Nettolohnoptimierung: Win-win-Situation für Arbeitgeber und Arbeitnehmer

Wie Sie dem Fachkräftemangel durch geschicktes Employer Branding entgegenwirken.

Arbeitnehmer, der Zuschüsse vom Arbeitgeber erhält

Beim Blick auf die Gehaltsabrechnung müssen Fachkräfte oft feststellen, dass immer weniger Netto- vom Bruttolohn bleibt. Diese Tatsache macht Deutschland für Fachkräfte nicht unbedingt zum Wunschland für die berufliche Karriere. Zahlreiche Arbeitgeber versuchen daher attraktiver für potentielle Fachrkräfte zu sein und dem Fachkräftemangel mit Nettolohnoptimierung entgegenzuwirken. Hierbei bietet der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern zum monatlichen Gehalt zusätzliche Zuschüsse und Sachzuwendungen.

Die Fachkräfteentwicklung in Deutschland sieht düster aus. Denn das Institut der Deutschen Wirtschaft in Köln (IW) ist zum Schluss gekommen, dass schon heute 2 von 3 Stellen, die eine qualifizierte Ausbildung erfordern, kaum zu besetzen sind. Die Hochrechnung prognostiziert für das Jahr 2030 rund 3 Millionen fehlende Fachkräfte. Dann wird die erwerbstätige Bevölkerung zwischen 20 und 65 Jahren auf 45,9 Millionen Menschen gesunken sein.

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Zusätzliche Information

Welche Folgen hat der Fachkräftemangel mittel- und langfristig?

Ohne ausreichende Fachkräftebesetzung stagnieren die Unternehmen in ihrer Entwicklung und Innovationsfähigkeit. Stagnierende Unternehmen wiederum bremsen das Wirtschaftswachstum aus. Bei fehlender Mitarbeiterpower geraten Angebot und Nachfrage in Schieflage. In Zeiten der Globalisierung ist für Kunden der Weg zu Mitbewerbern im Ausland dann äußerst kurz.

Gleichzeitig fordert der demografische Wandel auch einen Wandel in der Pflege- und Gesundheitspolitik. Viel mehr ausgebildete Fachkräfte in allen Pflegestufen werden gebraucht, um auch im Alter und in Krankheit ein lebenswertes Dasein zu bieten. Ein Standard, von dem wir heute noch weit entfernt sind.

Daher teilen sich die Unternehmen den reduzierten Markt an Fachkräften bei großem Bedarf. Es gewinnt, wer Anreize bietet, die gut ausgebildeten Arbeitnehmern wichtig sind. Wer den richtigen Ton trifft und die passenden Angebote schafft, senkt die Fluktuation und steigert im Gegenzug die Motivation der Mitarbeiter und Interessenten. Ob es nun 400 verschiedene Arbeitszeitmodelle sein müssen, wie in manchen Unternehmen und staatlichen Stellen mittlerweile möglich, darüber lässt sich treffend streiten. Doch Individualität erwarten Fachkräfte heute in jedem Fall.

Dazu gehören flexible Arbeitszeitmodelle und Homeoffice-Angebote, monetäre Anreize und Kinderbetreuungsmöglichkeiten. Auch die Anwerbung ausländischer Fachkräfte und gut ausgebildeter Migranten sollte zusätzlich in Betracht gezogen werden.

Welche Gründe gibt es für den Fachkräftemangel?

Ein Grund ist die schon erwähnte Überalterung unserer Gesellschaft, die durch einige geburtenschwache Jahrgänge in der Vergangenheit nicht kompensiert werden kann.

Auch die zunehmende Digitalisierung verändert unsere Arbeitswelt. Einfache und schnell zu erlernende Berufe werden sukzessive von Maschinen übernommen. Stattdessen entwickeln sich Aufgabengebiete, die sehr komplex sind und eine qualifizierter Ausbildung erfordern. Eine Entwicklung, die konträr zum Fachkräftemangel steht.

