Warum ein Social Intranet auch für KMU Sinn machen kann

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Social Intranet Tools erleichtern den Austausch unter Kollegen über Abteilungsgrenzen und Hierarchiestrukturen hinweg. Durch die Kommunikationsplattform werden Angestellte stets über Informationen und aktuelle Geschehnisse auf dem Laufenden gehalten. Das stärkt das Gemeinschaftsgefühl und bringt viele weitere Vorteile mit sich. Doch lohnt sich die Software auch für KMU? Erfahren Sie mehr über die Vorteile, Tools und für wen sich die Kommunikationsplattform lohnt.

So funktioniert ein Social Intranet

Ein Intranet ist ein firmeninternes Netzwerk, welches nicht öffentlich, sondern ausschließlich für Angestellte einer Firma zugänglich ist. Die Vorteile sind vor allem die maximale Kontrolle über die Sicherheit des Netzwerkes sowie die Regulierung von Internetzugängen. Darüber hinaus erreicht man durch die Kommunikationsplattform seine Mitarbeiter besser und schneller. Innerbetriebliche Informationen können so auf einfache Weise kommuniziert und verbreitet werden, welches die interne Kommunikation verbessert und für eine effiziente Zusammenarbeit sorgt. Dies geschieht meist in Form redaktioneller Beiträge. Mit dieser Software halten Sie Ihre Mitarbeiter also stets am Laufenden und tragen somit zur digitalen Transformation bei.

Mit dem erfolgreichen Einzug von Chat-Plattformen und Social Media in die digitale Kommunikation verlor das traditionelle Intranet jedoch an Bedeutung. Heute ist das Social Intranet gefragt – dieses ermöglicht den Mitarbeitern interaktive Kommunikation in Echtzeit. Social Intranets dienen zwar weiterhin firmeninternen Zwecken, allerdings erinnern sie dabei stark an soziale Netzwerke. Sie sind die Basis einer offenen Unternehmenskultur und wenn sie optimal strukturiert sind, erhalten alle Mitarbeiter zum frühestmöglichen Zeitpunkt alle relevanten Informationen.

Diese Vorteile bietet ein Social Intranet Ihrem Unternehmen

Die Einrichtung eines Social Intranets kann sich für Unternehmen aus vielerlei Gründen lohnen. Im Folgenden wollen wir Ihnen die wichtigsten Gründe für eine firmeninterne soziale Vernetzung nennen.

Informationen können schnell gefunden werden

Auf dem Newsfeed können alle relevanten Informationen direkt auf der Startseite eingesehen werden. Neben verpflichtenden Informationen wie der Sicherheitsanordnung werden hier auch personalisierte Inhalte geteilt. Welche Themen und Abteilungen die User gerne abonnieren möchten, können sie selbst entscheiden. Die Relevanz der Inhalte wird auf diese Weise gesteigert und für User gewinnt das Intranet so wieder an Bedeutung, um informiert zu bleiben.

Das Gemeinschaftsgefühl wird gestärkt

Die Software ermöglicht einen gemeinsamen Dialog, insbesondere mit der Führungsetage. Das stärkt nicht nur das Gemeinschaftsgefühl, sondern motiviert auch die Mitarbeiter. Angestellte werden durch die soziale Vernetztheit dazu angespornt, eigenen Input zu liefern. Lob, Kritik und kreative Ideen können auf unkomplizierte Art und Weise geteilt werden. So erhält die Führungsetage wertvolle Rückmeldungen und gleichzeitig wird das Management entlastet, da sich die verschiedenen Teams in der Regel selbst organisieren. Mitarbeiter erfahren so außerdem, ob noch weitere Personen oder Abteilungen gerade an einem ähnlichen Thema arbeiten. So bleiben die Themen nicht unter dem Radar und es wird für größtmögliche Transparenz gesorgt. Über die Abteilungsgrenzen hinaus wird so eine flexible und schnelle Zusammenarbeit ermöglicht.

Funktionen werden gebündelt

Das Wechseln zwischen verschiedenen Apps gehört mit der Software auch der Vergangenheit an. Mehrere Funktionen können dadurch gebündelt werden und Anwendungen von Drittanbietern wie zum Beispiel Office 365 werden integriert. Das erspart Ihnen und Ihren Mitarbeitern häufiges Anmelden.

Den geeigneten Ansprechpartner für jedes Anliegen finden

Mit der Volltextsuche bieten Social Intranets einen weiteren wesentlichen Vorteil: Für jedes Anliegen wird der richtige Ansprechpartner oder auch das passende Dokument gefunden. Mithilfe der Volltextsuche wird nicht nur der Titel, sondern auch der Inhalt des Dokuments berücksichtigt. Ob PDF- oder Word-Dokumente, Mitarbeiterprofile, Wiki-Einträge oder Telefonnummern – die Suchfunktion erleichtert das Finden von wichtigen Dokumenten bzw. Ansprechpartnern.

Erleichterung aufwändiger Prozesse

Manche Abläufe im Unternehmen wie beispielsweise das Beantragen eines Urlaubstages oder das Freigeben eines Dokumentes sind häufig mit einem aufwändigen Prozess verbunden. Durch die Software werden auch diese Arbeitsprozesse erleichtert und ganz einfach über ein Formular oder ein Workflow abgebildet. Später können Sie diese digitalen Abläufe ganz einfach via Knopfdruck erledigen.

