Gewinn- und Verlustrechnung – Software für Selbständige

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Die Buchhaltung gehört zu den wohl unbeliebtesten und aufwändigsten Tätigkeiten in einem Unternehmen. Die Führung der Bücher kostet wertvolle Zeit und ist manch einem Unternehmen ein Dorn im Auge. Dabei bietet die Digitalisierung heutzutage weitreichende Chancen, die auch Ihr Unternehmen betreffen. Die händische Buchhaltung gehört der Vergangenheit an, der digitalisierten Buchführung mit einer Software gehört die Zukunft. Spezielle Softwarelösungen stehen in großer Auswahl zur Verfügung, um die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) für Ihr Unternehmen automatisch zu erstellen.

Das müssen Selbständige bei der Erstellung der GuV beachten

Für Kaufleute und auch andere Selbstständige gehört die Erstellung der Gewinn- und Verlustrechnung für das eigene Unternehmen zwangsläufig zur Abrechnung am Ende des Jahres. Die Gewinn- und Verlustrechnung ist dabei mehr als die herkömmliche Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Als Selbstständiger müssen Sie für Ihr Unternehmen die GuV über ein eigenes Konto abwickeln. Als Teil der doppelten Buchführung wird mit der GuV der Zweck verfolgt, übersichtlich sämtliche Aufwendungen und Erträge Ihres Unternehmens aufzulisten und nachvollziehen zu können.

Die Gewinn- und Verlustrechnung ist dabei ein wichtiger Teil der Finanzbuchhaltung Ihres Unternehmens. Wer nach § 238 HGB zur Gewinnberechnung verpflichtet ist, kann diese Berechnung mithilfe der Gewinn- und Verlustrechnung durchführen. Für alle Kaufleute ist die Gewinn- und Verlustrechnung gem. § 242 III HGB sogar ein verpflichtender Bestandteil des Jahresabschlusses für Kaufleute.

Zu einer Erstellung sind Sie dann verpflichtet, wenn Sie jährlich entweder einen Gewinn von mindestens 60.000 Euro erwirtschaften oder Ihr Umsatz über 600.000 Euro liegt. Dann genügt die einfache Einnahmenüberschussrechnung nicht mehr, eine Gewinn- und Verlustrechnung ist zwingend erforderlich. Die Gewinn- und Verlustrechnung stellt eine Art Unterkonto dar, auf welchem die betrieblichen Aufwendungen und auch Erträge gesammelt werden. Jederzeit können Sie auf dem Kontostand ablesen, wie erfolgreich Ihr Unternehmen in diesem Jahr gewirtschaftet hat – sofern die GuV einwandfrei und präzise erfolgt.

Jederzeit können Sie auf dem Kontostand ablesen, wie erfolgreich Ihr Unternehmen in diesem Jahr gewirtschaftet hat – sofern die GuV einwandfrei und präzise erfolgt.

GUV-Tabelle

Bei der Aufstellung der Gewinn- und Verlustrechnung Ihres Unternehmens findet traditionell eine weitere Unterteilung statt. Die Gegenüberstellung von der Soll- und Habenseite Ihres Unternehmens verdeutlicht den wirtschaftlichen Erfolg und die konkrete Unternehmenssituation. Somit listen auch Sie in Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung die Konten respektive Positionen dargestellt auf, dass zunächst die Elemente der Soll-Seite festgelegt werden, bevor dann die Habenseite näher aufgeschlüsselt wird.

Soll-Seite:

  • Warenkosten
  • Personalkosten
  • Abschreibungen
  • allgemeine Kosten des Betriebs
  • Steuern
  • sonstige Ausgaben

Habenseite:

  • Umsatzerlöse des Unternehmens
  • Einnahmen durch Vermietung und Pacht
  • Zinseinnahmen
  • Fördergelder
  • außerordentliche Erträge
  • Zuschüsse unterschiedlicher Art

Dabei dient diese Aufstellung lediglich exemplarisch zur Darstellung der unterschiedlichen Elemente. Letztendlich kommt es auf die Art Ihres Unternehmens an, welche Elemente die GuV erfassen sollte. Ganz gleich, was für ein Unternehmen Sie führen – jederzeit ist eine übersichtliche Dokumentation und einwandfreie Aufstellung der Gewinn- und Verlustrechnung vonnöten. Falls Ihnen die händische Buchführung einen zu großen Aufwand verursacht oder die Fehlerquellen schlichtweg zu hoch sind, stellen die Softwarelösungen für Unternehmen eine Chance dar, die Gewinn- und Verlustrechnung schneller, besser und präziser als je zuvor zu erstellen.

Diese Konten finden Sie in einer GuV

Eine Unterteilung findet zunächst in zwei Arten von Konten statt. Auf der einen Seite stehen die Bestandskonten Ihres Unternehmens und auf der anderen Seite die Erfolgskonten. Nur mit dieser trennscharfen Differenzierung ist es möglich, die Gewinn- und Verlustrechnung korrekt und einwandfrei zu erstellen. Diese Arbeit nimmt Ihnen eine Softwarelösung für Selbstständige übrigens ab.

