Firmenkreditkarte: Voraussetzungen, Vorteile und Vergleich
Eine Firmenkreditkarte kann den Zahlungsverkehr und die Abrechnung vereinfachen. Welche Unternehmen erhalten eine Firmenkreditkarte? Welche Vorteile bieten die Karten und mit welchen Kosten ist zu rechnen? Diese und weitere Fragen rund um betriebliche Kreditkarten werden hier beantwortet.
Was ist eine Firmenkreditkarte?
Eine Firmenkreditkarte ist eine Kreditkarte, die auf ein Unternehmen lautet. Im Fall von Personengesellschaften lautet die Kreditkarte auf den Inhaber. Auch Kapitalgesellschaften können Kreditkarten erhalten.
Unternehmen mit einer größeren Zahl von Mitarbeitern können eine Vielzahl von Kreditkarten über ein gemeinsames Hauptkonto abrechnen. Für jede einzelne Kreditkarte wird gleichzeitig ein Unterkonto erstellt. Jeder einzelnen Kreditkarte kann ein Zahlungsverkehrslimit zugeordnet werden. Dadurch können Mitarbeiter betriebliche Ausgaben mit einer firmeneigenen Kreditkarte bezahlen.
Eine Firmenkreditkarte kann die Abrechnung bestimmter Ausgaben erheblich erleichtern. Ein Beispiel: Beschäftigten Unternehmen viele Außendienstmitarbeiter, werden diese regelmäßig Reisekosten abrechnen. Prinzipiell müssen dafür zahlreiche Belege eingereicht werden. Werden alle Ausgaben im Zusammenhang mit Reisen mit einer Kreditkarte beglichen, kann die Abrechnung schneller und unabhängig von den Einreichungen einzelner Mitarbeiter erfolgen.
Die Zahl der Kreditkartengesellschaften auf dem deutschen Markt ist begrenzt. Den Markt teilen Visa, MasterCard, American Express und Diners Club unter sich auf. Der Löwenanteil des Marktes entfällt auf Visa und MasterCard. Deren Karten werden durch Banken ausgegeben. Die Kreditkartenkonten werden durch die Bank geführt. American Express führt Konten dagegen selbst.
Charge, Revolving, Debit und Prepaid
Firmenkreditkarten lassen sich anhand des Abrechnungsmodells unterscheiden. Auf dem deutschen Markt gibt es Kreditkarten mit Charge-, Revolving-, Debit- und Prepaid Modus.
Charge
Charge Kreditkarten sammeln Umsätze und rechnen in festgelegten Intervallen (in der Regel monatlich) ab. In dieser Variante bietet die Firmenkreditkarte ein zinsfreies Zahlungsziel. Dazu ein Fallbeispiel. Eine Kreditkarte sieht eine monatliche Sammelrechnung vor, wobei der Abrechnungszeitraum dem Kalendermonat entspricht. Am 1. März tätigt ein Mitarbeiter mit der Firmenkreditkarte eine Ausgabe von 1000 EUR. Am 1. April erstellt die Bank die Kreditkartenrechnung. Diese wird fünf Tage später vom Firmenkonto abgebucht. Somit konnte ein fünf Wochen langes, zinsfreies Zahlungsziel genutzt werden. Charge Kreditkarten gibt es von allen Kreditkartengesellschaften.
Credit-Card
Kreditkarten mit revolvierendem Kreditrahmen (auch als Credit-Card bezeichnet) räumen über das zinsfreie Zahlungsziel hinaus auch eine Teilzahlungsoption ein.
Ein Beispiel: Die monatliche Sammelrechnung weist einen Saldo in Höhe von 35.000 EUR aus. Das Unternehmen kann den Saldo sofort in einer Summe bezahlen. Alternativ dazu besteht die Möglichkeit, nur 10 % des jeweils offenen Saldos pro Monat zu bezahlen.
