Der Jahresabschluss als Grundlage für eine erfolgreiche Finanzierung
Über den Jahresabschluss
Zahlreiche Kaufleute und Unternehmen müssen zum Ende eines Geschäftsjahres einen Jahresabschluss erstellen. Dieser bildet eine wichtige Voraussetzung für die Finanzierung. Nicht selten entscheiden Kapitalgeber auf Grundlage des Abschlusses eines Unternehmens, ob sie einen Firmenkredit vergeben wollen. Hier ist zu unterscheiden zwischen bilanzierenden und nicht bilanzierenden Unternehmen. Im Folgenden erfahren Sie, was Sie bei der Erstellung eines Jahresabschlusses beachten sollten.
Was ist ein Jahresabschluss und warum ist er so wichtig?
Der Jahresabschluss bildet den Abschluss der Buchführung eines Geschäftsjahres. Er gibt aktuelle Auskünfte über Anlagevermögen, Betriebsergebnis und weitere wichtige wirtschaftliche Kennzahlen und ist deshalb entscheidend für die Finanzierung.
Nicht bilanzierungspflichtige Unternehmen, wie Freiberufler und viele Kleingewerbetreibende, können hingegen die einfachere Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) nutzen. Bei der EÜR werden die Einnahmen und Ausgaben des Unternehmens gegenübergestellt, um den Gewinn zu ermitteln. Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung kann angewendet werden, wenn der Jahresumsatz unter 600.000 Euro und der Jahresgewinn unter 60.000 Euro liegt. Unternehmen, die diese Grenzen überschreiten, müssen zur Bilanzierung wechseln. Freiberufler unterliegen unabhängig von der Umsatz- und Gewinnhöhe nicht der Bilanzierungspflicht.
Für Einzelunternehmen und Personengesellschaften wie die Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR), die nicht im Handelsregister eingetragen sind, gelten Umsatz- und Gewinngrenzen: Unternehmen, die in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren nicht mehr als 800.000 Euro Umsatz und 80.000 Euro Gewinn erzielen, sind von der Bilanzierungspflicht befreit.
Kapitalgesellschaften wie GmbHs, AGs und UGs sind grundsätzlich bilanzierungspflichtig, unabhängig von ihrer Größe. Sie müssen ihren Jahresabschluss, bestehend aus Bilanz, GuV und gegebenenfalls einem Anhang, im Bundesanzeiger veröffentlichen. Je nach Unternehmensgröße können zusätzliche Anforderungen wie die Erstellung eines Lageberichts und eine unabhängige Abschlussprüfung hinzukommen. Eine sorgfältige Einordnung ist für kleine und mittelständische Unternehmen daher essentiell, um den administrativen Aufwand zu minimieren und den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden.
Rechtlich bindende Informationen zum Jahresabschluss sind im Handelsgesetzbuch (HGB) enthalten. Falls der Abschluss fehlt oder Mängel aufweist, gilt die Buchführung eines Unternehmens als nicht ordnungsgemäß. Bei fehlendem Jahresabschluss ist es zudem nicht möglich, eine Rechnungslegung für das abgelaufene Geschäftsjahr durchzuführen.
Der jährliche Abschluss nimmt einen hohen Stellenwert ein, da er einen genauen Überblick über die finanzielle Situation eines Unternehmens gibt. Auf Grundlage der darin enthaltenen Informationen können Gläubiger, Kapitalgeber und andere Stakeholder einschätzen, wie es um die finanzielle Stabilität und die Rentabilität eines Unternehmens steht.
Der Jahresabschluss gibt Auskunft über Verbindlichkeiten, die Ertragslage und die gesamtwirtschaftliche Situation des jeweiligen Unternehmens. Ein ordnungsgemäß durchgeführter Abschluss stellt also eine wichtige Voraussetzung für eine erfolgreiche Finanzierung dar und entscheidet oftmals über die Vergabe von einem Firmenkredit. Darüber hinaus bildet er die Grundlage für die Besteuerung des jeweiligen Betriebs.
Wer muss einen Jahresabschluss erstellen?
- Einzelkaufleute
- Personengesellschaften (KG, GbR, OHG)
- Kapitalgesellschaften (GmbH, AG, UG)
Die Verantwortlichkeit für die Aufstellung der Jahresbilanz liegt beim Geschäftsführer des Unternehmens. In Kapitalgesellschaften sind die gesetzlichen Vertreter für das Aufstellen verantwortlich. Dies bedeutet aber nicht, dass diese den Jahresabschluss persönlich aufstellen müssen. Bei Bedarf kann diese Aufgabe an den Steuerberater oder einen anderen Verantwortlichen delegiert werden.
