Die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA):
Über die betriebswirtschaftliche Auswertung
Der Vorteil der BWA besteht in ihrer Aktualität: Sie beruht auf den Zahlen der Finanzbuchführung, Verantwortliche registrieren unmittelbar mögliche Fehlentwicklungen. Zugleich handelt es sich um ein zentrales Dokument bei Finanzierungsanfragen.
Spätestens bei Kreditanfragen benötigen Sie eine betriebswirtschaftliche Auswertung, die den allgemein anerkannten Standards entspricht. Doch was ist die BWA eigentlich? Wie können Sie diese BWA erstellen? Und welche Voraussetzungen bestehen?
Die wichtigsten Details der BWA im Überblick:
- Die BWA basiert auf den aktuellen Daten der Buchhaltung.
- Es handelt sich um eine Auswertung, die monatlich erstellt wird.
- Sie ist besonders besonders bei kleinen und mittelständischen Unternehmen verbreitet.
- Die BWA kann für alle Rechtsformen wie GmbH oder GbR genutzt werden.
- Es handelt sich nicht um einen Jahresabschluss.
- Sie ist für Finanzierungsanfragen unverzichtbar.
Was ist die betriebswirtschaftliche Auswertung?
Bei der betriebswirtschaftlichen Auswertung handelt es sich um ein Dokument, das eng mit dem Software-Unternehmen DATEV verknüpft ist. Die DATEV stellt Steuerberatern, Wirtschaftsprüfern und Unternehmen IT-Lösungen für die Finanzbuchführung bereit und hat im Jahr 1969 Standards für automatisierte betriebswirtschaftliche Auswertungen etabliert. Die damals eingeführte und auch heute verbreitete Variante ist die Standard-BWA Nr. 1. Darüber hinaus existieren mittlerweile zahlreiche Sonderformen für bestimmte Branchen oder Zwecke.
Das wesentliche Merkmal der betriebswirtschaftlichen Auswertung ist, dass sie auf den aktuellen Daten der Buchführung beruht. Ob Kapital- oder Personengesellschaft, ob Selbstständige oder Freiberufler: Die DATEV-Software greift auf die gebuchten Positionen des jeweiligen Zeitraums zurück und gibt diese standardisiert als BWA aus. Das Dokument enthält zahlreiche summierte Daten und diverse Kennzahlen wie die EBIT-Marge, die einen Überblick über die momentane Ertrags- und Finanzsituation erlauben.
Die Rolle der betriebswirtschaftlichen Auswertung beim Firmenkredit: Deshalb ist die BWA so wichtig
Kreditgeber wollen das Risiko einer Kreditvergabe im Vorfeld einschätzen. Bei Arbeitnehmern verlangen Banken deshalb aktuelle Einkommensnachweise. Bei Unternehmen verhält sich dies naturgemäß anders, die Risikobewertung fällt aufgrund der dynamischen Ertragslage und der sich stetig verändernden Finanzsituation schwerer. Aus diesem Grund bestehen Kreditgeber auf ein Bündel an Unterlagen, um das Ausfallrisiko bei einem Firmenkredit auf fundierter Basis bestimmen zu können. Banken fordern erstens einen oder mehrere Jahresabschlüsse, die über die wirtschaftliche Entwicklung in der Vergangenheit informieren. Das reicht aber nicht aus, da sich seit dem letzten Jahresabschluss die Situation drastisch verändert haben kann. Deshalb müssen Unternehmen zweitens eine oder mehrere BWAs einreichen.
Anhand der monatlich erstellten betriebswirtschaftlichen Auswertungen erkennen Bankmitarbeiter sofort, wie sich die wirtschaftliche und finanzielle Lage darstellt. Zusammen mit den anderen Unterlagen ergibt sich ein Gesamtbild, das eine professionelle Bewertung des Ausfallrisikos zulässt. Nach der Kreditprüfung vernichten Banken die eingereichte BWA, sofern der Kreditvertrag nicht zustande kommt.
Auch andere Akteure fordern aus ähnlichen Motiven BWAs an. Sie suchen einen Investor? Sie wollen dauerhaft mit einem Lieferanten zusammenarbeiten? In diesen Fällen belegen Sie mit der BWA ebenfalls ihre Wirtschafts- und Finanzkraft. Mithilfe einer betriebswirtschaftlichen Auswertung können Firmen zusätzlich ihre Steuervorauszahlungen an das Finanzamt anpassen.
Passgenaue Finanzierung für Ihr Unternehmen
Mit einer betriebswirtschaftlichen Auswertung den Überblick behalten
Als Unternehmer haben Sie zudem ein Eigeninteresse an regelmäßigen betriebswirtschaftlichen Auswertungen. Das gilt für Freiberufler und Selbstständige, für einen Einzelunternehmer genauso wie für eine UG, eine AG oder eine GmbH & Co. KG: Mit diesen monatlichen Auswertungen bleiben Sie stets informiert! Konkret bedeutet das:
- Sie erkennen rasch negative Veränderungen der Ertragslage.
