Einkaufsprozess optimieren: Im globalen Wettbewerb triumphieren
Wer an Outsourcing denkt, den beschleicht meist ein negatives Gefühl. Wird doch Outsourcing mit der Verlagerung von Aufgaben in Billiglohnländer und mit daraus folgendem Personalabbau verbunden. Strategisch eingesetztes Outsourcing dagegen kann in der Beschaffung und der Logistik entlasten und Freiräume für Aufgaben mit größerer Hebelwirkung schaffen. Das ist auch im Einkauf so. Clevere Einkäufer nutzen daher die Möglichkeiten des Outsourcens für mehr Flexibilität und Handlungsfähigkeit. Wir stellen Ihnen Chancen und Risiken im Einkaufsprozess und im Wettbewerb vor.
Einkauf – ein Bündel operativer und strategischer Aufgaben
Die seit Jahren gewohnten Waren vom Großhandel kaufen und ins Regal stellen das war einmal. Der Wettbewerbsdruck ist in den vergangenen Jahrzehnten enorm gestiegen. Neue Möglichkeiten durch das Internet und die Globalisierung schaffen auch neue und veränderte Märkte. Ansprüche und Erwartungshaltung von Kunden und Geschäftspartnern haben sich ebenso gewandelt.
Die Fülle an Informationen und Anreizen schafft eine neue Erwartungshaltung an Sortiment, Preisgestaltung und Schnelligkeit. Mitzuhalten ist eine Herkulesaufgabe, denn völlig neue Anforderungen an den Einkauf wollen erfüllt werden. Ein Aufgabengebiet, das wesentlich umfangreicher ist, als es der so bieder wirkende Begriff Einkauf vermuten lässt, gilt es zu optimieren.
To Do’s im operativen Einkaufsprozess:
- Prüfen von Bedarfsmeldungen der Abteilungen und Betriebe des Unternehmens
- Zusammenführung der Meldungen, um Dopplungen zu vermeiden, und Kosten zu optimieren
- Auswahl geeigneter Lieferanten zur Beschaffung der Waren und Materialien
- Selektion und Auswahl der erhaltenen Angebote
- Prüfung der Budgets und Erledigung der Bestellung
- Sofern es keinen Rahmenvertrag gibt, Vertrag über Beschaffungsmodalitäten schließen
- Auf Auftragsbestätigung warten und Auftragserledigung verfolgen, ggf. nachfassen
- Eingehende Ware an Besteller weiterleiten und fakturieren
- Feedback zur Ware und dem Einkaufsprozess einholen
- Händler beurteilen und Prozessablauf ggf. optimieren
To Do’s im strategischen Einkaufsprozess:
- Situationsanalyse
- Bedarfsanalyse
- Marktanalyse
- Marktauswahl
- Analyse der Lieferanten und deren Klassifizierung
- Lieferantenauswahl, -entwicklung, -controlling und -pflege
- Verhandlungen mit Lieferanten
- Angebotserstellung
- Einkaufsabwicklung
Vor allem die Lieferantenentwicklung und -pflege ist eine der Hauptaufgaben im strategischen Teil des Einkaufs. Dabei sollten Leistung und Rahmenbedingungen der Lieferanten vergleichbar sein. Um die Qualität der Produkte sicherzustellen, wird frühzeitig das gewünschte Qualitätsniveau für das Unternehmen definiert. So lässt sich Verbesserungsbedarf feststellen und die Lieferantenbeziehung einheitlich weiterentwickeln.
Das Ziel ist, die Leistungsfähigkeit zu stärken, und Kosten zu senken. So bleibt das Unternehmen wettbewerbsfähig und für Kunden und Mitarbeiter gleichermaßen attraktiv.
Globaler Wettbewerbsdruck
1,3 Billionen oder etwas anschaulicher 1.300.000.000.000 Euro, so groß war der Wert an Waren, die Deutschland 2018 ins Ausland exportiert hat. Damit war dieses Jahr für den Ausfuhrkönig Deutschland das bisherige Spitzenjahr. Das Gros der Exporte ging dabei an Länder der EU, nämlich 778 Mrd. Euro. Weitere 539 Mrd. Euro an Waren ging an Drittländer außerhalb der EU. Das Jahr endete so überragend, wie es angefangen hatte, nämlich mit einem Plus in der Außenhandelsbilanz von 227,8 Mrd. Euro.
