Der große FinCompare-Anbietervergleich

Virtuelle Karten

Alle Informationen zu virtuellen Kredit- und Debitkarten inkl. Empfehlungen zu 4 Unternehmenstypen

Der große FinCompare-Anbieter-Vergleich

Virtuelle Karten

Alle Informationen zu virtuellen Kredit- und Debitkarten inkl. Empfehlungen zu 4 Unternehmenstypen

Was Sie vom FinCompare Ratgeber erwarten dürfen

Erklärung virtuelle Karten

Finden Sie alle relevanten Informationen zum Einsatz virtueller Firmenkredit-/Debitkarten und mögliche Anbieter für Ihr Unternehmen.

Wichtige Entscheidungsfaktoren

Steigen Sie direkt in die wichtigsten Unterschiede der Anbieter ein und lesen Sie welche Faktoren für Ihre Entscheidung wichtig sind.

Unsere Empfehlung

Wir sprechen unsere Empfehlung aus 7 Anbietern für Ihr Unternehmen aus. Ordnen Sie sich einer Kategorie zu und profitieren Sie von unserer Recherche.

Ratgeber-Übersicht

Ratgeberaufbau und Anleitung

Dieser Ratgeber gibt Ihnen einen umfassenden Überblick über das Thema virtuelle Kredit- und Debitkarten. Wir zeigen Ihnen, worauf Sie bei der Auswahl eines Anbieters achten sollten und welche Karte am besten zu Ihnen passt. Dazu vergleichen wir 7 der innovativsten Kartenanbieter anhand der Kriterien verschiedenster Unternehmenstypen und -phasen. Machen Sie gleich den Check, zu welchem Unternehmenstyp Sie gehören und lesen Sie, wie eine passende Firmenkreditkarte Ihren Arbeitsalltag erleichtern kann.

Voraussichtliche Lesezeit beträgt 25- 45 Min.

Vorwort – Geschäftsprozesse im Wandel – virtuelle Firmenkarten

Kreditkarten gelten bereits seit Langem als weltweit beliebtes Zahlungsmittel mit entsprechend hoher Akzeptanz. Bedingt durch zunehmende Digitalisierung im Handel und das Verlangen nach Flexibilität und Agilität in Unternehmen setzen sich nun verstärkt virtuelle Kreditkarten durch, welche als erweiterte Form von physischen Kreditkarten zu sehen sind.

Während Prozesse in Unternehmen immer mehr durch intuitive Anwendungen vereinfacht und komplexe Softwareprogramme ausgetauscht werden, halten sich z.B. in der Buchhaltung hartnäckig traditionelle Strukturen mit ineffizienten und papierlastigen Buchungsabläufen.

Oftmals sind die Finanzabteilungen mit diversen Excel-Tabellen ausgestattet und Reports müssen manuell zusammengestellt werden. Doch gerade in dieser Abteilung lauert das relevante Wissen für die Entscheider:innen.

Wie effizient wäre es, wenn Manager:innen mögliche Kostentreiber schnell identifizieren könnten – ohne das komplexe Kommunikationsschleifen mit der Buchhaltung existieren. Hinzu kommen häufig enorme Zeitaufwände für Spesen- & Reisekostenabrechnungen, sowie die reine Kartenverwaltung bei Mitarbeiterwechsel.

Virtuelle Karten, in Kombination mit einer digitalen Karten- und Ausgabenverwaltung in Echtzeit, können hier Transparenz und vor allem eine zeitliche Entlastung der Mitarbeiter:innen schaffen. Fehlende Belege, Transaktionen ohne Zuordnung und undynamische Reportings gehören damit der Vergangenheit an.

Doch was sind virtuelle Karten überhaupt? Weiter geht es im nächsten Abschnitt.

Was sind virtuelle Firmenkreditkarten /Debitkarten?

Virtuelle Firmenkarten revolutionieren das Banking und Abrechnungserlebnis

Virtuelle Karten haben die gleichen Merkmale wie physische Bankkarten, z.B. eine hohe Akzeptanz durch bekannte Labels wie VISA oder Mastercard. Der Unterschied zur klassischen Variante: Kunden erhalten keine Plastikkarte, sondern die damit verbundenen Daten in digitaler Form, bereitgestellt in einer Software und App.

