Change-Management-Prozess für Unternehmen
Für Unternehmen gibt es verschiedene Gründe, sich strategisch neu auszurichten. Das ist erforderlich um in Zeiten der Digitalisierung weiterhin bestehen zu können. Der Prozess der strategischen Neuausrichtung wird als Change-Management-Prozess bezeichnet.
Strukturen, Prozesse und Verhaltensweisen müssen verändert werden. Viele Projekte scheitern, weil die Rahmenbedingungen nicht beachtet werden. In den Prozess müssen Sie alle Mitarbeiter einbinden. Sie müssen die Mitarbeiter von den Veränderungen überzeugen.
Unternehmensstrategien optimieren mit dem Change-Management-Prozess
Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) haben es häufig schwer, sich im Wettbewerb bgegen die großen Konkurrenten zu behaupten. Dafür sind Veränderungen notwendig.
Das kann beispielsweise eine Neuausrichtung der Logistik sein, um die Kunden schneller zu beliefern. Veränderungen können auch durch die Erschließung neuer Märkte, die Einführung neuer Produkte, neue Technologien für das Geschäftsmodell oder den Kauf eines anderen Unternehmens entstehen. Diese Veränderungen erfordern eine neue Strategie. Damit die Veränderungen gelingen, müssen Sie Ihre Mitarbeiter darüber informieren. Sie sollten sie überzeugen und motivieren, diese Veränderungen zu unterstützen. Ein strategischer Wendepunkt führt zu Veränderungen im Unternehmen. In jedem Fall ist eine Verbesserung das Ziel.
Während einige Unternehmen Veränderungen meiden und auf einen Wandel erst dann reagieren, wenn sie dazu gezwungen sind, erkennen andere Unternehmen rechtzeitig die Zeichen der Zeit und bereiten sich auf den Wandel vor. Diese Unternehmen verändern sich permanent und managen den Wandel proaktiv. Der Wandel ist mit Risiken verbunden, die häufig bei den Mitarbeitern liegen. Als Unternehmer fragen Sie sich, ob die Beschäftigten mitziehen und ihre neuen Aufgaben erfüllen.
Change Management erfordert Zeit
Der Change-Management-Prozess beginnt an jedem einzelnen Arbeitsplatz. Um den Veränderungen gerecht zu werden, müssen sich die Mitarbeiter mit neuer Software vertraut machen, in neue Aufgaben einarbeiten oder ihre Arbeitsabläufe verändern. Das kann wiederum zu Brüchen und Konflikten im Team führen, die es zu lösen gilt. Große Veränderungen gelingen nur dann, wenn der Wandel im Kleinen möglich ist.
Beim Change Management besteht die Gefahr, dass Veränderungen auch ohne Anlass initiiert werden. Große Beratungsunternehmen erarbeiten neue Management-Konzepte. Solche Konzepte mögen verlockend erscheinen, sind aber nicht überall sinnvoll und umsetzbar. Sie sollten daher prüfen, ob eine Veränderung in Ihrem Unternehmen notwendig ist.
Change Management braucht Zeit. Für Sie als Unternehmer gilt es, zu erkennen, in welchem Tempo Sie die Veränderungen vollziehen müssen. Die Veränderungen müssen Sie so planen, dass alle Mitarbeiter den Wandel bewältigen können.
Erfahrene Change-Manager teilen die Belegschaft bei Veränderungen in drei Gruppen ein:
- etwa 20 % Begeisterte und „Mitmacher“
- etwa 60 % Zurückhaltende und Zögerliche
- etwa 20 % Ablehner und Bewahrer.
Die Veränderung kann scheitern, wenn die Mitarbeiter dagegen sind und sie verhindern. Umso wichtiger sind daher eine gründliche Planung und die Motivation der Mitarbeiter für den Change-Management-Prozess.
Prozesse, Strategie und Struktur präzise planen
Ohne eine präzise Planung ist das Change Management zum Scheitern verurteilt. Beim Change Management handelt es sich um ein Projektmanagement, das in mehreren Schritten erfolgt:
- Veränderungsbedarf erkennen und erfassen: Sie ermitteln, warum eine Veränderung erforderlich ist und was verändert werden muss. Ziele und Maßnahmen sowie Begründungen für die Mitarbeiter müssen Sie ableiten.
- Veränderung initiieren: Das Management muss bereits die ersten mit der Veränderung verbundenen Aktionen für die Mitarbeiter verständlich kommunizieren. Es gilt, die Mitarbeiter zur aktiven Teilhabe zu gewinnen.
