Verkaufsaußendienst: Warenbewegung digitalisieren

Unkompliziert liefern, flexibel anpassen.

Verkaufsaußendienst

Immer mehr Großhändler setzen auf einen Vertriebsaußendienst. Außendienstler fahren mit Ware Kunden an, räumen die Ware in die Regale und rechnen ab. Die flexiblen Mitarbeiter können auf Mikroebene schnell und individuell Optimierungen des Sortiments vornehmen. Dieser Außendienst bietet nicht nur den Großhändlern, sondern auch den Einzelhändlern erhebliche Vorteile.

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Zusätzliche Information

Außendienst im Vertrieb: Worum geht es?

Die Strukturen im Handel verändern sich. Die Zeiten, in denen Einzelhändler Großhändler aufsuchten und sich ihr Sortiment beschafften, gehen in vielen Bereichen zu Ende. Großhändler orientieren sich immer stärker an ihren Kunden und suchen diese über einen Außendienst auch vor Ort auf. Der Außendienst ist dabei aus Sicht der Händler eine Mischung aus Vertrieb, Kundenbindung und Logistik. Besonders relevant ist ein Verkaufsaußendienst für Kioske, Tankstellen und vergleichbare kleine Einzelhändler.

Vertrieb Außendienst: Besuch der Geschäfte und Bedarfserfassung vor Ort

Das Prinzip ist sehr einfach. Großhändler unterhalten einen eigenen Außendienst. Jeder Mitarbeiter im Außendienst betreut einen festen Kundenstamm aus Einzelhändlern. Dazu gehören Tankstellen genauso wie Kioske und Einzelhandelsgeschäfte. Der Vertriebsaußendienst hat verschiedene Aufgaben. Dabei geht es nicht nur um Verkauf, sondern auch um Kundenbindung und Optimierung des Sortiments. Digitalisierung spielt dabei eine immer wichtigere Rolle. Was macht der Vertrieb vor Ort? Der Außendienst fährt zu seinen Kunden und prüft, welche Ware seit dem letzten Besuch verkauft wurde. Anschließend entnimmt er neue Ware aus seinem Lieferwagen, kommissioniert diese und platziert sie verkaufsfertig in den Regalen.

Aus Sicht von Großhändlern bietet diese Strategie mehrere Vorteile. Zum einen kann der Außendienst individuell auf die Erfordernisse des Kunden eingehen. Der Kunde erhält exakt die Lieferung, die gerade benötigt wird. Gleichzeitig liefert der Außendienst die Ware an und platziert sie in den Regalen. Dies minimiert den Aufwand des Einzelhändlers und erhöht dadurch die Kundenbindung. Zum anderen kann der Außendienst vor Ort mittels geeigneter Dokumentation feststellen, wie sich die Verkäufe bestimmter Produkte entwickelt haben. Dadurch kann das Sortiment – ebenfalls direkt vor Ort – optimiert und angepasst werden. Lief eine bestimmte Ware nicht besonders gut, kann sie durch ein anderes Produkt substituiert werden.

Durch Datenanalyse auf Trends und Kundenwünsche eingehen

Der Außendienst kann dem Einzelhändler dabei Erkenntnisse aus Datenanalysen zur Verfügung stellen. Ein Beispiel: Der Außendienst stellt fest, dass an einer Tankstelle ein bestimmtes Produkt nur bei gutem Wetter stark nachgefragt wird. Darüber wird der Einzelhändler informiert. Bei jedem erneuten Besuch wird dann die Wetterprognose herangezogen, um die Stückzahl zu bestimmen. Der Außendienst kann noch mehr. Er kann auf größere Datenbestände mit unterschiedlichen Einzelhändlern zurückgreifen und nachvollziehen, welche Produkte gerade im Trend liegen. Diese Produkte kann er dem Einzelhändler empfehlen und dadurch die Umsätze im Interesse beider Parteien ankurbeln.

