Forderungsmanagement – weniger Ausfälle, mehr Liquidität

Alle wesentlichen Informationen zum Forderungsmanagement

Kreditmanagement

Intelligentes Forderungsmanagement reduziert Ausfälle und verbessert Liquidität und Eigenkapital. Welche betrieblichen Maßnahmen zählen zum Forderungsmanagement? Welche Rolle spielen Inkasso, Kreditausfallversicherung und Factoring? Dieser Beitrag erläutert alles Wesentliche zum Forderungsmanagement.

Was ist Forderungsmanagement?

Forderungsmanagement beschreibt ein organisiertes Mahnwesen. Ziel des Ganzen ist, Zahlungsausfälle zu minimieren und so die Liquidität des Unternehmens sicher zu stellen. Es ist dem Rechnungswesen zuzuordnen.
Gerät ein Rechnungsempfänger in Zahlungsverzug, deckt ein effektives Forderungsmanagement den Verzug auf und informiert zeitnah. Forderungsmanagement beinhaltet auch Bonitätsprüfungen von Geschäftspartnern vor größeren Aufträgen. Finaler Zweck ist es immer, Forderungsausfälle zu vermeiden oder möglichst zügig zu beheben.

Die Bedeutung von Forderungsmanagement für Unternehmen

Forderungsmanagement kann für Unternehmen von größter Bedeutung sein. Dazu ein Fallbeispiel. Ein Unternehmen erzielt pro 1 Million EUR Umsatz einer Umsatzrendite in Höhe von 5 %. Bei 10 Million EUR Umsatz entspricht dies einem Jahresgewinn in Höhe von 500.000 EUR. Das Unternehmen sieht sich einem durchschnittlichen Forderungsausfall in Höhe von 1,0 % gegenüber. Dies entspricht bei 10 Million EUR Umsatz 100.000 EUR. Daraus lassen sich zwei Schlussfolgerungen ziehen.

  • Gelingt es, die Forderungsausfälle zu halbieren, steigert dies den Jahresgewinn um 10 %
  • Derselbe Effekt würde eine Umsatzsteigerung um 10 % erfordern
  • Das Unternehmen benötigt 20 % seiner Umsätze, um die Forderungsausfälle auszugleichen

Forderungsausfälle beschädigen Unternehmen ganz erheblich. Im obigen Beispiel wird dies deutlich. Der gesamte operative Betrieb von mehr als zehn Wochen pro Jahr dient allein zur Bewirtschaftung des Forderungsausfalls.

Forderungen binden Kapital, weil sie durch das Unternehmen finanziert werden müssen. Ein hoher Bestand an Forderungen birgt wesentliche Ausfallrisiken. Das Forderungsmanagement dient dazu, die Ausfallquoten zu verringern.

In der Praxis fallen Abschreibungen auf Forderungen sehr viel höher aus. Im Jahr 2018 mussten Unternehmen im Durchschnitt 2,8 % ihrer Forderungen abschreiben. Im obigen Beispiel entspricht dies 82.000 EUR und damit mehr als der Hälfte des eigentlichen Jahresgewinns. Jede dritte Insolvenz ist verschiedenen Studien zufolge auf den Ausfall größerer Forderungen zurückzuführen.

Wie wirkt sich gutes bzw. schlechtes Forderungsmanagement auf die Bonität aus?

Ein schlechtes Forderungsmanagement führt dazu, dass Rechnungen häufig spät oder gar nicht bezahlt werden. Dann muss ein signifikanter Teil der Umsätze abgeschrieben werden. Dies verringert den Gewinn. Durch die späten Liquiditätszuflüsse verschlechtert sich zudem die Liquiditätssituation des Unternehmens. Dies erhöht die Kosten an verschiedenen Stellen. Zum einen können Zinsen für Kontokorrentkredite und andere kurzfristige Finanzierungsformen fällig werden. Zum anderen kann das Unternehmen Skonti bei Lieferanten nicht wahrnehmen, weil die Liquidität für schnelle Zahlungen fehlt.