Anwendung findet die digitale Firmenkarte also immer dann, wo auch sonst die physische Kredit- oder Debitkarte zum Einsatz kommt. Das kann eine Zahlung im Onlineshop oder am Bezahlterminal an der Tankstelle sein. Besonders praktisch: Die Rechnung kann sofort in der App hochgeladen oder aus der Email extrahiert werden, sodass jede Transaktion direkt dem richtigen Beleg zugeordnet wird.

Digitale Firmenkarten finden aber nicht nur Anwendung als Portmonee erleichternde Zahlungsmethode, sondern revolutionieren das Banking- und Abrechnungserlebnis mit zusätzlichen Features, die den Workflow in Unternehmen beschleunigen und vereinfachen können.

 

Die Integration einer virtuellen Firmenkarte und der zugehörigen Verwaltungssoftware kann für Buchhalter:innen und Finanzteams eine enorme Zeitreduktion bedeuten. Ganze Workflows in Bereichen wie Banking, Ausgabemanagement, Buchhaltung und Controlling können so effizienter gestaltet werden.

Bei einer Integration ist es ratsam, die zusätzlichen Features sinnvoll für das eigene Unternehmen zu nutzen. Angefangen mit der Möglichkeit, virtuelle Karten nach Kostenarten (bspw. Marketing Kosten, Messekosten) auszugeben, um Budgets besser verteilen und kontrollieren zu können. Auch eine integrierte Reisekostenverwaltung, womit Spesen und Auslagen direkt verwaltet und abgerechnet werden können, ist mittlerweile möglich.

Grundinformationen und untersuchte Anbieter für virtuelle Firmenkarten

Als neues und innovatives Produkt in der Geschäftswelt gibt es bereits viele Anbieter von virtuellen Kreditkarten oder auch virtuellen Debitkarten. Die Vielzahl an neuen Angeboten bringt auch viele Fragen mit sich – wer kann was, wer hat welche Funktionen und welche Anbieter eignen sich am Besten für mein Unternehmen.

FinCompare hat den Markt für virtuelle Firmenkarten genau unter die Lupe genommen und 7 relevante Anbieter identifiziert, welche wir Ihnen hier vorstellen.

Mit diesem Ratgeber verschaffen wir Ihnen einen umfassenden Überblick über die relevanten Anbieter und unterstützen Sie bei Ihrer Entscheidung passend zu den Bedürfnissen Ihres Unternehmens. Neben den Gemeinsamkeiten und Abgrenzungen der einzelnen Anbieter haben wir weiter unten Unternehmenstypen entwickelt, welche Ihnen eine Empfehlung für Ihr Unternehmen geben soll. Wir möchten Ihnen die zeitintensive Recherche ersparen und Sie direkt zum Ergebnis bringen.

An dieser Stelle möchten wir erwähnen, dass dieser Ratgeber die innovativsten Kartenanbieter unter die Lupe nimmt, aber nicht das komplette Produktspektrum abbildet. Die Auswahl ist allerdings repräsentativ für den gesamten Markt, da die gängigsten Unternehmenskategorien berücksichtigt wurden. Unsere Empfehlungen in den jeweiligen Kategorien passen gut zu den beschriebenen Kundenbedürfnissen, bieten aber möglicherweise auch weitere Features für andere praktische Anwendungsbereiche.

Ausgangslage und Entscheidungsfindung

Um eine Entscheidung für einen Anbieter treffen zu können, ist es vor allem wichtig zu wissen, welche Herausforderungen Sie in Ihrem Prozess meistern möchten. Alle Anbieter sind in der Funktionsweise der virtuellen Karten recht ähnlich, unterscheiden sich aber in einzelnen Features, die es individuell zu betrachten gilt. Nur so lässt sich beurteilen, welcher Anbieter der passendste für die jeweilige Situation ist. Nachfolgend erfahren Sie mehr über die wesentlichen Gemeinsamkeiten und Unterschiede aller untersuchten Anbieter, um eine Ausgangslage der Recherche zu setzen.

