dem neuesten Stand zu bleiben. Sie investieren regelmäßig geringere Summen als bei einem direkten Kauf. Im Gegenzug nutzen Sie aber auch stets die aktuellste Lösung. Dies kann auch rechtliche Erfordernisse wie Updates gemäß der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) oder der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GOBD) berücksichtigen. Im Zweifel könnten Sie mit dem Software Leasing auf der sicheren Seite sein.
Leasing oder Kauf? Vorteile und Nachteile
Wenn Sie vor der Wahl stehen: IT-Ausstattung finanzieren: Leasing oder Kauf? Was ist die beste Wahl, wie sollen Sie sich entscheiden? Wo sind die wesentlichen Unterschiede und welche Vor- und Nachteile ergeben sich dadurch? Im Folgenden führen wir Ihnen wesentliche Aspekte auf.
| Aspekt | Leasing | Kauf auf Kredit |
|---|---|---|
| Eigentum | Die Eigentumsübertragung an den Leasingnehmer erfolgt frühestens am Ende der Grundmietzeit. Unter Umständen wird das Leasingobjekt an den Leasinggeber zurückgegeben. | Das Eigentum geht unmittelbar an den Käufer über. |
| Kosten & Gebühren | Die Leasinggebühr enthält die Kosten der Finanzierung zuzüglich einer Verwaltungsgebühr. In der Regel sind die Kosten höher als beim Kauf | Bei der Finanzierung über einen Firmenkredit ist der zu zahlende Zins in der Regel günstiger als die Kosten der Finanzierung beim Leasing. |
| Erfolgswirksame Erfassung | Beim Leasing werden die Leasinggebühren entsprechend den Ausgaben bei Fälligkeit erfolgswirksam erfasst. Wenn allerdings eine Leasingsonderzahlung vereinbart wurde, so wird die Zahlung linear im Laufe der Grundmietzeit als Aufwand erfasst. | Das gekaufte Objekt wird entsprechend der gewöhnlichen Nutzungsdauer nach AfA Tabellen erfolgswirksam auf den Nutzungszeitraum verteilt. Zusätzlich sind die Zinszahlungen direkt als Zinsaufwendungen zu erfassen, Die Tilgungsraten werden erfolgsneutral verbucht. Es fließen zunächst mehr liquide Mittel ab, als sie ins Unternehmen zurückfließen. |
| Eigenkapitalquote | Künftige Verbindlichkeiten werden nicht ausgewiesen, die Eigenkapitalquote wird geschont. | Bei einem Kauf auf Kredit wird der Restbetrag des Kredites als Fremdkapital ausgewiesen. Die Eigenkapitalquote sinkt. Dies kann die Konditionen und Verfügbarkeit von Firmenkrediten negativ beeinflussen. |
| Wartung | Viele Leasinganbieter bieten bei Hardware vergünstigte Optionen der technischen Wartung und Instandhaltung an. Bei Software sind technische Updates und gesetzliche Anpassungen über die Mietzeit inbegriffen. Oft wird hierbei ein jährlicher oder sogar unbegrenzter Abonnement Service bereitgestellt. | Wenn Sie Hardware käuflich erwerben, ist die Wartung zu Marktpreisen verfügbar und ist komplett selbst zu finanzieren. Gekaufte Software beinhaltet oft Updates für einen Zeitraum von etwa 12 Monaten nach Kauf. Danach nicht mehr. |
Wie Sie sehen haben sowohl das Leasing, als auch der Kauf auf Kredit Vor- und Nachteile, wenn Sie IT-Ausstattung finanzieren müssen. Die Entscheidung einer Lösung liegt letztendlich bei Ihnen.
Wie Sie sehen haben sowohl das Leasing, als auch der Kauf auf Kredit Vor- und Nachteile, wenn Sie IT-Ausstattung finanzieren müssen. Die Entscheidung einer Lösung liegt letztendlich bei Ihnen.
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