- Sie identifizieren zeitnah mögliche Liquiditätsprobleme
- Sie können ohne Verzögerung effektive Gegenmaßnahmen einleiten.
Betrachten Sie die BWA nicht nur als Dokument, das Sie auf Wunsch Dritter wie einen Kreditgeber anfertigen. Nutzen Sie dieses Instrument proaktiv!
Ihr regelmäßiges Update zur Finanzbranche
Wie erstelle ich einen Jahresabschluss?
- Zusammenstellung der benötigten Unterlagen, Vorbereitung und Abstimmung der Buchführung
- Umbuchung laufender Bewegungen und Erstellung der Abschlussbuchungen
- Aufstellung des eigentlichen Jahresabschlusses
Bevor Sie Ihren Jahresabschluss aufstellen können, müssen Sie diesen vorbereiten und die dafür benötigten Unterlagen zusammenstellen. Bei der Buchhaltung ist zu beachten, dass alle Belege korrekt und eindeutig nachvollziehbar sein müssen. Die Vollständigkeit und Korrektheit der Informationen bildet die Voraussetzung für eine erfolgreiche Finanzierung im folgenden Geschäftsjahr.
Am Ende des Geschäftsjahres erfolgt eine Inventur, die die Ermittlung des Inventars des Unternehmens zum Ziel hat. Das Inventar umfasst sowohl Vermögensgegenstände als auch Schulden des Unternehmens.
Das Ergebnis müssen Sie in einem geordneten Bestandsverzeichnis erfassen. Da Güter der Anlagenbuchhaltung wie Gebäude, Fahrzeuge und Maschinen jedes Jahr an Wert verlieren, sollten sie hierbei beachten, Wertminderungen als Abschreibungen zu buchen. Diese führen zu einer Minderung des Anlagevermögens.
Darüber hinaus müssen Sie offene Forderungen auf Bonität prüfen und bei Risiko auf Zahlungsausfall als Einzelwertberichtigung buchen. Zudem müssen Sie die Rechnungsabgrenzungsposten verbuchen. Falls Sie über ein Fahrtenbuch verfügen, müssen Sie dieses auf Richtigkeit überprüfen. Einige Firmen, darunter insbesondere Kapitalgesellschaften, sind zudem gesetzlich verpflichtet, Rückstellungen zu bilden und Rücklagen einzustellen. Diese dienen dazu, möglichen Verlusten in wirtschaftlichen Krisen entgegenzuwirken.
Zu den für den Jahresabschluss benötigten Dokumenten gehören:
- Gesellschafterverträge
- Leasingverträge und Miet- und Pachtverträge
- Rechnungskopien
- Handelsregisterauszüge
- Spendenquittungen
- Verträge über Finanzierung und Kreditvergabe
- Versicherungen
- Fahrtenbuch
Die Voraussetzungen für betriebswirtschaftliche Auswertungen
Eine BWA erfordert eine ordnungsgemäße und aktuelle Buchführung. Diese Auswertung berücksichtigt ausschließlich eingepflegte Buchungsposten. Fehlende oder falsche Buchungen führen zu einer mängelbehafteten oder unvollständigen betriebswirtschaftlichen Auswertung.
Wenn Sie eine BWA erstellen oder erstellen lassen, verfügen Sie im optimalen Fall über eine doppelte Buchführung. Dazu verpflichtet der Gesetzgeber zum Beispiel Kapitalgesellschaften.
Freiberufler dürfen dagegen eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) anfertigen – unabhängig vom Umsatz und vom Gewinn. Dasselbe gilt für einige Gewerbetreibende, sofern sie unter gewissen Umsatz- und Gewinnschwellen bleiben und unter Rechtsformen wie Einzelunternehmer agieren. Sie gehören dazu? Dann empfiehlt sich eine standardisierte BWA-Auswertung, die sogenannte Einnahmen-Ausgaben-BWA (BWA-Form 43), die sich an der EÜR und nicht an der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) orientiert.
BWA erstellen: Welche Möglichkeiten gibt es?
Wenn Sie eine betriebswirtschaftliche Auswertung wünschen oder auf Verlangen eines Kreditgebers benötigen, wählen Sie aus zwei Optionen:
- Sie erstellen die BWA selbst. Wenn Sie über eine entsprechende Software verfügen, erledigen Sie dies mit wenigen Klicks. Alternativ kommen entsprechende Excel-Vorlage infrage.
- Sie beauftragen damit einen Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer. Der Vorteil besteht darin, dass diese Variante Ihren Aufwand reduziert. Zudem erkennen Banken und Co. geprüfte BWAs von Steuerberatern eher an oder fordern diese explizit.
Bedenken Sie, dass es sich beim Erstellen einer aussagekräftigen BWA um ein komplexes Unterfangen handelt. Das trifft auch zu, wenn Sie eine Software mit BWA-Funktion einsetzen. Beim Anfertigen einer betriebswirtschaftlichen Auswertung existieren vielfältige Fehlerquellen, welche die Analyse erheblich verfälschen können. Neben Buchungsfehlern verdient die fehlende Berücksichtigung von Bestandsänderungen, Rechnungsabgrenzungen, Rückstellungen und Forderungsausfälle Erwähnung.