Wichtige Bausteine des Forderungsmanagements sind Inkasso, Factoring und Kreditausfallversicherungen.

Bonitätsprüfung und Zahlungsziele

Effektives Forderungsmanagement beginnt schon vor dem Vertragsabschluss. Bevor ein neuer Kunde beliefert wird, sollte dessen Bonität geprüft werden. Dazu bieten sich im B2B Bereich Ratings von Creditreform und im B2C Bereich Scorings von Auskunfteien wie der SCHUFA an. Gibt es Zweifel an der Solvenz eines Kunden, sollte dieser nur noch gegen Vorkasse beliefert werden.

Ein weiterer wichtiger Aspekt betrifft die eingeräumten Zahlungsziele. Prinzipiell gilt: Je kürzer die Zahlungsziele, desto günstiger die Ausfallrate. In der Praxis können Zahlungsziele nicht beliebig durchgesetzt werden. Es sind vielmehr branchenübliche Usancen und die Besonderheiten einer jeden Geschäftsbeziehung zu berücksichtigen. Dennoch sollten Unternehmen versuchen, keine allzu langen Zahlungsziele einzuräumen.

Inkasso auslagern und Forderungen schneller eintreiben

Unternehmen können überfällige Rechnungen an Inkassobüros abgeben. Diese übernehmen dann die Eintreibung. Der Inkassoprozess verläuft über mehrere Stadien (bzw. endet, wenn die Forderung beglichen wird). Der Prozess beginnt mit vorgerichtlichem Inkasso. An dieses schließt sich gegebenenfalls das gerichtliche Mahnverfahren an. Danach kommt es zur Zwangsvollstreckung und gegebenenfalls zur Titelüberwachung.

Vorgerichtliches Inkasso

Das vorgerichtliche Inkasso schließt sich an das kaufmännische Mahnverfahren an. Ein Inkassounternehmen kontaktiert den säumigen Zahler. Dies ist per Brief oder Telefon möglich. Die Zielsetzung: Die Beitreibung der Forderung ohne gerichtliches Verfahren. Unternehmen zahlen an das Inkassobüro eine Gebühr. Das Inkassobüro wiederum verlangt über die Hauptforderung und Verzugszinsen hinaus weitere Entgelte vom säumigen Zahler.

Inkassobüros können auf umfangreiche Datenbanken zurückgreifen. Diese Datenbanken enthalten Informationen zu der absehbaren Zahlungsfähigkeit eines Schuldners. Das Inkassobüro kann auf Grundlage dieser Daten frühzeitig abschätzen, ob sich ein aufwendiger Beitreibungsprozess lohnt.

Die Vorgehensweise kann individuell mit dem Inkassobüro abgestimmt werden. So kann z. B.  vereinbart werden, dass der Kunde zunächst telefonisch und in freundlicher Tonalität kontaktiert wird. Dies macht Sinn, wenn es sich um einen an und für sich wichtigen Kunden handelt, der nicht verloren werden soll. Der Kunde bemerkt dann, dass die Situation ernst zu werden droht und ändert im besten Fall sein Zahlverhalten. Gleichzeitig wird er nicht durch die sofortige Drohung mit einem gerichtlichen Verfahren abgeschreckt.

Diese Vorteile bietet ein Inkassobüro im Vergleich zum Mahnverfahren in eigener Regie:

  • Bonitätsprüfung des Schuldners (Aussicht auf Erfolg?)
  • Schuldner merkt, dass es ernst wird
  • Entlastung der eigenen Buchhaltung
  • Individuelle Vorgehensweise möglich
  • Inkassokosten werden auf Schuldner umgelegt

Grundsätzlich wird das Inkassobüro die Inkassokosten vom Schuldner verlangen. Der Schuldner könnte allerdings nach der Kontaktaufnahme durch das Inkassounternehmen die Hauptforderung nebst Verzugszinsen direkt an den Gläubiger leisten das Inkassobüro ignorieren. In diesem Fall verlangt das Inkassounternehmen vom Gläubiger dennoch eine Gebühr. Diese lässt sich rechtlich betrachtet eintreiben. In der Praxis wird jedoch oft auf die Beitreibung reiner Inkassokosten verzichtet, wenn die Hauptforderung bezahlt wurde.