Zudem haben wir in vielerlei Hinsicht die Vorbereitung auf die digitale Welt versäumt. Schlechte IT-Ausstattung in den Schulen, veraltete Ausbildungspläne und kaum passende innerbetriebliche Möglichkeiten zur Qualifizierung haben den Wirtschaftsstandort Deutschland technisch abgehängt. Die Folge: Nach aktuellen Hochrechnungen des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie haben aktuell schon 352 von 801 Berufsgattungen Schwierigkeiten, Fachkräfte zu akquirieren.

Eines der wichtigsten Instrumente, um diesem Trend entgegenzusteuern, ist die Nettolohnoptimierung.

Wie bleibt mehr vom Brutto?

Immer weniger Netto vom Brutto – diese Feststellung machen viele Arbeitnehmer beim Blick auf ihre Lohnabrechnung. Eine Tatsache, die Deutschland für Fachkräfte nicht unbedingt zum Wunschland für die berufliche Karriere macht.

Dabei gibt es viele Möglichkeiten der Nettolohnoptimierung. Steuer- und/oder sozialversicherungsfrei kann mit den vom Gesetzgeber geförderten Lohn- und Gehaltsbausteinen eine Erhöhung des Nettolohns erreicht werden. Vorausgesetzt, sie werden zusätzlich zum vertraglich vereinbarten Lohn oder Gehalt gewährt oder mit Entgeltumwandlung eingesetzt.

Zugleich werden die Lohnkosten für den Arbeitgeber gesenkt. So entsteht eine Win-win-Situation, die für Unternehmen nicht nur eine Kostenersparnis, sondern auch einen Wettbewerbsvorteil bedeutet. Sie positionieren sich effektiv als attraktiver Arbeitgeber, der wirtschaftlich und arbeitnehmerfreundlich denkt und handelt.

Erfahren Sie hier, welche Möglichkeiten Sie als Unternehmer haben und wie sich diese Investitionen auszahlen können.

Wie funktioniert die Nettolohnoptimierung?

Der Gesetzgeber erweist sich als vorausschauend und hat eine Reihe an Möglichkeiten bereitgestellt. Lohnsteuer- und/oder sozialversicherungsrelevante Optimierungsbausteine lassen sich zu einem individuellen Leistungspaket für die Mitarbeiter zusammenstellen.

Basis dieser Maßnahmen ist der Tatbestand der Zusätzlichkeit. Denn die meisten dieser Möglichkeiten können nur genutzt werden, wenn sie zusätzlich zum arbeitsvertraglich vereinbarten Gehalt oder Lohn gewährt werden, wie beispielsweise Kinderbetreuungszuschüsse oder Sachzuwendungen. Anders sieht es z.B. bei der betrieblichen Altersvorsorge aus, bei der ein Teil des Gehaltes umgewandelt wird.

Zu den wichtigsten Komponenten gehören:

    • Fahrtkostenzuschüsse
    • Altersversorgung
    • Essenszuschüsse
    • Kinderbetreuungskosten
    • Betriebliches Gesundheitsmanagement
    • EDV/Telefon
    • Gutscheine/Rabatte

Möglichkeiten der Nettolohnoptimierung nicht ohne Zusätzlichkeitserfordernis

    • Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte

Besonders beliebt, vor allem bei steigenden Kraftstoffpreisen und Kosten für den Öffentlichen Personennahverkehr, ist der Fahrtkostenzuschuss. Während ansonsten nur die Möglichkeit besteht, die Fahrten steuerlich als Werbungskosten abzusetzen, können diese vom Arbeitgeber erstattet werden. Dabei ist die Erstattung für den Mitarbeiter steuer- und sozialversicherungsfrei. Der Arbeitgeber kann für jeden Entfernungskilometer 0,30 EUR auf maximal 15 Tage pauschal erstatten. Kosten darüber hinaus müssen individuell nachgewiesen werden. Es erfolgt durch den Arbeitgeber eine pauschale Versteuerung des Gesamtbetrags.