Wird die Teilzahlungsoption genutzt, fallen dafür Sollzinsen an. Solzinsen in Verbindung mit Kreditkarten sind typischerweise recht hoch. Kreditkarten mit Teilzahlungsoption sind als Visa und MasterCard erhältlich.
Debit
Wird eine Kreditkarte im Debit Modus abgerechnet, erfolgt die Belastung der Umsätze auf dem Verrechnungskonto sofort bzw. mit einer sehr kurzen Verzögerung. Das Verrechnungskonto ist typischerweise das Geschäftskonto. Debitkarten räumen somit kein Zahlungsziel und auch keine Teilzahlungsoption ein. Diese Kreditkarten sind als Visa und MasterCard erhältlich.
Prepaid Kreditkarten sind Debitkarten, bei denen Abrechnungs- und Kreditkartenkonto identisch sind. Der Verfügungsrahmen entspricht somit dem Guthaben auf dem Kreditkartenkonto. Dieses kann nicht im Soll geführt werden. Prepaid Kreditkarten gibt es von Visa und MasterCard.
Welche Vorteile und Extras bietet eine Firmenkreditkarte?
Firmenkreditkarten bieten verschiedene Vorteile. Ein Teil der Vorteile resultiert aus der Möglichkeit, für jeden Mitarbeiter individuell über einen Unterkonto abzurechnen. Andere Vorteile entstehen durch inkludierte Zusatzleistungen wie zum Beispiel Versicherungen.
Vereinfachte Abrechnung dank der Firmenkreditkarte
Die Abrechnung wird deutlich vereinfacht. Für jeden Mitarbeiter wird durch die Nutzung der Kreditkarte automatisch eine individuelle, monatliche Abrechnung erstellt. Die Buchhaltung muss nicht warten, bis ein Mitarbeiter Rechnungen zum Beispiel von Hotels einreicht.
Individuelles Limit für jeden Mitarbeiter
Wird jedem Mitarbeiter eine eigene Firmenkreditkarte zugeteilt, kann im besten Fall auch jede Karte mit einem eigenen Limit versehen werden. Das monatliche Verfügungslimit begrenzt die Ausgaben auf einen durch die Geschäftsführung festgelegten Betrag. Es ist möglich, spezielle Limits für das Ausland oder bestimmte Länder festzulegen.
Kein Barvorschuss für Reisekosten
Unternehmen müssen ihren reisenden Mitarbeitern kein Barvorschuss mehr einräumen. Stattdessen kann ein in der Regel zinsfreies Zahlungsziel genutzt werden. Bei Reisen in Länder mit anderen Währungen als Euro entfallen dadurch auch Belegerfordernisse, die beim Umtausch von Euro in andere Währungen anfallen.
Firmenkreditkarte – Inkludierte Versicherungsleistungen
Viele Firmenkreditkarten sind mit zusätzlichen Versicherungen verbunden. Dies können zum Beispiel Reise- oder Kfz Versicherungen sein. So kann z. B. automatisch eine Reiserücktrittsversicherung bestehen, wenn ein Hotel oder ein Flug mit der Kreditkarte bezahlt werden. Auch Gepäckversicherungen, Haftpflichtversicherungen und andere Policen können inkludiert sein. Wichtig: Formal wird der Versicherungsvertrag zusätzlich zum Kreditkartenvertrag abgeschlossen. Unternehmen sollten deshalb die AVB der Versicherung genau unter die Lupe nehmen und mit ihren Anforderungen abgleichen.
Diese Versicherungen sind häufig anzutreffen:
- Mietwagenversicherung
- Reiserücktrittversicherung
- Reiseabbruchversicherung
- Auslandsreisekrankenversicherung
Die Bedingungen können sich stark unterscheiden. Einige Versicherungen bieten einen Schutz, der mit den besten am Markt erhältlichen Policen mithalten kann. Einige Kreditkartenmodelle sind jedoch mit lückenhaftem Versicherungsschutz ausgestattet. Ein Beispiel dafür sind Mietwagenversicherungen. Neben dem Unterschied zwischen Voll- Teilkasko sind auch mögliche Selbstbeteiligungen zu berücksichtigen. Die Deckungssumme von Kfz Haftpflichtversicherungen fällt häufig zu niedrig aus.
