Firmenwagenleasing und seine steuerlichen Besonderheiten

Welche Rolle spielt der Geldwerte Vorteil beim Firmenwagenleasing?

Dienstwagen leasen

Das Firmenwagenleasing ist eine gute Alternative zur Finanzierung eines Firmenwagens. Was steuerlich zu beachten ist und was es mit der 1-%-Regelung beim Leasen eines Firmenwagens auf sich hat, erfahren Sie hier.

Die Besonderheiten des Firmenwagenleasings

Wer seinen Mitarbeitern einen Firmenwagen zur Verfügung stellen will, der sollte sich auch mit der steuerlichen Bedeutung auseinandersetzen. Eines der Stichpunkte in diesem Zusammenhang ist auch die Frage: 1-%-Regelung beim Leasen des Firmenwagens, ja oder nein?
Das Leasing ist eine Alternative zum Kauf. Es ist eine Mischform zwischen Kauf und Miete. Im Gegensatz zur Standard-Miete wie der von Büroräumen, trägt beim Leasing der Leasingnehmer alle Rechte und Pflichtendes Mietobjektes.

Car on the Road

Dies bedeutet: Der Leasingnehmer haftet in der Regel für Schäden und Verschleiß am geleasten Firmenwagen selbst. Leasingverträge beinhalten gewöhnlich eine Grundmietzeit. Während dieser Grundmietzeit können sie nicht gekündigt werden. Alternative Absprachen kann es geben, dann aber oft auch auf Kosten der Konditionen. Die Leasingraten steigen.

Bei vielen Leasing-Vereinbarungen ist ebenfalls eine Leasingsonderzahlung als Anzahlung im Leasingvertrag vereinbart. Diese reduziert zwar die monatlichen Leasingraten, kann aber erst über die Vertragslaufzeit erfolgswirksam verbucht werden.

Gerade wenn es um das Firmenwagenleasing geht, wird in der Regel auch eine maximale Anzahl an Kilometern definiert. Diese steht dem Leasingnehmer innerhalb eines Monats oder eines Jahres zur Verfügung. Im Fall, dass diese maximale Anzahl an verfügbaren Kilometern in einem Leasingzeitraum überschritten wird, können mehr Kilometer zu Mehrkosten führen.

Am Ende der Grundmietzeit gibt es drei Optionen. Zum einen kann der Vertrag natürlich einfach auslaufen. Der Leasingzeitraum endet nach dem vertraglich vereinbarten Zeitraum. Zum anderen kann das Leasing aber auch verlängert werden. In der Regel ist das Leasingverhältnis ab diesem Zeitpunkt dann auch monatlich kündbar. Gegebenenfalls mündet das Leasing in einer Eigentumsübertragung des Dienstwagens an den Leasingnehmer. Die dritte Option ist der Kauf des Dienstfahrzeuges. In der ursprünglichen Vereinbarung wurden die Konditionen hierzu vordefiniert.

Die Versteuerung des Leasingfahrzeuges

Das Leasing ist eine Möglichkeit, seinen Mitarbeitern ein Dienstfahrzeug zur Verfügung zu stellen. Es besteht nicht unmittelbar ein hoher Bedarf an liquiden Mitteln, im Gegensatz zum Kauf. Haben Sie sich schon einmal Gedanken darüber gemacht, welche Steuern beim Leasing von dienstlichen Fahrzeugen zu beachten sind?

Im Grunde genommen gibt es drei verschiedene Steuerarten, die relevant werden können. Zwei davon sind recht leicht ersichtlich. Die Dritte dagegen wird im ersten Moment schon einmal vergessen. Wenn es der Fiskus dann merkt, wird wohl eine Nachzahlung drohen.

