Elektronische Zeiterfassung im Unternehmen – modern und effektiv

Weniger Bürokratie und mehr Transparenz

elektronische Zeiterfassung

Für Unternehmen wird es eine neue Möglichkeit geben, die elektronische Zeiterfassung aufgrund des Gesetzes neu auszurichten. Es geht dabei um eine genaue Erfassung der Basisdaten von Mitarbeitern zwecks Entgeltabrechnung. Nun gibt es keine Ausnahmen mehr zwischen Mitarbeiter, die im Betrieb beschäftigt sind und Außendienstmitarbeiter, derer Arbeitszeit selten erfasst wurde. Arbeitszeiten von Personal, wie Leasing oder Werksvertragsbeschäftigte können nun ebenso sekundengenau an ihrem Einsatzplatz aufgezeichnet werden.
Doch warum sollten sich Unternehmen für die Umstellung der Arbeitszeiterfassung einsetzen?

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Zusätzliche Information

Wer profitiert von der elektronischen Zeiterfassung im Unternehmen?

Es dient vor allem der besseren Kontrollierbarkeit der Arbeitnehmer. Doch auch Arbeitnehmer profitieren davon. Sämtliche Überstunden werden genau aufgezeichnet und entweder abgerechnet oder als Freizeit ausgeglichen. Ein weiterer Vorteil wäre, mit der Umstellung die elektronische Zeiterfassung zu nutzen, um zwischen den verschiedenen Abteilungen des Unternehmens oder einem Vergleich der Standorte auf Krankheitstage oder Ausfalltage hin zu überprüfen. Ferner lässt sich ermitteln, was eigentlich eine produktive Arbeitsstunde an Kosten verursacht. Oder das Unternehmen verfügt über mehrere Standorte und möchte erfahren, in welchem Standort pro Stundenanzahl der Mitarbeiter mehr Leistung erbracht hat.

Das Ziel einer elektronischen Zeiterfassung sollte einer konkreten Weiterentwicklung dienen. Mitarbeiter sind so geschützt vor Missständen, Arbeitgeber hingegen profitieren von Rückschlüssen der gesamten Daten, um positive Aspekte sowie Neuerungen daraus zu ziehen.

Die elektronische Zeiterfassung damals und heute

Bereits in den 60er Jahren wurde die Arbeitszeit der Mitarbeiter erfasst. Natürlich standen Unternehmen, die ihre Mitarbeiter in verschiedene Betriebsabläufen einsetzten, die Möglichkeit zugrunde, den Arbeitsbeginn bzw. Arbeitsende mit mechanischen Mitteln zu erfassen. Wir denken nur mal an die Stechuhr, die sich am Ausgang vieler Betriebe befand. Im Gegensatz zu heute standen allerdings nur die Eingangs- und Ausgangszeiten auf den etwa DIN A 6 großen Stempelkarten. Es wurden seltener Überstunden gemacht, die allerdings vergütet wurden, da alles, was auf der Stempelkarte dokumentiert war, auch abgerechnet wurde.

Heute hingegen wird alles erfasst und unser Arbeitszeitgesetz, erstellt vor 25 Jahren, ist somit hinfällig. Wo ist der Außendienstmitarbeiter, auf welcher Route ist er unterwegs und die Frage, ob er überhaupt für das Unternehmen unterwegs ist, ist hiermit schnell geklärt. Alles nur Einschränkungen im Gegensatz zu früher, mögen einige Arbeitnehmer denken. Dennoch sollte ein Arbeitgeber über sämtliche Aktivitäten des Mitarbeiters während der Arbeitszeit Bescheid wissen. Großunternehmen nutzen schon seit einiger Zeit die elektronische Erfassung sämtlicher Daten, sie gehören Mittlerweile zum Alltag. Es verändern sich nur im Zuge der Erneuerungen verschiedener elektronischer Systeme die Art und Weise des Vorganges. Die Vorteile liegen klar auf der Hand. Für den Arbeitgeber werden die Erfassungsdaten aufgegliedert und gut überschaubar gestaltet. Arbeitnehmer hingegen können auf eine gut interpretierbare Gehaltsabrechnung hoffen und dass ihre Überstunden nicht mehr unter den Tisch gekehrt werden.