Notfall- und Assistenzservice
Ein Assistenzservice unterstützt Mitarbeiter im Vorfeld von Auslandsreisen über Visa und Einreisebestimmungen, Zollvorschriften und notwendige Impfungen. Unterstützt werden Mitarbeiter zudem, wenn während der Geschäftsreise ein Arzt oder Anwalt benötigt wird, dringend Medikamente beschafft werden müssen oder Dokumente oder Zahlungsmittel verloren gegangen sind. Solche Notfall- und Assistenzservices stehen typischerweise rund um die Uhr zur Verfügung.
Inkludierte Rabatte und Boni
Banken oder Kreditkartengesellschaften können mit Anbietern wie zum Beispiel Kfz-Verleihern kooperieren und ein Rabattprogramm aushandeln. Sobald ein Mitarbeiter mit einer Karte bei einem solchen Anbieter bezahlt, erhält er einen Preisnachlass. Solche Preisnachlässe gibt es für Hotels, Flüge, Mietwagen und vieles mehr.
Neben Preisnachlässen können weitere Vorteile vereinbart werden. So kann zum Beispiel der Inhaber einer Firmenkreditkarte automatisch in ein Stammkundenprogramm von Hotels oder Fluggesellschaften eingestuft werden. Dadurch kann zum Beispiel der gesamte Außendienst von zusätzlichen Leistungen bei Übernachtungen oder flexibleren Stornobedingungen profitieren.
Firmenkreditkarte Vergleich: Diese Gebührenposten gibt es
Eine Firmenkreditkarte ist mit verschiedenen Gebühren verbunden. Die Gebühren verschiedener Banken unterscheiden sich mitunter deutlich. Es lohnt sich deshalb, vor dem Abschluss eines Kreditkartenvertrags einen Vergleich durchzuführen.
Firmenkreditkarten müssen nicht zwingend bei der Hausbank geführt werden. Es ist möglich, bei einer anderen Bank ein separates Kreditkartenhauptkonto zu eröffnen und dort Unterkonten für jede einzelne Karte anzulegen. Die monatliche Kartenrechnung wird dann zum Beispiel im Lastschriftverfahren vom Geschäftskonto eingezogen.
Jahresgebühr
Die Jahresgebühr von Firmenkreditkarten reicht von null Euro bis hin zu mehreren tausend pro Jahr inklusive zahlreicher Karten und umfangreich ausgestatteter Banking Software. Die Jahresgebühr kann als Betriebsausgabe abgesetzt werden. Jahresgebühren müssen nicht immer fix sein. Einige Kreditkartenmodelle sehen einen Erlass oder eine Reduzierung der Gebühr vor, wenn bestimmte Umsätze getätigt wurden.
Zusätzliche Maestro Karte
Einige Banken stellen zu jeder Kreditkarte auf Wunsch eine zusätzlichen Maestro Karte zur Verfügung. Dies ist gegebenenfalls auch für jeden einzelnen Mitarbeiter möglich. Dann sind Zahlungen auch dort möglich, wo keine Kreditkarten akzeptiert werden – zum Beispiel im Lebensmitteleinzelhandel. Die Umsätze werden dabei über dasselbe Unterkonto abgerechnet, sodass kein zusätzlicher Aufwand anfällt. Für die Maestro Karte können zusätzliche Gebühren anfallen.
Achtung: Prinzipiell ist es möglich, dass anstelle einer Maestro Karte eine V-Pay Karte ausgestellt wird. Diese kann jedoch nur innerhalb Europas genutzt werden.