Damit könnte man sich als deutsches Unternehmen beruhigt zurücklehnen. Kein Zweifel, Produktivität und Qualität sind die größten Pluspunkte deutscher Unternehmen gegenüber Mitbewerbern in anderen Ländern. Doch das bedeutet nicht, dass sie konkurrenzlos sind.
Waren, die die Welt gerne von uns kauft:
- Fahrzeuge
- Maschinen und mechanische Geräte
- Elektronik und elektronische Maschinen
- Medikamente
- Kunststoffe und Kunststoffwaren
Deutschland profitiert davon, dass wir nicht nur viel, sondern auch kostenintensive Produkte exportieren, also Waren, die teuer sind. Das Preisniveau kommt nicht nur durch oft hochwertige Qualität, vielmehr produzieren wir auch teuer. Eine Lösung, um Kosten zu senken, kann das Outsourcing sein.
Hohe Kosten machen deutsche Unternehmen angreifbar
Nach einer Studie des Instituts der Deutschen Wirtschaft in Köln (IW Köln) gehört Deutschland zu den teuersten Produktionsstandorten der Welt. Hohe Lohnkosten und Lohnnebenkosten im Inland treiben beispielsweise neben anderen Faktoren die Produktionskosten in die Höhe. Das beweist auch die Rangliste der Arbeitskosten im internationalen Vergleich, denn hier rangiert Deutschland auf dem 4. Platz.
Nur Norwegen, Belgien und das nach einer Studie glücklichste Land der Welt, Dänemark, liegen in den Produktionskosten noch höher. Dagegen können Schweden, Niederlande, Japan oder Großbritannien mit weitaus niedrigeren Produktionskosten rechnen. Die Nationen in Mittel- und Osteuropa können mit der Produktivität Deutschlands nicht mithalten. Das gleichen sie jedoch durch niedrige Arbeitskosten aus. Teurer in den Lohnstückkosten und damit letztlich im Ergebnis kostenintensiver sind dagegen Frankreich, Norwegen und Großbritannien.
Wunsch nach mehr Flexibilität und Freiraum: Einkaufsprozess outsourcen
Neben der Kostenspirale steht auch der Wunsch nach mehr Flexibilität ganz oben auf der Rangliste. Denn finden Unternehmen keine Freiräume, um ihr Geschäft, die Qualifizierung oder Marktanalysen zu optimieren, treten sie auf der Stelle. KMUs, die ihre Kosten nicht durch Outsourcing zu verringern suchen, versäumen Möglichkeiten, dem Wettbewerb standzuhalten. Dazu kommt noch die mangelnde Flexibilität von Unternehmen, die nicht auslagern.
Denn oft sind sie so sehr mit dem Aufrechterhalten des eigenen Geschäftsbetriebs und der Beschaffung beschäftigt, dass sie sich nicht entwickeln können. In der Folge können Großaufträge mangels Kapazitäten nicht angenommen werden. Lieferanten und Call-Center-Agents können nicht zielführend ausgewählt und weiterqualifiziert werden, da keine Zeit oder keine erfahrenen Personalcoachs vorhanden sind. Auch für das Integrieren neuer Lieferanten oder Produkte bleibt keine Zeit.
Zudem tun sich Unternehmen, die sich bisher noch nicht an die Sozialen Netzwerke getraut haben schwer, diese Chancen zu nutzen. Denn gerade für den Einkauf bieten sich hier eine Menge Möglichkeiten. User berichten im Netz über ihre Erfahrungen mit den eigenen Produkten und denen der Mitbewerber. Auch Vermissenserlebnisse der Kunden werden offen kommuniziert und Wünsche an das Produkt oder die Marke formuliert. Eine ideale Gelegenheit für den Einkäufer, mit einem offenen Ohr am Markt zu sein.