Zu aller erst und wohl am offensichtlichsten ist die Mehrwertsteuer. Jeder Zahlbetrag der Leasingraten berücksichtigt auch diese Steuer. Sie ist allerdings lediglich eine Durchlaufsteuer. Wenn Sie all Ihre Dokumentation sauber vorliegen haben, können Sie einen Vorsteuerabzug beim Finanzamt geltend machen. Dies bedeutet: Sie wird nicht direkt von Ihnen getragen.

Wenn Sie also beispielsweise ein Fahrzeug für Brutto 1.190,- Euro pro Monat Leasen, so sind in diesem Preis 19 Prozent, also 190,- Euro Mehrwertsteuer als Vorsteuer enthalten. Wenn Sie sonst keine Erträge und Aufwendungen in dem Monat hätten, würden Sie die Vorsteuer in Höhe von 190,- Euro erstattet bekommen.

Um die zweite Steuer besser zu verstehen, sollten wir uns auch die Verbuchung der Leasingraten in der Buchhaltung vor Augen führen (Umsatzsteuer bleibt außen vor). Anders als beim Kauf eines Objektes werden Leasingraten unmittelbar als Aufwand verbucht. Somit werden sie erfolgswirksam in der Gewinn- und Verlustrechnung erfasst. Sie verringern folglich den Gewinn des Unternehmens. Somit beeinflusst das Leasing auch die fällige Körperschafts- und Gewerbesteuer.

Wenn Sie in dem Wirtschaftsjahr ohne den geleasten Firmenwagen einen Gewinn von 2.000,- Euro erwirtschaftet hätten, dann läge der Gewinn bei 1.000,- Euro mit Leasingfahrzeug. Statt auf 2.000,- Euro wird die Körperschaftssteuer lediglich auf 1.000,- Euro gezahlt.

Die dritte Steuer, die zu berücksichtigen ist, ist die Einkommenssteuer im Zusammenhang mit dem geldwerten Vorteil.

Näheres zum geldwerten Vorteil beim Firmenwagenleasing

Bedeutung: Geldwerter Vorteil

Als Arbeitgeber stellen Sie als Unternehmen Ihren Mitarbeitern häufig auch andere Sachleistungen zur Verfügung. Dies kann beispielsweise ein Firmenwagen, Firmenmobiltelefon, Firmennotebook, Teamevents oder eine Förderung im Rahmen von Sportveranstaltungen sein. Diese Sachleistungen werden als geldwerter Vorteil bezeichnet. Sie sind ein Vorteil die Ihre Arbeitnehmer erhalten, für den aber Sie als Unternehmen zahlen. Teilweise können diese Sachleistungen auch privat genutzt werden.

Da diese Vorteile einer versteckten Lohnauszahlung entsprechen, müssen einige dieser geldwerten Vorteile extra versteuert werden. Grundsätzlich gibt es beim geldwerten Vorteil einen Freibetrag von 44 Euro im Monat. Alle Sachleistungen wie Getränke oder eine Unterstützung beim Beitrag zum Sportstudio müssen extra versteuert werden, sobald sie die 44 Euro im Monat überschreiten. Wenn der Wert dieses geldwerten Vorteils 60 Euro beträgt, dann sind davon 16 Euro wie eine Lohnerhöhung zu versteuern.

Mitarbeiterrabatte für eigene Produkte, Waren oder Dienstleistungen sind bis zu 4% stets steuerfrei. Für alles was darüber hinaus geht gilt zusätzlich ein Freibetrag von bis zu 1.080 Euro im Kalenderjahr.

Grundsätzlich nicht mehr zu versteuern sind seit 2019 bereitgestellte Jobtickets des öffentlichen Personennahverkehr. Auch Fahrräder und Elektro-Fahrräder mit einer Geschwindigkeit von bis zu 25 Kilometer pro Stunde können Sie ohne zusätzliche Versteuerung bereitstellen.

Wenn Ihre Mitarbeiter eine geschäftliche Fahrt mit dem Dienstwagen machen, dann ist diese ganz klar dienstlich bedingt und kein geldwerter Vorteil. Die Fahrt mit dem Dienstfahrzeug nach Hause hingegen ist ein geldwerter Vorteil.

