Die richtige Absatz- und Einkaufsplanung in unsicheren Zeiten

Corona beutelt die Menschheit und die Wirtschaft, und das winzige Virus zeigt uns gnadenlos unsere Schwächen auf, in der Gesellschaft und im Unternehmen. Die deutsche Gesellschaft lernt gerade; worauf es ankommt und mehr Zusammenhalt. Auch Unternehmen haben gerade in Deutschland die Chance, die Krise einigermaßen unbeschadet zu überstehen. Das wird allerdings nur Unternehmen gelingen, die die Krise flexibel genug angehen – und schnellstens nachbessern, wo es bisher an Flexibilität fehlte – bei der Absatzplanung als ersten und meist wichtigsten Posten.

Einkaufs- und Absatzplanung in der Krise: Neustrukturierung mit nachhaltigem Effekt

Die Corona-Pandemie hat die gesamte Weltwirtschaft in eine tiefe Krise gestürzt, deren Auswirkungen alle Beteiligten noch lange beschäftigen werden. Wie lange, ist ziemlich ungewiss; auf die ersten Lockerungen haben die Kunden mit einer in diesem Ausmaß nicht vorhergesehen und auch nicht vorhersehbaren Konsum-Zurückhaltung reagiert, die nun endgültig jede langfristige Absatz- und Einkaufsplanung unmöglich macht.

Sicher ist nur, dass gerade kleine und mittlere Unternehmen, die nicht über die gleichen liquiden Mittel und Rücklagen wie größere Konzerne verfügen, die Krise um so besser überleben werden, je früher sie ihr Schicksal selbst bestimmt in die Hand nehmen. Wer erst auf die Krise reagiert, wenn ihn der Abschwung bereits voll erwischt hat, verliert wichtige Handlungsspielräume, die am Ende den Unterschied zwischen Untergang in der Krise und gestärktem Überleben ausmachen können. Je später Krisenabwehr-Maßnahmen eingeleitet werden, desto mehr Aufwand und Kosten verursachen sie auch in aller Regel …

Proaktives Handeln gilt aus aus mehreren Gründen als die beste Krisenbewältigungsstrategie:

  1. Von verschiedenen Experten ist lange anerkannt, dass Hirn, Geist, Seele des Menschen besser mit Krisensituationen fertig werden, wenn der Mensch die Möglichkeit hat, aktiv auf die Situation zu reagieren.
  2. Die deutsche Wirtschaft ist schwer angeschlagen, hat die Krise aber doch bisher im weltweiten Vergleich besser überstanden als die meisten anderen Länder der Welt. Die Krise hat damit bewiesen, wie gut die deutsche Wirtschaft insgesamt aufgestellt ist – ein Anlass zu begründeter Hoffnung, dass die deutschen Unternehmer in der Lage sind, wirksame Krisenabwehr-Strategien zu erdenken und umzusetzen.
  3. Die Corona-Krise wirkt aber gleichzeitig wie ein großes Brennglas, das überdeutlich alle schon bisher bestehenden Schwachstellen anstrahlt – zu denen in recht vielen Unternehmen eine Absatzplanung gehört, die schon immer erst mit ziemlichen Verzögerungen auf Veränderungen reagiert hat.

Wenn bereits eingeplante Kundenaufträge storniert werden und sich die Abnahmemengen sicher, aber in ungewissem Ausmaß reduzieren werden, kommt kein Unternehmen darum herum, seine Absatz- und Einkaufsplanung krisenfest aufzustellen. Auch wenn die finanzielle Situation bereits angespannt ist, ist das eine zumutbare und vor allem nachhaltig sinnvolle Anstrengung, weil sich ein Plus an Flexibilität noch lange nach der Krise auszahlen wird.

Bis dahin helfen die nachfolgend vorgeschlagenen Maßnahmen, in der Krise die Kosten zu reduzieren und die Liquidität zu sichern, und in der nächsten Zukunft auch gegen weitere nicht vorhersehbare Auswirkungen der Corona-Pandemie gewappnet zu sein.

Absatzplanung in der Corona-Krise: Diese neuen Anforderungen gelten für Unternehmen

In der Krise ist in vielen Bereichen neues Denken bzw. Umdenken angesagt: „Arbeit in gewohnten Bahnen“ ist nicht mehr möglich, weil in der gerade gegebenen VUCA-Situation sehr viel schneller und öfter Unternehmens-Entscheidungen getroffen werden müssen – mit unsicheren Aussichten und von oft nur kurzfristiger Beständigkeit.