- Veränderung planen, durchführen und überwachen: Der Planungsprozess nimmt im Change Management einen wichtigen Platz ein. Von ihm hängt der Erfolg des Projekts maßgeblich ab. Der Projektplan muss Ziele und Ergebnisse der Veränderung aufzeigen. Die im einzelnen geplanten Maßnahmen werden im Projektplan festgehalten. Darüber hinaus analysieren Sie, welche Vorteile und Nachteile sich für die Mitarbeiter daraus ergeben.
- Nachbereitung der Veränderung: Ist die Veränderung vollzogen, müssen Sie die Mitarbeiter über das Ende des Projekts und über die Ergebnisse informieren. Sie sollten die Ergebnisse dokumentieren und den Mitarbeitern Zeit geben, im stabilen Umfeld zu arbeiten.
Der Change-Management-Prozess verlangt nach einer Strategie, die Sie erarbeiten müssen. Die Mitarbeiter müssen eingebunden werden, damit die Strategie funktioniert. Schließlich bedarf der Prozess klarer Strukturen. Dazu gehören die Festlegung der einzelnen Schritte und die Betrauung der Mitarbeiter mit den entsprechenden Aufgaben.
Benötigte Ressourcen einplanen, mit Beteiligten kommunizieren, Roadmap erstellen
Ohne eine gute Vorbereitung hat der Change-Management-Prozess keinen Erfolg. Zuerst müssen Sie die Ressourcen planen. Mit den Beteiligten kommunizieren Sie den Prozess. Um den Prozess durchzuführen und zu verfolgen, erstellen Sie eine Roadmap.
Planung der Ressourcen
Eine wichtige Rolle spielen die verfügbaren Ressourcen. Sie müssen sorgfältig geplant werden. Zu den Ressourcen gehören
- finanzielle Mittel
- Personal, das mit den entsprechenden Aufgaben beim Change Management betraut wird
- Management-Kapazität auf der Führungsebene
- verfügbare Zeit, in der die Veränderung erfolgen soll
- Räumlichkeiten.
Der Zeitfaktor nimmt einen wichtigen Platz ein. Als Unternehmer müssen Sie sich auf Ihre Kernkompetenzen konzentrieren. Der Betrieb muss weitergehen. Die Kunden müssen bedient werden. Zusätzlich wird die Veränderung durchgeführt.
Eine wichtige Ressource ist das Wissen über die Methoden für das Change Management, aber auch über die Veränderung und deren Durchführung selbst. Es gibt verschiedene Change-Management-Modelle, von denen Sie das passende für Ihr Unternehmen und die Veränderung auswählen müssen.
Selbst der Widerstand der Mitarbeiter kann eine Ressource sein. Kritiker sind häufig Bewahrer, die wichtige Informationen liefern. Für die Umsetzung können diese Informationen vorteilhaft sein.
Kommunikation mit Beteiligten
Der Change-Management-Prozess ist nur dann erfolgreich, wenn Sie mit den Beteiligten kommunizieren. Nur so bekommen Sie die Unterstützung der Mitarbeiter für Ihr Projekt. Die Mitarbeiter können andere Meinungen haben, die Sie berücksichtigen müssen.
Gleich zu Beginn müssen Sie das Projekt und seine Ziele begründen. Die Kommunikation mit den Mitarbeitern, die am meisten am Projekt beteiligt sind, braucht Zeit. Sie müssen offen für Vorschläge der Mitarbeiter sein. Die aktive Mitgestaltung mit eigenen Ideen der Mitarbeiter ist ein wichtiger Erfolgsfaktor.
Die Kommunikation muss klar und transparent erfolgen. Um Verunsicherungen und Vertrauensverlusten vorzubeugen, kommt es auf eine dichte Informationsstruktur an. Die Erklärungen müssen frühzeitig erfolgen und nachvollziehbar sein. Im regelmäßigen Dialog mit den Mitarbeitern antworten Sie auch auf unbequeme Fragen. Die Kommunikation funktioniert am besten, wenn Sie schnelle und sichtbare Erfolge zeigen und den Mitarbeitern den nötigen Rückhalt bieten.
Roadmap erstellen
Um den Change-Management-Prozess erfolgreich zu absolvieren, erstellen Sie eine Roadmap. Dieser Plan berücksichtigt alle praktischen Aspekte für die Veränderung. Herausforderungen müssen im Vorfeld auf ihre Schwierigkeit und ihre Machbarkeit bewertet werden. Die Roadmap muss Informationen zu Kosten, Meilensteinen und messbaren Leistungskennzahlen (Key Performance Indicators, KPI) enthalten.
Die Roadmap dient der Vorbereitung und ist bei der Durchführung ein wichtiges Instrument zur Kontrolle. Anhand der Roadmap kontrollieren Sie die Einhaltung der geplanten Zeiteinheiten und die einzelnen Erfolge.