Einkaufsprozess an einen Einkaufsdienstleister outsourcen bietet Vorteile
Wenn Sie das Outsourcing in Ihr Unternehmen integrieren möchten, beginnen Sie mit einer Testphase. Vorher sollten jedoch wichtige Voraussetzungen geschaffen werden. Unabdingbar für das gelungene Outsourcen vom Einkaufsprozess ist beispielsweise die Standardisierung von Teilprozessen. Damit beim Outsourcen keine Überschneidungen und Missverständnisse aufkommen, müssen diese Teilprozesse zudem zweifelsfrei dokumentiert werden. Falls das noch nicht geschehen ist, sollte der komplette Beschaffungsprozess durchleuchtet und strukturiert werden. Erst dann lässt sich entscheiden, welcher Einkaufsprozess nachhaltig ausgelagert werden kann.
Synergieeffekte und Imagegewinn
Sie haben sich zum ersten Mal an Outsourcing gewagt und die relevanten Prozesse identifiziert? Jetzt gilt es, diese Prozesse gemeinsam oder einzeln an einen Einkaufsdienstleister abzugeben. Dabei ist es wichtig, erfahrene Dienstleister zu finden, die auch in der Digitalisierung weit entwickelt sind. Eine weitere Voraussetzung ist, dass der Dienstleister einen ausreichenden Vorrat vorhalten und diesen umgehend ausliefern kann.
Vorausgesetzt Prozesse und Dienstleister passen zusammen, ergeben sich mittelfristig deutliche Kosteneinsparungen und Synergieeffekte. Den Einkaufsprozess an einen unpassenden Dritten auszulagern, könnte dagegen fatale Auswirkungen haben.
Mit diesen Vorteilen können Sie rechnen, wenn Sie den Einkaufsprozess outsourcen:
- Kostenvorteile durch Prozessoptimierung
- sinkende Produktionskosten durch Bündelung von Bestellungen
- Recherche günstigerer oder qualitativ hochwertigerer Produkte
- attraktivere Konditionen und Zahlungsmodalitäten
- Qualifizierung und Selektion von Lieferanten
- professionelles Reklamationsmanagement
Digital nah am Markt
Traditionell hat der Einkauf den besten Überblick im Unternehmen, denn er kennt Lieferanten, eigene Produkte und die des Wettbewerbs, weiß welche Konditionen und Preise auf dem Markt verlangt werden und kennt die Schwachpunkte aller Mitbewerber. Kurzum, der Einkauf hat das Ohr am Markt. Eigentlich selbstverständlich, dass dieser Bereich optimal ausgestattet und auf dem neuesten Stand der Technik ist.
Würde man jedoch eine Umfrage in Deutschlands Unternehmen nach den Arbeitsprozessen im Einkauf machen, wäre es, als würde man die Zeit zurückdrehen. Da gibt es noch Faxgeräte im täglichen Ablauf. Bestellungen werden aufgeschrieben und als Beleg für das Lager kopiert. Um die Frage nach einem bestellten Produkt beantworten zu können, laufen Mitarbeiter schnell mal zum Lager und fragen den Lageristen. Der kann die Frage meist auch nicht aus dem Stand beantworten und sucht nach dem gewünschten Produkt. Körperlich, nicht IT-unterstützt.
In Zeiten, in denen Roboter selbstständig den Boden saugen und 3 D-Drucker belastbare Gebäude ausdrucken können, ist das kaum vorstellbar. Vor allem sind solche Abläufe unwirtschaftlich und nicht wettbewerbsfähig. In der digitalisierten Beschaffung benötigt man kein mit Papierstau gesegnetes Faxgerät mehr. Auch den Spurt zum Lager kann man getrost vergessen. Stattdessen ist die Software auf dem aktuellen Stand, Anfragen können à la minute beantwortet und der Versand sofort in die Wege geleitet werden.