Corona-Absatz-und-Einkaufsfinanzierung

Aber diverse Unternehmensforscher gehen ohnehin davon aus, dass wir uns schon länger in einer „VUCA-Welt“ befinden, die durch Volatility, Uncertainty, Complexity und Ambiguity (Unbeständigkeit, Unsicherheit, Komplexität und Mehrdeutigkeit) gekennzeichnet ist.

Und das Arbeiten in gewohnten Bahnen war eigentlich noch nie ein Kennzeichen eines maximalen Unternehmenserfolgs.

Deshalb sollten Sie die Chance begrüßen, die Kostenstruktur des Unternehmens wieder einmal genauer in den Blick zu nehmen.

Kennen Sie die größten Kostenblöcke in Ihrem Unternehmen?

In der groben Struktur bestimmt, aber jetzt ist Zeit und Anlass, etwas genauer hinzuschauen:

  1. Analysieren Sie genau und schonungslos die größten Kostenblöcke in Ihrem Unternehmen und deren Zusammensetzung

In Unternehmen mit Mitarbeitern bilden die direkten Personalkosten den größten oder einen der größten Kostenblöcke.  Produzierenden Unternehmen dagegen haben die direkten Materialkosten als weiteren beherrschender Kostenfaktor; in allen handelnden Unternehmen bestimmt der Einkauf der Rohware entscheidend die Kostenstruktur.

Bei den Personalkosten summieren sich dann noch häufig indirekte Kosten wie Reisekosten, Schulungen, Weiterbildung zu beachtenswerten Blöcken; bei den indirekten absatzfördernden Kosten fallen IT und Marketing schwer ins Gewicht.

Die Absatzplanung kann nur gewinnen, wenn Sie diese Kostenblöcke genau auflisten und dann die richtigen Konsequenzen aus dieser Analyse ziehen:

  1. Analysieren Sie, wie und wodurch Sie die Kosten kurz- und mittelfristig beeinflussen können

Bei den direkten Personalkosten hat der plötzliche Absatzrückgang im Lockdown meist schon gleich zu Beginn eine Reduktion erzwungen, und auch Posten wie Reisekosten reduzieren sich bei eingeschränkter Reisefreiheit ganz automatisch. Mehr Reduktion ist vielleicht theoretisch möglich, aber praktisch kaum denkbar – wenn die Beschäftigten nicht überleben können, werden auch die Unternehmen nicht überleben.

Für überlebenswillige Unternehmen ist es deshalb sicher schlauer, beim großen Kostenblock der direkten Materialkosten anzusetzen. Allerdings sollten Sie vorher sicherstellen, dass die zuständigen Mitarbeiter dafür richtig aufgestellt sind:

  1. Überprüfen Sie ihren Einkauf – arbeitet die Einkaufsabteilung effizient und effektiv?

Bei etlichen kleineren Mittelständlern ist hier die „Arbeit in gewohnten Bahnen“ zu finden, die eine effiziente Absatzplanung von vornherein schwierig macht (und schon immer schwierig gemacht hat). Wenn der Verdacht besteht, dass die Flexibilität des Einkaufs zu wünschen übrig lässt, stehen zunächst folgende Maßnahmen an:

  • Zufriedenheit der Einkaufs-Mannschaft mit der Arbeitssituation überprüfen
  • Zusammenspiel in typischen Arbeitssituationen checken, Analyse der aktuellen Organisation des Einkaufs
  • Überprüfung aller Arbeitsprozesse, (eingefahrener) Handlungsabläufe und laufend genutzter Dokumente
  • Analyse der Kooperation mit anderen beteiligten Fachabteilungen
  • Analyse und Bewertung des aktuell durchgeführten Risikomanagements

Wenn diese drei Frageblöcke beantwortet und bearbeitet bzw. optimiert wurden, kristallisieren sich die anstehenden Maßnahmen zur Reduktion der Beschaffungskosten gewöhnlich von selbst heraus, als da wären:

Tipps zur Kostenoptimierung im Einkauf

Je besser der unternehmensinterne Einkauf befähigt und motiviert wird, desto besser wird die betriebsspezifische Kostenoptimierung funktionieren – die momentan viele Ideen und viel Feinabstimmung braucht.