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Ängste und Unsicherheiten eindämmen: Mehrwert schaffen, nicht mehr Arbeit
Für die Mitarbeiter ist der Change-Management-Prozess häufig mit Ängsten und Unsicherheiten verbunden. Die Mitarbeiter sind skeptisch über die Veränderungen und fragen sich, ob sie vorteilhaft sind. Die Unsicherheiten der Mitarbeiter sind in verschiedenen Faktoren begründet:
- Mitarbeiter müssen ihr Verhalten ändern und brauchen neue Kompetenzen.
- Die Veränderungen kommen für die Mitarbeiter unerwartet und plötzlich.
- Mitarbeiter fürchten durch die Veränderungen negative Kompetenzen wie den Verlust des Arbeitsplatzes, eine höhere Arbeitsbelastung und neue Aufgaben.
- Mitarbeiter vertrauen in die gegenwärtige Lage und sind vom Nutzen der Veränderungen nicht überzeugt.
- Ist das Ziel der Veränderungen diffus, können die Mitarbeiter nicht erkennen, welcher Zustand erreicht werden soll.
- Mitarbeiter haben möglicherweise in der Vergangenheit Change-Management-Projekte mitgemacht, die gescheitert sind und unter denen die Stimmung im Unternehmen gelitten hat.
Wichtig ist, dass Sie den Mitarbeitern den Mehrwert der Veränderung vermitteln. Der Manager übt in dieser Hinsicht eine Vorbildfunktion aus.
Mögliche Risiken beispielsweise Change Fatique
Bevor Sie mit dem Change-Management-Prozess in Ihrem Unternehmen beginnen, sollten Sie mögliche Risiken erkennen und berücksichtigen. Ein solches Risiko ist der Widerstand der Beteiligten. Er stellt jedoch auch eine Ressource dar. Der Widerstand ist unbequem, doch er verrät die Bedürfnisse der Mitarbeiter.
Ein wichtiger Risikofaktor ist die Veränderungsmüdigkeit, Change Fatique. Sie tritt vor allem dann ein, wenn Mitarbeiter bei früheren Veränderungsprozessen negative Erfahrungen gemacht haben. Diese negativen Erfahrungen können vielfältiger Natur sein. Gescheiterte Veränderungen können die Stimmung im Unternehmen negativ beeinflussen. Verluste von Arbeitsplätzen gehen mit mehr Arbeit für die verbleibenden Mitarbeiter einher. Veränderungen können auch negative soziale Folgen für die Mitarbeiter haben, beispielsweise die Kürzung von Urlaub oder den Wegfall verschiedener Sozialleistungen.
Um Veränderungsmüdigkeit zu vermeiden, sollten Unternehmer überlegen, welchen Mehrwert die Veränderung gegenüber dem gegenwärtigen Zustand im Unternehmen bietet. Die Veränderung sollte mit der Strategie und Vision des Unternehmens vereinbar sein. Ist die Veränderung zu tiefgreifend, kann sie eine Überarbeitung der grundlegenden Unternehmenskriterien bedeuten.
Weitere Risiken im Change Management liegen in fehlenden Ressourcen und fehlender Bearbeitungskapazität bei den Mitarbeitern.
Change-Management-Prozess Schritt für Schritt
Damit der Veränderungsprozess in Ihrem Unternehmen erfolgreich ist, muss die Umsetzung Schritt für Schritt erfolgen. Die einzelnen Schritte müssen identifiziert werden. Die Beteiligten am Prozess müssen sich über ihre Rolle bewusst sein, damit sie sich nicht mit der Verschiebung von Prioritäten überfordert fühlen. Die verschiedenen Interessengruppen müssen in den Wandel einbezogen werden.
Rechtzeitig müssen Sie mögliche Hindernisse im Prozess erkennen und ausräumen. Zu einem erfolgreichen Prozess gehört, dass Sie verfolgen, wie sich die Risiken im Verlauf entwickeln. Führen Sie den Change-Management-Prozess Schritt für Schritt durch, können Sie unvorgesehene Herausforderungen rechtzeitig erkennen und angehen.
1. Zu veränderndes Objekt festlegen
Im ersten Schritt legen Sie das zu verändernde Objekt fest. Das Ziel der Veränderung muss klar sein und klar formuliert werden. Um das Ziel zu definieren, wird zunächst der Ist-Zustand ermittelt. Zusammen mit den beteiligten Mitarbeitern ermitteln Sie in Gesprächsrunden, was bislang gut lief. Schwachstellen und Negativpunkte müssen definiert werden.
