Kreditoren & Debitoren: Erklärung und Bedeutung für die Buchhaltung
Ein funktionierendes Kreditoren- und Debitorenmanagement kann für jede Art von Unternehmen sinnvoll sein. Die Aufgaben können sowohl intern als auch von einem externen Dienstleister ausgeführt werden. In diesem Artikel erklären wir Ihnen wichtige Grundlagen rund um das Thema Kreditoren und Debitoren sowie deren Sonderformen. Außerdem zeigen wir Ihnen, wie Sie diese richtig verbuchen und warum ein effizientes Kreditoren- und Debitorenmanagement für Firmen wichtig ist.
Übersicht
Was ist ein Kreditor?
Der Begriff Kreditor stammt aus dem Lateinischen. Er leitet sich vom Verb „credere“ = „glauben“ ab. Der Kreditor ist also ein Gläubiger. Er ist derjenige Partner (beispielsweise im Kaufvertrag), der ein Produkt oder eine Leistung mit Zahlungsziel zur Verfügung stellt. Der Vertragspartner „glaubt“ Ihnen also, dass Sie das vereinbarte Entgelt unter Einhaltung des festgesetzten Zahlungsziels bezahlen.
Ein Beispiel: Sie sind Händler und liefern Ihrem Kunden Ware mit einem Paketdienstleister. Diese Lieferung erfolgt auf Rechnung: Der Kunde hat nun zwei Wochen Zeit, die Rechnung zu bezahlen. In diesem typischen Fall für das Geschäftsleben sind Sie der Gläubiger oder Kreditor.
Was ist ein Debitor?
Der Debitor ist rund um das Vertragswesen der Vertragspartner des Kreditors. Auch sein Name kommt aus dem Latein. Das lateinische Verb „debere“ bedeutet ins Deutsche übersetzt „schulden“. Der Debitor ist also der Schuldner. Wenn Sie einen Verkauf tätigen und dem Käufer ein Zahlungsziel einräumen, wird er Ihr Schuldner beziehungsweise Debitor. Diese Praxis ist im Geschäftsleben B2B und B2C typisch.
Ein Beispiel: Angenommen, Sie sind Handwerker und Inhaber eines mittelständischen Betriebs. Wenn Sie bei Ihren Kunden etwas reparieren, fordern Sie diese nicht gleich zur Zahlung auf. Sie schreiben eine Rechnung, in der Sie Material und Arbeitszeit genau festhalten und daraus den Betrag der Rechnung berechnen und ein gewisses Zahlungsziel angeben. Aus dieser Rechnung und der ihr zugrundeliegenden Leistung ergibt sich, dass Sie der Kreditor sind und Ihr Kunde der Debitor ist, der Ihnen das Geld schuldet.
Übrigens – in diesem Zusammenhang sollten Sie noch einen Begriff kennen. Da Sie Ihre Geschäftsvorfälle selbstverständlich ordnungsgemäß verbuchen, können Sie bei einem Geschäft mit Zahlungsziel nicht gleich die Ausgabe beziehungsweise den Erhalt des Gelds verbuchen. Man bezeichnet solche noch nicht bezahlten Leistungen auch als „offene Posten“. Diesen Begriff kennen Sie auch aus der Umgangssprache: Ist etwas noch nicht erledigt, heißt es ebenfalls, dass „noch eine Rechnung offen“ ist.
Die Sonderformen kennenlernen
Als Unternehmer sollte Sie auch zwei Misch- beziehungsweise Sonderformen kennen: die kreditorischen Debitoren und die debitorischen Kreditoren. Beide Formen hängen damit zusammen, dass zum Ende des Geschäftsjahres ein bestimmter Saldo (=eine Differenz) auf dem jeweiligen Konto vorhanden ist.
Beim Fall „kreditorischer Debitor“ besteht am Ende des Geschäftsjahres ein Habensaldo des Debitorenkontos. Dies kann beispielsweise die Ursache haben, dass es eine berechtigte Reklamation gegeben hat. Der Kunde hat eine Ware bezahlt und diese aufgrund eines Mangels zurückgeschickt. Nun müssen Sie diesem auch den Kaufpreis erstatten. Das bedeutet, dass der ehemalige Schuldner des Kaufpreises nun zum Gläubiger geworden ist..
Genau entgegengesetzt ist der Fall rund um das Thema „debitorischer Kreditor“. Wenn am Ende des Geschäftsjahres ein Sollsaldo des Kreditorenkontos vorhanden ist, haben Sie als eigentlicher Debitor einen Erstattungsanspruch, also eine Forderung. Typischer Fall: Sie haben bei einem Lieferanten ein Bauteil bestellt und bereits gezahlt. Da das Bauteil bei der Ankunft defekt ist, schicken Sie es zurück und warten auf eine Gutschrift. In diesem Fall wird der Lieferant vom Gläubiger zum Schuldner.
Wichtig: Wenn Sie als B2B-Kunde oder aus Geschäften mit B2C-Kunden mehrere offene Rechnungen haben sollten, dürfen Sie solche Summen nicht einfach verrechnen. Dies verbietet das sogenannte Saldierungsverbot, das im Handelsgesetzbuch (HGB) verankert ist. Deshalb ist es Ihre Verpflichtung, die jeweils offenen Summen unter den Konten „Sonstige Verbindlichkeiten“ beziehungsweise „sonstige Vermögensgegenstände“ auszuweisen.