Wie Sie sehen, ist es beim Firmenwagen ein wenig kniffliger. Wie aber stellen Sie sicher, dass Sie alles richtig machen und was ist eigentlich die 1-%-Regelung beim Leasen des Firmenwagens?

Die genaue Variante: Das Fahrtenbuch beim Firmenwagenleasing

Eine recht leicht verständliche Methode zur Messung und Dokumentation des Anteils der betrieblichen Nutzung eines Firmenwagens ist das Fahrtenbuch. Das Fahrtenbuch kann hierbei stets als Nachweis, auch allgemein zur betrieblichen Nutzung dienen. Es kann elektronisch, aber auch auf Papier gepflegt werden.

Welche Informationen muss das Fahrtenbuch aber enthalten und wer pflegt es?

Der Arbeitnehmer als Halter des Firmenfahrzeuges muss oder sollte zumindest ein Fahrtenbuch führen. Darin zu dokumentieren sind:

    • Das amtliche Kfz-Kennzeichen, um das Fahrtenbuch dem richtigen Dienstwagen zuzuordnen.
    • Der jeweilige Kilometerstand aller betrieblicher und privater Fahrten. Es muss die Fahrleistung des geleasten Firmenwagens lückenlos aufzeigen.
    • Die Art der Fahrt:
      • Betriebliche Fahrten sind zum Beispiel jene zu Vertriebsmeetings
      • Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsort, also dem Arbeitsweg
      • Privatfahrten, die mit der betrieblichen Tätigkeit nichts zu tun haben
      • Fahrten in Bezug zu anderen Einkünften, wenn Ihr Arbeitnehmer beispielsweise einen Nebenerwerb ausführt
      • Fahrten bei doppelter Haushaltsführung, also wenn der Fahrzeughalter zwei Wohnungen in verschiedenen Städten hält und pendelt.
    • Eine kurze Beschreibung und weitere Ausführung des Zweckes der Fahrt, also eine nähere Ausführung zur Art der Fahrt

Die betriebliche Fahrt

Bei betrieblichen Fahrten ist mehr Detail gefragt, als bei den anderen Arten. Während bei privaten Fahrten An- und Abfahrtsort, Datum und Zeit sowie die zurückgelegten Kilometer in der Regel ausreichen, sind bei betrieblichen Fahrten weitere Informationen notwendig:

    • Datum der Fahrt
    • Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt
    • Abfahrtsort und Ziel
    • Die Reiseroute, nähere Angaben zum gewählten Weg
    • Zweck der Fahrt, wie Vertriebsmeeting oder Lieferantenbesuch
    • Name des Geschäftspartners oder Kunden, der besucht wurde. Wenn größere Unternehmen besucht werden, muss der volle Name des Ansprechpartners angegeben werden.

Je nach Anteil der betrieblichen Nutzung kann der Firmenwagen auch betrieblich berücksichtigt werden. Je nach Anteil der privaten Nutzung entspricht das bereitgestellte Dienstfahrzeug einem geldwerten Vorteil, also einer versteckten Gehaltserhöhung und muss entsprechend zusätzlich versteuert werden.

Die Vereinfachung: 1-%-Regel beim Firmenwagenleasing

1-%-Regelung im Überblick

Die 1-%-Regel ist eine Option zur Besteuerung von geleasten Firmenwagen. Sie besagt, dass bei Firmenwagen, die mindestens 50 % betrieblich genutzt werden, als Pauschale 1 % des Bruttolistenpreises zusätzlich zur Einkommenssteuer abgeführt werden können. Zusätzlich abzuführen sind 0,03 % des Bruttolistenpreises für jeden Kilometer zwischen Wohnung und Arbeitsplatz. Ab wann lohnt sich die 1-%-Regelung? Am Ende hängt dies vom Einzelfall ab. Pauschal lässt sich nur sagen, dass die 1-%-Regelung effektiver wird, je geringer der Anteil der privaten Nutzung ist.