Dafür läuft kein Mitarbeiter zum Lager, sondern gibt per Software das Produkt frei, das daraufhin den vorgezeichneten Weg geht. Die Einkaufsabteilung bringt mit Kennzahlen und Auswertungen Transparenz in den Markt und recherchiert Einsparmöglichkeiten. Clevere Unternehmer binden ihre Einkäufer bereits in der Produktions- und Testphase eines Produktes mit ein und erzielen so optimale Ergebnisse. Nutzen sie dann noch digitalisierte Abläufe, kann ein Unternehmen hohe Einsparungen erzielen und sich als professioneller Geschäftspartner beweisen.
Einkaufsprozess optimieren: Outsourcen Sie doch mal …
Unternehmen haben die Wahl zwischen Althergebrachtem oder der Trendwende nach, zu mehr Umsatz und komfortableren Prozessen: Die Digitalisierung sollte dabei niemand außer acht lassen, auch nicht aus Angst vor technischer Aufrüstung. Damit öffnet sich zugleich die Tür zum Einkauf 3.0, denn Digitalisierung ist Voraussetzung für ein gelungenes Outsourcing.
… Ihr Risikomanagementsystem
Neben Ihren Mitarbeitern sind die Lieferanten für viele Unternehmen das wichtigste Kapital. Über deren Leistungsfähigkeit, Qualität, Umsatz, Gewinn und Mitarbeiterzahl sollten Sie daher stets auf dem Laufenden sein. Dazu müssen die eigenen Umsätze mit dem jeweiligen Lieferanten, die georderten Produkte, Lieferzeiten und Abstimmprozesse ebenso gespeichert sein, wie Reklamationen und Ausfallzeiten.
Wann haben Sie das letzte Mal darüber nachgedacht, ob Ihre Lieferanten immer noch den qualitativen und quantitativen Standards des Unternehmens genügen?
- Passen sie noch ins Preisgefüge?
- Könnten durch langfristigere Verträge bessere Konditionen erzielt werden?
- Sind Qualifizierungsmaßnahmen angezeigt, die alle Lieferanten auf das gleiche Niveau bringen?
- Können Betreuung und Kontrolle der Lieferanten ausgelagert werden?
Um Informationen rund um Ihre Lieferanten zu erhalten, können Sie Mitarbeiter im Internet recherchieren lassen, was zu unterschiedlichem Erfolg und wenig belastbaren Informationen führt. Sie können auch Wirtschaftsauskunfteien beauftragen, was auf Dauer sehr kostenintensiv ist. Warum diesen Einkaufsprozess nicht outsourcen? Gerade bei Großaufträgen, teuren Waren und ausländischen Lieferanten schlagen unbekannte Größen oft tiefe Kerben. Starke Abhängigkeiten sollten Sie vermeiden bzw. stets aktuell im Fokus haben. Dabei kann Ihnen ein externer Spezialist für Risikomanagement im Einkauf behilflich sein.
… Ihre Marktanalyse
Wer den Markt nicht im Auge behält, handelt wie der Holzfäller, der vor lauter Arbeit die Axt nicht schärft und so immer unproduktiver wird. Vor allem Unternehmen, die schon lange im Geschäft sind, versäumen es oft, Entwicklungen zu hinterfragen und gegen den Strom zu schwimmen. Das kann insbesondere bei der Materialbeschaffung zu Problemen führen. Beispielsweise Metalle oder Rohstoffe sind im Einkauf starken Schwankungen unterworfen.
Qualität und Kosten tagesaktuell im Blick zu behalten, ist für den Beschaffungsbereich kaum möglich. Optimierungsmöglichkeiten in der Lieferkette erfordern zudem Know-how auf dem aktuellen Markt und die Zeit, neu zu verhandeln. Hier empfiehlt sich für KMUs ein versierter Dienstleister rund um die Marktbeobachtung und Logistik, der mit geeigneten Software-Lösungen und Kontakten in der Branche neue Wege eröffnet. Diese Investition kann sich durch Sparpotenziale und zuverlässige Lieferungen und Vorproduzenten schnell amortisieren.
… Ihr Einkaufsmarketing
Ältere Unternehmer trauen sich häufig nicht an die Sozialen Medien. Damit versäumen sie es, ihre Produkte ins Gespräch zu bringen. Und auf Messen und Veranstaltungen gehen Unternehmen meist erst, wenn sie eine innovative Entwicklung vorzuweisen haben oder es ihnen bereits wirtschaftlich schlecht geht. Dabei gehört gerade aktives Marketing zu den größten Einsparmöglichkeiten im Einkauf.