Ein vereinfachtes Beispiel soll dies verdeutlichen: Sie sind Kfz-Händler und haben ein Fahrzeug im Wert von 50.000 Euro verkauft. Sie haben eine Anzahlung von 10.000 Euro und Raten in Höhe von 5.000 Euro erhalten und müssen nun befürchten, dass der Käufer die weiteren vertraglich vereinbarten Ratenzahlungen nicht leisten kann. Sie haben diese Forderung nicht abgesichert, es droht ein Verlust von 35.000 Euro. Haben Sie diesen Forderungsausfall bereits in Ihrer Buchführung berücksichtigt? Bei der BWA macht dies einen relevanten Unterschied!
Vielfältige Formen der BWA
Zahlreiche Auswertungen bei der BWA
- betriebliche Erträge (Umsatzerlöse, Bestandsveränderungen, aktivierte Eigenleistungen und Co.)
- Kosten (aufgeschlüsselt in vielfältige Kostenarten wie Personalkosten, Raumkosten, Versicherungen und Abschreibungen)
- Betriebsergebnis (ergibt sich aus der Differenz zwischen dem Ertrag und den Kosten)
Sind die DATEV-Formate verpflichtend?
01 Standard, 20 Handwerk , 51 Kapitalflussrechnung:
Bei diesen standardisierten Formaten handelt es sich um die DATEV-Varianten der betriebswirtschaftlichen Auswertungen. Diese fertigen Sie mit den entsprechenden Softwareprogrammen an. Auch Ihre Steuerberatung oder Ihr Wirtschaftsprüfer greift in der Regel auf diese Programme zurück.
Bei der BWA existiert aber kein verpflichtendes Format. Bedenken Sie, dass die BWAs insgesamt freiwillig sind. Im Gegensatz zu Bilanzen und ähnlichen steuer- sowie handelsrechtlich vorgeschriebenen Dokumenten handelt es sich bei BWAs um freiwillig erstellte Dokumente, deshalb gibt es auch keine exakten Vorgaben.
Andererseits fordern Banken diese Unterlagen an und bestehen häufig darauf, dass Sie verschiedene Standards einhalten. Nutzen Sie deshalb die DATEV-Standards oder laden Sie sich aus seriösen Quellen BWA-Vorlagen herunter.
Noch besser: Überlassen Sie diese komplexe Aufgabe Ihrem Steuerberater oder Ihrem Wirtschaftsprüfer! Diese Spezialisten kennen sämtliche Anforderungen an betriebswirtschaftliche Auswertungen und stellen sicher, dass diese fehlerfrei und aussagekräftig sind!
Ihr regelmäßiges Update zur Finanzbranche
Grenzen der betriebswirtschaftlichen Auswertungen
Die BWA erfüllt zweifelsohne wichtige Funktionen – bei der Überwachung der Ertragsentwicklung genauso wie bei Finanzierungsanfragen. Beachten Sie aber auch die Grenzen dieser Auswertungen. Sie informieren gezielt über den aktuellen Zustand und mittels Vergleichen über die historische Entwicklung. Betriebswirtschaftliche Auswertungen sagen jedoch nichts über die künftige Entwicklung Ihres Unternehmens aus.
Hierfür benötigen Sie weitere Dokumente wie eine fundierte Finanz- und Liquiditätsprognose. Ihre Steuerberatung erstellt Ihnen auch diese Unterlagen. Der Blick in die Zukunft erweist sich insbesondere bei Gründern und Start-ups als unabdingbar. In der Gründungszeit sind die aktuellen Geschäftszahlen wenig aussagekräftig. Banken prüfen Kreditanfragen deshalb mit Dokumenten wie einem Business- und Finanzplan.
Wenn Sie über FinCompare einen Kredit anfragen, erhalten Sie über die Art und Anzahl der erforderlichen Dokumente eine präzise Auskunft. Gehen Sie aber davon aus, dass dazu auch eine betriebswirtschaftliche Auswertung gehört. Befassen Sie sich deshalb im Vorfeld mit diesem Thema und leiten Sie die notwendigen Schritte ein. Vervollständigen Sie zum Beispiel Ihre Buchhaltung, wenn sich diese momentan nicht auf dem aktuellen Stand befindet.
Sie interessieren sich für günstige Unternehmensfinanzierungen und möchten das Angebot von FinCompare nutzen? Seit 2016 unterstützen wir Unternehmen die richtige Finanzierungslösung zu finden. Hierfür verfügen wir über ein großes Netzwerk an Finanzinstituten. Unsere Experten vermitteln Ihnen das attraktivste Angebot. Für einen erfolgreichen Finanzierungsantrag benötigen wir relevante Unterlagen wie Jahresabschlüsse und die betriebswirtschaftliche Auswertung. Bereiten Sie diese Dokumente am besten vor oder kontaktieren Sie rechtzeitig Ihren Steuerberater. Im optimalen Fall liegen Ihnen die BWA und Co. bei der Finanzierungsanfrage bereits vor, das beschleunigt den gesamten Prozess!