Großhändler erhöhen durch solche Maßnahmen die Hürden für Wettbewerber, die ebenfalls um den Einzelhändler als Kunden buhlen. Diese haben es schwerer, sich zu präsentieren. Der Grund: Der Einzelländer selbst beschäftigt sich in sehr viel geringerem Ausmaß als früher mit der Beschaffung von Ware. Wann der Vertrieb im Außendienst einen Kunden anfährt, hängt auch von der Umsatzentwicklung ab. Wird ein Produkt über den Scanner an der Kasse gezogen, kann der Großhändler in Echtzeit über den Verkauf informiert werden. Dadurch kann er abschätzen, wann die Warenbestände des Einzelhändlers zur Neige gehen und Nachschub erforderlich ist.

Vorteile für Einzelhändler durch den Außendienst im Vertrieb

Der Vertriebsaußendienst bringt nicht nur Großhändlern, sondern auch Einzelhändlern Vorteile. Diese sparen sich Lagerkosten, Aufwand bei der Warenbeschaffung- und Verräumung und verzeichnen zudem eine geringere Kapitalbindung.

Keine eigenen Lagerkosten

Der Einzelhändler – egal ob nun Kiosk, Tankstelle oder sonstiges Ladenlokal – wird vollständig oder teilweise durch den Außendienst des Großhändlers beliefert. Dadurch muss der Einzelhändler keine bzw. weniger eigene Lagerhaltung betreiben. Dadurch benötigt das Unternehmen weniger unproduktive Fläche und spart Mietkosten und Energie.

Ganz besonders wichtig für kleine Einzelhändler mit lediglich einer Person im Ladenlokal: Der Vertriebsaußendienst räumt die waren direkt ins Regal ein. Dadurch benötigt der Einzelhändler keine zusätzliche Arbeitskraft, die die Verräumung vornimmt oder gegebenenfalls Verkauf- und Kasse übernimmt. Für sehr kleine Einzelhandelsunternehmen sind solche Arbeitskräfte aufgrund der hohen Flexibilitätsanforderungen oft schwierig zu bekommen. Der Mitarbeiter des Großhändlers arbeitet auf dessen Rechnung und erfordert deshalb keinen zusätzlichen Aufwand bei Lohnbuchhaltung, Sozialabgaben etc. Außerdem kann ein erkrankter Außendienstmitarbeiter leichter ersetzt werden als der erkrankte Mitarbeiter eines sehr kleinen Einzelhändlers.

Ein weiterer Vorteil des Einzelhändlers: Übernimmt der Großhändler die komplette Belieferung, entfällt die Notwendigkeit einer Inventur. Über das Kassensystem und Handscanner bzw. mobile Softwarelösungen des Außendienstmitarbeiters werden sämtliche Anlieferungen, Verkäufe und Rücknahmen automatisch erfasst. Dies minimiert den Aufwand des Einzelhändlers zusätzlich.

Geringe Kapitalbindung

Einzelhändler müssen kein Warenlager vorhalten und reduzieren dadurch ihre Kapitalbindung. Das im Warenlager vorgehaltene Kapital wird dadurch freigesetzt kann für andere Zwecke verwendet werden. Das Beschaffungsmodell über den Außendienst bietet damit einen handfesten Liquiditätsvorteil.

Kein eigener Aufwand für Bestellwesen und Marktbeobachtung

Durch die digitale Übermittlung von Verkäufen weiß der Außendienst jederzeit, welche neuen Waren für den Verkauf benötigt werden. Einzelhändler müssen somit nicht selbst den Verkauf dokumentieren und Nachbestellungen tätigen. Der damit verbundene Aufwand entfällt. Großhändler können ihre Kunden darüber hinaus mit einer breiten Datenbasis unterstützen. Anhand dieser Datenbasis lässt sich ermitteln, welche Waren im Verkauf derzeit besonders gut ankommen. Dabei können verschiedene Einflussgrößen wie zum Beispiel Wetter, Wochentag, bestimmte regelmäßige Ereignisse in der Umgebung etc. berücksichtigt werden.

