Kleinunternehmerregelung – Wissenswertes [Tipps+Tricks]

Kleinunternehmer Regelung

Die Kleinunternehmerregelung wurde geschaffen, um in Analogie zum Namen kleinen Unternehmen den Umgang mit der Steuer zu vereinfachen. Ganz konkret geht es um die Umsatzsteuer, deren Geschichte bis ins 16. Jahrhundert zurückreicht. Die deutsche Historie der Umsatzsteuer beginnt im Jahr 1685 in Brandenburg. In ganz Deutschland wurde die Umsatzsteuer im Jahr 1916 unter der Bezeichnung „Stempelsteuer“ eingeführt. Zwei Jahre später erfolgte die Umwandlung in eine Allphasen-Bruttoumsatzsteuer und im Jahr 1967 der Wechsel zur Mehrwertsteuer mit Vorsteuerabzug. Die Kleinunternehmerregelung wurde in Deutschland im Jahr 1967 in das Umsatzsteuergesetz integriert.

Gab es in der Vergangenheit Pläne zur Abschaffung der Kleinunternehmerregelung?

Ja, solche Pläne gab es tatsächlich. Das zeigt ein Blick in die Entwürfe für Änderungen des Umsatzsteuergesetzes, welche dem Bundestag im Spätherbst 1971 vorgelegt wurden. Kritiker der Kleinunternehmerregelung hielten die damals geltende Umsatzgrenze von 60.000 DM für deutlich zu hoch. Sie begründeten ihre Forderung nach einer Abschaffung dieser Sonderregelung für kleine Unternehmen mit einer Wettbewerbsverzerrung. Doch die Gesetzesänderung scheiterte daran, dass Willy Brandt im September 1972 die Vertrauensfrage stellte. Er verlor die dazugehörige Abstimmung. Deshalb ordnete der damalige Bundespräsident (Gustav Heinemann) Neuwahlen und eine vorzeitige Auflösung des Bundestags an. Deshalb verschwand der Vorschlag zur Abschaffung der Kleinunternehmerregelung in der Schublade. Lediglich die für die KU-Regelung gültigen Grenzwerte wurden reduziert.

Worauf basieren die Umsatzsteuerregelungen für Kleinunternehmer?

Die gesetzliche Grundlage der Kleinunternehmerregelung findet sich im §19 des Umsatzsteuergesetzes (UStG). Dort heißt es wörtlich, dass sie für Unternehmen nutzbar ist, deren „Umsätze zuzüglich der darauf entfallenden Steuer im vorangegangenen Jahr 17.500 Euro nicht überstiegen“ hat. Das Umsatzsteuergesetz benennt als zwingende Voraussetzung jedoch noch einen zweiten Wert. Die Sonderregelung für Kleinunternehmer lässt sich nur dann anwenden, wenn die Umsätze im kommenden Jahr eine Gesamtsumme von 50.000 Euro nicht übersteigen. Liegen die tatsächlichen Umsätze in einem Jahr über dem Schwellenwert von 17.500 Euro, ordnet das Finanzamt automatisch die Umsatzsteuerpflicht an. Sie gilt dann ab dem Folgejahr.

Wie errechnet das Finanzamt die maßgeblichen Umsätze?

Die Kleinunternehmerregelung bezieht sich immer auf die Person des Steuerpflichtigen. Das heißt, er wird trotz der Unternehmertätigkeit als Privatperson behandelt. Die KU-Regelung gilt unabhängig von der Anzahl der Betriebe, welche der Steuerpflichtige führt. Die Umsätze aller Betriebe rechnet das Finanzamt für die Prüfung der Einhaltung des Grenzwerts von 17.500 Euro zusammen.

Diese Vorgehensweise ist vor allem für Menschen interessant, die mehrere Kleinstbetriebe mit geringen Umsätzen betreiben. Typische Beispiele dafür sind Gärtner, die Teile ihrer Ernte auf Wochenmärkten verkaufen und nebenher noch Einnahmen aus einem Imkerbetrieb beziehen.

Welche Einnahmen fließen nicht in die Umsatzberechnung ein?

Die Vorteile der Kleinunternehmerregelung stehen für viele Gewerbetreibende zur Auswahl. Das liegt nicht zuletzt daran, dass es viele Leistungen gibt, für die von vornherein keine Umsatzsteuer fällig ist. Welche Ausnahmen das deutsche Steuerrecht bei der Umsatzsteuerpflicht macht, ergibt sich aus den Inhalten des §4 des Umsatzsteuergesetzes. Dazu gehören beispielsweise Einnahmen aus der Vermietung und Verpachtung sowie der Tätigkeit als Versicherungsmakler. Auch die Leistungen aus einer Tätigkeit als Heilpraktiker sowie die Einnahmen aus der Pflege hilfsbedürftige Personen unterliegen keiner Umsatzsteuerpflicht. Deshalb kommen sie bei der Berechnung der Umsätze für die Kleinunternehmerregelung auch nicht zum Ansatz. Außerdem bleiben Umsätze unberücksichtigt, die aus dem Verkauf von Anlagevermögen stammen.