Fristen für die Erstellung des Jahresabschlusses
Nach § 243 Abs. 3 des Handelsgesetzbuchs muss die Aufstellung des Jahresabschlusses „[…] innerhalb der einem ordnungsmäßigen Geschäftsgang entsprechenden Zeit“ erfolgen. In der Regel entspricht dies einer Frist von etwa 6 bis 9 Monaten. In der Praxis gelten jedoch häufig deutlich kürzere Fristen, oft von drei Monaten.
Bei Kapitalgesellschaften hängt die für das individuelle Unternehmen gültige Aufstellungsfrist von der Unternehmensgröße, dem Umsatz und der Bilanzsumme ab. Die Frist für den Jahresabschluss bei kleinst Kapitalgesellschaften und kleinen Kapitalgesellschaften mit maximal 50 Mitarbeitern, einem Umsatz von maximal 12 Millionen Euro und einer Bilanzsumme von maximal 6 Millionen beträgt 6 Monate, also bis zum 30. Juni des folgenden Kalenderjahres. Überschreitet nur einer dieser Faktoren einen der Grenzwerte, gilt das Unternehmen bereits als Großbetrieb. Mittelgroße Kapitalgesellschaften und große Kapitalgesellschaften sind dagegen verpflichtet, den Jahresabschluss innerhalb von 3 Monaten, also bis zum 31. März aufzustellen.
Passgenaue Finanzierung für Ihr Unternehmen
Bei Personengesellschaften und Einzelunternehmen gibt es dagegen keine weiteren Regelungen bezüglich der Frist. Insofern die Jahresbilanz spätestens 9 Monate nach Ablauf des Geschäftsjahres vorliegt, gilt die geltende Frist als eingehalten. Hier sollten Sie jedoch beachten, dass viele Unternehmen den Jahresabschluss gleichzeitig mit der Steuererklärung beim Finanzamt einreichen. In diesem Fall gilt auch für den Jahresabschluss die Frist für die Steuererklärung, also der 31. Juli.
Key Facts: Allgemeines zum Jahresabschluss
- Alle Kaufleute, die der Pflicht der doppelten Buchhaltung unterliegen, müssen den Jahresabschluss aufstellen und gegebenenfalls auch veröffentlichen. Einzelkaufleute sind von der Pflicht unter gewissen Umständen befreit.
- Die Fristen für die Erstellung des Jahresabschlusses hängen von der Unternehmensgröße ab. In der Regel müssen Sie diesen frühestens 3 und spätestens 9 Monate nach Abschluss des Geschäftsjahres einreichen.
Ihr regelmäßiges Update zur Finanzbranche
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Wie erstelle ich einen Jahresabschluss?
- Zusammenstellung der benötigten Unterlagen, Vorbereitung und Abstimmung der Buchführung
- Umbuchung laufender Bewegungen und Erstellung der Abschlussbuchungen
- Aufstellung des eigentlichen Jahresabschlusses
Bevor Sie Ihren Jahresabschluss aufstellen können, müssen Sie diesen vorbereiten und die dafür benötigten Unterlagen zusammenstellen. Bei der Buchhaltung ist zu beachten, dass alle Belege korrekt und eindeutig nachvollziehbar sein müssen. Die Vollständigkeit und Korrektheit der Informationen bildet die Voraussetzung für eine erfolgreiche Finanzierung im folgenden Geschäftsjahr.
Am Ende des Geschäftsjahres erfolgt eine Inventur, die die Ermittlung des Inventars des Unternehmens zum Ziel hat. Das Inventar umfasst sowohl Vermögensgegenstände als auch Schulden des Unternehmens.
Das Ergebnis müssen Sie in einem geordneten Bestandsverzeichnis erfassen. Da Güter der Anlagenbuchhaltung wie Gebäude, Fahrzeuge und Maschinen jedes Jahr an Wert verlieren, sollten sie hierbei beachten, Wertminderungen als Abschreibungen zu buchen. Diese führen zu einer Minderung des Anlagevermögens.
Darüber hinaus müssen Sie offene Forderungen auf Bonität prüfen und bei Risiko auf Zahlungsausfall als Einzelwertberichtigung buchen. Zudem müssen Sie die Rechnungsabgrenzungsposten verbuchen. Falls Sie über ein Fahrtenbuch verfügen, müssen Sie dieses auf Richtigkeit überprüfen. Einige Firmen, darunter insbesondere Kapitalgesellschaften, sind zudem gesetzlich verpflichtet, Rückstellungen zu bilden und Rücklagen einzustellen. Diese dienen dazu, möglichen Verlusten in wirtschaftlichen Krisen entgegenzuwirken.