Nehmen wir an, Sie verhandeln mit Ihren Lieferanten gerne hart um jeden Euro. Mag sein, dass Sie auf diese Weise günstige Konditionen erzielen, beliebt machen Sie sich dabei kaum. Mittelstandsunternehmen sollten jedoch darauf achten, dass Lieferanten nicht wegen des schlechten Umgangs eines Unternehmens abspringen. Eine Win-win-Situation erzielen Sie stattdessen, wenn Sie den Lieferanten fördern.
Dazu können Sie beispielsweise einen gemeinsamen Stand auf Messen oder Märkten initiieren. Auch der gekoppelte Auftritt im Netz hilft beiden Vertragspartnern. Beispielsweise können Sie Ihre Lieferanten im Porträt auf Ihrer Unternehmenswebsite einbinden. Oder Sie erstellen gemeinsam eine neue Website, die auch in den Sozialen Medien präsent ist. Solche Aktivitäten wirken attraktiv und ziehen neue Lieferanten und Kunden an. Damit sind Sie als Unternehmer in einer besseren Verhandlungsposition. Da solche Aktionen für Ungeübte zeit- und kostenintensiv sein können, empfiehlt sich, diesen Teil des Einkaufsmanagements auszulagern.
… den indirekten Einkauf
Unter indirektem Einkauf versteht man alle Güter und Dienstleistungen, die weder in die Erzeugnisse noch in die Handelsware eingehen.
Zum indirekten Einkauf gehören:
- Betriebsausstattung
- Büromaterialien
- Maschinen und Werkzeuge
- Reinigungsmittel
- Mobiliar
- Hard- & Software
- Arbeiten zur Instandhaltung, Reparatur, Wartung oder Reinigung
- Reiseaufwand
Alle Materialien und Dienstleistungen, die wiederholt benötigt werden, können zeitsparend und kostengünstig von einem externen Unternehmen beschafft werden. Gerade diese Faktoren, die nicht unmittelbar in die Produkte oder deren Lieferung einfließen, werden häufig zu wenig kritisch betrachtet und verursachen beträchtliche Mehrkosten. Da sie meist dezentral von den unterschiedlichen Sekretariaten oder Bereichen beschafft werden, liegen sie zwar in der Regel innerhalb bestimmter Rahmenbedingungen, können jedoch nicht gebündelt geordert werden.
Es können auch keine Mengenrabatte oder saisonalen Aktionen ausgenutzt werden. Sogar eher bescheidene Anschaffungen wie Drucker oder Kopierer können unwirtschaftliche Folgen haben. Nämlich dann, wenn die Konditionen zu Toner und Wartung oder der Energieverbrauch nicht verglichen wurden und sich später deutlich bemerkbar machen.
Mithilfe klar strukturierter Abläufe lassen sich auch beim indirekten Einkauf die Qualität steigern und Kosten senken. Outsourcing an einen Dienstleister, der sich auf dem Markt für indirekten Einkauf etabliert hat, kann dabei erhebliches Einsparpotenzial eröffnen.
Qualifizierung für Mensch und Maschine
Kein Zweifel, Outsourcing und Digitalisierung eröffnen KMU’s enorme Vorteile und Chancen. Der Einkaufsprozess wird transparenter und kontrollierbarer, aber auch anspruchsvoller. Vielen Mitarbeitern fehlen Know-how und Sicherheit im Umgang mit diesen Themen. Stattdessen macht sich Angst breit, dass moderne Technik und Dienstleister den Mitarbeiter im Einkauf verdrängen. Angesichts der Tatsache, dass in naher Zukunft Algorithmen in der Lage sein werden, ganze Bereiche des Einkaufsmanagements eigenständig abzuwickeln, ist das auch verständlich.
