Kassengesetz 2020: Alle Veränderung für mittelständische Betriebe

Ein Wegweiser

Kassengesetz 2020

Das Kassengesetz führt zu verschiedenen neuen Pflichten für Gewerbetreibende mit Registrierkassen. Die Umsetzung war von Beginn an schwierig, weil die neuen Kassen mit den geforderten Sicherheitseinrichtungen nicht früh genug verfügbar waren. Nun hat das Bundesfinanzministerium etwas mehr Zeit eingeräumt. Dieser Beitrag erklärt, welche Neuerungen das Kassengesetz 2020 mit sich bringt. Außerdem wird erklärt, für wen und bis wann Übergangsfristen gelten. Nicht zuletzt werfen wir einen Blick auf den Kommentar der Steuerberater zum neuen Kassengesetz.

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Zusätzliche Information

Kassengesetz 2020: Zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung wird Pflicht

Der Gesetzgeber hat bereits im Jahr 2016 das sogenannte „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ verabschiedet. Dieses wird auch als Kassengesetz bezeichnet. Formal handelt es sich jedoch nicht um ein selbstständiges Gesetz, sondern um eine Änderung an der Abgabenordnung (AO).

Ein Teil dieser Änderungen trat bereits in den Jahren 2017 und 2018 in Kraft. Sehr bedeutende Neuerungen werden jedoch erst zum 1.1.2020 Pflicht. Unternehmen, die in ihrem Betrieb Registrierkassen einsetzen, sollten sich so früh wie möglich um die Umsetzung bemühen.

Was will das Kassengesetz 2020 ändern?

Im Kern geht es darum, dass der Staat um seine Einnahmen fürchtet. Der Gesetzgeber fürchtet, dass Unternehmen mit Bargeschäft Geld an der Steuer vorbei einnehmen könnten. Das Kassengesetz soll Manipulationen an elektronischen Aufzeichnungen verhindern. Dazu werden Unternehmen zum Einsatz zertifizierter technischer Sicherheitseinrichtungen (TSE) verpflichtet. Im Mittelpunkt steht § 146a Abs. 1 Satz 2 AO. Ein Blick darauf lohnt sich. § 146 a ist die „Ordnungsvorschrift für die Buchführung für Aufzeichnungen mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme“.

Schon immer galt Satz 1: „Wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle oder andere Vorgänge mit Hilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems erfasst, hat ein elektronisches Aufzeichnungssystem zu verwenden, das jeden aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfall und anderen Vorgang einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzeichnet.“

Satz 2 lautet nun: „Das elektronische Aufzeichnungssystem und die digitalen Aufzeichnungen nach Satz 1 sind durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung zu schützen. Diese zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung muss aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle bestehen. Die digitalen Aufzeichnungen sind auf dem Speichermedium zu sichern und für Nachschauen sowie Außenprüfungen durch elektronische Aufbewahrung verfügbar zu halten.“

Anderes Kassensysteme sind nicht erlaubt

Andere Systeme sind fortan untersagt. Laut AO ist es fortan verboten, andere Systeme gewerbsmäßig zu bewerben oder gewerbsmäßig in den Verkehr zu bringen. Das bedeutet, dass es künftig keine anderen Kassensysteme mehr gibt. Unternehmen müssen somit bei der Anschaffung nicht darauf achten, ob ein System den neuen Anforderungen genügt. Dies sollte stets der Fall sein und ist ansonsten ein Grund für den Rücktritt vom Kaufvertrag.

Andere Pflichten gelten schon länger. So sind Gewerbetreibende verpflichtet, einen Beleg auszugeben. Dieser steht allen an einem Geschäftsvorfall beteiligten Parteien zu. Ausnahmen gibt es künftig auch. Wer Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Person verkauft, kann von der Belegausgabepflicht befreit werden. Die Befreiung erfolgt durch die Finanzbehörden und ist widerruflich.

Das Bundesfinanzministerium wird durch die AO ermächtigt, mittels Rechtsverordnung die Details zu bestimmen. Das BMF legt die elektronischen Aufzeichnungssysteme fest, die über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen müssen. Das BMF definiert auch die Anforderungen an Sicherheitsmodul, Speichermedium, einheitliche digitale Schnittstelle, elektronische Aufbewahrungsaufzeichnungen und die Protokollierung von digitalen Grundaufzeichnungen.