Die Großhändler sind an einem möglich -st hohen Absatz interessiert und beobachten im Interesse der Einzelhändler den Markt. Produkte, die mit guten Verkaufszahlen auffallen, werden rasch ermittelt und im Sortiment  übergewichtet. Einzelhändler verfügen somit über die Informationen aus einer großen und nach professionellsten Methoden ausgewerteten Datenbasis. Ohne die Hilfe der Großhändler müssen Einzelhändler diese Maßnahmen in eigener Regie durchführen. Der damit verbundene Aufwand entfällt.

Gibt es auch Nachteile durch den Außendienst im Vertrieb?

Der Verkaufsaußendienst kann für Einzelhändler auch zu Nachteilen führen. Vor allem kleine Einzelhändler könnten versucht sein, ihre Beschaffungsmärkten nicht mehr durchgängig zu beobachten. Dies führt zu einer erhöhten Abhängigkeit und mittelbar zu höheren Beschaffungspreisen. Außerdem könnten Einzelhändler ohne eigenes Wissen in eine Vermarktungsstrategie des Großhandels eingebunden werden.

So könnte ein Großhändler zum Beispiel eine Kooperation mit einem Produzenten abgeschlossen haben. Diese Kooperation könnte großzügige Vergütungen für den Großhändler vorsehen. Deshalb platziert er diese Waren mit einem großen Gewicht im Sortiment des Einzelhändlers, ohne diesen mit höheren Spannen dafür zu vergüten. Fehlt es dem Einzelhändler dann an Vergleichswerten, bemerkt er dies womöglich nicht rasch genug.

Die Warenbewegung im Verkaufsaußendiesnt digitalisieren

Die Digitalisierung spielt für den Vertriebsaußendienst eine wichtige Rolle. Das Prinzip kann nur funktionieren, wenn alle relevanten Informationen in Echtzeit übermittelt werden. Dann lassen sich Produktivitätspotenziale heben.

Welche Vorteile bringt die Digitalisierung der Warenbewegungen?

Ware muss aus Sicht eines Einzelhändlers jederzeit für den Kunden verfügbar sein. Wird Ware verkauft, muss dies dokumentiert und entsprechend nachbestellt werden. Gleichzeitig sollte der Warenbestand schnell an eine veränderte Nachfrage angepasst werden können. Digitalisierung kann hier weitreichende Hilfe leisten. Moderne Kassensysteme können Großhändlern und allen anderen relevanten Parteien Echtzeitstatistiken über Verkäufe liefern. Großhändler wissen, welchen Warenbestand ihr Außendienst beim Einzelhändler hinterlassen hat und sehen in Echtzeit, wie viel noch verfügbar ist. Ein flexibler Außendienst kann auf einen abnehmenden Warenbestand schnell reagieren und Nachschub liefern. Die Kombination aus digitalisiertem Warenbestand und einer Belieferung über den Außendienst macht eine Inventur überflüssig.

Wie funktioniert die Software?

Die Digitalisierung des Warenbestands setzt geeignete Software voraus. Im Wesentlichen geht es um Software für mobile Datenerfassung und Barcode Identifikation (AIDC – Automatic Identification and Data Capture). Diese Software muss auch auf mobilen Endgeräten verfügbar sein. In der Praxis sind mobile Datenerfassungsgeräte sehr wichtig. Dabei kann es sich zum Beispiel um Handscanner, aber auch um Smartphones handeln. Die Geräte erfassen einen Barcode und speichern dadurch wesentliche Informationen.

Der Außendienstmitarbeiter kann Ware scannen und sie danach in den Regalen des Einzelhändlers platzieren. Die Software vermerkt automatisch, wann, wo und wie viel welcher Ware kommissioniert wurde. Mobile Außendienstmitarbeiter können mit geeigneter Software neue Aufträge anlegen und direkt am Verkaufsfahrzeug einen Verkauf komplett abwickeln.