    • Gutscheine, Rabatte

Grundsätzlich kann der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern einen zusätzlichen Sachbezug (kein Barlohn) über maximal 44.– EUR p. M. brutto gewähren. Ein beliebter Sachbezug, der individuell für jeden einsetzbar ist und überall genutzt werden kann, sind Gutscheine oder Rabatte. Diese sind für den Arbeitnehmer bis zu einem jährlichen Maximalbetrag von 1.080.– EUR steuer- und sozialversicherungsfrei. Es können beispielsweise Tankgutscheine, Rabatte bei Möbelhäusern oder Haushaltsshops, Supermärkten oder Elektronikfachmärkten vergeben werden. Auch Waren oder Dienstleistungen des eigenen Unternehmens dürfen rabattiert abgegeben werden.

Zu beachten ist, dass es sich bei dem Betrag von 44.– EUR um eine Freigrenze, nicht um einen Freibetrag handelt. Wird sie überschritten, unterliegt der volle Betrag der Besteuerung. Um die Überschreitung festzustellen, werden nicht nur die in einem Monat gewährten Gutscheine und Rabatte addiert, sondern alle in § 8 Abs. 2 Satz 1 EStG aufgeführten lohnsteuerfreien und lohnsteuerpflichtigen Vorteile.

    • Betriebliche Altersversorgung (bAV)

Eine besonders wichtige Möglichkeit zur Nettolohnoptimierung ist die betriebliche Altersvorsorge. Gerade im Rahmen der demografischen Entwicklung und unsicherer Rentenentwicklung ist die persönliche Altersvorsorge ein Baustein in der Vermögensplanung, den jeder haben sollte. Zudem lassen sich mit der betrieblichen Altersvorsorge Steuervorteile nutzen. Beiträge dafür sind bis zu 3.048.– p. a. steuer- und sozialversicherungsfrei. Sozialversicherungspflichtig sind zusätzliche 1.800.– EUR p. a.

    • Telefon-/Internet-/PC-Nutzung

Nutzt der Arbeitnehmer seinen privaten Telefon- und Internetanschluss oder sein privates Smartphone für dienstliche Zwecke, können die Kosten vom Arbeitgeber gegen Nachweis erstattet werden. Beim Internetanschluss sind nur Kosten bis 50.– EUR p. M. pauschal versteuerbar.

Da Einzelnachweise in der Telefonie oft schwierig bis unmöglich sind, kann ein Unternehmen den entsprechenden Mitarbeitern stattdessen das passende technische Equipment, wie Smartphone, Tablet oder Laptop zur Verfügung stellen. Deren Nutzung einschließlich der notwendigen Anschlüsse sind für den Arbeitnehmer steuer- und sozialversicherungsfrei.

    • Kinderbetreuungskosten

Während früher häufig ein Elternteil zuhause blieb und die Kinder betreute, ist dies heute schon aufgrund der extrem gestiegenen Mietpreise und Lebenshaltungskosten für viele nicht mehr möglich. Stattdessen muss für Kinderbetreuung gesorgt werden, die selbst in städtischen Kindergärten inzwischen eine kostenintensive Belastung sein kann. Eine große Hilfe ist daher die Erstattung der Betreuungskosten und Verpflegungskosten durch den Arbeitgeber. Dieser kann die Kosten für nicht schulpflichtige Kinder in tatsächlicher Höhe steuerfrei erstatten. Ein Nachweis muss zeitnah erbracht werden.

    • Essenszuschüsse

Ob Kantine, Imbiss um die Ecke oder Italiener  das Mittagessen kann über den Monat gesehen für Mitarbeiter teuer werden. Da kommen steuerfreie Essenszuschüsse durch den Arbeitgeber gerade recht. Diese gibt es in unterschiedlichen Varianten, beispielsweise als Zuschuss für das Kantinenessen oder als Restaurant-Schecks.

    • Erholungsbeihilfe und betriebliches Gesundheitsmanagement

Viel zu wenig Unternehmen nutzen die sogenannte Erholungsbeihilfe. Für den Mitarbeiter steuer- und sozialversicherungsfrei, vom Arbeitgeber zu versteuern, stehen unterschiedliche Höchstbeträge zur Verfügung. Diese kann der Mitarbeiter für Erholungszwecke verwenden. Der Nachweis muss dabei zeitnah vorgelegt werden und die Zweckgebundenheit der Maßnahme belegen.

