Geschäftskonto eröffnen
Was ist zu beachten?
Wissenswert ist die Tatsache, dass es in Deutschland mit wenigen Ausnahmen keine generelle Verpflichtung zum Geschäftskonto gibt. Allerdings hat die getrennte Verwaltung der gewerblichen Gelder und privaten Gelder auf separaten Girokonten praktische Vorteile. Bei der separaten Verwaltung hat beispielsweise der Steuerprüfer bei einer Betriebsprüfung keinen Einblick in sämtliche privaten Finanzaktivitäten. Umgekehrt tauchen keine geschäftlichen Buchungen auf, wenn Kontoauszüge bei einer Behörde vorgelegt werden müssen.
Für wen besteht eine Pflicht zum Geschäftskonto?
Weder die Abgabenordnung noch das Einkommenssteuergesetz enthalten Bestimmungen, aus denen sich eine Pflicht zum Geschäftskonto ableitet. Solche Pflichten ergeben sich aus Sachgründen für alle Kapitalgesellschaften. Sie erlangen die Rechtsfähigkeit als juristische Person. Von den für natürliche Personen geltenden Grundrechten profitieren juristische Personen auf der Basis des Artikels 19 des Grundgesetzes. Weitere Bestimmungen dazu finden sich im BGB, im Aktiengesetz, im GmbH-Gesetz sowie im Genossenschaftsgesetz. Das Vermögen einer juristischen Person gehört (abhängig von der Satzung) einem größeren Personenkreis. Deshalb kann es nicht auf dem privaten Konto eines Geschäftsführers verwaltet werden. Dort wäre eine Trennung zwischen dem Gesellschaftskapital und dem Privatvermögen nicht möglich. In der Folge wäre das Trennungsprinzip bei der Haftung der Kapitalgesellschaften für Verbindlichkeiten nicht anwendbar.
Ist die fehlende Pflicht zum Businesskonto ein Widerspruch zur AO und zum HGB?
Aus dem Paragrafen 141 der Abgabenordnung und dem Paragrafen 238 des Handelsgesetzbuchs ergibt sich lediglich eine Buchführungspflicht. Eine Pflicht, ein Geschäftskonto zu haben, lässt sich daraus nicht ableiten. Die Buchführung umfasst die Aufzeichnung sämtlicher Geschäftsvorgänge und aller damit im Zusammenhang stehenden Finanztransaktionen. Dafür sind Nachweise in Form von prüfbaren Belegen erforderlich. Als Belege eignen sich auch Quittungen. Das heißt, theoretisch könnte ein Kleinbetrieb alle Ansprüche an die steuerliche Buchhaltung mit einer Handkasse und einem Kassenbuch erfüllen.
Welche Aufgaben muss ein Geschäftskonto erfüllen?
Artikel 248 des Einführungsgesetzes zum Bürgerlichen Gesetzbuch. Eine weitere Aufgabe der Geschäftskonten besteht in der Dokumentation aller geleisteten und empfangenen Zahlungen. Die Bank ist dabei ein reiner Dienstleister, der das auf dem Konto vorhandene Guthaben jederzeit verfügbar halten muss.
Was gehört bei Geschäftskonten noch zum Funktionsumfang?
Zu den Standardfunktionen eines Businesskontos gehört die Bereitstellung von Kontoauszügen. Sie haben den Status von steuerlich anerkennungsfähigen und gerichtsverwertbaren Belegen. Deshalb müssen sie formellen Ansprüchen genügen. Inzwischen erkennen Gerichte und Finanzämter auch, die aus dem Online-Banking ausgedruckten Kontoauszüge als vollwertig an. Das war in der Vergangenheit nicht der Fall. Online-Kontoauszüge reduzieren die Kosten für die Geschäftskonten. Wo sie nicht zur Verfügung stehen, sollten Sie darauf achten, dass Sie die Kontoauszüge nicht nur an den Automaten in der Filiale Ihrer kontoführenden Bank bekommen.
Welche Zusatzleistungen sind beim gewerblichen Girokonto möglich?
Vom Grundsatz her gilt für jedes private Girokonto und das Businesskonto das Guthabenprinzip. Im Kontovertrag sind jedoch auch andere Regelungen möglich. So kann die Bank dem Kontoinhaber einen Kontokorrentkredit einräumen. Dabei handelt es sich um einen Kreditrahmen, der jederzeit bis zur Kreditlinie ohne neuerliche Absprachen ausgeschöpft werden kann. Das Gegenstück für das Privatkonto ist der Dispositionskredit. Ein solcher Kontokorrentkredit auf dem Geschäftskonto ist in der Regel eine sinnvolle Sache, auch wenn hohe Zinsen dafür anfallen. Er verschafft den gewerbetreibenden Spielraum bei kurzfristigen finanziellen Engpässen.