Gemeinsamkeiten und Basic Features

Wie zu erwarten, verfügen alle Anbieter, die wir Ihnen vorstellen, über die Option virtuelle Geschäftskarten in einer browserbasierten Webanwendung anzulegen. Dabei haben Sie die Wahl zwischen Kredit- oder Debitkarte. Hierbei lassen sich im Handumdrehen neue Karten mit individuellen Verfügungsrahmen anlegen, die dann sofort einsatzbereit sind.

Die virtuellen Karten werden je nach Anbieter direkt mit einem Bankkonto verbunden oder es werden über eine gemeinsame Wallet, welche per SEPA oder Lastschrift aufgeladen werden muss, Budgets an die einzelnen Karten verteilt. Für den einmaligen Gebrauch werden teilweise auch Einmalkarten angeboten, welche sich nach Verwendung automatisch deaktivieren. Außerdem kann man für die Verwaltung von Abonnements und wiederkehrenden Zahlungen Abokarten ausstellen.

Neben den eigentlichen virtuellen Kredit- oder Debitkarten bietet jeder Anbieter ein intuitiv gestaltetes User-Dashboard zur Verwaltung und Übersicht der Karten und Ausgaben an.

Die folgende Auflistung zeigt Ihnen weitere Gemeinsamkeiten aller untersuchten Anbieter:

  • Schnelle Verfügbarkeit durch digitales Onboarding

  • Ausgabenmanagement durch unbegrenzte Anzahl an Karten und/oder intelligente Kategorisierung der Ausgaben

  • Übersichtliches und dynamisches Reporting über alle Ausgaben in Echtzeit

  • Integration zu DATEV oder einen DATEV konformen Export zur Übertragung der Buchhaltungsdaten

  • Belegmanagement: Hochladen der Belege per Foto und automatisches Auslesen sowie Extrahieren relevanter Daten

Unterschiede und Entscheidungsfaktoren für virtuelle Karten

Doch was sind die Unterschiede der Anbieter? Welche Funktionen spielen überhaupt eine Rolle und können die Entscheidung beeinflussen?

Bei allen untersuchten Anbietern können neben virtuellen Karten auch physische, also Plastikkarten, ausgegeben werden. Unabhängig davon, ob es sich um virtuelle oder physische Karten handelt, unterscheidet man zusätzlich verschiedene Arten: Kredit-, Debit- oder Prepaidkarte

Kreditkarten haben einen Abrechnungsintervall (meist mtl.), während Debitkarten direkt das angebundene Konto belasten. Prepaidkarten müssen schon vor der Bezahlung mit entsprechendem Guthaben aufgeladen werden. Teilweise werden die Zahlungen über eine interne Wallet (digitale Geldbörse mit Guthaben) abgewickelt, welches über das Gesamtbudget verfügt und dieses verwaltet. 

Vorteil von Kreditkarten gegenüber Debit- oder Prepaidkarten ist die hohe Akzeptanz an Zahlungsstellen, die oft bei Auslandsreisen oder Bezahlung ausländischer Lieferanten gefordert sind. 

An dieser Stelle noch der Hinweis: Visa- und Mastercard-Karten sind nicht immer automatisch Kreditkarten. Beide Institute bieten mittlerweile auch Debitkarten an. Bei vielen Shops ist es aber tatsächlich unerheblich, ob dahinter “credit” oder “debit” steckt – Wichtig ist nur, das Visa oder Mastercard ansich akzeptiert werden. 

Übrigens: Man kann auch im stationären Handel die virtuellen Karten über Google und Apple Pay nutzen. Dafür ist lediglich die Einrichtung der App und ein NFC-fähiges Smartphone nötig.

Einige Anbieter ( z.B. Finom, Kontist, Qonto) bieten neben der Karte auch ein eigenes Geschäftskonto an. Andere stellen die Verknüpfung eines bestehenden Geschäftskontos bereit (z.B. Moss und Pliant) oder können mehrere Geschäftskonten integrieren, sogenanntes Multibanking (Finom). Außerdem gibt es kontounabhängige Lösungen von Spendesk und Pleo. Spendesk und Pleo kann man auch autark laufen lassen, indem eine Wallet aufgeladen wird. Hier liegt der Schwerpunkt auf der Ausgabenverwaltung. Pliant ist auch kontounabhängig aber auch ohne Wallet funktionsfähig. Die getätigten Transaktionen laufen einfach über ein Lastschrift-Mandat vom Hausbankkonto.