Geräteunabhängige Nutzung

Häufig verbringen Mitarbeiter ihre Arbeitszeit fernab des Schreibtisches. Ob Vertriebler oder Marketingmitarbeiter an einem Messestand – diese Mitarbeiter sind oft schwer zu erreichen, da das geeignete Gerät (wie beispielsweise ein PC) oder sogar die E-Mail-Adresse zu fehlen. Dennoch müssen auch diese Mitarbeiter über wichtige Geschehnisse im Unternehmen auf dem Laufenden bleiben. Damit alle Mitarbeiter auf dem aktuellen Stand sind, gibt es Social Intranets auch als native Apps. Dies gewährleistet eine geräteunabhängige Nutzung und Mitarbeiter können sich ganz einfach über die Personalnummer anmelden.

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Diese Tools gibt es um ein Social Intranet aufzusetzten

Für Startups und mittelgroße Unternehmen gibt es einige empfehlenswerte Tools, die eine umfassende All-One-Lösung bieten. Im Folgenden wollen wir Ihnen einen Überblick geben.

Viadesk

Zu den führenden Anbietern für professionelle Community Software in Europa gehört die Firma Viadesk. Das Tool ermöglicht die Vernetzung von Teams in geschlossenen Gruppen und die digitale Zusammenarbeit an Projekten. Mit Viadesk lassen sich nicht nur Dokumente, sondern auch Updates, Links oder Bilder unkompliziert mit den Kollegen teilen. Die Community Software erleichtert den Austausch unter Mitarbeitern, Fragen können leichter gestellt werden und es können Erhebungen durchgeführt werden. Ein weiterer großer Vorteil des Tools ist das effektive Wissensmanagement. Wissen wird auf der Plattform systematisch strukturiert und gefördert. Die Mitarbeiter müssen nur ein bestimmtes Stichwort über die Suchfunktion eingeben und schon erscheinen die passenden Beiträge und Dokumente.

Swabr

Deutsche Softwarehersteller müssen den Vergleich mit Konkurrenten aus dem Ausland nicht scheuen. Das junge deutsche Startup Swabr bietet beispielsweise eine effiziente und anpassungsfähige Plattform. Ihr Kern-Intranet wird durch die Software des Startups um Social Media Features ergänzt. Zusammenarbeit und Wissensaustausch werden auf diese Weise gefördert und die direkte Kommunikation wird deutlich erleichtert.

Intrexx Share

Neben Startups gibt es auch etablierte Softwarehersteller in Deutschland, die bereits seit über 10 Jahren erfolgreich im Geschäft sind. Dazu gehört beispielsweise Intrexx Share. Das Unternehmen vertritt den Leitsatz „Dreamwork durch Teamwork“. Die Zusammenarbeit von Menschen in Teams, Gruppen oder Projekten ist mit Intrexx Share im virtuellen Raum möglich. Schluss mit unzähligen Meetings, E-Mail-Ping Pong und verlorenem Wissen! Der Activity Stream ist das Herzstück der Kommunikationsplattform – hier fließen alle Informationen zusammen. Weitere Collaboration Tools sind Chat, Gruppen, Dateiablage und Veranstaltungen.

Xelos

Ebenfalls empfehlenswert ist die Software aus Wiesbaden. Die Kommunikationsplattform des Softwareherstellers überzeugt durch ihre integrierte Messenger-Funktion. Unnötiges E-Mail-Tennis wird auf diese Weise eingespart und die Kommunikation im Team wird erleichtert. Durch den zentralen Aktivitäts-Stream bleiben die Mitarbeiter immer auf dem aktuellen Stand. Ideen können unkompliziert über Kommentare, Likes und Mentions kommuniziert werden.

Communote

Diese leistungsfähige Social Plattform basiert auf Java Enterprise und stellt transparenten Informationsaustausch in den Vordergrund. Mitarbeiter können mithilfe von Communote gemeinsam Notizen erstellen und sich gegenseitig Kurznachrichten senden. Beliebige Dateien wie Bilder oder Youtube-Videos können ebenfalls angehängt werden.

Fazit

Die Software bzw. der Umfang, in dem sie realisiert wird, sollte zu dem jeweiligen Unternehmen passen. Jede Firma weist eine andere Größe, Struktur und Philosophie aus – das sollte auch bei der Auswahl des Social Intranets beachtet werden. Für große Unternehmen und Konzerne lohnen sich häufig vollumfängliche Social-Intranet-Modelle. In Startups oder mittelständischen Unternehmen reichen oft schon einzelne Elemente aus, um die Kommunikationsstrukturen nachhaltig zu verbessern. Entscheidend ist jedoch immer, welche Ziele Sie mit der Einführung des Social Intranets verfolgen und nicht wie viele Mitarbeiter Sie haben. Häufig verfügen Firmen bereits über grundlegende Strukturen, die lediglich einen Feinschliff benötigen. Es geht immer darum, welche Social-Elemente Ihren Mitarbeitern den meisten Mehrwert bieten. Wenn Sie bereits eine bestimmte Software zum vereinfachten Austausch verwenden, ist ein Messenger möglicherweise gar nicht mehr nötig. Überlegen Sie auch, wie hilfreich die Software für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter in Ihr Startup oder Unternehmen sein könnte.

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