Gerichtliches Inkasso

Führt das vorgerichtliche Inkasso nicht zum Erfolg, kann ein Inkassounternehmen das gerichtliche Mahnverfahren einleiten. Dieses beginnt mit einem Mahnbescheid. Inkassounternehmen prüfen vor der Aufnahme des Verfahrens, ob dieser Schritt wirtschaftlich ist und sich für den Gläubiger lohnt. Bei unstrittigen Forderungen werden schließlich Titulierung und Zwangsvollstreckung eingeleitet.

Kann die Forderung im Rahmen des gerichtlichen Inkassos nicht vollständig eingetrieben werden, folgt die Titelüberwachung. Das Inkassounternehmen kann den Schuldner bis zu 30 Jahre lang beobachten. Verfügt der Schuldner über pfändbares Vermögen, kann dieses eingetrieben werden.

Die Vorteile des gerichtlichen Inkassos mit einem Inkassounternehmen:

  • Inkassounternehmen kann vorab Wirtschaftlichkeitsanalyse durchführen
  • Buchhaltung wird von Durchführung von Mahnverfahren etc. entlastet
  • Inkassounternehmen gehen zu 100 % gesetzeskonform vor und vermeiden Formfehler, die die Beitreibung verzögern

Titelüberwachung

Die Überwachung titulierter Forderungen kann in der Praxis eine sehr große Rolle spielen. Häufig reichen gerichtliches Mahnverfahren und Zwangsvollstreckung nicht aus, um die Forderung zu befriedigen. Der Grund: Der Schuldner verfügt nicht über genügend Vermögenswerte. Titulierte Forderungen verjähren jedoch erst nach 30 Jahren. Während dieser Zeit ist es möglich, weitere Zwangsvollstreckung in das Vermögen des Schuldners zu unternehmen, wenn sich dies lohnt.

Unternehmen könnten auf bloßen Verdacht hin und wieder einen solchen Vollstreckungsversuch unternehmen. Dies ist jedoch mit hohen Kosten verbunden. Inkassounternehmen überwachen einen Schuldner und unternehmen solche Versuche, wenn es sich lohnt. In der Regel geben Schuldner eine Vermögensauskunft ab. Das Inkassounternehmen erfährt dann von Änderungen bei den wesentlichen Verhältnissen des Schuldners.

Ein wichtiger Vorteil der Überwachung besteht in der Kostenstruktur vieler Inkassounternehmen. Für titulierte Forderungen kann eine Erfolgsprämie vereinbart werden. Dann müssen Gläubiger nur an das Inkassobüro leisten, wenn tatsächlich Geld eingetrieben wurde.

Die Vorteile der Titelüberwachung im Überblick:

  • Schuldner werden bis zu 30 Jahre lang überwacht (bei titulierten Forderungen)
  • Inkassounternehmen kann Vermögensverhältnisse des Schuldners laufend kontrollieren
  • Eintreibung auf Provisionsbasis möglich

Factoring und Forderungsmanagement

Factoring kann im Forderungsmanagement eine westliche Rolle spielen. Beim Factoring tritt ein Unternehmen seine Forderungen an eine Factoring Gesellschaft ab. Die Factoring Gesellschaft kann sämtliche mit der Forderung verbundenen Prozesse übernehmen. Dazu gehört die initiale Rechnungsstellung, das Mahnwesen und gegebenenfalls Inkasso. Bei echtem Factoring trägt die Factoring Gesellschaft das Adressenausfallrisiko.

Factoring bietet Unternehmen einige wesentliche Vorteile. Zum einen fließt sehr viel schneller Liquidität zu, weil Forderungen durch die Factoring Gesellschaft sehr schnell beglichen werden. Zum anderen entfällt das Kreditausfallrisiko. Im Gegenzug muss eine Gebühr an den Factorer bezahlt werden.