Wie Sie sich bereits denken können, kann die genaue Auswertung eines Fahrtenbuches aufwendig werden. Je nachdem wie ordnungsgemäß und sauber die Fahrten im Fahrtenbuch dokumentiert wurden, sind die Auswertungen am Ende auch eindeutig. Ein digitales Fahrtenbuch kann hierbei bereits einfacher auszuwerten sein, wenn es richtig geführt wurde. Moderne Fahrtenbuch Apps können dem Fahrzeughalter die Führung der Dokumentation erleichtern, sogar teilweise automatisieren.

Wem das immer noch zu kompliziert oder aufwendig ist, dem hat der Fiskus eine Vereinfachung zugestanden. Die Rede ist von der 1-%-Regelung beim Leasen eines Firmenwagens.

Die 1-%-Regelung beim Firmenwagenleasing besagt, dass Unternehmen alternativ auch pauschal 1 Prozent des Bruttolistenpreises eines Fahrzeuges im Zusammenhang mit dem geldwerten Vorteil zusätzlich mit der Einkommenssteuer besteuern können. Voraussetzung ist hierbei aber, dass der Dienstwagen zu mindestens 50% betrieblich genutzt wird. Als Nachweis der Nutzung ist ein Fahrtenbuch hilfreich.

Zusätzlich sind 0,03 Prozent des inländischen Listenpreises (Brutto) des Fahrzeugs pro gefahrenem Kilometer zwischen Arbeitsplatz und Wohnung in jedem Monat dem geldwerten Vorteil hinzuzurechnen.

Fazit der 1-%-Regelung

Die 1-%-Regel ermöglicht die Aufsplittung der betrieblichen Kosten und des geldwerten Vorteils in feste monatliche Werte. Es muss nicht jeden Monat ein neuer Satz ermittelt werden. Der Arbeitsaufwand ist also geringer als bei der genauen Betrachtung. Aus Kostengründen ist die 1-%-Regelung beim Firmenwagenleasing aber nicht immer die beste Lösung. Der Anteil, der dem geldwerten Vorteil zuzuordnen ist, ist nämlich noch zusätzlich mit der Einkommenssteuer zu versteuern.

Vergessen werden sollte hierbei auch nicht, dass dieser Vorteil des Arbeitnehmers nicht nur eine zusätzliche Besteuerung mit der Lohnsteuer, sondern auch zusätzliche Kosten für Kirchensteuer, Solidaritätszuschlag sowie der Sozialversicherungsbeiträge verursacht. Sowohl Arbeitnehmer-, als auch Arbeitgeberanteile sind zusätzlich zu den Anteilen aus dem Bruttogehalt abzuführen.

Folgendes Beispiel verdeutlicht die Differenz des geldwerten Vorteils noch einmal in Zahlen.

Fahrtenbuch vs. 1 % Regelung am Beispiel

Wann ist es aus Kostengründen günstiger, die betriebliche Fahrzeugnutzung exakt zu messen? Wie groß sind die Unterschiede und welche Kosten fallen für den Anteil des geldwerten Vorteils zusätzlich an?

Um dies zu verdeutlichen und besser zu verstehen, widmen wir uns einem Beispiel. Nehmen wir mal an, Sie leasen einen Mercedes, die neue C-Klasse Limousine in der Standardausstattung als Dienstwagen eines Mitarbeiters. Die Raten beim Firmenwagenleasing betragen rund 1.250 Euro im Monat. Der Bruttolistenpreis liegt bei etwa 32.600 Euro. Ihr Mitarbeiter legt jeden Monat 10 Kilometer auf dem Arbeitsweg zurück. Was bedeutet dies für den geldwerten Vorteil?

Mit der 1-%-Regelung beim Firmenwagenleasing wird der geldwerte Vorteil wie folgt kalkuliert.