Die Betriebswirtschaft hat aber auch allgemeines Rüstzeug zur Kostenoptimierung erarbeitet, das sich schon vielfach bewährt hat und bei der Auswahl der betriebsspezifischen Verbesserungen sicher mit einbezogen werden sollte:

Tipp 1: Die werthaltigen Dienstleistungen/Artikel sollten identifiziert und analysiert werden

Fast immer lassen sich einige Dienstleistungen oder Produkte identifizieren, die besonders hervorstechen. Können diese für die Krisenzeit herausgestellt, kostengünstiger produziert, ggf. leicht umgeformt werden? Geschickte und kreative Absatzplanung kann hier für unmittelbaren Mehrabsatz sorgen.

Tipp 2: Definieren Sie Ihre Warengruppen-Strategie neu

Sie brauchen jetzt unbedingt eine kurz-, mittel- und langfristig Einkaufs- und Absatzplanung:

  • Was kann Sie kurzfristig unter welchen Bedingungen retten?
  • Was könnte mittelfristig, eventuell umgestaltet, nachrücken?
  • Welche Produkte könnte langfristig verstärkt nachgefragt werden, weil es in der Krise nicht oder kaum nutzbar war?

Vor allem, wenn es bisher nur eine auf ein ganzes Jahr ausgelegte Einkaufs- und Absatzplanung gab, sollte diese möglichst zeitnah in eine „blitzschnell umstellbare“ Tages-, Wochen-, Monatsplanung verwandelt werden – eine neue, unternehmensweit kommunizierte Flexibilität könnte hier die Zukunft des Unternehmens retten.

Tipp 3: Setzen Sie diese neue Warengruppen-Strategie zeitnah in eine Absatzplanung um

Je nach Produkt und Dienstleistung sollte/kann der Fokus hier auf (globalen) Ausschreibungen liegen, die sich zur Zeit aus gegebenem Anlass besonders am Markt drängen.

Aber auch auf Kostenoptimierung durch Produktkosten- und Wertanalysen, einem Wechsel der bisherigen Lieferanten oder neuen Verhandlungen:

Tipp 4: Zögern Sie nicht, bestehende Preisvereinbarungen nachzuverhandeln

Die Bewältigung der Krise ist schließlich eine Aufgabe der ganzen Gesellschaft; und Sie können diese Nachverhandlungen zukunftsgewandt als Krisenbewältigungsstrategie darstellen, z. B. im Rahmen eines Cost-down-Workshops mit Lieferanten (unter vorbildlicher Abstandswahrung und Hygiene-Bedingungen).

Tipp 5: Zuletzt steht ein gründlicher Blick auf den Cashflow an

Auch hier lässt sich bestimmt noch einiges optimieren, z. B. durch:

  • Anpassung diverser Dispositionsparameter, die zu einer Reduzierung der Lagerkosten führen
  • Vielleicht lässt sich mit einigen Lieferanten auch die Einrichtung eines Konsignationslagers vereinbaren
  • Vereinbarung krisenverträglicher Zahlungsbedingungen
  • Anpassung der Vertriebs- und Operationsplanung an die neue Absatzplanung

Abschließend und wichtig: Die schnelle Umstrukturierung und Anpassung der Absatzplanung ist sicher jetzt gerade ein zentral wichtiger Punkt. Aber auch im Rahmen aller dazu notwendigen Überlegungen und Arbeiten sollten Sie nie vergessen, Ihre Mitarbeiter in Gesprächen und durch kleine Ansprachen laufend und immer wieder zu motivieren und zu stärken. Denn Krisenbewältigung heißt: Stärke zeigen und beweisen; und in einer erschütternden Krise wie der Corona-Pandemie stehen auch Sie als Chef auf dem Prüfstand.

Außerdem weisen Psychologen auch immer wieder darauf hin, dass an andere ausgesandte Zuversicht und Stärke auch den Sender zuversichtlicher und stärker macht. Und es passt zur VUCA-Strategie, die erdacht wurde, um in der VUCA-Welt zu überleben: Mit Vision, Understanding, Clarity und Agility (mit einer Vision, Verständnis, Klarheit und Beweglichkeit).

Krisenbewältigung mit FinCompare

Ist auch Ihr Unternehmen schwer von der Corona-Krise betroffen stehen wir von FinCompare Ihnen gerne helfend zur Seite. Zum einen bieten wir spezielle Corona Hilfskredite an. Hierzu beraten unsere Finanzexperten Sie gerne.

Außerdem beraten wir Sie gerne zu staatlichen Fördermitteln. Unsere Experten informieren Sie darüber welche Förderprogramme für Ihr Unternehmen in Frage kommen und begleiten Sie auf Ihren Wunsch hin durch den gesamten Antragsprozess.