Durch den Vertrag mit einem Factorer können diverse Prozesse ausgelagert werden. Dies kann zu Effizienzsteigerungen beitragen. Der Factorer wird im Vorfeld eines Geschäfts die Bonität prüfen und nur Schuldner mit guter Bonität zulassen. Entsteht eine Forderung, überweist der Factorer Liquidität, die sofort zur Verfügung steht. Die Bilanzsituation verbessert sich, weil keine Forderungsausfälle mehr einkalkuliert werden müssen. Die Bilanzsumme wird durch den Verkauf des Forderungsbestands deutlich reduziert. Dadurch erhöht sich die Eigenkapitalquote. Diese ist für Ratings von größter Bedeutung.

Wie läuft Factoring ab? Eine mögliche Vereinbarung mit einer Factoring Gesellschaft sieht wie folgt aus:

  • Der Factorer erstattet sofort 80-90 % der angekauften Forderung (diese liegt unter 100 % der Ursprungsforderung)
  • Der Restbetrag wird bei Zahlung des Kunden erstattet
  • Es gibt 100-prozentige Übernahme des Forderungsausfallrisikos
  • Bonität und Kreditlimits der Kunden werden unterbrechungsfrei überwacht
  • Der Factorer übernimmt Mahnwesen und Inkasso

Durch Factoring können Unternehmen nicht nur ihre Liquiditäts- und Bilanzsituation verbessern, sondern auch Kostenvorteile nutzen. Da schnell Liquidität zufließt, können Skonti von Lieferanten genutzt werden. Die Stellung des Unternehmens gegenüber Lieferanten verbessert sich dadurch. Lieferanten räumen im besten Fall bessere Konditionen ein, weil sie sich eine schnellen Zahlung sicher sein können.

Den eigenen Kunden können längere Zahlungsziele eingeräumt werden, was neue Kunden anzieht und damit die Umsätze erhöht. Factoring verschafft Unternehmen zudem mehr Unabhängigkeit gegenüber der Hausbank.

Echtes Factoring erfüllt damit drei Funktionen:

  1. Finanzierungsfunktion: Mehr und schnellere Liquidität
  2. Delkrederefunktion: Auslagerung von Forderungsausfallrisiken
  3. Servicefunktion: Auslagerung von Buchhaltung, Mahnwesen, Inkasso etc.

Nachteile von Factoring

Die Vorteile von Factoring gibt es nicht ganz umsonst. Beim Factoring fallen verschiedene Kosten an. Die Factoringgebühr ist ein Prozentsatz des Jahresumsatzes. Zusätzlich fallen Zinsen für die Vorfinanzierung an. Die Höhe der Zinsen richtet sich danach, wie schnell der Factorer welchen Anteil an angekauften Forderung zahlt. Zudem gibt eine Prüfgebühr. Für jede Bonitätsprüfung fallen beim Factorer Kosten an. Die Höhe der Prüfgebühr richtet sich deshalb auch nach der Anzahl der Schuldner.

Forderungsausfallversicherungen

Forderungsausfallversicherungen sind ein weiteres wichtiges Instrument im Forderungsmanagement. Die Versicherungen zahlen, wenn Kunden das nicht tun. Unternehmen können sich dadurch gegen Zahlungsausfälle absichern. Häufig werden Forderungsausfallversicherungen mit anderen Leistungen wie zum Beispiel Bonitätsprüfungen und Inkasso kombiniert.

Im Versicherungsvertrag werden zumeist Grenzen festgelegt. Forderungen unterhalb dieser Grenzen sind pauschal versichert. Voraussetzung für den Versicherungsschutz ist eine positive Creditreform Auskunft und/oder positive Zahlungserfahrungen des liefernden Unternehmens selbst. Für größere Beträge muss ein individuelles Kreditlimit mit dem Versicherer vereinbart werden. Die Versicherung zahlt, wenn der Versicherungsfall eintritt. Dies muss nicht bei einfachem Verzug des Schuldners der Fall sein. Wann genau der Versicherungsfall vorliegt (zum Beispiel bei erfolgloser Titulierung), definieren die Versicherungsbedingungen.

