Inkasso – Was kann man als Unternehmer machen?

So wehren Sie Inkasso Forderungen ab und treiben selbst offene Beträge ein.

Inkasso Forderung

Ihrem Unternehmen flattert ein Brief von einem Inkassobüro ins Haus? Dann ist eine schnelle Reaktion gefragt, um Schäden an der Bonität zu verhindern. Eine Kunde zahlt nicht und Sie prüfen die Beitreibung? Ob sich die Einschaltung eines Inkassobüros lohnt, muss im Einzelfall geprüft werden. Dieser Beitrag erklärt, wie Sie eine Inkasso Forderung abwehren und wie Sie umgekehrt offene Forderungen im B2B Inkasso eintreiben können.

Das Rechtsdienstleistungsgesetz: Was ist ein Inkassobüro?

Inkassounternehmen werden durch ihre Auftraggeber mit dem Einzug von Geldforderungen beauftragt. Rechtliche Basis der Tätigkeit ist das Rechtsdienstleistungsgesetz und hier insbesondere § 2 Abs. 2 Satz 1 RDG. Über den Einzug von Forderungen hinaus bieten Inkassobüros auch den Ankauf von Forderungen an. Inkasso im Geschäft mit Verbrauchern gibt es genauso wie Inkasso im Geschäftskundenbereich.

Die zentrale Aufgabe von Inkassounternehmen im B2B Inkasso besteht darin, angemahnte, jedoch noch nicht gerichtlich geltend gemachte Forderungen einzutreiben. Unternehmen können damit den Mahn- und Eintreibungsprozess auslagern. Die Klienten der Inkassobüros entscheiden dabei selbst, in welchem Stadium des Verzugs ein Mandat erteilt wird.

Der Inkassoprozess kann mit einer schriftlichen Mahnung beginnen, die auf den Eintritt des Verzugs folgt. Viele Inkassobüros versuchen im nächsten Schritt, im telefonischen oder persönlichen Gespräch den Schuldner von der Zahlung zu überzeugen.

Führen weder schriftliche Mahnungen noch direkte Gespräche zu einer Zahlung oder einer Teilzahlungsvereinbarung, wird das Inkassobüro das gerichtliche Mahnverfahren einleiten. Die ZPO räumt Inkassodienstleistern die dazu erforderliche Vertretungsbefugnis ein. Auch diesbezüglich besteht kein Unterschied zwischen Inkasso im Geschäftskundenbereich und Verbraucherinkasso.

Resultiert das Mahnverfahren in einem Vollstreckungsbescheid, kann der Inkassodienstleister aus diesem Titel heraus die Zwangsvollstreckung betreiben. Dies erfolgt über die Beauftragung eines Gerichtsvollziehers oder die Beantragung eines Pfändungs- und Überweisungsbeschlusses. Können sämtliche Forderungen auf diesem Weg eingetrieben werden, endet das Mandat des Inkassodienstleisters.

Führt auch die Zwangsvollstreckung nicht zum Ausgleich der offenen Forderung, kann ein Inkassodienstleister für seinen Mandanten eine Langzeitüberwachung anbieten. Dabei wird der Schuldner im Hinblick auf Anschrift, Vermögensverhältnisse etc. beobachtet. Diese Langzeitüberwachung kann sich über bis zu 30 Jahre erstrecken (erst dann verjähren titulierte Forderungen).

Was tun, wenn ein Inkassobüro Geld will?

Der erste Kontakt zwischen einem Inkassobüro und dem Schuldner besteht zumeist in einer schriftlichen Mahnung. In dieser setzt das Inkassobüro eine Frist, innerhalb derer die Zahlung der Hauptforderung zuzüglich der angefallenen Zinsen sowie der Inkassogebühren eingefordert wird. Typischerweise wird bereits im ersten Schreiben angeboten, eine Ratenzahlung zu vereinbaren. Diese geht dann mit einem Schuldanerkenntnis einher. Geht in Ihrem Unternehmen eine solche Mahnung ein, müssen Sie entscheiden, ob sie die Inkassoforderung abwehren, den geforderten Betrag bezahlen oder eine andere Vorgehensweise wählen. Wenn Sie Inkasso Forderung abwehren, sollten Sie dafür triftige Gründe vorweisen können.