Zu den für den Jahresabschluss benötigten Dokumenten gehören:
- Gesellschafterverträge
- Leasingverträge und Miet- und Pachtverträge
- Rechnungskopien
- Handelsregisterauszüge
- Spendenquittungen
- Verträge über Finanzierung und Kreditvergabe
- Versicherungen
- Fahrtenbuch
Wie erstelle ich einen Jahresabschluss?
Die Erstellung des Jahresabschlusses erfolgt in 3 Arbeitsschritten:
Zusammenstellung der benötigten Unterlagen, Vorbereitung und Abstimmung der Buchführung
Umbuchung laufender Bewegungen und Erstellung der Abschlussbuchungen
Aufstellung des eigentlichen Jahresabschlusses
Die Vorbereitung des Jahresabschlusses
Bevor Sie Ihren Jahresabschluss aufstellen können, müssen Sie diesen in Absprache mit dem Steuerberater vorbereiten und die dafür benötigten Unterlagen zusammenstellen. Bei der Buchhaltung ist zu beachten, dass alle Belege korrekt und eindeutig nachvollziehbar sein müssen. Die Vollständigkeit und Korrektheit der Informationen bildet die Voraussetzung für eine erfolgreiche Finanzierung im folgenden Geschäftsjahr.
Am Ende des Geschäftsjahres erfolgt eine Inventur, die die Ermittlung des Inventars des Unternehmens zum Ziel hat. Das Inventar umfasst sowohl Vermögensgegenstände als auch Verbindlichkeiten des Unternehmens.
Das Ergebnis müssen Sie in einem geordneten Bestandsverzeichnis erfassen. Da Güter der Anlagenbuchhaltung wie Gebäude, Fahrzeuge und Maschinen jedes Jahr an Wert verlieren, sollten sie hierbei beachten, Wertminderungen als Abschreibungen zu buchen. Diese führen zu einer Minderung des Anlagevermögens.
Darüber hinaus müssen Sie offene Forderungen auf Einbringlichkeit prüfem und bei Risiko auf Zahlungsausfall als Einzelwertberichtigung buchen.
Zudem müssen Sie die Rechnungsabgrenzungsposten verbuchen. Falls Sie über ein Fahrtenbuch verfügen, müssen Sie dieses auf korrekte Führung überprüfen. Einige Firmen, darunter insbesondere Kapitalgesellschaften, sind zudem gesetzlich verpflichtet, Rückstellungen zu bilden und Rücklagen einzustellen. Diese dienen dazu, möglichen Verlusten in wirtschaftlichen Krisen entgegenzuwirken.
Zu den für den Jahresabschluss benötigten Dokumenten gehören:
- Gesellschafterverträge
- Leasingverträge
- Miet- und Pachtverträge
- Rechnungskopien
- Handelsregisterauszüge
- Spendenquittungen
- Verträge über Finanzierung und Kreditverträge
- Versicherungen
- Fahrtenbuch
In den meisten Fällen, wird das Firmeninsolvenzverfahren als Regelinsolvenz eröffnet. Zum Beispiel bei der „juristischen“ Person einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) oder einer sogenannten Aktiengesellschaft. Im Gegensatz dazu, eröffnen Privatpersonen eine Verbraucherinsolvenz. Allerdings können auch Einzelunternehmer, unter gewissen Bedingungen (weniger als 20 Gläubiger), eine Privatinsolvenz durchführen.
Sobald es aber um eine Firmeninsolvenz geht, dann führt kein Weg am klassischen Firmeninsolvenzverfahren vorbei. Folgende drei Schritte, müssen Sie dabei bewältigen:
Bestandteile des Jahresabschlusses
Unabhängig von der Unternehmensform und -größe umfasst der Jahresabschluss bei allen Kaufleuten die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV).
Kapitalgesellschaften (AG, KGaA, GmbH) sind gesetzlich verpflichtet, diesen um einen Anhang zu erweitern. In diesem Fall spricht man von einem erweiterten Jahresabschluss. Mittelgroße und große Kapitalgesellschaften, Personengesellschaften sowie unter das PubIG fallende Personenunternehmen müssen zudem einen Lagebericht erstellen und gemeinsam mit den anderen Dokumenten einreichen. Dieser gehört formal jedoch nicht zum Jahresabschluss.
Kapitalmarktorientierte Kapitalgesellschaften, die von der Pflicht zur Erstellung eines Konzernabschlusses ausgenommen sind, müssen dem Jahresabschluss folgende Bestandteile hinzufügen:
- Anhang
- Lagebericht
- Kapitalflussrechnung
- Handelsregisterauszüge
- Eigenkapitalspiegel
Checkliste Erstellung Jahresabschluss
- Ich habe alle relevanten Geschäftsunterlagen gesammelt und geordnet.