Kreditausfallversicherungen können auch im Forderungsmanagement kleiner und mittlerer Unternehmen zum Einsatz kommen. Zu den bekanntesten Angeboten gehört die Warenkreditversicherung von Creditreform. Creditreform kooperiert dazu mit der Atradius Kreditversicherung und der R + V Allgemeine Versicherung AG.

Diese Versicherungen sind auch in einer Variante für Unternehmen mit einem Jahresumsatz bis 2 Millionen EUR erhältlich. Die Obliegenheiten des Versicherungsnehmers sind überschaubar. Gefordert wird der Abruf einer Creditreform Wirtschaftsauskunft und ein Zahlungsziel von weniger als 60 Tagen. Versicherungsschutz gibt es bis zur Höhe des in der Wirtschaftsauskunft festgelegten Kreditlimits (maximal 50.000 EUR). Entschädigt werden dann 90 % der Nettoforderung abzüglich einer Gebühr in Höhe von 250 EUR. Neben Forderungen innerhalb Deutschlands können auch Forderungen in einer Reihe von Exportländern versichert werden. Bedingung für den Abschluss einer solchen Versicherung ist jedoch die Mitgliedschaft bei Creditreform.

Die Kosten einer Forderungsausfallversicherung richten sich nach Branche, Jahresumsatz (Versicherungssummen), Vorschäden, eingeräumten Zahlungszielen und der vereinbarten Selbstbeteiligung.

Es gibt keinen fixen Jahresumsatz, ab dem sich der Abschluss einer solchen Versicherung lohnt. Als Faustformel gilt, dass ab 500.000 EUR Jahresumsatz und 20.000 EUR jährlichen Abschreibungen auf Forderungen der Abschluss sinnvoll sein kann.

Abgeschriebene Forderungen verkaufen

Startet ein Unternehmen am Tag X ein professionelles Forderungsmanagement, sind bis zu diesem Tag sehr wahrscheinlich schon viele Altlasten aufgelaufen. Dann gibt es Forderungen, deren Eintreibung längst eingestellt wurde. Gründe für die Einstellung gibt es viele. Der Gläubiger kann aufgrund eines geringen Betrags das Interesse verloren haben. Der Schuldner könnte unbekannt verzogen oder insolvent sein. Was tun mit solchen Forderungen?

Besser als eine Abschreibung ist der Verkauf solcher Forderungen an spezialisierte Dienstleister wie zum Beispiel Inkassounternehmen. Diese Unternehmen kaufen längst abgeschriebene Forderungen zu einem Prozentsatz des Nominalwertes auf und versuchen anschließend, Geld einzutreiben. Besser als eine Abschreibung zu 100 % ist der Verkauf in jedem Fall. Welcher Prozentsatz des Nennwertes sich beim Verkauf erzielen lässt, hängt von Art, Umfang und Alter (Verjährung!) der Forderungen sowie den Schuldnern ab.

Wichtiger ist es jedoch, in Zukunft Forderungsausfälle so weit wie möglich zu vermeiden. Dies beginnt bei Bonitätsprüfung und Kreditlimitüberwachung und setzt sich über Maßnahmen wie Factoring, Inkasso und Forderungsausfallversicherungen fort. Die Minimierung von Ausfällen zählt für Unternehmen nahezu jeglicher Branche zu den zentralen Erfolgskriterien.

Fazit

Schlechtes Forderungsmanagement verschlechtert deshalb die Bonität an verschiedenen Stellen. Die Eigenkapitalquote sinkt ebenso wie die Liquidität. Das Unternehmen könnte aufgrund seiner schlechten Liquiditätssituation selbst eine schlechte Zahlungsmoral an den Tag legen. Dies wirkt sich unmittelbar auf Ratings von Auskunfteien wie Creditreform etc. aus.