Sollzins
Sollzinsen fallen für in Anspruch genommene Teilzahlungen an. Die Sollzinsen sind typischerweise recht hoch und bewegen sich in zweistelligen Bereich. Einige Banken verlangen erhöhte Sollzinsen für Barverfügungen. Dann kann jedoch das Barverfügungsentgelt (siehe nächster Abschnitt) geringer ausfallen.
Barverfügungsentgelt
Jede Firmenkreditkarte wird mit einer eigenen PIN ausgestattet. Diese ist auch immer häufiger für bargeldlose Zahlungen an Terminals erforderlich. Mit der PIN kann auch Bargeld abgehoben werden. Banken können für Barverfügungen am Geldautomaten eine Gebühr verlangen. Die Gebühr kann pauschal oder abhängig vom abgehobenen Betrag festgelegt werden. Auch eine Kombination aus Grundentgelt und ertragsabhängiger Provision ist möglich.
Auslandseinsatzentgelt und Wechselkurszuschlag
Fremdwährung erfolgt automatisch eine Umrechnung in die Kontowährung. Einige Banken nehmen dabei einen Wechselkurszuschlag von zum Beispiel 1,5 % vor.
Besondere Gebühren für einzelne Zahlungen
Einige Kreditkarten sehen besondere Gebühren für Zahlungen bei bestimmten Anbietern vor. Dazu gehören zum Beispiel Lotterien oder Wettbüros. Zahlungen bei diesen Anbietern werden dann zum Beispiel wie Barverfügungen behandelt und entsprechend abgerechnet.
Gebühren für Ersatzkarten- und PINs
Verlieren Mitarbeiter ihre Kreditkarte oder wird eine PIN vergessen, müssen Karte bzw. Geheimzahl neu erstellt und zugesandt werden. Dafür verlangen Banken Gebühren.
Vergessen Mitarbeiter häufiger ihre PIN (zum Beispiel weil die Kreditkarte nur selten genutzt wird), fallen dafür Kosten an. Vorteilhaft ist deshalb die Möglichkeit, Wunsch-PINs festzulegen.
NFC Chip
Die meisten neu ausgegebenen Kreditkarten in Europa sind mittlerweile mit einem NFC Chip ausgestattet. Dieser ermöglicht Zahlungen an kontaktlosen Terminals. Bezahlt wird, indem die Karte in einigen Zentimetern Abstand vor das Terminal gehalten wird. Bei Kleinbeträgen ist dann in der Regel keine Autorisierung durch PIN oder Unterschrift notwendig.
Mitarbeiter können die in Kreditkarten genutzte NFC Technologie auch über Smartphones nutzen. Voraussetzung ist, dass das Smartphone mit einem NFC Chip ausgestattet ist. Dann wird die Kreditkarte im Smartphone hinterlegt. Zahlungen können zulasten des Kreditkartenkontos über den Chip abgewickelt werden. Für immer mehr Mitarbeiter spielen solche Möglichkeiten eine Rolle.
Welche Unternehmen können eine Firmenkreditkarte erhalten?
Firmenkreditkarten sind für Personen- und Kapitalgesellschaften erhältlich. Die Karten können im Design des Unternehmens gestaltet werden. Vorgaben zum Corporate Design etc. können so berücksichtigt werden. Voraussetzung für eine Kreditkarte ist eine gute Unternehmensbonität.
Dies gilt insbesondere, wenn mit der Kreditkarte ein zinsfreies Zahlungsziel oder eine Teilzahlungsoption verbunden ist. In beiden Fällen werden Kreditkarten nur ausgestellt, wenn ein ausreichendes Rating vorliegt und die Kontohistorie keine Negativmerkmale aufweist. Negativmerkmale sind zum Beispiel Überziehungen eingeräumter Kreditlinien oder geplatzte Lastschriften.