Kreditoren & Debitoren in der Buchhaltung
Natürlich sind die Geschäftsvorfälle rund um Kreditor und Debitor auch für Buchhaltung und Bilanz relevant. Denn sie sind mit monetären Zahlungsflüssen verbunden und beeinflussen Soll beziehungsweise Haben bestimmter Konten. Die Verbuchung von Kreditoren- und Debitorenkonten ist also das A und O, wenn Sie bei Käufen oder Verkäufen mit Zahlungsziel die entsprechenden Beträge festhalten, aber von tatsächlich erfolgten Ausgaben oder Einnahmen abgrenzen möchten. Und diese Abgrenzung ist wichtig. Verkaufen Sie beispielsweise etwas, das der Schuldner innerhalb von zwei Wochen zu zahlen hat, bedeutet dies natürlich nicht automatisch, dass die Rechnung in diesem Zeitraum auch tatsächlich bezahlt wird.
Debitor & Kreditor: Wie werden die jeweiligen Geschäftsvorfälle verbucht?
Im Unterschied zum klassischen Kauf oder Verkauf gegen Barzahlung, wie er beispielsweise im Ladengeschäft abgewickelt wird, wird bei einem Geschäft mit Zahlung auf Ziel eine andere Art von Konten angesprochen. Beim typischen Handelsablauf und sofortiger Zahlung werden entweder die Konten „Bank“ oder „Kasse“ für den Zufluss oder Abfluss von entsprechenden Zahlungen genutzt.
Bei den Geschäften mit Zahlungsziel ist die Sache anders. Da der Kreditor seine Zahlung später erhält und der Debitor für die Leistung nicht umgehend zahlt, entstehen dem jeweiligen Unternehmen Forderungen beziehungsweise Verbindlichkeiten. Konkret bedeutet das: Wenn Sie etwas auf Ziel verkaufen, halten Sie den Rechnungsbetrag auf dem Konto „Forderungen aus Lieferungen und Leistungen“ fest. Das Gleiche gilt analog für den Bereich des Kaufs – beispielsweise bei einem Lieferanten von Bauteilen oder Büromaterial. Sollten Sie nicht gleich bezahlen, wird die ausstehende Zahlung an Ihren Geschäftspartner auf dem Konto „Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen“ verbucht.
Wie tauchen Debitor und Kreditor in der Bilanz auf?
Der Status als Debitor beziehungsweise Kreditor erwächst aus den Geschäften, die zu offenen Posten geführt haben. Forderungen und Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen beeinflussen – wie ein klassischer Kauf oder Verkauf mit Barzahlung – aber auch die Bilanzierung. Forderungen werden mit dem Vermögen des Unternehmens auf der Habenseite der Bilanz verbucht, die Forderungen aus Lieferungen und Leistungen auf der Sollseite, die die Schulden auflistet.
Buchhaltung rund um Debitoren und Kreditoren – unverzichtbar
Viele Unternehmer fragen sich, warum die kreditorischen und debitorischen Buchungen überhaupt nötig sind und mit welchem Nutzen sie verbunden sind. Ist es wirklich notwendig, zwischen Geschäften mit direkter Barzahlung und mit Zahlungsziel zu unterscheiden und die Begriffe Debitor und Kreditor einzuführen? – Es gibt insbesondere zwei Gründe, die eine Unterscheidung zwingend erfordern.
Zum einen ist es in bedeutender Unterschied, ob Geld tatsächlich ausgegeben beziehungsweise erhalten wurde. Für Ihr Finanzwesen und die damit verbundenen Entscheidungen ist es von hoher Bedeutung, bereits erfolgte Zahlungen anders zu behandeln als solche, die mit einer gewissen Unsicherheit behaftet sind. Denn: Wissen Sie, ob Ihr Kunde seine Rechnung auch wirklich zahlt? Zum anderen ist das separate Aufführen von tatsächlichen und geplanten Zahlungen auch aufgrund der Umsatzsteuer erforderlich. Lassen Sie sich in diesem Zusammenhang ebenso beraten, ob es für Sie als Vorteil ist, eher als IST-Versteuerer oder als SOLL-Versteuerer zu agieren.
Natürlich hat die Buchhaltung rund um Debitor und Kreditor auch einen Nachteil: Sie macht Ihr Rechnungswesen umfassender. Dennoch sollten Sie den Nutzen vorziehen, den Ihnen die Präzision und Aussagekraft solcher Buchungen bietet.
Was bedeutet Kreditorenmanagement?
Kreditorenmanagement umfasst alle Vorfälle und Zahlungen, die Sie bei der Inanspruchnahme von Leistungen im B2B-Bereich betreffen. Diese Form des Rechnungswesens sorgt dafür, dass Sie idealerweise alle Eingangsrechnungen unter Ausnutzung von Zahlungszielen, aber pünktlich und ohne Verzug bezahlen. Kommt es aufgrund eines Zahlungsverzugs zu einer Mahnung, gehört es außerdem zu den Aufgaben des Kreditorenmanagements, diese zu bearbeiten.
Was bedeutet Debitorenmanagement?
Die Buchhaltung rund um die Geschäftsvorfälle mit Debitoren ist nur ein Teil des Debitorenmanagements. Die Bearbeitung von Retouren und Reklamationen ist ebenfalls ein wichtiges Element. Damit verbunden ist in vielen Fällen die Erstellung von Gutschriften. Auch das Überwachen von Zahlungseingängen und eventuelles Mahnwesen sind typische Beispiele für das Debitorenmanagement.
Professionelles Debitoren- und Kreditorenmanagement: Für Unternehmen ein Muss!
Ob Debitor oder Kreditor – Für das Finanzwesen jedes Unternehmens ist es entscheidend, einen lückenlosen Überblick über alle Zahlungen und deren Termine zu haben. Bilanzpflichtige Betriebe brauchen das professionelle Management rund um Debitor und Kreditor ohnehin für ein solides Rechnungswesen, das rechtssicher ist und auch unternehmerisches Handlungspotenzial ableitet.
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