Immer mehr genutzt wird seitens der Arbeitgeber dagegen das Betriebliche Gesundheitsmanagement. Für Kurse und Maßnahmen zur Vorbeugung arbeitsbedingter gesundheitlicher Beeinträchtigungen kann der Arbeitgeber pro Person 500.– EUR p. a. investieren. Dies können beispielsweise Rückengymnastik- und Yogakurse oder Schultermassagen am Büroarbeitsplatz sein. Auch Nordic Walking oder Tai Chi bieten Ausgleich zu sitzenden oder körperlich anstrengenden Tätigkeiten.

    • Zuschüsse für Wochenends- und Nachtarbeit

Arbeitet der Mitarbeiter nachts, samstags, sonntags oder am Feiertag kann der Arbeitgeber dies mit steuerfreien Zuschüssen für die tatsächlich geleistete Arbeit vergüten. Als Feiertagsarbeit gilt dabei die geleistete Arbeit von 0-24 Uhr des jeweiligen Feiertags und von 0-4 Uhr des darauffolgenden Tages, wenn die Arbeit am Feiertag begonnen wurde.

Der Zuschuss darf am Feiertag nicht mehr als 125 % des Grundlohns betragen, sonntags nicht mehr als 50 %, um steuerfrei zu sein. Eine Ausnahme in der Feiertagsregelung bilden der 1. Mai, Heiligabend ab 14 Uhr und 1. und 2. Weihnachtsfeiertag. An diesen Tagen beträgt der Feiertagszuschlag 150 %.

Der Grundlohn darf maximal mit 50 EUR pro Stunde angesetzt werden. Was darüber hinausgeht, ist zu versteuern.

Der Nachtarbeitszuschlag beträgt 25 % und fällt zwischen 20 Uhr und 6 Uhr an. Wird die Nachtarbeit am Feiertag geleistet, kumulieren sich die Zuschläge.

Liegen die Zuschüsse über diesen Grenzen, unterliegen sie der Lohnsteuer. Zudem ist für die Steuerfreiheit eine zusätzlich Lohn- oder Gehaltszahlung erforderlich.

    • Elektromobilität per Rad

Stau, Elektrosmog, Gedränge in der S-Bahn, Stress auf dem Arbeitsweg  vielen Arbeitnehmern reicht schon der Gedanke an die tägliche Fahrt zum Arbeitsplatz und zurück. Dabei geht es auch stressfreier und gesünder. Wer ein Fahrrad oder Elektrofahrrad von seinem Arbeitgeber zur freien Verfügung erhält, darf sich seit 2019 über Steuerfreiheit freuen. Erfolgt die Überlassung nämlich zusätzlich zum geschuldeten Lohn und Gehalt, entfällt nach § 3 Nr. 37 EstG die Besteuerung. Diese Steuerbefreiung gilt aktuell bis 2030.

Wichtig: Die Regelung gilt nur für Fahrräder, die nicht als Kraftfahrzeuge eingestuft werden. Da beispielsweise Elektrofahrräder mit einem Motor, der mehr als 25 km/h leisten kann, als Kraftfahrzeuge gelten, sind diese nach der Dienstwagenbesteuerung einzuordnen. Der Vorteil gilt ebenfalls nicht, wenn es sich um eine Überlassung des Fahrrads im Wege der Gehaltsumwandlung handelt.

Diese Auswahl an Zuschüssen und Vorteilen für den Arbeitnehmer lässt sich noch erheblich erweitern. Sie erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit, zumal sich die Rechtssprechung zur Nettolohnoptimierung häufig verändert. Lassen Sie sich dazu vor einem Angebot an die Mitarbeiter umfassend von einem Fachmann beraten. Der Gesetzgeber nimmt es mit den Details zu Versteuerung und Sozialversicherungspflicht sehr genau.

Maßnahmen zu Nettolohnoptimierung kommunizieren

Nettolohnoptimierung steht bei Arbeitnehmern hoch im Kurs – wenn sie es denn wissen. Denn viele Unternehmen halten sich zu sehr zurück mit solchen Informationen. Um tatsächlich Nutzen daraus ziehen zu können, sollte ein Unternehmen jedoch zielgerichtetes Marketing betreiben. Es gibt viele Möglichkeiten, das Unternehmen und arbeitnehmerfreundliche Aktivitäten wie eine Nettolohnoptimierung zu publizieren.