Auf Ihrem Bestandskonto ändert sich nur dann etwas, wenn die Buchung Änderungen in Ihrem Bestand verursacht. Wenn Sie beispielsweise Waren Ihres Unternehmens verkaufen, wird dies auf dem Bestandskonto ersichtlich. Demgegenüber ist das Erfolgskonto für derartige Buchungen nicht von Bedeutung. Hier geht es um die Fälle, in denen eben keine Veränderung am Bestand Ihres Unternehmens erfolgt. Falls Löhne oder Zinsen verbucht werden, ist das Erfolgskonto der richtige Ort. Hier erfolgt jedoch eine weitere Unterteilung. Erfolgskonten gibt es sowohl als Aufwands- und als auch als Ertragskonten.

Diese Elemente gehören zu Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung

Zahlreiche Elemente prägen Ihre Gewinn- und Verlustrechnung im Unternehmen. Dabei gibt es idealtypische Gliederungen, die dafür sorgen, dass Sie keine wichtigen Elemente und Bestandteile vergessen können. Im Normalfall sieht die Gewinn- und Verlustrechnung wie folgt aus:

  • Buchung von Aufwänden und Erträgen auf dem Erfolgskonto (Aufwands- und Ertragskonten)
  • Abschluss der Konten
  • Berechnung des Saldos
  • Buchung auf dem Eigenkapitalkonto des Unternehmens
  • Erstellung einer Abschlussbilanz für das Eigenkapitalkonto

Überblick über GuV Software für Selbständige

Haben Sie sich für die digitale Erstellung einer Gewinn- und Verlustrechnung entschieden? Wenn ja, stellt sich zumeist die nächste Frage: Welche Softwarelösung ist die Richtige für Ihr Unternehmen, um sich in Zukunft entspannt zurückzulehnen, während die Software die Erstellung der Übersicht vornimmt?

Das Angebot an Softwarelösungen ist äußerst vielfältig. Mithilfe verschiedener Kriterien können Sie Ihre Entscheidung treffen und sich das beste Angebot aussuchen. Eine gute Buchhaltungssoftware überzeugt mit einer nutzerfreundlichen Handhabung. Die intuitive Bedienung ist leicht möglich – schließlich soll Ihnen die Buchhaltungssoftware Arbeit abnehmen und keine neue Arbeit schaffen. Darüber hinaus kommt es auch auf den Funktionsumfang an. Mit den passenden Schnittstellen können Sie gleichermaßen die Daten mit Steuerberater und Finanzamt teilen – auch hier ist eine händische Vorgehensweise in Form der manuellen Übertragung schlichtweg nicht mehr nötig. Zudem sind selbst bei den besten Softwarelösungen Probleme nicht immer ausgeschlossen. Wenn der Hersteller einen kompetenten Support und Kundenservice bietet, steht dem effizienten Einsatz der Software zur Erstellung der Gewinn- und Verlustrechnung nichts mehr im Weg.

Eine grundsätzliche Unterteilung erfolgt in kostenlose und kostenpflichtige Buchhaltungssoftware. Hier müssen Sie sich entscheiden, ob und wie viel Geld Sie für die Anschaffung der Software ausgeben wollen.

Kostenlose Softwares

Zum einen gibt es Freeware im Bereich der Buchhaltungsprogramme. Insbesondere bei jungen Unternehmen und Gründern sind Ausgaben für die Buchhaltungssoftware nicht eingeplant. Wer jedoch trotzdem auf eine digitale Lösung für die Erstellung der Gewinn- und Verlustrechnung setzen möchte, kann kostenlose Softwarelösungen erhalten. Die Freeware steht Ihnen gratis zum Download bereit. Allerdings sind die Funktionen der meisten Softwarelösungen überschaubar und begrenzt. Im kostenlosen Bereich bietet die meisten Programme lediglich einen eingeschränkten Umfang an Funktionen. Eine automatische Zuordnung der Postionen für die GuV erfolgt meist nicht. Somit ist die Optimierung dann doch überschaubar. Wer trotzdem eine kostenlose Softwarelösung als Freeware downloaden möchte, kann die folgenden Anbieter nutzen:

  • Taxpool Softwarelösungen Mini Buchhalter
  • Gnu Cash
  • MonKey Office

Aus verschiedenen Gründen ist der Mehrwert einer kostenlosen Buchhaltungssoftware meist überschaubar. Für die meisten Unternehmen müssen Sie dann verschiedene Aufgaben selbst durchführen oder an den Steuerberater delegieren. Die eingesparten Kosten infolge der Freeware relativeren sich schnell. Zudem gibt es mittlerweile auch günstige Softwarelösungen, mit denen Sie die Buchhaltung adäquat erledigen können und die Erstellung der Gewinn- und Verlustrechnung möglich ist.