Muss das Businesskonto eine Bargeld-Funktion haben?
Noch wurde das Bargeld nicht abgeschafft. Die Pläne zur Abschaffung dürften auch in naher Zukunft keine Erfolgschancen haben. Das zeigt ein Blick in die USA. Dort ist die bargeldlose Zahlung (Kreditkarte, Handy-App) wesentlich weiter fortgeschritten als in Europa. Dennoch haben sich die Verwaltungen einiger Metropolen zu Jahresbeginn 2019 dazu entschlossen, eine gesetzliche Bargeldpflicht für Händler und Gastronomen einzuführen. Auch in Europa gibt es zahlreiche Gegner der Bargeldabschaffung. Die Bargeld-Funktion bleibt also beim Geschäftskonto weiterhin unverzichtbar. Das betrifft sowohl die Möglichkeit von Bargeldeinzahlungen als auch Bargeldabhebungen.
Wer braucht ein Gewerbekonto mit Lastschrift-Funktion?
Kunden legen bei der Auswahl der Händler, Dienstleister und Lieferanten immer Wert auf einen guten Service. Ein hochwertiger Dienst am Kunden beginnt bereits beim Angebot verschiedener Zahlungsoptionen.
Diesem Anspruch müssen sich vor allem Online-Händler stellen. Das heißt, das Geschäftskonto sollte mit verschiedenen Bezahldienst-Anbietern kooperieren. Komplett ist das Paket erst dann, wenn die Kunden für die Bezahlung auch die Lastschrift wählen können.
Sie bietet ihnen Sicherheit durch die Möglichkeit, die Lastschrift innerhalb einer Frist zurückzuholen. Eine solche Sicherheit besteht bei der Sofortüberweisung nicht.
Warum sind Daueraufträge eine unverzichtbare Funktion beim Businesskonto?
Der Dauerauftrag sorgt für eine automatisierte Erfüllung wiederkehrender Zahlungsverpflichtungen in identischer Höhe. Das hat gleich zwei Vorteile. Einerseits können Sie die Fälligkeitstermine nicht verpassen. Anderseits reduziert sich der in der Buchhaltung notwendige Zeitaufwand, wenn das Geschäftskonto eine Option zur Einrichtung von Daueraufträgen bereitstellt. Typische Beispiele für lohnenswerte Daueraufträge sind Versicherungsbeiträge, Rundfunkgebühren und Mietzahlungen.
Wann macht ein Geschäftskonto mit Unterkonten Sinn?
Die Möglichkeit der Einrichtung von Unterkonten zum Businesskonto erweist sich in vielen Fällen als sehr hilfreich. Selbst ein Kleinbetrieb profitiert von der Chance, beispielsweise Rückstellungen für Investitionen auf einem Unterkonto zu deponieren. So besteht keine Gefahr, dass diese Gelder versehentlich in andere Ausgaben fließen. Außerdem bieten Unterkonten die Möglichkeit, die Gelder verschiedener Geschäftsbereiche voneinander zu trennen. In einigen Fällen sind sogar spezielle Unterkonten zum Geschäftskonto vorgeschrieben. Beispiele dafür sind die Mandantenkonten von Notaren sowie die Treuhandkonten für Verkäufer der staatlichen Lotterien.
Wie setzen sich die Kosten beim gewerblichen Girokonto zusammen?
Einige Kosten fallen beim Geschäftskonto immer an, egal ob es bei einer Filialbank oder einer Direktbank eingerichtet wurde. Dazu gehören:
- Grundgebühren für die Bereitstellung des Kontos
- Kosten für die Buchung von Transaktionen
- Gebühren für EC-Karten und Bankkarten
Diese Positionen decken allerdings nicht einmal alle Basisfunktionen eines Businesskontos ab. Hinzu kommen Kosten für Belege. Sie weisen erhebliche Unterschiede auf. Für selbst aus dem Online-Banking ausgedruckte Belege fallen in der Regel keine zusätzlichen Kosten an. Am teuersten ist der Belegbezug bei Geschäftskonten, welche die Kontoauszüge per Post an die Kunden schicken. Ob Kontoauszüge am Automaten Gebühren verursachen, ist von den konkreten Konditionen der einzelnen Banken sowie dem gewählten Gebührenmodell abhängig.
Welche Kosten verursachen Bargeld-Funktionen beim Businesskonto?