Gewerbetreibende müssen künftig eine Meldung an das Finanzamt vornehmen. Dazu steht ein amtlich vorgeschriebener Vordruck zur Verfügung. Dort sind anzugeben:

  • Name und Steuernummer
  • Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung
  • Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
  • Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme
  • Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
  • Datum der Anschaffung des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
  • Datum der Außerbetriebnahme des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems

Die Mitteilung ist innerhalb eines Monats nach Anschaffung und Außerbetriebnahme erforderlich.

Was bedeutet „zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung“?

Die Zertifizierung der technischen Sicherheitseinrichtung muss durch ein Zertifikat des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik nachgewiesen werden. Die technische Sicherheitseinrichtung muss aus drei Bestandteilen bestehen:

  • Sicherheitsmodul
  • Speichermedium
  • einheitliche digitale Schnittstelle

Das Sicherheitsmodul soll gewährleisten, dass Kasseneingaben ab dem Beginn des Aufzeichnungsvorgangs protokolliert werden. Es soll später nicht mehr möglich sein, Eingaben unerkannt zu verändern. Das Speichermedium speichert die Einzelaufzeichnungen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Die digitale Schnittstelle soll eine reibungslose Datenübertragung für Prüfungszwecke sicherstellen.

Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik erläutert dazu: „Ein Kassenhersteller oder Kassensoftware-Hersteller muss eine technische Sicherheitseinrichtung nicht unbedingt selbst entwickeln und zertifizieren, sondern kann eine am Markt verfügbare technische Sicherheitseinrichtung in das Kassensystem integrieren. Durch die einheitliche digitale Schnittstelle der technischen Sicherheitseinrichtung soll auch die Integration vereinfacht werden.“

Insbesondere seien für die digitale Schnittstelle keine besonderen Anforderungen an die physikalische Schnittstelle geplant. Laut BSI können übliche Standardschnittstellen zum Einsatz kommen. Beispiele dafür sind USB, Ethernet, SD Karten etc.

Laut BSI beschränkt sich die Zertifizierungspflicht auf die technische Sicherheitseinrichtung, die die Aufzeichnungen ab dem Beginn des Aufzeichnungsvorgangs sichert. Die Kassen oder Kassensoftware selbst wird nicht zertifiziert. Dadurch soll laut der Behörde eine flexible Integration in bestehende Systeme ermöglicht werden. Die detaillierten Anforderungen wurden in technischen Richtlinien und Schutzprofilen durch das BSI veröffentlicht. Die Anforderungen an die Sicherheitseinrichtung sollen im Schutzprofil ISO/IEC 15408 festgelegt werden.

Die neuen Pflichten laut Kassengesetz 2020

Das Kassengesetz bringt in der Praxis einige mehr oder weniger neue Pflichten für Gewerbetreibende und Rechte für das Finanzamt mit sich. Die wichtigsten davon werden nachfolgend vorgestellt.

Einzelaufzeichnungspflicht

Mit dem Kassengesetz 2020 werden für Registrierkassen verschiedene Eigenschaften Pflicht. Dazu gehört die Einzelaufzeichnungspflicht. Im Mittelpunkt steht hier § 146 Abs. 1 S. 3 AO. Dieser verlangt eine Einzelaufzeichnungspflicht für alle Kasseneinnahmen und Ausgaben.

Die Einzelaufzeichnungspflicht ergibt sich aus § 146 Abs. 1 Satz eins: „Wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle oder andere Vorgänge mit Hilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems erfasst, hat ein elektronisches Aufzeichnungssystem zu verwenden, das jeden aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfall und anderen Vorgang einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzeichnet.“

Zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung

Die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung wurde im ersten Abschnitt bereits angesprochen. Aufzeichnungssysteme und Aufzeichnungen sind mit einer solchen TSE zu schützen. Die TSE besteht aus Sicherheitsmodul, Speichermedium und Schnittstelle.

Belegausgabepflicht

Ein genauerer Blick auf die Belegausgabepflicht lohnt sich. Diese ist in § 146 A Abs. 2 AO festgelegt. Der Wortlaut: „Wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle im Sinne des Absatzes 1 Satz 1 erfasst, hat dem an diesem Geschäftsvorfall Beteiligten in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit dem Geschäftsvorfall unbeschadet anderer gesetzlicher Vorschriften einen Beleg über den Geschäftsvorfall auszustellen und dem an diesem Geschäftsvorfall Beteiligten zur Verfügung zu stellen (Belegausgabepflicht). Bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen können die Finanzbehörden nach § 148 aus Zumutbarkeitsgründen nach pflichtgemäßem Ermessen von einer Belegausgabepflicht nach Satz 1 befreien. Die Befreiung kann widerrufen werden.“

Wichtig zu wissen: Wer eine Befreiung von der Belegausgabepflicht wünscht, muss diese beantragen. Die Anforderungen an den Antrag ergeben sich aus § 148 AO. Demnach liegt es im pflichtgemäßen Ermessen der Finanzbehörden. Diese können für einzelne Fälle oder für bestimmte Gruppen von Fällen Erleichterungen vorsehen.

