Lohnabrechnung – das müssen Sie beachten

Lohnabrechnung

Die Lohnabrechnung ist für alle KMUs (kleine und mittlere Unternehmen) eine Herausforderung. Sie selbst zu erledigen, stellt einen enormen Zeit- und Arbeitsaufwand dar. Viele Unternehmen stellen sich deswegen die Fragen: Auslagern: Ja oder nein? Welche Software eignet sich am besten? Die Antwort auf diese und weitere Fragen erhalten Sie in diesem Beitrag.

Intern oder vom Steuerberater?

Jedes Unternehmen, das keine eigene Buchhaltungsabteilung einrichten kann, profitiert von externen Dienstleistern. Die folgenden Vorteile werden Ihnen zeigen, eine Auslagerung lohnt sich, egal wie groß oder klein Ihr Unternehmen ist.

Sicherheit

Falls Sie sich dazu entscheiden, die Lohnabrechnung auszulagern, sind Sie mit dem Dokument auf der sicheren Seite. Sie übergeben alle relevanten Daten an einen externen Dienstleister und dieser erstellt eine rechtlich korrekte Lohnabrechnung. Sie riskieren somit keine juristischen Konsequenzen. Die Zuverlässigkeit der Lohnabrechnung ist sehr hoch, da sie von einem Experten erstellt wurde. Viele externe Dienstleister übernehmen sogar die Übermittlung wichtiger Daten an das Finanzamt.

Schutz vor Personalausfall

Wenn Sie jemanden internes für Ihre Buchhaltung einstellen, können Krankheit oder Urlaub die Lohnabrechnung verzögern. Im schlimmsten Fall kündigt Ihr Mitarbeiter und Sie müssen sich schnellstmöglich einen neuen suchen. Durch eine Verzögerung der Lohnabrechnung entstehen schnell negative Konsequenzen für das Unternehmen. Wird sie dagegen von einem externen Dienstleister erstellt, sparen Sie sich diese Risiken.

Kostentransparenz

Entscheiden Sie sich, jemanden externes für Ihre Buchhaltung zu beauftragen, bezahlen Sie nur das, was Sie gebucht haben. In der Regel bezahlen Sie einen Festpreis pro Lohnabrechnung und pro Mitarbeiter. Dadurch haben Sie die volle Kontrolle über die Kosten und Sie können im Voraus kalkulieren.

Nachteile

Auch wenn die Vorteile scheinbar überwiegen, bringt eine Auslagerung auch ein paar Nachteile mit sich. Viele Unternehmer fürchten beispielsweise den Kontrollverlust und die Sicherheit ihrer Daten. Dieses Argument ist allerdings schnell entkräftet. Da Dienstleister aus Deutschland alle nach den deutschen Datenschutzrichtlinien arbeiten.

Die Haftung kann ebenfalls ein Nachteil sein. Verträge haben zu diesem Thema unterschiedliche Regelungen. Der Unternehmer will unbeschränkte Haftung für alle Fälle und der Dienstleister will die Haftung auf ein Minimum reduzieren. Unternehmer und Dienstleister müssen sich einigen und einen Mittelweg finden.

Darum ist Excel keine Lösung

Viele Kleinunternehmer und Gründer verzichten aus Kostengründen auf professionelle Software und benutzen stattdessen Excel. Dies ist allerdings keine Lösung, da das Tool von Microsoft beim Thema Lohnabrechnung schnell an seine Grenzen stößt. Wer die Lohnabrechnungen nicht outsourcen möchte, sollte aufgrund der hohen Fehleranfälligkeit und der kritischen Datensicherheit auf Excel verzichten und in eine professionelle Software investieren.

Datensicherheit

Mit einer professionellen Lohnabrechnungs-Software werden gesetzliche Fristen und die sich ständig ändernden Vorgaben zuverlässig eingehalten. Regelmäßige automatische Updates sorgen dafür, dass die Software stets auf dem neusten Stand ist.