Inkasso Forderung abwehren: Wann geht das?

Sie können eine Inkasso Forderung abwehren, indem Sie glaubhaft darlegen, dass die angemahnte Forderung nicht existiert oder bereits beglichen wurde. Ist dies der Fall, sollte das Inkassounternehmen nach einer kurzen Rücksprache mit dem Gläubiger weitere Maßnahmen unterlassen. Hat sich Ihre Zahlung mit der Mahnung des Inkassobüros überschnitten, wird es etwas komplizierter. Dann kann der Inkassodienstleister Anspruch auf seine Gebühren besitzen.

Inkassoforderung ignorieren und an den Gläubiger zahlen: Gangbare Strategie?

Wenn eine berechtigte Forderung irgendwo in ihrem Unternehmen untergegangen ist und durch B2B Inkasso angemahnt wird, kann eine gewisse Kaltschnäuzigkeit vielleicht viel Geld sparen und einen Teil der Inkasso Forderung abwehren. Sie können die ursprüngliche Forderung direkt an den Gläubiger bezahlen und das Inkassobüro ignorieren.

In diesem Fall bezahlen Sie lediglich die Hauptforderung zzgl. angefallener Zinsen und nicht die Gebühren des Inkassobüros. Diese Methode verspricht erfolgt, solange die Forderung noch im Besitz des ursprünglichen Gläubigers ist und noch nicht das das Inkassounternehmen verkauft wurde. Über einen solchen Forderungsverkauf müssen Sie schriftlich informiert werden.

Es muss klar und deutlich gesagt werden: Absolut einwandfrei ist diese Methode nicht. Dem Inkassobüro stehen auch dann Gebühren zu, wenn Sie die Inkasso Forderung abwehren. Diese Gebühren müssen laut einem Urteil des Bundesverfassungsgerichts auch bezahlt werden. Sie können jedoch darauf hoffen, dass der Inkassodienstleister es nach der Begleichung der Hauptforderung (und einer entsprechenden Weisung des Auftraggebers) „gut sein lässt“. Diese Methode verspricht im B2B Inkasso einen gewissen Erfolg, wenn der Gläubiger an der Fortsetzung der Zusammenarbeit interessiert ist.

Bedenken Sie jedoch, dass der Gläubiger durch diese Vorgehensweise einen Schaden erleidet. Der Gläubiger muss an das Inkassounternehmen eine Gebühr entrichten. Zahlen Sie ausschließlich die Hauptforderung und die Verzugszinsen, besteht der Schaden des Gläubigers in dieser Gebühr.

Inkasso Kosten: Was ist legal?

Egal, ob eine Rechnung lediglich vergessen oder aufgrund von vorübergehender Liquiditätsschwierigkeiten nicht bezahlt haben: Durch die Inkassokosten erhöht sich die Gesamtforderung abermals. Welche Gebühren für Inkasso im Geschäftskundenbereich sind legal?

Wegweisend ist ein Urteil des Bundesverfassungsgerichts vom 7.9.2011. Im dem Urteil wurde festgestellt, dass die Kosten eines Inkassobüros grundsätzlich als Verzugsschaden geltend gemacht werden können. Wurden die Kosten korrekt berechnet, müssen Sie deshalb auch bezahlt werden, wenn das Inkassobüro darauf besteht.

Das Verfassungsgericht hat allerdings festgestellt, dass die Kosten des Inkassounternehmens nicht die Kosten übersteigen dürfen, die bei der alternativen Beauftragung eines Rechtsanwalts entstehen. Dies ist auch in § 4 Abs. 5 RDGEG festgelegt. Darüber hinaus darf der Schuldner zum Zeitpunkt der Beauftragung nicht bereits erkennbar zahlungsunwillig gewesen sein.