Voraussetzung ist, dass die Belegpflicht im Einzelfall Härten mit sich bringt und die Besteuerung durch die Erleichterung nicht beeinträchtigt wird. Die Erleichterungen können rückwirkend bewilligt werden. Die Finanzbehörden dürfen eine einmal erteilte Bewilligung allerdings widerrufen.

Kassennachschau: Das Finanzamt darf unangekündigt nachprüfen

Gemäß § 146 b AO haben Finanzämter die Möglichkeit zu einer unangekündigten Prüfung mittels einer Kassennachschau.

Ein Blick auf § 146 b AO: Die Finanzbehörden dürfen „ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer Außenprüfung, während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten Geschäftsgrundstücke oder Geschäftsräume von Steuerpflichtigen betreten, um Sachverhalte festzustellen, die für die Besteuerung erheblich sein können (Kassen-Nachschau).“ Zur Kassennachschau gehört auch die Prüfung des elektronischen Aufzeichnungssystems. Eingeschränkt ist das Zutrittsrecht der Finanzbehörden nur bezüglich des Betretens von Wohnräumen. Erscheinen die Finanzbehörden zu einer Kassennachschau, haben Steuerpflichtige verschiedene Pflichten.

Steuerpflichtige müssen „auf Verlangen Aufzeichnungen, Bücher sowie die für die Kassenführung erheblichen sonstigen Organisationsunterlagen über die der Kassen-Nachschau unterliegenden Sachverhalte und Zeiträume vorzulegen und Auskünfte erteilen“.

Kassennachschau

Liegen Daten in elektronischer Form vor, dürfen Finanzämter diese einsehen oder die Übermittlung über die einheitliche digitale Schnittstelle verlangen. Finanzbehörden dürfen auch verlangen, dass „Buchungen und Aufzeichnungen auf einem maschinell auswertbaren Datenträger nach den Vorgaben der einheitlichen digitalen Schnittstelle zur Verfügung gestellt werden“. Die Kosten dafür trägt der Steuerpflichtige.

Stoßen die Prüfer bei der Kassennachschau auf Unstimmigkeiten, droht weiteres Ungemach. Dann können die Prüfer ohne vorherige Prüfungsanordnung zu einer Außenprüfung nach § 193 EUR übergehen.

System ohne Zertifizierung: Geldbuße bis 25.000 EUR

Wer gegen die Regelungen des Kassengesetzes 2020 verstößt, begeht eine Ordnungswidrigkeit. Gemäß § 379 Abs. 1 S. 1 Nr. 5 i. V. m. Abs. 4 AO dürfen die Finanzbehörden eine Geldbuße bis 25.000 EUR verhängen. Kommt es durch den Verstoß zu Steuerverkürzungen, drohen zusätzlich Anklagen wegen § 370 AO (Steuerhinterziehung) und § 378 AO (leichtfertig Steuerverkürzung). Es lohnt sich also, das Kassengesetz 2020 frühzeitig umzusetzen.

Ab wann gilt das neue Kassengesetz?

Laut Kassengesetz 2020 ist die Verwendung einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ab dem 1.1.2020 Pflicht. Somit müssen grundsätzlich bis zum 31.01.2020 die Mitteilungen an die Finanzverwaltungen abgegeben werden.

Die Vorschriften zur Kassennachschau gelten bereits seit dem 1.1.2018. Allerdings gilt dies nicht für die Datenübermittlung bzw. die Bereitstellung der Daten auf einem Datenträger. Dies ist erst ab dem 1.1.2020 Pflicht.

Außerdem gibt es Bestandsschutz. Gewerbetreibende mit Registrierkassen mit Anschaffungsdatum nach 26.11.2010 und vor dem 1.1.2020, dürfen ihre Systeme bis zum 31.12.2022 weiterverwenden. Dies gilt, wenn diese aufgrund ihrer Bauart nicht mit einer TSE aufgerüstet werden können. Die Systeme müssen allerdings der Kassenrichtlinie entsprechen. Die Kassenrichtlinie wurde im BMF-Schreiben vom 26.11.2010 veröffentlicht.