Die Anforderungen an Einkäufer hinsichtlich Kommunikation, Reaktionsfähigkeit und Wahrnehmung verändern sich. Ob Online-Portale, Soziale Medien, virtuelle Kataloge, Einsatz von 3 D-Druckern – es ist wichtig, dass Sie Ihre Einkäufer und die beteiligten Bereiche in den Wandel einbeziehen. Die Kommunikation über getroffene Entscheidungen in diesen Bereichen alleine reicht nicht aus. Vielmehr sollten Sie Ihren Mitarbeitern ermöglichen, an der Veränderung mitwirken zu können und die Vorteile selbst zu testen.
Das geht beispielsweise mit:
… E-Procurement
Damit bezeichnet man den operativen elektronischen Einkauf von Waren, Material oder Dienstleistungen über digitale Netzwerke. Ein Einkaufsprozess, mit dem man laut einer Studie des Bundesverbands Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e. V. (BME), rund 30 % der Kosten vermeiden kann. Der Einkauf wird von zeitraubenden Rechercheaufgaben für angeforderte Bestellungen befreit. Zudem entfallen aufwendige Genehmigungen, Archivierungen und Dokumentationen im Rahmen der Beschaffung. Das alles ist im E-Procurement automatisch enthalten und entlastet die Mitarbeiter.
Vorbei ist das Blättern in 500-seitigen Lieferantenkatalogen und unstrukturiertes Auswählen nach Gefühl. Im E-Procurement arbeiten alle Bereiche mit dem gleichen Leistungskatalog, einheitlichen Qualitätsstandards und vergleichbaren Kosten. Statt Bestellungen mit Durchschlag und Unterschrift des Chefs wird in der Logistik ein durchgängiger elektronischer Ablauf definiert, der Zeit und Kosten spart. Bestellt wird zudem zu vereinbarten Kosten und allgemein gültigen Lieferzeiten.
… SAP MM (Material Management)
Der Name ist Programm, denn SAP MM stellt ein ganzheitliches Material Management dar. Dabei werden die vollständigen Beschaffungsprozesse intern und extern von der Angebotsanfrage über die Abwicklung bis hin zur vollständigen Zahlungsabwicklung abgebildet. Vor allem Planung und Ermittlung der Bedarfe, mögliche Lieferanten für die Beschaffung, die notwendige Inventur und logistische Rechnungsprüfung entlasten dabei den Einkauf und die beteiligten Abteilungen umfassend.
Einkaufsinfosätze, d h. die Daten zu Materialien und deren Lieferanten, sind bequem abrufbar. Dazu gehören Preise und Konditionen, Rabatte und Aktionen, maximale bzw. minimale Liefermengen, Lieferzeiten, Beurteilungsdaten zu diesem Lieferanten, Teilsortimente sowie Angebots- und Bestelldaten. Dieses ausführliche Produkt- und Lieferantenprofil spart Zeit und Kosten und erhöht die Transparenz im Unternehmen.
Weitere wichtige SAP-Module für den Einkauf und die Beschaffung sind:
- SAP SD (Vertrieb)
- SRM (Lieferantenmanagement)
- QM (Qualitätsmanagement
- LE (Lagerverwaltung, Versand & Transport)
Einkaufsprozess digitalisieren und Outsourcing finanzieren
Finetrading
Mit der bankenunabhängigen Finanzdienstleistung Finetrading lässt sich betriebliches Umlaufvermögen finanzieren. Der Finetrader entlastet dabei durch Vorfinanzierung der Bestellung den Lieferanten und ermöglicht dem Käufer eine entspannte Bezahlung mit verlängertem Zahlungsziel. Dieses beträgt in der Regel zwischen 120 und 180 Tagen.
Finetrading wird meist in Größenordnungen ab 50.000 EUR eingesetzt. Der Lieferant kann durch die sofortige Rechnungsbegleichung den nächsten Auftrag annehmen und droht nicht in Liquiditätsengpässe zu geraten. Für diese Finanzierungsform fallen Stundungsgebühren an, die u. a. von der Nutzungsdauer abhängen. Damit ist diese Variante günstiger als die üblicherweise genutzte Kreditlinie der Hausbank. Zudem bleiben Sie flexibel und professionell in der Außenwirkung.
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