Inkassounternehmen dürfen Gebühren nicht willkürlich festsetzen. Dies gilt für B2C Inkasso genauso wie für Inkasso im Geschäftskundenbereich. Auch im B2B Inkasso gilt die Schadenminderungspflicht gemäß BGB. Der Gläubiger darf somit keine unnötigen Kosten verursachen. Die zulässigen Kosten richten sich nach der Höhe der Hauptforderung und orientieren sich an der Rechtsanwaltsgebührentabelle. Die Regelgebühr beträgt 1,3 und gilt für alle Angelegenheiten von durchschnittlichem Aufwand und Anspruch. Prinzipiell möglich sind Gebührensätze von 0,5-2,5.

Diese Voraussetzungen müssen erfüllt sein, damit der Schuldner zur Zahlung der Inkassokosten verpflichtet ist:

  • Der Schuldner muss sich in Verzug befinden
  • In der Regel sollte die Forderung angemahnt sein (im B2B Inkasso allerdings nicht zwingend erforderlich)
  • Die Beauftragung eines Inkassobüros muss aus Sicht des Gläubigers wirtschaftlich zweckmäßig und notwendig sein (dies ist bei anhaltendem Verzug ohne Angaben von Gründen regelmäßig der Fall)

Bevor Sie eine Inkassoforderung abwehren, sollten Sie prüfen, ob diese Voraussetzungen erfüllt sind. Falls ja, müssen Sie zahlen.

Wann sind Inkassokosten nicht erstattungsfähig?

In vielen Fällen sind Inkassokosten jedoch nicht erstattungsfähig.

Nicht registrierte Inkassoanbieter

Dazu führt mitunter eine fehlende Registrierung des Inkassodienstleisters. Auch im B2B Inkasso gibt es unseriöse Anbieter, die mit Methoden nahe am Betrug operieren. Leisten Sie Zahlungen deshalb ausschließlich an registrierte Inkassobüros und informieren Sie bei einer Kontaktaufnahme durch ein nicht registriertes Inkassobüro die Staatsanwaltschaft. Für Inkassounternehmen besteht eine Registrierungspflicht. Gemäß § 12 RDG und § 134 BGB sind Kosten nicht registrierter Unternehmen nicht erstattungsfähig.

Darlegung und Informationspflichten im B2B Inkasso?

11a RDG sieht diverse Darlegungs- und Informationspflichten für Inkassounternehmen vor. Diese gelten jedoch nur bei der Geltendmachung von Forderungen gegen Privatpersonen und nicht für Inkasso im Geschäftskundenbereich.

Hauptforderung wird bestritten

Wenn Sie den Gläubiger vor der Beauftragung des Inkassounternehmens darüber in Kenntnis gesetzt haben, dass Sie die Forderung bestreiten oder (temporär) zahlungsunfähig sind, sind Inkassokosten nicht erstattungsfähig. In diesem Fall verstößt der Gläubiger gegen die Schadenminderungspflicht. Dann können Sie die Inkasso Forderung abwehren.

Im Fall einer Zahlungsunfähigkeit müsste der Gläubiger die Forderung über das gerichtliche Mahnverfahren titulieren. Im Fall einer bestrittenen Hauptforderung wäre eine gerichtliche Auseinandersetzung anzustreben.

Hauptforderung ist verjährt

Inkassokosten sind ferner nicht erstattungsfähig, wenn die Hauptforderung verjährt ist und Sie eine entsprechende Einrede erheben.

Konzerninkasso

Sie können die Inkassoforderung abwehren bzw. die Kosten des Inkassodienstleisters zurückweisen, wenn Konzerninkasso vorliegt. In diesem Fall agiert das Inkassounternehmen als Tochtergesellschaft des Gläubigers oder wird in vergleichbarer Weise durch diesen beherrscht.