Es gibt eine Reihe an Zusatzprodukten, die angeboten werden. Auch wenn viele Anbieter ein ähnliches Ziel mit ihrem Produkt verfolgen, haben sie unterschiedliche Ansätze und Zusammensetzung von Funktionen, die Ihnen zur Verfügung stehen.

  • Rechnungsstellung inkl. Zahlungserinnerungen
  • Reisekostenmanagement
  • Steuerservice oder zusätzlicher Versicherung
  • Multibanking
  • Freigabeprozesse für Eingangsrechnungen
  • Verwaltung von Eingangsrechnungen

Zahlungsziel

Die Abrechnungsintervalle bei Kreditkarten sind meistens monatlich und können bei z.B. Moss und Pliant auf bis zu 60 Tagen verlängert werden.

Finanzierung & Dispo

In dem Geschäftskonto von Kontist werden z.B. Dispokredite angeboten.

Außerdem ist das Thema Finanzierung im Kommen. Aktuell bieten das Beantragen von Krediten aus der Plattform heraus nur wenige Anbieter an.

Cashback, Versicherung und Partnerprogramme sind Besonderheiten, von denen Sie bei manchen Produkten on Top profitieren können. Gerade Cashbackprogramme, beispielsweise von Finom oder Pliant, sind bei hohen Transaktionsvolumen besonders lohnenswert.

Je komplexer die IT- Landschaft eines Unternehmens ausgebaut ist, desto höher ist der Anspruch an eine flexible Integration von Programmen, die bereits für verschiedene Geschäftsprozesse genutzt werden. Jüngere Unternehmen profitieren eher von den angebotenen Features der Anbieter, um Aufgaben effizienter zu gestalten.

Traditionelle Unternehmen mit hoher Prozessdichte legen oft Wert auf die Möglichkeit, virtuelle Karten in vorhandene und bereits digitalisierte Abläufe durch Schnittstellen einzubinden.

Für kleine Unternehmen, die das Potenzial zum Wachstum haben und dieses auch ausschöpfen möchten, macht es Sinn, einen Anbieter auszuwählen, der mit den Bedürfnissen mitwächst. Durch verschiedene Pakete, die die Möglichkeit eines einfachen Upgrades beinhalten, ist es beispielsweise bei Qonto und Finom möglich, mit einem Mitarbeiter zu starten und später mit bis zu mehreren Hundert Mitarbeitern dasselbe Produkt zu nutzen.

Die FinCompare Empfehlung für Ihren Unternehmenstyp – Wählen Sie Ihre Kategorie

Unternehmenstyp A

Die ALL-IN-One Lösung für Soloselbstständige, Freiberufler:innen, Kleinst- und Kleinunternehmen

Unternehmenstyp B

Die skalierbare ALL-IN-One Lösung für Gründer:innen, Einzelunternehmen und Kleinunternehmen

Unternehmenstyp C

Die flexible Kompaktlösung für aufstrebende Klein- und Mittelständische Unternehmen bis ca. 10 Nutzer:innen

Unternehmenstyp D

Die vollintegrationsfähige Lösung für Mittelständische – und Großunternehmen mit vielen Nutzer:innen

Zusammenfassung des Anbietervergleichs

(Virtuelle) Kreditkarten und Debitkarten sind ein relevantes Thema für jede Art und Größe von Unternehmen. Nicht nur vor dem Hintergrund der voranschreitenden Digitalisierung im Zahlungsmittelsektor und der steigenden Akzeptanz alternativer Zahlungsmöglichkeiten. Mit zusätzlichen Features und Funktionen helfen sie Unternehmen, den Fokus auf das Tagesgeschäft zu legen und Workflows effizienter gestalten zu können.