Warum ist die KU-Regelung überhaupt notwendig?

An dieser Stelle kommt der §38 der Abgabenordnung ins Spiel. Er sagt wörtlich: „Die Ansprüche aus dem Steuerschuldverhältnis entstehen, sobald der Tatbestand verwirklicht ist, an den das Gesetz die Leistungspflicht knüpft.“. Das heißt, wer Umsatz macht, muss auch Umsatzsteuer erheben und ans Finanzamt abführen. Die Umsatzsteuerpflicht resultiert wiederum aus dem §1 des Umsatzsteuergesetzes. Sie gilt für alle Lieferungen und Dienstleistungen, welche ein Unternehmen im Inland anbietet. Die Kleinunternehmerregelung schafft also unter bestimmten Bedingungen Ausnahmen bei der Anwendung dieser beiden Rechtsnormen.

Wo gibt es Einschränkungen zur Kleinunternehmerregelung?

Einschränkungen ergeben sich bei der Erbringung von Dienstleistungen und Lieferungen von Waren ins Ausland. Hier ist in vielen Fällen nicht der Unternehmer der Steuerschuldner, sondern der Endkunde muss die Umsatzsteuer bezahlen. In der Fachsprache kommt dafür die Bezeichnung „Umkehrung der Steuerschuldnerschaft“ zum Einsatz. Der §13b des Umsatzsteuergesetzes regelt, wann der Leistungsempfänger gleichzeitig auch der Steuerschuldner ist. In diesen Fällen können Gewerbetreibende mit KU-Regelung zwar die Abgabe der Umsatzsteuererklärung sparen, kommen aber um die Abgabe einer sogenannten „Zusammenfassenden Meldung“ ans Finanzamt nicht herum.

Welche Ziele verfolgt der Staat mit der KU-Regelung?

Deutschland gehört zu den Ländern, in denen sich Gewerbetreibende einer Flut bürokratischer Anforderungen stellen müssen. Dazu gehören auch die Ansprüche an die steuerliche Buchhaltung und Meldung. Die Kleinunternehmerregelung dient dazu, Kleingewerbetreibende genau an dieser Stelle zu entlasten. Obwohl sie eigentlich nach dem Paragrafen 1 des Umsatzsteuerrechts als Unternehmen gelten, behandelt sie das Umsatzsteuerrecht wie Privatpersonen. Die Folge ist, dass sie beim Unterschreiten der Grenzwerte keine Umsatzsteuer erheben und keine Umsatzsteuererklärung abgeben müssen. Dadurch erleichtert der Staat beispielsweise den Betrieb von Einzelunternehmen sowie die Aufnahme selbstständiger Tätigkeiten als Nebenerwerb.

Was beinhaltet das Wahlrecht der Kleinunternehmer?

Unternehmer, welche die Umsatzgrenzen nicht überschreiten, dürfen entscheiden, ob sie die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen oder auf die Anwendung verzichten. Auch das leitet sich aus dem §19 des Umsatzsteuergesetzes ab. Allerdings sollte diese Entscheidung gut überlegt sein. Wer einmal auf die Anwendung verzichtet hat, ist fünf Jahre lang an seine Wahl gebunden. Das gilt auch für den Fall, dass der Grenzwert von 17.500 Euro deutlich unterschritten wird.

Welche besonderen Regelungen gelten für Existenzgründer?

Die Frage, ob die Kleinunternehmerregelung von Existenzgründern in Anspruch genommen werden kann, leitet sich aus den Umsatzprognosen für das erste Geschäftsjahr ab. Sie muss unter 17.500 Euro liegen. Wer diesen Schwellenwert im ersten Geschäftsjahr überschreitet, profitiert bereits im zweiten Jahr nicht mehr von den Vorteilen. Existenzgründer sollten beachten, dass das Finanzamt den Umsatz bei einer nicht ganzjährigen Tätigkeit auf einen Jahreswert hochrechnet. Die Kleinunternehmerregelung ist auch im ersten Jahr nicht nutzbar, wenn die Umsatzprognose für das zweite Geschäftsjahr bei über 50.000 Euro liegt.

Wie können Unternehmer die KU-Regelung in Anspruch nehmen?