Inkassobüro wurde zu schnell beauftragt („überfallartig“)

Im B2B Inkasso können Sie sich grundsätzlich nicht darauf verlassen, dass der Gläubiger Ihnen vor Einschaltung eines Inkassobüros eine Mahnung zusenden muss. Eine Mahnung verlangen können Sie dagegen wahrscheinlich, wenn aus Sicht des Gläubigers nicht sichergestellt ist, dass Sie ihren Verzug selbst verschuldet haben. Dies kann zum Beispiel nach einer Rücklastschrift der Fall sein.

Inkassobüro erhält Erfolgsprovision

Erfolgsprovisionen des Inkassodienstleisters sind nicht erstattungsfähig. Der Dienstleister kann die Forderung jedoch vom ursprünglichen Gläubiger erwerben und dann im eigenen Namen geltend machen.

Erfundene Gebühren bei Inkasso im Geschäftskundenbereich?

Welche Gebühren zulässig sind, regelt die Rechtsanwaltsgebührentabelle. Einige Inkassobüros (dies gilt auch für Inkasso im Geschäftskundenbereich) operieren mit erfundenen, zusätzlichen Gebühren. Dazu zählen zum Beispiel Kontoführungsgebühren, Titulierungsgebühren, Beratungsentgelte etc. Solche Gebühren sind nicht erstattungsfähig.

Inkasso und Bonität: Welche Konsequenzen drohen?

Scheidet ein Gläubiger ein B2B Inkasso Unternehmen gegen Sie ein, kann dies Konsequenzen für die Bonität Ihres Unternehmens haben. In die Daten von großen Wirtschaftsauskunfteien wie z.B. Creditreform fließen auch Inkasso Informationen ein. Zahlungsverzug kann solchen Auskunfteien somit bekannt werden und zu einer Herabstufung ihres Ratings führen.

Im schlimmsten Fall wird dadurch eine Kettenreaktion in Gang gesetzt. Durch das herabgesetzte Rating erhalten Sie – zumindest, bis die Forderung beglichen ist – keine weiteren Kredite. Auch bestehende Kreditlinien können durch Banken infrage gestellt werden. Sie sollten deshalb eine unberechtigte Inkasso Forderung abwehren und eine berechtigte Forderung so schnell wie möglich erfüllen.

Inkasso verhindern durch offene Kommunikation

Inkasso im Geschäftskundenbereich lässt sich häufig durch offene Kommunikation verhindern. Ein Beispiel: Ihnen fällt auf, dass eine längst fällige Rechnung übersehen und nicht beglichen wurde. Aufgrund der Strukturen Ihrem Unternehmen benötigen Sie jedoch bis zu zwei Wochen, um eine Zahlung zu tätigen.

In diesem Fall sollten Sie den Gläubiger anrufen und mitteilen, dass die Rechnung übersehen und nun in den Zahlungsprozess überführt wurde. Weisen Sie darauf hin, dass Sie die Zahlung innerhalb von zwei Wochen leisten und kündigen Sie zugleich an, dass Sie einen angemessenen Verzugszins bezahlen werden. In diesem Fall verzichtet der Gläubiger vielleicht darauf, ein B2B Inkasso Unternehmen einzuschalten.

Problematischer gestaltet sich die Lage, wenn Sie – etwa aufgrund von Liquiditätsschwierigkeiten – temporär nicht zahlen können. Dies könnte zum Beispiel der Fall sein, wenn Sie ihrem Auftraggeber ein weitaus längeres Zahlungsziel einräumen als Ihnen bei Ihren Lieferanten zur Verfügung steht. Dann können Sie versuchen, Ihrem Lieferanten unter Hinweis auf die Sachlage ein längeres Zahlungsziel abzuringen.

Offene Forderungen mit Inkassobüro eintreiben

Sie sehen sich selbst unerfüllten Forderungen gegenüber und prüfen, wie diese eingetrieben werden können? Dann kann B2B Inkasso die Lösung sein. Sie können einem Inkassounternehmen ein Mandat erteilen und dieses mit dem Einzug der Forderungen beauftragen.