Professionelle Software unterstützt Sie vor allem dabei, dass die Datenschutzrichtlinien (DSGVO) in Ihrem Unternehmen eingehalten werden. Die DSGVO sieht vor, dass Sie vertrauliche und personenbezogene Daten schützen müssen. Nur berechtigte Personen dürfen die sensiblen Daten Ihrer Mitarbeiter einsehen oder verändern.

Um dies zu gewährleisten, müssen sich mit der Software individuelle Zugriffsberechtigungen einstellen lassen können. Jeder Anwender darf nur die Informationen einsehen, für die er auch berechtigt ist.

Mit Excel ist dies sehr komplex und lässt sich nur schwer realisieren. Aus diesem Grund lassen es die Nutzer oft einfach sein und hoffen, dass nichts passiert. Verstöße gegen die DSGVO sind so garantiert.

Im schlimmsten Fall führen solche Verstöße zu einer Anzeige. Bei extremen Verstößen müssen Unternehmen mit einer Strafe von bis zu vier Prozent ihres Umsatzes rechnen. Für einige Unternehmen kann dies das Ende bedeuten.

Wer sich für eine professionelle Software entscheidet, braucht sich um das Thema Datenschutz wenig Sorgen zu machen, da die entsprechenden Funktionen leicht zu bedienen sind und sich sensible Daten leicht schützen lassen. Somit sind Sie und Ihr Unternehmen in puncto DSGVO auf der sicheren Seite.

Fehleranfälligkeit

Professionelle Lohnabrechnungs-Software verfügt über viele Funktionen, mit denen Excel nicht mithalten kann. Das Fehlen dieser Funktionen führt schnell zu erheblichen Fehlern und hat unangenehme Folgen für das Unternehmen.

Unternehmen brauchen stattdessen ein Tool, das sich schnell und flexibel an die sich ständig ändernden Gegebenheiten der Firma anpasst. In Excel müssen die Tabellen jedes Mal mit hohem Aufwand neu formatiert werden. Dabei führen bereits kleine Fehler in den Verknüpfungen zu falschen Berechnungen. Mit einer professionellen Software lässt sich dies deutlich einfacher realisieren.

Wichtig ist eine Schnittstelle, mit der sich Daten aus anderen Systemen austauschen lassen. Excel hat so eine Schnittstelle nicht. Das Microsoft-Tool importiert keine Daten aus anderen Programmen. Die Daten müssen in Excel mühselig manuell importiert werden. Das kostet nicht nur Zeit, es besteht zudem die Gefahr, dass die Daten unvollständig übertragen werden und Datenschnipsel auf der Strecke bleiben.

Als Konsequenz werden Steuern und Sozialabgaben falsch berechnet. Angestellte bekommen entweder zu viel oder zu wenig Gehalt. Bleibt dies über einen längeren Zeitraum unbemerkt, müssen Sie die Fehler mit großem Aufwand korrigieren. Außerdem müssen Sie als Unternehmer mit Strafzahlungen gegenüber dem Finanzamt rechnen.

Lohnabrechnung online erstellen – Tools

Lexware lohn+gehalt plus

Dieses Lohnprogramm punktet mit einem Preis von 28,90 EUR pro Monat und einer 30-tägigen kostenlosen Testversion. Es ist hervorragend für kleine und mittlere Unternehmen geeignet und lässt sich spielend leicht bedienen. Zudem besitzt es alle Funktionen, die Sie sich von einem Lohnprogramm wünschen und lässt sich mit dem Wachstum Ihres Unternehmens skalieren. Beim Erstellen der Abrechnung führt Sie das Programm übersichtlich durch den gesamten Prozess.

Sage Business Cloud Lohnabrechnung

Der Preis dieses Lohnprogramms ist von der Anzahl Ihrer Mitarbeiter abhängig. Die Preisspanne liegt bei 5,90 EUR für einen Mitarbeiter und bei bis zu 80 EUR für 20 Mitarbeiter. Eine kostenlose Testversion für 30 Tage ist vorhanden. Dieses Programm ist eine Cloud-Anwendung, es ist also keine Installation erforderlich. Es ist sehr übersichtlich und damit selbst für Einsteiger bestens geeignet. Allerdings bietet es weitaus weniger Funktionen als die anderen hier vorgestellten Programme. Auch ein GKV-Zertifikat ist leider nicht enthalten.