Bezahlte Softwares

Sinnvoller sind zumeist gebührenpflichtige Softwarelösungen. Die Auswahl ist in diesem Bereich schier unermesslich. Von günstigen, vergleichsweise einfachen Buchhaltungssoftwares bis hin zu etwas teureren, komplexen Lösungen gibt es hier garantiert für Ihr Unternehmen das Richtige. Insbesondere die folgenden Softwarelösungen erfreuen sich großer Beliebtheit und können auch die Buchhaltung in Ihrem Unternehmen auf ein neues Level bringen.

  • Lexoffice
  • Sevdesk
  • Lexware
  • Reviso
  • Buchhaltungsbutler
  • weclapp

Die Funktionen und Angebote unterscheiden sich teilweise erheblich. Mit unseren abschließenden Tipps finden Sie bei der Suche nach der entsprechenden Softwarelösung für Ihre Gewinn- und Verlustrechnung das richtige Programm, um in Zukunft Zeit und Geld bei der GuV Erstellung zu sparen.

Diese Vor- und Nachteile hat die Nutzung von GuV Software

Klingt es für Sie verlockend, dass Ihnen die GuV Software Arbeit abnimmt? Sind Sie bereits jetzt restlos überzeugt, dass eine Buchhaltungssoftware für Ihr Unternehmen sinnvoll ist? Dafür mag es gute Gründe geben. Nichtsdestotrotz ist jederzeit ein differenzierter Blick empfehlenswert. Denn eine Buchhaltungssoftware bietet für Ihr Unternehmen sowohl erhebliche Vorteile als auch wenige Nachteile.

Vorteile der Software

  • Automatisierte Buchhaltung
  • Praktische Schnittstellen zu Steuerberater und Finanzamt für die komfortable Übermittlung
  • Einsparung von Zeit bei der Buchhaltung
  • Hohe Kosten für den Steuerberater entfallen zumindest teilweise

Nachteile der Software

  • Grundlegende Kenntnisse der Buchhaltung sind auch hier erforderlich
  • Anschaffungskosten und laufende Kosten
  • Unternehmen verlassen sich vollständig auf die Software

Zusammenfassend überwiegen jedoch die Vorteile. Für die meisten Unternehmen lohnt sich die Anschaffung einer Softwarelösung zur Erstellung der GuV. Mit grundlegenden Kenntnissen und einer regelmäßigen Kontrolle erstellen Sie die Gewinn- und Verlustrechnung schnell. Darüber hinaus rentieren sich die Anschaffungskosten meist relativ zügig, da Sie Zeit bei der Buchhaltung einsparen und diese besser in Ihr Unternehmen investieren können.

Tipps zur Erstellung einer GuV für Selbständige

Für die meisten Selbstständigen gleicht die Buchhaltung einem Grauen. Doch mit den richtigen Tipps gelingt die Erstellung Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung in Zukunft schnell und einwandfrei. Falls Sie sich für die Buchhaltungssoftware und automatisierte Lösung entscheiden, kommt es auf das richtige Vorgehen an. Zunächst sollten Sie Ihren Bedarf im Unternehmen analysieren. Welche Funktionen benötigen Sie überhaupt und was wollen Sie mit der Softwarelösung erreichen? Im Folgenden können Sie dann die Buchhaltungssoftware mit unterschiedlichen Kriterien analysieren und vergleichen.

Geeignet scheinen als Kaufkriterium die Schnittstellen, Bedienung, Funktionen oder der Kundenservice. Die Gewichtung nehmen Sie nach Ihrem persönlichen Bedarf und der individuellen Situation vor. Im Folgenden können sie die Testphase nutzen – nahezu jeder Anbieter bieten eine kostenlose Testphase, in welcher Sie prüfen können, ob die Softwarelösung Ihre Wünsche erfüllt. Nach dieser Testphase folgt die endgültige Entscheidung und Sie implementieren die Software nun in Ihr Unternehmen.

Darüber hinaus bedarf es einer Überlegung, inwiefern die Arbeit mit dem Steuerberater erfolgen soll. Grundsätzlich bietet Ihnen die Buchhaltungssoftware zwei Möglichkeiten. Diese kann den Steuerberater ersetzen oder einfach die Arbeit des Steuerberaters erleichtern und optimieren. Wollen Sie Ihre Belege selber buchen oder dies weiterhin dem Steuerberater überlassen? Wer nur wenige Belege und Unterlagen hat, kann diese ohne großen Aufwand selbst buchen. Der Steuerberater wird bei der Erstellung der Gewinn- und Verlustrechnung schlichtweg überflüssig. Sofern Ihr Unternehmen jedoch ein wenig komplizierter ist und die Geschäftsvorgänge umfassend sind, erhöht sich das Risiko von Fehlern.

Spätestens wenn es dann um die Erstellung der GuV für Ihr Unternehmen geht, führt kein Weg mehr an einem Steuerberater vorbei. Die Buchung der Belege ist fortan automatisch mit der Buchhaltungssoftware möglich – alles darüber hinaus übernimmt der Steuerberater. Dank der Schnittstellen der Softwarelösung reduziert sich auch hierfür der Aufwand – einer optimierten Zusammenarbeit zwischen Ihnen und Ihrem Steuerexperten steht nun nichts mehr im Weg.

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