- Ich habe eine Inventur durchgeführt.
- Ich habe alle Forderungen umgebucht.
- Ich habe Abschreibungen ermittelt und gebucht.
- Ich habe die Rechnungsabgrenzungsposten verbucht.
- Ich habe Rückstellungen gebildet.
- Ich habe gesetzliche und freiwillige Rücklagen gebildet.
- Ich habe alle Unter- und Hauptkonten abgeschlossen.
- Ich habe die Abschlussübersicht erstellt.
- Ich habe den Jahresabschluss festgestellt.
- Ich habe das Fahrtenbuch überprüft.
Die Jahresabschlussprüfung
Mittelgroße und große Kapitalgesellschaften, entsprechende KapCo-Gesellschaften sowie PubIG-pflichtige Betriebe sind zu einer Überprüfung ihrer Jahresabschlüsse und Lageberichte verpflichtet. Unabhängig von der Größe des Unternehmens können sich GmbHs durch einen entsprechenden Vermerk in ihrer Satzung ebenfalls prüfungspflichtig erklären. Verantwortlich für die Jahresabschlussprüfung sind Abschlussprüfer, also Wirtschaftsprüfer.
Im Rahmen der Jahresabschlussprüfung überprüfen Abschlussprüfer folgende Kriterien:
- Einhaltung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB)
- Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften gemäß HGB, AG etc.
- Einhaltung von Satzung und Gesellschaftsvertrag
Ein Prüfungsbericht und Prüfungsvermerk hält das Ergebnis der Prüfung fest. Bei erfolgreicher Prüfung erteilt der Wirtschaftsprüfer einen uneingeschränkten Bestätigungsvermerk. Bei Mängeln kann er diesen dagegen einschränken oder ganz versagen. Wenn es gegen das endgültige Ergebnis der Prüfung keine Einwände gibt, gilt der Jahresabschluss als testiert. Das Abschlusstestat beurteilt lediglich, ob der Bericht korrekt ist und enthält keine Beurteilung der wirtschaftlichen Lage des Unternehmens. Ziel des Abschlusstestats besteht darin, die Öffentlichkeit sowie Gesellschafter, Arbeitnehmer und den Aufsichtsrat über das Ergebnis der Wirtschaftsprüfung zu informieren.
10 wichtige Bilanzkennzahlen
Umsatzrentabilität
Die Umsatzrentabilität sagt aus, wie effizient ein Unternehmen ist und beschreibt den Gewinnanteil am Umsatz des Unternehmens.
Umsatzrentabilität (in %) = Gewinn / Umsatz x 100
Eigenkapitalrentabilität
Die Eigenkapitalrentabilität stellt das Wachstum des eingesetzten Kapitals im Geschäftsjahr dar.
Eigenkapitalrentabilität (in %) = Jahresüberschuss / Eigenkapital*100
Verschuldungsgrad
Der Verschuldungsgrad gibt Auskunft, wie hoch der Anteil an Fremd- bzw. Eigenkapital in einem Unternehmen ist.
Verschuldungsgrad (in %) = Fremdkapital / Eigenkapital*100
Liquidität
Die Liquidität beschreibt die Fähigkeite eines Unternehmens jederzeit seinen Verbindlichkeiten zum Zeitpunkt der Fälligkeit nachkommen zu können. Bei der Liquidität werden drei Grade unterschieden
1. Grades = flüssige Mittel / kurzfristige Verbindlichkeiten
2. Grades = (flüssige Mittel + kurzfristige Forderungen) / kurzfristige Verbindlichkeiten
3. Grades = Umlaufvermögen / kurzfristige Verbindlichkeiten
Anlagendeckung
Anlagendeckung bedeutet, inwieweit das Anlagevermögen durch langfristiges Kapital gedeckt ist. Das beinhaltet sowohl Eigen- als auch Fremdkapital.
1. Grades = Eigenkapital / Anlagvermögen * 100
2. Grades = (Eigenkapital + langfristiges Fremdkapital) / Anlagevermögen
3. Grades = (Eigenkapital + langfristiges Fremdkapital) / (Anlagevermögen + Vorräte)*100
Gesamtkapitalrentabilität
Mithilfe der Gesamtkapitalrentabilität lässt sich errechnen, wie effizient ein Unternehmen Fremd- und Eigenkapital eingesetzt hat.