Viele Banken belegen Barauszahlungen und Bareinzahlungen beim Geschäftskonto mit Gebühren. Besondere Vorsicht ist bei den Geschäftskonten bei reinen Online-Banken geboten. Hier erfolgen die Einzahlungen und Auszahlungen über Drittbanken. Das heißt, es fallen unter Umständen mehrfache Gebühren für Bargeldauszahlungen und Bargeldeinzahlungen an. Händler müssen eine weitere Besonderheit beachten. Das sind die Gebühren für den Bezug von Wechselgeld und die Einzahlung größerer Mengen Münzen. Nicht alle Banken besitzen Münzautomaten. Viele Banken nehmen Kleingeld nur in gerollter Form an. Dort können die Kosten für den geschäftlichen Zahlungsverkehr durch die Kosten für die notwendigen Kleingeldhülsen erheblich steigen.
Was ist zu Gebühren für Nachttresore beim Geschäftskonto wissenswert?
Der wichtigste Fakt ist, dass Nachttresore ausschließlich bei der Einrichtung der Geschäftskonten bei Filialbanken zur Auswahl stehen. Die Nachttresornutzung ist als Extra zum Businesskonto für Händler, Gastronomen und Dienstleister interessant. Sie erspart den Kauf eigener Tresore mit hohen Sicherheitsstufen. Sie sind ziemlich teuer und rechnen sich deshalb nur in seltenen Fällen. Die Banken verlangen eine monatliche Grundgebühr für die Nutzung der Nachttresore. Dazu kommt eine Gebühr für die Bereitstellung der dafür erforderlichen Geldkassetten. Außerdem fallen Zusatzgebühren für die Buchung der damit vorgenommen Einzahlungen an. Manche Gebührenmodelle beinhalten in den Grundgebühren eine bestimmte Anzahl von Einzahlungen an den Nachttresoren.
Welche weiteren Kosten sind mit einem gewerblichen Konto verbunden?
In der Regel beinhalten die monatlichen Grundgebühren für das Geschäftskonto lediglich eine EC-Karte. Wer als Gewerbetreibender mehrere EC-Karten braucht oder Kreditkarten haben möchte, muss mit Zusatzkosten rechnen. Wie hoch sie ausfallen, kommt auf die Art der Kreditkarte an. Reine Guthabenkarten sind meist deutlich günstiger als Kreditkarten, die mit einer Kreditlinie arbeiten. Die Kreditkartengebühren spielen vor allem bei Unternehmen eine Rolle, die sehr viele Kreditkarten benötigen. Das typische Beispiel dafür sind Speditionen, die ihren Fahrern aus Sicherheitsgründen keine größeren Mengen Bargeld mitgeben möchten.
Welches Geschäftskonto eignet sich für welchen Unternehmenstyp?
Ein spezielles Kontomodell für die GmbH, eine Aktiengesellschaft eine OHG oder GbR gibt es nicht. Die optimale Auswahl hängt von vielen Kriterien ab. Dazu zählen einerseits die benötigten Zusatzfunktionen. Andererseits spielt die Anzahl der monatlichen Buchungen eine wichtige Rolle. Hinzu kommt die Frage, ob ein Unternehmen nur im Inland oder grenzübergreifend tätig ist. Sie stellt sich spätestens dann, wenn Bargeldaktivitäten im Ausland erforderlich sind. Nicht bei allen Gebührenmodellen ist die Einrichtung von Unterkonten möglich. Außerdem spielt die Art der benötigten Unterkonten eine wichtige Rolle. Treuhandkonten haben beim Geschäftskonto bei allen Banken einen besonderen Status.
Für wen kommt ein Mix aus Privatkonto und Businesskonto infrage?
Viele Banken lassen eine geschäftliche Nutzung privater Girokonten nicht zu. Wenn sie gewerbliche Buchungen bemerken, drängen sie die Kunden zur Eröffnung eines ergänzenden Geschäftskontos. Andere Banken haben den besonderen Bedarf von Kleinunternehmern und Gewerbetreibenden im Nebenerwerb erkannt. Sie haben für solche Zwecke ein besonderes Gebührenmodell entwickelt. Dabei handelt es sich um ein Konto, welches eine Kombination aus Businesskonto und Privatkonto bietet. Die Gebühren liegen nur minimal über den Kontoführungsgebühren für Privatkunden. Diese gemischt nutzbaren Konten wurden als reine Online-Konten konzipiert. Sie sind lohnenswert für Kleinunternehmer, die beispielsweise keine Funktion für den Lastschrifteinzug brauchen. Außerdem sollte die Anzahl der monatlich insgesamt abzuwickelnden Buchungen nicht allzu hoch sein. Ansonsten verteuern die Gebühren pro Buchung die Kosten für den gewerblichen Zahlungsverkehr unnötig.