Im Anschluss daran werden die Ziele der Veränderung formuliert. Als Grundlage für eine erfolgreiche Durchführung darf das Ziel nicht oberflächlich formuliert werden. Es muss wirtschaftlich konsolidiert sein. Zu den Zielen gehört auch, was Sie bei der Kommunikation mit den Mitarbeitern erreichen wollen und wie der Umgang miteinander aussehen soll.
Im nächsten Schritt legen Sie die Maßnahmen fest, die für die Durchführung erforderlich sind. Gemeinsam mit den Mitarbeitern erarbeiten Sie Lösungsansätze für die Durchführung. Die Maßnahmen müssen auf den Arbeitsalltag und die formulierten Ziele zugeschnitten werden.
2. Verantwortliche festlegen, Maßnahmen kommunizieren
Ganz wichtig im Change-Management-Prozess ist, dass Sie die Verantwortlichen klar festlegen und mit den erforderlichen Maßnahmen für die Durchführung betrauen. Für die Umsetzung der Veränderung benötigen die Mitarbeiter klare Vorgaben, damit sie nicht orientierungslos oder überfordert sind. Die Mitarbeiter müssen mit konkreten Aufgaben betraut werden. Dabei müssen sie die Möglichkeit haben, sich selbst einzubringen und Teile der Veränderung bestimmen zu können.
Die Maßnahmen kommunizieren Sie, indem Sie den Anlass und die Ziele der Veränderung klar benennen. Als Orientierungshilfe geben Sie Rahmenbedingungen vor. Im Change-Management-Prozess benennen Sie Inhalte, Aktionen und Maßnahmen. Einige Aspekte sollten Sie offen lassen, um den Mitarbeitern die Möglichkeit für die Ausgestaltung zu geben.
3. Vom Planen zur Ausführung
Um bei der Durchführung des Veränderungsprozesses nicht den Überblick zu verlieren, müssen Sie den Prozess überwachen. Der Projektplan muss zeigen, wohin die Veränderung führen soll. Um eine bessere Kontrolle zu erhalten, muss der Plan Meilensteine enthalten.
Risiken, die sich im Verlauf des Prozesses ergeben, müssen Sie verfolgen und behandeln. Widerstände gegen die Veränderung können vor allem zu Beginn des Projekts auftreten. Damit sich die Widerstände nicht auf den gesamten Prozess und die Organisation auswirken, müssen sie angesprochen werden. Ein uneingeschränktes Feedback mit den Mitarbeitern ist während der gesamten Durchführung unerlässlich. Mit den zuvor definierten Meilensteinen und Leistungskennzahlen verlieren Sie nicht den Überblick. Sie dienen dazu, die Fortschritte des Prozesses zu messen und gegebenenfalls entsprechende Maßnahmen einzuleiten. Während des gesamten Projekts ist eine dichte Informationsstruktur erforderlich.
4. Erfolge feiern, Projekt abschließen
Im Change-Management-Prozess müssen Sie ständig die Ergebnisse benennen und die Mitarbeiter über den Fortschritt informieren. Erfolge feiern Sie, indem Sie den Mitarbeitern Anerkennung für ihren Einsatz zeigen.
Mit einem positiven Feedback danken Sie den Mitarbeitern für ihren Einsatz und dafür, dass sie zur Veränderung bereit waren. Ist der Prozess beendet, müssen Sie das den Mitarbeitern klar signalisieren. Dazu gehört, dass Sie gemeinsam mit den Mitarbeitern das Projekt auswerten.
So setzen Sie das Change-Management in der Praxis erfolgreich um!
In einem Unternehmen können von Zeit zu Zeit Veränderungen anstehen. Mit dem Change-Management-Prozess gehen Sie die Veränderungen an. Damit das Projekt gelingt, müssen Sie die Mitarbeiter einbeziehen, das Ziel der Veränderung klar definieren und die Mitarbeiter vom Nutzen überzeugen. Die Maßnahmen und Ressourcen müssen geplant werden. Dazu erstellen Sie eine Roadmap. Sie legen Verantwortliche fest und betrauen die Mitarbeiter mit konkreten Aufgaben.
Sie sollten den Mitarbeitern noch genügend Spielraum für die Ausgestaltung mit eigenen Ideen bieten. Damit das Projekt gelingt, müssen Sie den Prozess anhand von Meilensteinen und Leistungskennzahlen regelmäßig überprüfen. Die Mitarbeiter benötigen ein Feedback über den Fortschritt und die Erfolge. Der Change-Management-Prozess ist mit Risiken verbunden. Ein nicht zu unterschätzendes Risiko ist die Veränderungsmüdigkeit. Diese Risiken müssen Sie klar erkennen und benennen. Ist der Prozess abgeschlossen, müssen Sie die Mitarbeiter darüber informieren. Sie müssen das Projekt auswerten und nachbereiten.
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