Die Fahrer können mit der Software alle wesentlichen Informationen der Kunden abrufen und jederzeit neue Kunden anlegen. Nachbestellungen werden direkt an ein Zentrallager gesendet, sofern der Bestand des Fahrers vor Ort nicht ausreicht. Die Verkäufe können rechtssicher abgewickelt werden. Kunden können zum Beispiel auf dem mobilen Gerät unterschreiben. Ausgelieferte Ware wird automatisch vom Bestand des Fahrzeugs abgebucht. Dadurch ist der Fahrer immer im Bilde über den noch verfügbaren Bestand vor Ort.

Gute Software enthält alle Staffel- und Kundenpreise individuell für jeden einzelnen Kunden. Die Geräte müssen zudem offlinefähig sein. Wichtige Daten werden in Echtzeit geladen. Es ist möglich, mit den mobilen Endgeräten Belege zu drucken – auch auf Etikettendruckern des Kunden. Die Software enthält darüber hinaus wichtige Daten. Mit den Daten kann der Außendienst im Vertrieb optimierte Sortimente zusammenstellen.

Welche Kosten fallen beim Verkaufsaußendienst an?

Der Löwenanteil der Kosten für den Vertrieb und Verkauf ihr Außendienst entsteht durch Fahrer und Fahrzeug sowie die verwendete Software inklusive der mobilen Geräte. Großhändler benötigen eine Fahrzeugflotte und qualifizierte Angestellte. Diese verwenden die Software auf mobilen Endgeräten, die ebenfalls beschafft werden müssen. Wie lässt sich der Verkauf über den Außendienst am besten finanzieren?

Außendienst im Vertrieb finanzieren: So geht es!

Großhändler, die über die Installation eines Außendienstes nachdenken, müssen mehrere Entscheidungen treffen. Eine Entscheidung betrifft die Anschaffung von Fuhrpark und mobilen Endgeräten. Diese können durch einen Kredit finanziert oder mittels Leasing beschafft werden.

Firmenflotte finanzieren oder leasen?

Vieles spricht dafür, eine Firmenflotte zu leasen anstatt sie mit einem Kredit anzuschaffen. Leasing bietet verschiedene Vorteile. So können Unternehmen mit einem Vollservice Leasingvertrag alle Aufwände rund um die Fahrzeuge auslagern. Dies betrifft zum Beispiel Wartung, Reparatur, Versicherung, Austausch etc. Dadurch können sich Großhändler die Einrichtung eines eigenen Fuhrparkmanagements sparen.

Leasing bietet häufig indirekt Einkaufsvorteile. Leasinggesellschaften kaufen Firmenwagen nicht nur für einen, sondern für zahlreiche Kunden. Dadurch können die Gesellschaften bei Herstellern häufig Rabatte aushandeln. Da der Leasingmarkt in Deutschland hochkompetitiv ist, werden diese Rabatte zu erheblichen Teilen an die Kunden weitergereicht. Fuhrparkleasing bietet auch finanzielle Vorteile. Der Fuhrpark verbleibt in der Bilanz des Leasinggebers. Der Leasingnehmer zahlt die monatlichen Leasingraten und setzt diese als Betriebskosten von der Steuer ab. Da der geleaste Fuhrpark anders als ein finanzierter Fuhrpark nicht in der Bilanz auftaucht, verbessert sich die Eigenkapitalquote.

Auch Hinblick auf die Liquidität bieten Leasingmodelle häufig Vorteile. Das Stichwort: Pay-as-you-go earn. Wird ein Fuhrpark auf Kredit angeschafft, sind in den Tilgungsraten auch die nicht zum Verbrauch durch Abnutzung bestimmten Teile des Restwertes enthalten. Beim Leasing zahlen Leasingnehmer jedoch nur für den Teil des Fahrzeugwertes, der auch tatsächlich abgenutzt wird. Dadurch fallen die Leasingraten geringer aus als die Kreditraten.