Der Vorteil: Die unangenehme Angelegenheit wird ab sofort ausgelagert. Die Nachteile: Sie müssen die Gebühr das Inkassounternehmens entrichten und beenden womöglich die Geschäftsbeziehung zu einem Kunden, der zudem auch die Inkasso Forderung abwehren bzw. nicht als Anlass zur Zahlung betrachten kann.

Wie funktioniert Inkasso im Geschäftskundenbereich?

Inkasso im Geschäftskundenbereich funktioniert von einigen wenigen formalen Unterschieden genauso wie Inkasso im Geschäft mit Verbrauchern. Sie stellen ihren Kunden eine Rechnung mit einem Zahlungsziel und mahnen die Rechnung einmalig an, wenn nicht bezahlt wird. In der Mahnung setzen Sie eine weitere Frist. Erfolgt weiterhin kein Zahlungseingang, erteilen Sie einem Inkassounternehmen das Mandat. Welche Daten sie dazu übermitteln müssen, wird Ihnen der Inkassodienstleister detailliert mitteilen.

Es gibt spezialisierte B2B Inkasso Dienstleister. Viele Inkassobüros treiben jedoch Forderungen sowohl gegen Verbraucher als auch gegen Geschäftskunden ein. Der Inkassoprozess beginnt mit einem Mahnschreiben. Diesem können persönliche (gegebenenfalls telefonische) Gespräche und weitere Schreiben folgen. Dem Schuldner wird gegebenenfalls eine Ratenzahlung angeboten.

Erweisen sich diese Maßnahmen als erfolglos, wird der Inkassodienstleister ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten. An dessen Ende steht gegebenenfalls die Titulierung der Forderungen und die Zwangsvollstreckung in das Vermögen des Schuldners. Der genaue Ausgang des Prozesses lässt sich nur schwer prognostizieren. Rechnen Sie damit, dass Ihr Schuldner zunächst die Inkasso Forderung abwehren wird. Dennoch steigen die Chancen, dass überhaupt gezahlt wird.

Was kann das Inkassobüro, was Sie nicht können?

Die Gretchenfrage lautet: Was kann das Inkassobüro, was Sie nicht selbst können? Diese Frage stellt sich für Inkasso im Geschäftskundenbereich genauso wie im B2C Inkasso. Sie können selbst Mahnschreiben formulieren und absenden, den Schuldner telefonisch nachdrücklich an die Zahlung erinnern und bei ausbleibender Zahlung einen Mahnbescheid beantragen. Wozu also einen Inkassodienstleister beauftragen?

Ein wesentlicher Vorteil von B2B Inkasso gegenüber einer Beitreibung in eigener Regie: Der Schuldner merkt, dass es Ihnen ernst ist. In der Geschäftspraxis stellt sich häufig das Problem, dass Unternehmen Forderungen von Kunden eintreiben, mit denen bereits seit langer Zeit zusammengearbeitet wird. Mitunter ist dann genau die Person im Unternehmen mit Mahnschreiben und Telefonanrufen beauftragt, die auch sonst eine enge geschäftliche Beziehung zum Schuldner unterhält. Der Schuldner ordnet die Situation am womöglich nicht zutreffend ein. Inkasso im Geschäftskundenbereich ist ein klarer Schnitt zwischen der gewohnheitsmäßigen Geschäftsbeziehung zum Kunden und einer formalen Beitreibung offener Forderungen ohne Ansehen der bisherigen Geschäftsbeziehung.

Natürlich kann der Schuldner die Inkassoforderung abwehren und zum Beispiel nach dem ersten Mahnschreiben die Hauptforderung ohne Inkassogebühren an sie leisten. Dann entgehen Ihnen die Inkassogebühren. Dafür erhalten Sie jedoch wahrscheinlich sehr viel schneller Ihr Geld als ohne Inkassobüro.