Gründer:innen und Soloselbständige werden bei der Eröffnung eines Kontos und der Stammkapitaleinzahlung unterstützt und erhalten dank vollständiger ALL-IN-ONE-Lösung, beispielsweise von Kontist und Finom, Hilfe beim Aufbau ihres Geschäfts und der Ausführung von einhergehenden Aufgaben. Qonto und Finom greifen jungen Unternehmen unter die Arme und helfen ihnen zu wachsen. Dank flexibler Tarife sind sie nicht auf eine bestimmte Zielgruppe beschränkt, sondern begleiten Soloselbstständige bis hin zu KMUs mit Rundumlösungen zum Ausgabenmanagement. Kleine und mittelständische Unternehmen, deren IT-Struktur gerade im Aufbau ist und noch vervollständigt werden muss, profitieren von den umfassenden Angeboten von Moss, Pleo und Spendesk. Dank einer großen Auswahl an Schnittstellen können Unternehmen einerseits bereits vorhandene Tools integrieren und andererseits die Features neuer Anbieter nutzen, um Prozesse zu vervollständigen. Aus Excel-Tabellen und zeitaufwendigen manuellen Aufgaben werden somit digitale und effiziente Workflows. Moss, Pleo und Spendesk können auch von großen Unternehmen genutzt und in die vorhandene Struktur integriert werden. Da die IT-Landschaft meist schon vollständig ausgebaut ist, gestaltet sich die Integration neuer Features jedoch oft kompliziert und aufwendig. Pliant liefert hier eine Lösung, die den Fokus auf Schnittstellen setzt und den Einsatz der Kreditkarte somit schnell möglich macht. Auch als Zweitkarte kann das Produkt von Pliant Sinn machen, vor allem im Hinblick auf die günstigen Preise und Sparaktionen.

Sie sehen: Kreditkarte ist nicht gleich Kreditkarte und bedeutet vor allem nicht NUR Kreditkarte. Jeder Anbieter überzeugt mit individuellen und auf die verschiedenen Zielgruppen zugeschnittenen Lösungen. Bitte beachten Sie, dass unsere Empfehlungen immer eingegrenzte Zielgruppen abbilden. Für Sie als Unternehmen kann ein Blick in die Anbieterempfehlungen für angrenzende Unternehmenstypen durchaus auch interessant sein. Jedes Unternehmen hat eigene Entscheidungsfaktoren und individuelle Schwerpunkte, die in die Entscheidung für den richtigen Anbieter miteinfließen. Der Ratgeber bietet Ihnen eine erste Einschätzung und einen allgemeinen Überblick über die Funktionen der Anbieter. In den für Sie angelegten Anbieterprofilen können Sie noch einen genaueren Blick auf die für Sie in Frage kommenden Anbieter und deren digitale Mehrwerte werfen. Lassen Sie sich vor einer endgültigen Entscheidung noch einmal von den jeweiligen Anbietern selbst beraten – dann können Sie sich Ihrer Auswahl ganz sicher sein!

Sollte die Integration von virtuellen Karten in Ihr Unternehmen aktuell keine Priorität haben, dann speichern Sie sich gerne diesen Artikel ab oder melden Sie sich bei unserem Newsletter an.

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    Über FinCompare

    FinCompare ist ein Berliner Fintech, das sich auf die Vermittlung und unabhängige Beratung von Mittelstandskrediten fokussiert. Neben Krediten bieten wir auch alternative Finanzierungsmöglichkeiten, um für jedes Unternehmen und jede Branche Kapital in passender Form bereit zu stellen. Zu unserem Produktspektrum zählen außerdem Schnellkredite, Firmenleasing, Factoring, Lagerfinanzierung sowie Einkaufsfinanzierung. FinCompare wurde 2016 gegründet und beschäftigt heute rund 50 Mitarbeiter. Beteiligt sind unter anderem der niederländische Finanzkonzern ING, die österreichische UNIQA Gruppe und der Wagniskapitalgeber Speedinvest. Auf unserer Vermittlungsplattform sind über 250 Banken, Leasing- und Factoringgesellschaften. Unser Unternehmen hat bis heute über 30.000 Kreditanfragen mit einem Finanzierungswert von über drei Milliarden Euro betreut. Das ausgeklügelte Software-Tool wird zwischenzeitlich auch als Whitelabel-Lösung an Geschäftsbanken lizenziert. Während der Corona Krise hat FinCompare dazu beigetragen, die Kreditklemme des Mittelstands durch schnelle Prozesse in der Vermittlung attraktiver KfW-Darlehen zu überwinden. Unsere Berater:innen beraten Sie gerne kostenlos und unverbindlich.

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