Warenfinanzierung

Auch die Warenfinanzierung muss beim Verkauf über den Außendienst genau geplant werden. Die Außendienstmitarbeiter können die Waren dem Zentrallager entnehmen. Dann ergeben sich bei der Warenfinanzierung keine wesentlichen Änderungen. Wenn die Kunden des Großhändlers die Ware im Durchschnitt später bezahlen, als der Großhändler sie selbst bezahlen muss, ist eine Warenfinanzierung erforderlich. Diese kann über eine Kreditlinie oder durch vorhandene Liquidität erfolgen. Alternativ dazu können sich Großhändler großzügigere Zahlungsziele beschaffen. Dies ist zum Beispiel durch FineTrading möglich. Hier können die Zahlungsziele in Absprache mit dem Veranstalter so bemessen werden, dass sie mit den durchschnittlichen Zahlungseingängen der eigenen Kunden bedient werden können.

Bei einer vollständig digitalisierten Warenwirtschaft ist die Abrechnung mit den Kunden auch über eine Factoringgesellschaft unproblematisch möglich. Dazu müssen Factoringunternehmen lediglich die Umsatzdaten jedes einzelnen Kunden übermittelt werden. Durch die Kooperation mit einem Factoringunternehmen können Großhändler ihren eigenen Kunden langfristige Zahlungsziele einräumen, selbst jedoch umgehend nach Lieferung Liquidität erhalten.

Digitalisierung finanzieren: Förderprogramme nutzen

Großhändler, die eine Digitalisierung ihrer Warenbewegungen planen, sollten einen Blick auf staatliche Förderprogramme werfen. Der Staat unterstützt Digitalisierungsprozesse in Unternehmen mit verschiedenen Maßnahmen. Eine dieser Maßnahmen ist das Programm „go digital“ des Bundeswirtschaftsministeriums. Das Programm umfasst die drei Module „Digitalisierte Geschäftsprozesse“, „Digitale Markterschließung“ und „IT-Sicherheit“ und adressiert Unternehmen mit bis zu 100 Mitarbeitern und maximal 20 Millionen EUR Jahresumsatz. Gefördert wird Digitalisierungsberatung. Der Steuersatz beträgt 50 % für einen maximaler Beratertagessatz in Höhe von 1100 EUR. Gefördert werden maximal 30 Tage in einem Zeitraum von einem halben Jahr. Die nicht durch die Förderung abgedeckten Honorarkosten können steuerlich geltend gemacht werden.

Auch auf Ebene der Bundesländer gibt es verschiedene Förderprogramme. Ein Beispiel dafür ist das Förderprogramm Digitalbonus des Freistaats Bayern. Dieses läuft zunächst bis Ende Dezember 2020. Gefördert wird zum Beispiel die Digitalisierung von Dienstleistungen und Prozessen. Das Programm richtet sich Unternehmen mit maximal 250 Mitarbeitern bis zu 50 Millionen EUR Jahresumsatz. Gefördert werden Ausgaben für die Tätigkeit externer Dienstleister (zum Beispiel IT Entwickler) inklusive der dafür notwendigen Hardware und Software (zum Beispiel mobile Endgeräte und Software für digitale Warenwirtschaft). Gefördert werden zumeist bis zu 30 % der förderfähigen Ausgaben bis maximal 50.000 EUR. Kleinunternehmen können bis zu 50 % Förderung erhalten.

Lange Rede, kurzer Sinn…

Vertriebsaußendienste sind erstaunlich gut gefördert, wenn sie mit einer Digitalisierung einher gehen. Die Strategie hat logistisch ernsthafte Vorteile, die v.a. im Hinblick auf Aspekte wie Logistik 4.0 zukunftsweisend sein können.

FinCompare hilft Ihnen gern, die für sie passende Finanzierung zu finden, um zeitnah investieren und mit der Entwicklung Schritt halten zu können.