Keine Kassen verfügbar: Umsetzung wird verschoben

Die Anwendung des Kassengesetzes 2020 zum 1.1.2020 ist jedoch nicht realisierbar. Der Grund dafür ist, dass erst Ende September 2019 die ersten technischen Sicherheitseinrichtungen verfügbar waren. Die Umsetzung ist für die meisten Gewerbetreibenden deshalb nicht bis zum Jahreswechsel möglich. Schließlich gibt es bundesweit mehr als 2 Millionen Kassen.

Aus diesem Grund haben sich der Bund und die Länderfinanzverwaltungen am 25. September 2019 auf eine Übergangsregelung geeinigt. Verabschiedet wurde eine sogenannte Nichtaufgriffsregelung. Diese gilt bis zum 30.9.2020. Bereits im Juli hatte das BMF angekündigt, nicht auf die Implementierung zum 1.1.2020 zu bestehen.

Was gilt nun? Gewerbetreibende mit betroffenen Systemen müssen diese erst beim zuständigen Finanzamt melden, wenn ein elektronisches Meldeverfahren verfügbar ist. Dies ist bislang noch nicht der Fall.

Rechtlich handelt es sich um eine Übergangsregelung, nicht jedoch um eine Fristverlängerung. Das bedeutet, dass die Umsetzung formal schon zum Jahreswechselpflicht ist. Allerdings werden Verstöße dagegen erst ab dem vierten Quartal 2020 geahndet. Unternehmen sind deshalb gut beraten, sich so schnell wie möglich mit dem Kassengesetz 2020 zu beschäftigen. Die ersten Ansprechpartner sind dabei Kassenhersteller oder Anbieter der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtungen.

Dass es zeitlich knapp werden könnte, hatte auch der Deutsche Steuerberaterverband bereits befürchtet. Der Verband forderte, dass es keinesfalls zu Nachteilen für Steuerpflichtige kommen dürfe, nur weil eine fristgerechte Umsetzung durch externe Ursachen nicht möglich sei. Der Verband hatte deshalb eine Verlängerung der Frist verlangt.

Was sagen die Steuerberater zum Kassengesetz?

Der Deutsche Steuerberaterverband hat umfassend Stellung zum neuen Kassengesetz 2020 genommen. Wir haben uns angesehen, was die Fachleute zu dem Thema zu sagen haben.

Die Steuerberater begrüßen, dass eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) zum Schutz mehrerer elektronischer Aufzeichnungssysteme genutzt werden darf. Dadurch können Experten zufolge alle Aufzeichnungssysteme im Verbund zu einer TSE gemeinsam genutzt werden. Dies reduziere den Investitionsumfang und Umrüstungsaufwand. Außerdem erleichtere dies die Protokollierung.

An einer Stelle monieren die Steuerberater eine schwammige Formulierung. Laut § 146a Abs. 1 Satz 1 AO muss demnach das Aufzeichnungssystem jeden aufzeichnungspflichtigen Geschäftsfall und anderen Vorgang, nach bestimmten Kriterien aufzeichnen. Die Steuerberater monieren, dass der Begriff des anderen Vorgangs im Gesetz nicht näher bestimmt sei. Diese Unbestimmtheit werde in der praktischen Anwendung zu Problemen führen, prognostizieren die Experten.

Fazit: Das Kassengesetz 2020 kommt – aber später

Die Neuerungen des Kassengesetzes 2020 treten nicht zum Jahreswechsel, sondern erst mit Beginn des vierten Quartals 2020 in Kraft. Grund ist, dass es erst seit Ende September 2019 zertifizierte technische Sicherheitseinrichtungen (TSE) für Registrierkassen gibt.

Der Aufschub ist jedoch keine Fristverlängerung, sondern nur eine Übergangsregelung. Unternehmen sollten sich deshalb so schnell wie möglich darum bemühen, ihre Systeme an das Kassengesetz 2020 anzupassen. Der beste Ansprechpartner dafür sind die Kassenhersteller bzw. Anbieter von entsprechender Software.

Das Kassengesetz zielt darauf ab, Manipulationen an Kassen zu unterbinden. Außerdem soll die Prüfung von Daten durch die Finanzbehörden einfacher werden. Im Zuge einer unangekündigten Kassennachschau können Finanzämter Gewerbetreibende auf Unregelmäßigkeiten überprüfen. Eine sofortige Außenprüfung kann sich dann umgehend anschließen.