Inkasso-Service

Sollte der Schuldner die Inkasso Forderung abwehren und nicht zahlen, wissen Sie ohnehin, dass die Lage ernst ist und sie nicht allzu schnell mit einer Zahlung rechnen können.
Dann sollten Sie  keine weitere Zeit verstreichen lassen und das gerichtliche Mahnverfahren einleiten – im besten Fall haben Sie  dann einen Vorsprung gegenüber anderen Gläubigern und können noch vor einer Insolvenz des Schuldners die Zwangsvollstreckung betreiben.

Den Kunden behalten trotz Inkasso: Ist das möglich?

Es ist ein Dilemma im B2B Inkasso: Ein eigentlich guter und langjähriger Kunde zahlt eine Rechnung beharrlich nicht und reagiert auch nicht auf die freundlichen Zahlungserinnerungen. Wenn Sie nun ein Inkassobüro mit der Beitreibung beauftragen, verlieren Sie den Kunden womöglich für immer. Natürlich wissen Sie: Ein Kunde, der nicht zahlt, ist kein guter Kunde. Ihr Instinkt sagt Ihnen aber, dass es sich lohnt, in diesem Fall nicht alle Verbindungen zu kappen. Was also tun?

Inkasso im Geschäftskundenbereich ist sehr viel individueller als das standardisierte B2C Inkasso mit Textbausteinen und standardisierten Abläufen. Wenn Ihr Kunde weiterhin nicht zahlt, bleibt das gerichtliche Mahnverfahren die einzige Alternative zu einem Inkassobüro – und wahrscheinlich die schlechtere. Sprechen Sie im Briefing mit dem Inkassodienstleister an, dass Sie den Kunden prinzipiell halten möchten.

Es kann auf die Tonlage ankommen. Inkasso im Geschäftskundenbereich kann auch telefonisch beginnen – mit einem freundlichen Anruf des Inkassounternehmens, der so weit es geht nicht an einen Inkassovorgang erinnert. Im besten Fall versteht Ihr Kunde nun, dass er handeln muss, erkennt aber gleichzeitig ihr weiterhin durchscheinendes Interesse.

Factoring als Alternative zu Inkasso

Unternehmen können Forderungsausfälle und die damit verbundene Notwendigkeit eines Inkassodienstleisters zuverlässig umgehen. Das Mittel der Wahl dazu lautet: Factoring. Werden sämtliche Forderungen ab ihrer Entstehung an einen Factorer ausgelagert, trägt dieser das Adressenausfallrisiko (jedenfalls ist dies bei echtem Factoring der Fall).

Der Factorer wird durch eine pauschale Gebühr oder einen prozentualen Anteil der Forderung vergütet. Dafür erstellt der Factorer die initiale Rechnung und mahnt bei Verzug. Bei anhaltendem Verzug kann das Factoring Unternehmen ggf. die gerichtliche Beitreibung veranlassen oder selbst durchführen.

Ein wesentlicher Vorteil für Unternehmen: Da alle Forderungen an den Factorer abgetreten werden, kann gegenüber einem guten, aber gerade im Verzug befindlichen Kunden gut argumentiert werden. Die Mahnung trägt nicht den eigenen Briefkopf, sondern den des Factorers. Sollte Ihr Kunde die Factorer- bzw. Inkasso Forderung abwehren, führt dies nicht zu Liquiditätsengpässen. Allerdings könnte der Factorer den Kunden bei anhaltendem Verzug irgendwann ausschließen.

Factoring bietet darüber hinaus weitere Vorteile. Ihrem Unternehmen fließt kurz nach der Rechnungsstellung Liquidität zu. Ausfallrisiken werden ausgelagert. Zudem übernehmen Factorer wesentliche Teile der Buchhaltung. Viele Factorer bieten zusätzlich Inkasso im Geschäftskundenbereich an. Vielleicht lassen sie bereits im Verzug befindliche Forderungen so eintreiben und übergeben künftige Rechnungen gleich dem Factorer?

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