Gesamtkapitalrentabilität = (Gewinn + Fremdkapitalzinsen) / Gesamtkapital*100
Eigenkapitalquote
Die Eigenkapitalquote sagt aus, wie hoch der Anteil an Eigenkapital am gesamten Kapital eines Unternehmens ist.
Eigenkapitalquote (in %) = Eigenkapital /Gesamtkapital*100
Fremdkapitalquote
Die Fremdkapitalquote hingegen bietet Aufschluss über den Anteil an Fremdkapital am Gesamtkapital des Unternehmens.
Fremdkapitalquote = Fremdkapital / Gesamtkapital*100
Anlagequote
Die Anlagequote beschreibt, wie hoch der Anteil des Vermögens ist, der langfristig an Anlagen gebunden ist.
Anlagequote = Anlagevermögen / Gesamtvermögen*100
Umlaufvermögensquote
Die Umlaufvermögensquote gibt an, wie viel Prozent des gesamten Vermögens eines Unternehmens in kurzfristigen Vermögenswerten gebunden ist.
Umlaufvermögen = Umlaufvermögen / Gesamtvermögen*100
Veröffentlichung des Jahresabschlusses
Da einige Rechtsformen zur Veröffentlichung ihres Jahresabschlusses verpflichtet sind, erfordert dessen Erstellung Sorgfalt und Genauigkeit. Im Rahmen der Publizitäts- beziehungsweise Offenlegungspflicht müssen betroffene Unternehmen Ihren Jahresabschluss nach Feststellung beim Bundesanzeiger veröffentlichen. Die fertigen Unterlagen können Sie online unter publikations-plattform.de einreichen.
Unter gewissen Voraussetzungen sind folgende Betriebsformen von der Publizitätspflicht betroffen:
- Kapitalgesellschaften
- Personenhandelsgesellschaften ohne eine natürliche Person als persönlich haftender Gesellschafter
- Eingetragene Genossenschaften
- Versicherungsunternehmen und Banken
- Einzelkaufleute
- Zweigniederlassungen bestimmter ausländischer Kapitalgesellschaften
- Wirtschaftliche Vereine
Für Personenhandelsgesellschaften greift die Publizitätspflicht, wenn mindestens zwei dieser drei Merkmale zutreffen:
- Bilanzsumme über 65 Millionen Euro
- Umsatzerlöse über 130 Millionen Euro
- Mitarbeiteranzahl über 5,000
Nach der Veröffentlichung kann die gesamte Öffentlichkeit die Bilanzen einsehen. Dies spielt insbesondere bei der Finanzierung und bei der Vergabe von einem Firmenkredit eine wichtige Rolle. In welchem Umfang publizitätspflichtige Unternehmen ihren Jahresabschluss veröffentlichen müssen, hängt von der Betriebsgröße ab. Mittelgroße und große Unternehmen sind verpflichtet, den Abschluss in vollem Umfang, also die Bilanz und die Gewinn-und-Verlust-Rechnung sowie eventuelle Anhänge zu veröffentlichen.
Kleinstunternehmen und kleine Kapitalgesellschaften müssen dagegen nur eine verkürzte Bilanz und den Anhang publizieren. Die Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV) ist von der Veröffentlichungspflicht somit ausgenommen. Darüber hinaus müssen Kleinstunternehmen ihren Jahresabschluss nur beim Bundesanzeiger hinterlegen, statt ihn zu veröffentlichen. Dies reduziert zwar nicht den Arbeitsaufwand, senkt aber die Kosten. Während eine Hinterlegung etwa 30 Euro kostet, müssen Unternehmen für eine Veröffentlichung oftmals deutlich mehr zahlen.
Der konsolidierte Jahresabschluss
Einige Unternehmen sind zudem verpflichtet, einen konsolidierten Abschluss zu erstellen und zu veröffentlichen. Das Erstellen des konsolidierten Jahresabschlusses kann auch auf freiwilliger Basis erfolgen. Der konsolidierte Abschluss bezeichnet eine Zusammenfassung der Jahresabschlüsse einzelner Unternehmen zu einem gemeinsamen Abschluss der gesamten Unternehmensgruppe.
Was ist für die Banken bei Finanzierungsprüfungen besonders relevant?
- Eine positive Umsatzentwicklung
- Eine positive Ergebnisentwicklung
- Die bestehende Verschuldung / Verschuldungsgrad
- Kapitaldienstfähigkeit
- Das Eigenkapital
- Negativmerkmale wie: Gewinnübersteigende Entnahmen, Pfändungen, Rücklastschriften
- Die Kontoführung
- Die Inhaber / Gesellschafter
- Die Branche
- Der Crefo Score