Dazu ist ein Antrag beim zuständigen Finanzamt notwendig. Dazu halten die Finanzämter ein Formular bereit. Er ist jedoch auch formlos als schriftlicher Antrag möglich. Existenzgründer müssen Daten zur Umsatzprognose beifügen. Auch die Inhaber von Bestandsunternehmen können von der Regelbesteuerung zur Kleinunternehmerregelung zurückkehren. Bei ihnen verlangt das Finanzamt ebenfalls den Nachweis über die Höhe der Umsätze sowie eine Umsatzprognose für das Folgejahr. Die Regelungen des §19 des Umsatzsteuergesetzes lassen sich allerdings erst dann anwenden, wenn ein entsprechender Bescheid des zuständigen Finanzamts vorliegt.

Ist die Kleinunternehmerregelung auch rückwirkend möglich?

Theoretisch gibt es die Chance, die Kleinunternehmerregelung rückwirkend zu beantragen. Allerdings ist diese Vorgehensweise in der Praxis wegen des damit verbundenen Aufwands nicht ratsam. Wer das tut, muss alle im Laufe des Jahres bereits gestellten Rechnungen korrigieren und den Kunden die erhobene Mehrwertsteuer erstatten. Deshalb ist es wesentlich sinnvoller, für das laufende Kalenderjahr die Regelbesteuerung beizubehalten und die KU-Regelung ab dem kommenden Kalenderjahr zu beantragen.

Wie erleichtert die KU-Regelung die Rechnungslegung?

Gewerbetreibende, welche die Kleinunternehmerregelung nutzen, müssen auf ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen. Lediglich ein Hinweis auf die Anwendung des §19 des Umsatzsteuergesetzes ist erforderlich. Das erspart Kleingewerbetreibenden die Beschäftigung mit den verschiedenen Sätzen, die bei der Mehrwertsteuer gelten. Dort ist die Differenzierung teilweise sehr kompliziert. Einige Beispiele finden sich in der Lebensmittelbranche. Für Küchenkräuter gilt kein einheitlicher Steuersatz, sondern er ist von der jeweiligen Art der Kräuter abhängig. Kioskbetreiber müssen sogar bei Mineralwasser Unterschiede beim Steuersatz beachten. Sie sind davon abhängig, ob das Mineralwasser Kohlensäure enthält oder es sich um stilles Wasser handelt.

Wem bringt die Kleinunternehmerregelung Vorteile?

Neben der Vereinfachung der Rechnungslegung und der steuerlichen Buchhaltung ergeben sich auch Wettbewerbsvorteile aus der KU-Regelung. Wirksam sind sie vor allem gegenüber Endkunden, die keine Berechtigung zum Vorsteuerabzug haben. Das heißt, die Kleinunternehmerregelung lohnt sich, wenn die Endkunden überwiegend private Verbraucher sind. Sie bewerten die Lukrativität von Dienstleistungen und Waren hauptsächlich nach der Qualität und dem Preis. Gegenüber Anbietern mit Regelbesteuerung können Gewerbetreibende mit KU-Regelung deutlich günstigere Endpreise anbieten.

Welche weiteren Pluspunkte hat die KU-Regelung?

Die Kleinunternehmerregelung bringt den Unternehmern Vorteile, die hauptsächlich nur ihre Arbeitskraft einsetzen. Beispiele dafür sind Computernotdienste sowie Makler aller Art. Aber auch kreative Berufe wie Webdesigner oder Fotografen gehören zu dieser Gruppe. Sie ersparen sich einen erheblichen Zeitaufwand bei der Buchhaltung, weil alle Buchungen lediglich mit den Nettobeträgen vorgenommen werden müssen. Bei der Regelbesteuerung ist die Buchung der Nettobeträge, der Steueranteile und der Bruttobeträge erforderlich. Außerdem ergibt sich eine Zeitersparnis bei der Ausstellung von Quittungen und Rechnungen. Wer keine umfangreiche Ausstattung benötigt, kann zudem die Vorteile des Vorsteuerabzugs und der Vorsteuererstattung bei der Regelbesteuerung nicht nutzen.

Wer könnte Nachteile durch die Kleinunternehmerregelung haben?

Diese Frage spielt bei Gewerbetreibenden eine Rolle, die überwiegend für Kunden arbeiten, die zum Vorsteuerabzug berechtigt sind. Kaufen sie viele Waren, Materialien und Hilfsmittel von Anbietern mit Regelbesteuerung ein, bietet die Vorsteuererstattung vor allem zu Zeiten mit einem Einkaufsüberhang einen erheblichen Vorteil. Dadurch stehen Einnahmen vom Finanzamt als Überbrückung bis zum Weiterverkauf der der eigenen Produkte und der dabei eingenommenen Mehrwertsteuer zur Verfügung. Das ist grundsätzlich für Unternehmen wichtig, die aufgrund der Art ihrer Geschäftstätigkeit große Lagerbestände vorhalten müssen. Sie kooperieren deshalb lieber mit Kleinbetrieben, deren Inhaber auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung verzichtet haben.