    • Betriebsversammlungen und Gewerkschaftsveranstaltungen

Um die Nettolohnoptimierung bekannt zu machen, sollten die eigenen Mitarbeiter bestens darüber informiert sein und davon profitieren. Gerade Ersteres ist häufig nicht der Fall. Unternehmen stellen zwar Mittel bereit, kommunizieren sie aber nicht, um den Verwaltungsaufwand so gering wie möglich zu halten. Damit verpuffen die Anreize für Mitarbeiter und der Unternehmer verschenkt die so wichtige Mund-zu-Mund-Werbung.

Denn gerade die eigene Belegschaft ist der beste Werbeträger für ein Unternehmen. Deren Zufriedenheit zeigt sich nicht nur in einer geringen Fluktuation, sondern auch im Anwerben von früheren Kollegen, Studienfreunden oder Mitbewerbern. Auch von den Bewertungen in einschlägigen Arbeitgeberbewertungsportalen profitiert ein Unternehmer, wenn er mit seinen Arbeitnehmern alle Möglichkeiten ausschöpft, um den Nettolohn zu erhöhen.

Zur Information der eigenen Mitarbeiter bieten sich am ehesten Betriebsversammlungen, Gewerkschaftsversammlungen oder Artikel in einer regelmäßigen Hauszeitung (papierhaft oder digital) an. Vor allem in persönlichen Versammlungen können direkt Fragen aufgenommen und sofort oder im Anschluss per E-Mail oder Aushang beantwortet werden. Auch weitere Optimierungsideen können dabei diskutiert werden.

Oft sind den Mitarbeitern die engen Möglichkeiten des Steuerrechts nicht bekannt. So entsteht Verärgerung über fehlende Angebote, die der Arbeitgeber jedoch gar nicht in den Leistungskatalog zur Nettolohnoptimierung aufnehmen darf. Hier hilft offene Kommunikation und Information.

    • Marketing in Hochschulen und Schulen

Unternehmen, die frühzeitig Fachkräfte anwerben oder ausbilden wollen, sollten dazu in Hochschulen und Schulen gehen. Die Entscheidung für das zukünftige Unternehmen oder den künftigen Ausbildungsberuf wird maßgeblich von den Arbeitsbedingungen und Verdienstmöglichkeiten beeinflusst.

Zeigt das Unternehmen, dass es seinen wirtschaftlichen Erfolg gemeinsam mit den Mitarbeitern erreichen will, schafft diese Haltung Vertrauen. Auch Flyer, Aushänge, Gesprächstage und Inserate auf der Uni- oder Schul-Website können die Gehaltspolitik des potenziellen Arbeitgebers thematisieren.

    • Soziale Netzwerke, Messen und Imagekampagnen

Im Rahmen von Recruitingmaßnahmen kann ein Unternehmen den Fokus auf abgabenbefreite und abgabenoptimierte Benefits legen.

Das funktioniert beispielsweise in

    • Jobanzeigen in Printmedien, Internet und Radio
    • Aushänge, Plakate und Werbedisplays
    • TV-Werbung und Internet-Präsenz
    • Netzwerke wie XING, LinkedIn und Instagram
    • Karriereevents und Berufsmessen
    • Presseartikel und Imagekampagnen
    • Stellenanzeigen und Jobportale

Wichtig für interessierte Fachkräfte ist der konsequente Hinweis in Stellenanzeigen und Jobportalen auf die Angebote des Unternehmens. Dabei sollte sich der Arbeitgeber jedoch bewusst sein, dass ihn nicht nur die Mitarbeiter an diesen Aussagen messen, sondern auch die Branche. Für ein gutes Image sollten Optimierungsmöglichkeiten daher immer mittel- bis langfristig angeboten werden, sofern es die Gesetzgebung zulässt.