DATEV Lohn und Gehalt compact

Auch bei diesem Lohnprogramm ist der Preis von der Anzahl der Mitarbeiter abhängig. Dieser erstreckt sich von 17,10 EUR für einen bis zehn Mitarbeiter bis zu 46,60 EUR für 50 Mitarbeiter pro Monat. Hier ist ebenfalls eine 30-tägige Testversion im Angebot. Im Funktionsumfang sind alle Basis-Funktionen enthalten, die sich kleine und mittlere Unternehmen wünschen. Ein Pluspunkt ist vor allem das ITSG-Zertifikat. Negativ ist das Preis-Leistungsverhältnis, besonders der hohe Preis bei vielen Mitarbeitern. Auch das Erstellen amtlicher Bescheinigungen ist mit diesem Programm nicht automatisch möglich.

DATALINE Lohnabzug CLASSIC

Diese Software punktet mit einem sehr guten Preis-Leistungsverhältnis und einer 90-tägigen kostenlosen Testversion. Im Preis von 28,15 EUR pro Monat sind zudem Lizenzen für bis zu 3 Nutzer enthalten. Es ist zwar ein eher langsames Programm, bietet jedoch alle wichtigen Funktionen, die sich kleine Unternehmer wünschen.

Diese kostenlosen Möglichkeiten gibt es

Perfect Lohn und Gehalt

Mit dieser Software lässt sich in der kostenlosen Version mit begrenztem Funktionsumfang arbeiten. Sie lässt sich leicht bedienen und ist stets aktuell. Die Vollversion kostet 19,90 EUR pro Monat.

Flammesoft LohnProfi

Dieses Programm bietet viele Funktionen und eine leichte Bedienung. Es ist stets auf aktuellem Stand. Auch hier handelt es sich jedoch nur um eine Testversion, die sich für 69,95 EUR aufwerten lässt.

Weitere Tipps und Hinweise

Abrechnung von Kurzarbeitergeld

Manchmal müssen Unternehmen Kurzarbeit anordnen, um Arbeitsplätze zu schützen. Bei der Entgeltabrechnung gibt es hierbei einiges zu beachten. Während der Kurzarbeit reduziert sich Arbeitszeit in der Produktion beispielsweise um 20 Prozent. Bei der Abrechnung nach Arbeitsstunden müssen Sie den Stundenlohn mit den um 20 Prozent reduzierten Arbeitsstunden multiplizieren.

Das Kurzarbeitergeld lässt mit dem pauschalisierten Nettogeldausfall berechnen. Dabei ist folgendes zu beachten:

  • Arbeitnehmer mit Kind erhalten 67 Prozent
  • Arbeitnehmer ohne Kind erhalten 60 Prozent der Nettogelddifferenz

Wenn Sie mehr zum Thema Kurzarbeit erfahren wollen lesen Sie gerne auch unseren Artikel zur Kurzarbeit.

Entgeltabrechnung während Mutterschutz

Der Mutterschutz gilt sechs Wochen vor und acht Wochen nach dem Geburtstermin. Dieser Termin ist nur grob bekannt. Deshalb wird für die Berechnung der voraussichtliche Termin verwendet. Wenn das Kind später kommt, verlängert sich die Schutzfrist. Kommt es früher, passiert nichts. Insgesamt bleiben es 14 Wochen.

Um den Mutterschutz korrekt abzurechnen, benötigen Sie den Mutterschutzpass. Diesen müssen Sie lediglich an Ihr Lohnabrechnungs-Unternehmen schicken.

Fazit

Die Lohnabrechnung ist für alle Unternehmer ein wichtiges Thema. Es gibt viele Methoden, mit denen sie sich korrekt und fehlerfrei abwickeln lässt. Wer sich dazu entscheidet, die Entgeltabrechnung in die eigenen Hände zu nehmen, sollte sich eine professionelle Software zulegen und nicht alles in Excel erledigen. Auf diese Weise schützen Sie Ihr Unternehmen vor negativen Konsequenzen und Ihre Mitarbeiter bekommen stets pünktlich Ihren korrekten Lohn.