Von der Bonität des Unternehmens hängt auch die Höhe des Limits ab, das auf dem Kreditkartenhauptkonto eingeräumt wird. Großzügige Limits sind nur bei entsprechender Bonität oder entsprechenden Sicherheiten möglich. Die Bonität des Unternehmens wird auch nach Abschluss des Kreditkartenvertrags laufend beobachtet. Kommt es zu Verschlechterungen des Ratings, kann sich dies auf die eingeräumten Limits auswirken.
Prepaid Kreditkarten sind gegebenenfalls auch für Firmen mit unterdurchschnittlicher Bonität erhältlich.
In diesem Fall muss jede einzelne Karte durch Überweisungen vom Geschäftskonto mit Guthaben bestückt werden.
Firmenkreditkarte ohne individuelle Limits
Einige Firmenkreditkarten werden mit fixen Limits ausgegeben. Die Limits können dann nicht verändert werden. Dies ist für die Bewertung von Kartenmodellen ein wesentlicher Schwachpunkt. Dies gilt insbesondere dann, wenn die Limits sehr niedrig angesetzt sind und regelmäßig nicht für notwendige Ausgaben ausreichen. Unternehmen sollten vor dem Abschluss eines Kreditkartevertrags deshalb auf Tages- und Wochenlimits sowie die Möglichkeit zu deren individueller Festsetzung achten.
Firmenkreditkarte mit Dispo vs. Kredit: Was ist besser?
Firmenkreditkarten mit echtem Kreditrahmen und Teilzahlungsoption eignen sich als kurzfristige Finanzierungsquelle. Da die Sollzinsen typischerweise recht hoch ausfallen, sollte der Kreditrahmen jedoch nicht dauerhaft in größerem Umfang genutzt werden.
Da über das Kreditkartenkonto typischerweise laufende Ausgaben wie zum Beispiel Reisekosten getätigt werden, ist eine sofortige Bezahlung ohne Nutzung der Teilzahlung grundsätzlich angemessen. Unternehmen, bei denen bestimmte Kosten saisonal auftreten, können die Teilzahlung nutzen, wenn die Rückzahlung nicht zu lange dauert.
Wird die über das Kartenkonto bereitgestellte Liquidität jedoch dauerhaft genutzt, ist ein Ratenkredit besser. Der Zinssatz liegt typischerweise niedriger. Zudem kann die Höhe der Monatsrate individueller ausgewählt werden. Teilzahlungen bei Kreditkarten sehen typischerweise einen festgelegten Prozentsatz vor.
Keine dauerhafte Nutzung von Dispokredit und Teilzahlung
Wird die Firmenkreditkarte im Debit Modus abgerechnet, erfolgt die Belastung von Umsätzen umgehend auf dem Girokonto. Wurde für das Girokonto ein Kontokorrentkredit eingerichtet, kann mit der Kreditkarte unmittelbar auf diesen zugegriffen werden.
Für die Nutzung des Kontokorrentkredits gilt, was auch für eigenständige Kreditrahmen für Firmenkreditkarten gilt. Die punktuelle Nutzung des Kreditrahmens ist unproblematisch und insbesondere bei saisonalen Schwankungen vertretbar. Die dauerhafte Nutzung ist aufgrund der hohen Kosten jedoch nicht empfehlenswert.
Ist auf dem Kreditkarten- oder Geschäftskonto ein größerer Saldo angelaufen, der nicht in absehbarer Zeit aus Einzahlungsüberschüssen zurückgeführt werden kann, bietet sich eine Umschuldung an. Dazu eignen sich zum Beispiel Ratenkredite. Unternehmen sollten solche Umschuldungen nicht scheuen, nur weil dann ein längerer Darlehensvertrag abgeschlossen wird. Ratenkredite können bei einer verbesserten Liquidität vorzeitig zurückgezahlt werden.
Fazit
Keinesfalls sollten Unternehmen in vorübergehenden Liquiditätsschwierigkeiten die eingeräumten Kreditlinien überschreiten. Dies führt zu einer Verschlechterung des Ratings damit zu einer schlechteren Verhandlungsposition bei neuen Kreditanfragen.
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