    • Unternehmenswebsite oder Verbandsseiten

Viele Unternehmen behandeln sie eher stiefmütterlich und halten sie kaum aktuell  die Unternehmenswebsite. Nicht nur im Rahmen der Datenschutzgrundverordnung empfiehlt es sich auf Aktualität zu achten, sondern auch um positive Nachrichten zu publizieren. Denn wo informiert sich der interessierte Bewerber zuerst? Auf den Seiten des Unternehmens oder beim zuständigen Verband. Auch bei Letzterem sollten die Informationen aktuell vorliegen. Das muss nicht im Detail geschehen, es genügt die Meldung, dass Nettolohnoptimierung in diesem Mitgliedsunternehmen großgeschrieben wird.

Wie lässt sich die Nettolohnoptimierung finanzieren?

Die Ersparnis für den Arbeitnehmer kostet den Arbeitgeber Geld, daran ist nichts zu rütteln. Jedoch amortisieren sich diese Investitionen sehr schnell in sinkender Fluktuation, schnellerer Beschaffung neuer Mitarbeiter und einem Image, das auch qualifizierten Blindbewerbungen den Weg ebnet.

Finanzieren lässt sich dieser Vorteil beispielsweise durch Kreditmittel einer unserer mehr als 250 Finanzierer. FinCompare hat dazu eine effiziente und komfortable Antragsstrecke entwickelt, die es Ihnen in wenigen Minuten erlaubt, Ihre Anfrage zu stellen. Sie erhalten anschließend bis zu 5 Angebote und können sich in Ruhe für einen unserer kompetenten Finanzierer entscheiden.

Interessant sind zudem die Fördermittel der Kreditanstalt für Wiederaufbau und die Fördermittel der Kommunen und Länder. Lassen Sie sich dazu und zu den einzelnen Varianten der Nettolohnoptimierung mit ihren steuerlichen Details, unbedingt von einem qualifizierten Fördermittelspezialist beraten.

Nettolohnoptimierung – alles im grünen Bereich?

Keine Frage, der Gesetzgeber hat mit den Optimierungsmöglichkeiten für Arbeitnehmer und Arbeitgeber eine Reihe guter Anreize geschaffen. Wichtig ist dennoch, dass auch mögliche Nachteile nicht außer acht gelassen werden.

Wird nämlich ein Teil des monatlichen Lohns oder Gehalts über die diversen Varianten optimiert, fließt weniger Geld in die Sozialversicherung. Das kann die Ansprüche der Arbeitnehmer an die Sozialkassen verringern. Reduziert sich dabei der Barlohnanspruch, verringern sich auch die Ansprüche zum Teil deutlich. Dies könnte das Unternehmen durch Abschluss entsprechender Versicherungen kompensieren.

Beispiel Rentenversicherung: Durch die eingezahlten Beträge steigert sich der Rentenanspruch des Mitarbeiters. Fehlen Einzahlungen spürt das der Arbeitnehmer später in seiner Rentenanwartschaft. Dies könnte der Arbeitgeber durch Abschluss einer „Rüruprentenversicherung“ kompensieren, deren Beiträge steuer- und sozialversicherungsfrei sind.

Auch die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall durch die Krankenkassen orientiert sich am Barlohn, ebenso der Anspruch auf Arbeitslosengeld. Diese Einschränkungen müssen vorab den Arbeitnehmern bekannt sein. Zudem sollten die Optimierungsvarianten mit den Bestimmungen aus diesen Gesetzen und Verträgen abgeglichen werden:

    • Arbeitsvertrag
    • Tarifvertrag
    • Betriebsvereinbarung oder betrieblicher Übung
    • Mindestlohnbestimmungen

Arbeitsverträge und Betriebsvereinbarungen können im Einvernehmen mit Mitarbeitern und Betriebsrat entsprechend angepasst werden.

Wer es clever anstellt, kann das Projekt zu einem starken Wettbewerbsvorteil für das Unternehmen ausbauen. So ist es möglich, den Mitarbeitern bei gleichem Aufwand ein deutlich höheres Nettogehalt auszuzahlen. Damit wird die Nettolohnoptimierung ein gemeinsames Erfolgsprogramm für die Zukunft.