Bruttolistenpreis des Neuwagens 32.500,-€
 1 % des Bruttolistenpreises 325,-€
 0,03 % des Bruttolistepreises je gefahrenen Kilometer Arbeitsweg 97,50 €
Geldwerter Vorteil 422,50 €

Kalkulation des geldwerten VorteilsSomit wären an diesem Beispiel jeden Monat 422,50 Euro zusätzlich im Rahmen der Einkommenssteuer und Sozialversicherungsbeiträge zu berücksichtigen.

Welchem Wert entspricht im Vergleich der Geldwerte Vorteil, wenn der Pkw zu 60 Prozent oder zu 90 Prozent betrieblich genutzt wird?

Bruttoleasingrate 1.250,- € 1.250,- €
Anteil privater Nutzung 40 % 10 %
Geldwerter Vorteil 500,- € 100,- €

Wie Sie sehen steigt der Geldwerte Vorteil mit dem Anteil der privaten Nutzung eines Dienstwagens. Je geringer der private Anteil der Nutzung ist, desto geringer ist der geldwerte Vorteil. Die Lösung der Berücksichtigung genauer Nutzenanteil macht aus Kostensicht mehr Sinn.

Welche Methode Sie am Ende wählen ist komplett Ihnen überlassen. Wichtig ist nur, dass die betriebliche Nutzung des Firmenfahrzeuges größer als 50 Prozent ist. Die 1-%-Regelung beim Leasen eines Firmenwagens ist weniger aufwendig, oft aber auch teurer. Die genaue Ausprägung hängt aber von Ihrem genauen Fall ab.

Auch wenn Sie sich für eine Lösung entschieden haben, wenn Sie wollen, können Sie jeden Monat auf die andere Variante wechseln. Sie können monatlich variieren.

Ausnahmen und andere Besonderheiten

Gibt es auch Ausnahmen von dieser Regel und was ist zu berücksichtigen, wenn die betriebliche Nutzung geringer als 50 Prozent ist?

Die betriebliche Berücksichtigung von geleasten Dienstwagen ist unumstritten, wenn der Anteil der betrieblichen Nutzung über 50 % liegt. Darunter ist es nicht so eindeutig. Bei einer Nutzung zwischen 10 und 50 Prozent zu dienstlichen Zwecken kann der Gesellschafter der Gesellschaft entscheiden, ob der Firmenwagen dem Betriebsvermögen zugeordnet werden soll oder nicht. Es wird auch vom gewillkürten Betriebsvermögen gesprochen. Wenn der Anteil der betrieblichen Nutzung unter 10 Prozent liegt, dürfen maximal 30 Cent je dienstlich gefahrenen Kilometer erfolgswirksam in der Buchhaltung berücksichtigt werden. Die Körperschafts- und Gewerbesteuer werden entsprechend mehr oder weniger beeinflusst.

Für den geldwerten Vorteil bedeutet die private Nutzung eines Firmen-Pkw von mehr als 50 Prozent, dass die 1-%-Regel beim Firmenwagenleasing nicht mehr angewandt werden darf. Es muss die genaue Ermittlung mit Hilfe eines Fahrtenbuches erfolgen.

Wir raten Ihnen, dies gleich korrekt zu berücksichtigen und bei Bedarf auch Ihren Steuerberater um Unterstützung zu bitten. Wenn Sie nämlich in den Genuss einer Betriebs- oder Lohnsteuersonderprüfung des Finanzamtes kommen, kann dies sonst Einkommenssteuer- und Sozialversicherungsnachzahlungen mit sich bringen.

Eine weitere Besonderheit gibt es seit diesem Jahr. Elektro- oder extern aufladbare hybride Elektrofahrzeuge, die in den Jahren 2019 bis 2021 angeschafft oder geleast werden, müssen den geldwerter Vorteil lediglich zu 50 Prozent berücksichtigen und zusätzlich versteuern.

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