Welche Rolle spielen Zinsen beim Geschäftskonto?
Die 2010er Jahre haben bewiesen, dass Geschäftskunden bei der Kontoauswahl nicht nur auf die Zinsen für einen Kontokorrentkredit achten müssen. Durch die Minuszinspolitik der Europäischen Zentralbank sahen sich viele Banken gezwungen, auf hohe Einlagen ebenfalls einen Minuszins zu erheben. Konzerne, die größere Geldmengen auf Konten verwalten müssen, kommen in solchen Zeiten oftmals mit einem Splitting besser weg. Für sie kann es durchaus lohnenswert sein, ihre Guthaben auf Geschäftskonten bei mehreren Banken zu verteilen.
Warum ist ein Blick auf die Einlagensicherung wichtig?
Die deutschen Gesetze schreiben nicht vor, in welchem Land Unternehmer ihre Geschäftskonten haben sollen. Das heißt, es stehen Banken im Inland und im Ausland zur Auswahl. Allerdings gibt es bei einem Businesskonto im Ausland ein Währungsrisiko. Unternehmen, die hohe Guthaben auf ihrem Businesskonto verwalten wollen, sollten auch die Einlagensicherung im Auge behalten. In Deutschland und in den meisten EU-Ländern sind de facto 100 Prozent abgesichert. Bei einem Geschäftskonto in den USA wären aufgrund des Dodd-Frank Wall Street Reform and Consumer Protection Acts lediglich 250.000 Dollar wirklich abgesichert. Kanadische Banken sichern sogar nur 100.000 CAD pro natürliche oder juristische Person ab.
Geschäftskonto eröffnen: Welche Unterlagen sind notwendig?
Wer als Einzelunternehmer ein Geschäftskonto eröffnen möchte, benötigt lediglich den Personalausweis und die Gewerbeanmeldung. Ist ein Kontokorrentkredit erforderlich, holt in der Regel die Bank selbst eine Schufa-Auskunft oder eine Auskunft bei der Creditreform ein. Zusätzlich fordern die Banken dafür die Steuerbescheide der letzten Jahre, um sich einen Überblick über die Gewinne zu verschaffen. Daraus leiten sie die maximale Höhe des Kontokorrentkredits ab. Bei Kapitalgesellschaften wollen die Banken dafür die Geschäftsberichte oder Bilanzen sehen. Außerdem ist durch Vollmachten, Gesellschaftsverträge oder Satzungen nachzuweisen, dass die notwendigen Rechte zur Vertretung der Gesellschaft vorliegen. Das gilt genauso für die Eröffnung von Geschäftskonten für Vereine. Bei Businesskonten für juristische Personen gehören zu den erforderlichen Unterlagen die Nachweise über die Eintragung im Handelsregister, Vereinsregister oder Genossenschaftsregister.
Fazit: Das universelle Geschäftskonto gibt es nicht
Nicht jedes Gebührenmodell für Geschäftskonten ist für jeden Gewerbetreibenden gleichermaßen gut geeignet. In die optimale Auswahl fließen einige sehr individuelle Faktoren ein. Sie beginnen beim benötigten Funktionsumfang und setzen sich über die Anzahl der Buchungen pro Monat fort. Auch die Bargeld-Funktionen sowie die Notwendigkeit der Nachttresornutzung müssen berücksichtigt werden. Andere Gebührenmodelle für das Geschäftskonto sind ungeeignet, weil hohe Zusatzkosten für Kontoauszüge oder Kreditkarten anfallen. Händler müssen auf die Zusammenarbeit mit verschiedenen Bezahldienst-Anbietern achten. Die Unterstützung des Businesskontos für Bargeldabhebungen durch die Kunden über die EC-Kartenzahlung verbessert den Kundenservice. Ein hochwertiger Service ist ein wichtiges Argument bei der Kundengewinnung und der Kundenbindung. Ideal für größere Unternehmen sind Geschäftskonten, die eine Schnittstelle für die Zusammenarbeit mit der Buchhaltungssoftware bieten. Das spart Zeit, weil die Daten nicht manuell von den Kontoauszügen in die Buchhaltung übertragen werden müssen. Die Buchhaltungssoftware sollte Exportfunktionen für das automatisierte Ausfüllen von Überweisungen im Online-Banking bereitstellen. Auch das geht nicht ohne eine geeignete Schnittstelle in der Verwaltung des Geschäftskontos. Alternativ kommen Banken infrage, die aus den Buchhaltungsprogrammen exportierte Überweisungsdaten zumindest auf CD entgegennehmen.
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