Welche Auswirkungen hat die KU-Regelung auf die Einkommenssteuer?

Die Umsatzsteuer stellt einen durchlaufenden Posten in der Buchhaltung dar. Durch Nachzahlungen oder Erstattungen wird sie immer wieder „neutralisiert“. Allerdings kommt es durch die Berechnungspraxis in den einzelnen Abrechnungszeiträumen zu positiven und negativen Differenzen. Das führt zu Erhöhungen und Minderungen des Einkommens und in der Folge der Einkommenssteuer und auch der Gewerbesteuer. Möglich ist das bei der Wahl oder dem Zwang zur Umsatzsteuerpflicht sowohl bei der Ist-Besteuerung als auch der Soll-Besteuerung. Solche Auswirkungen auf andere Steuerarten schließt die Kleinunternehmerregelung vollständig aus.

Gibt es die Kleinunternehmerregelung auch in anderen Ländern?

Die meisten Länder der Europäischen Union haben ebenfalls eine Kleinunternehmerregelung. In der EU gibt es derzeit (Stand 2019) nur zwei Ausnahmen. Das sind Spanien und die Niederlande. Allerdings unterscheiden sich die Schwellenwerte ganz erheblich. Den mit Abstand niedrigsten Grenzwert hat nach den offiziellen Angaben der Europäischen Kommission Schweden mit 2.943 Euro. Auch in Dänemark ist die Nutzung der KU-Regelung aufgrund des Grenzwerts von 6.713 Euro pro Jahr sehr schwierig. Finnland und Griechenland erlauben je 10.000 Euro Jahresumsatz für die Befreiung von der Umsatzsteuerpflicht (Angaben entsprechen dem Stand zum Jahreswechsel 2018/2019).

Welche EU-Länder haben die höchsten Grenzwerte bei der KU-Regelung?

Großbritannien hatte im Jahr 2018 mit 97.382 Euro den mit Abstand höchsten Schwellenwert. Auch Frankreich zeigt sich beim Grenzwert für die Kleinunternehmerregelung mit 82.800 Euro sehr großzügig. Auf dem dritten Rang landet Irland mit 75.000 Euro. In Italien sind bis zu 65.000 Euro Jahresumsatz für die Inanspruchnahme der KU-Regelung erlaubt. In Slowenien ist die Befreiung von der Umsatzsteuerpflicht bis zu einem Jahresumsatz von 50.000 Euro möglich. Viele EU-Länder haben die Schwellenwerte so hoch angesetzt, um die Schaffung von Arbeitsplätzen durch den Schritt in die Selbstständigkeit zu fördern. Die Befreiung von der Umsatzsteuerpflicht als Maßnahme zur Förderung des Arbeitsplatzangebots haben auch viele nicht zur Europäischen Union gehörende Länder erkannt.

Was ist zusammenfassend zur Kleinunternehmerregelung zu sagen?

Die Frage, ob die Inanspruchnahme der KU-Regelung möglich ist, hängt von der Unterschreitung der gesetzlich geltenden Grenzwerte ab. Dabei spielen die Umsätze im laufenden Jahr und die Prognosen für das Folgejahr eine entscheidende Rolle. Der Wechsel zwischen der Regelbesteuerung und der Kleinunternehmerregelung ist sowohl für die Zukunft als auch in einigen Fällen rückwirkend möglich. Bei der Rückkehr zur KU-Regelung im laufenden Geschäftsjahr fällt ein erheblicher Aufwand an.

Vorteile aus der Kleinunternehmerregelung ziehen Gewerbetreibende, deren Angebote sich an private Endkunden richten. Bei B2B-Leistungen wirkt sich die KU-Regelung eher negativ aus. Allgemeine Pluspunkte der KU-Regelung sind Zeiteinsparungen durch die entfallende Umsatzsteuervoranmeldung sowie durch weniger Aufwand in der Buchhaltung. Auch sind Fehler beim Ansetzen der einzelnen Mehrwertsteuersätze bei der Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung ausgeschlossen.

Für Lieferungen und Leistungen an Auslandskunden gelten besondere Regelungen, welche die Vor- und Nachteile der Befreiung von der Umsatzsteuerpflicht meistens aufheben. Hier ist auch die Umkehr der Steuerschuldnerschaft von Bedeutung. Dabei müssen Gewerbetreibende, Unterschiede zwischen EU-Ländern und nicht zur Europäischen Union gehörenden Ländern beachten. Außerhalb der EU regeln zwischenstaatliche Abkommen den Umgang mit der Umsatzsteuer. Auch die Nutzer der Kleinunternehmerregelung müssen deshalb eine „Zusammenfassende Meldung“ abgeben.