EuGH verpflichtet Arbeitgeber zur Aufzeichnung der Arbeitszeiten

Mit dem Urteil des Europäischen Gerichtshof vom 14. Mai 2019 wurde entschieden, dass sämtliche Mitgliedsstaaten Arbeitgeber dazu verpflichten, die tägliche Obergrenze der Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter, mit einem einzurichtenden System, zu erfassen. Prinzipiell soll so verhindert werden, dass die täglichen oder wöchentlichen Ruhezeiten umgangen werden. Von den digitalen Neuerungen profitieren nicht nur Festangestellte eines Unternehmens, sondern auch deren Außendienstler. Es sollen EU-Arbeitnehmerrechte geschützt werden, die ohne eine systematische Erfassung der Arbeitszeiten durch Seiten des Arbeitgebers ausgehebelt würden. Dieser Schutzmechanismus dient der Arbeitszeitrichtlinien für die Sicherheit und der Gesundheit eines jeden Mitarbeiters.

Des Weiteren stehen Beweismittel zur Verfügung, die vor Behörden oder Gerichten Anwendung finden und zwecks Kontrollen herangezogen werden können. Keine Berücksichtigung hingegen fand beim Urteil des Europäischen Gerichtshofes die individuelle beziehungsweise kollektivrechtliche Vereinbarungen, die zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer, sowie auch Mitarbeiter, die im mobilen Bereich anzutreffen sind, bisher als vereinbart galten.

Zurück zur Stechuhr? Noch ist kein Zeitplan in Sicht

Laut des Wirtschaftsministeriums wird das EuGH Urteil vorerst noch nicht umgesetzt. Wirtschaftsminister Altmaier will die systematische Erfassung von Mitarbeiterdaten betreffend der Arbeitszeitkonten vorab prüfen lassen. Das Arbeitsministerium der Sozialdemokraten steht nicht hinter Altmaiers Entschluss. Sie sind im Gegensatz zu Altmaier der Meinung, dass es hier ausschließlich um Gehälter sowie Arbeitnehmerrechte geht. Dies zeige jedenfalls keine Ausuferungen neuer Bürokratisierung. Altmaiers Meinung nach, würden bereits umfassende Dokumentationssysteme zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit in Deutschland zur Genüge bestehen. Unternehmen unterliegen bereits der Erfassungspflicht, wobei sie aber die Dokumentation der Daten an ihre Arbeitnehmer übertragen. Da das Urteil des EuGH Spielräume für die Angelegenheit lässt und keine Frist nennt, in der die EU-Staaten tätig werden müssen, bleibt genügend Zeit, um anstehende Fachfragen in einer Expertenrunde zu klären.

Bei der Umsetzung der elektronischen Zeiterfassung besteht Spielraum für alle EU-Staaten

In sämtlichen Staaten der EU sind Arbeitgeber nun per Gesetz zur systematischen Arbeitszeiterfassung der geleisteten Arbeitszeit der Arbeitnehmer verpflichtet und dazu diese auch verlässlich zugängig zu machen. Dies bedeutet von nun an auch, dass im Außendienst beschäftigte Mitarbeiter ebenso wie Mitarbeiter im Home-Office unter diese Maßnahme fallen.

Allerdings haben alle EU-Staaten gewisse Spielräume, in denen sie die Verpflichtungen nach eigenen marktüblichen Bedingungen regeln dürfen. Darunter fällt beispielsweise, für welche Unternehmen oder Kleinstbetriebe es Ausnahmen gibt und wenn ja, wie diese umzusetzen sind.

Elektronische Zeiterfassung für Arbeitgeber

Wenn wir das deutsche Arbeitszeitgesetz interpretieren, werden Überstunden nach einer regulären Arbeitszeit von acht Stunden aufgezeichnet. Daneben sind leitende Angestellte nicht zur Zeiterfassung verpflichtet. In den meisten Betrieben herrscht ein übersichtliches Kommen sowie Gehen und Außendiensteinsätze müssen nicht unbedingt erfasst werden. Zu den Branchen, in denen bereits eine umfassende Dokumentationspflicht aufgrund der Einhaltung des Mindestlohnes besteht, zählen das Hotel- und Gaststättengewerbe, die Fleischwirtschaft und neben dem Transportgewerbe die Gruppe der Gebäudereiniger, zu den Ausnahmefällen.

Die App für eine mobile elektronische Zeiterfassung

Die App, eine von modernster Software gesteuerte elektronische Zeiterfassung mobil in der App oder dem Betriebscomputer. Es werden spezifische Regeln bezüglich des Standortes festgelegt, um sich dann anzumelden, wenn sie sich auch wirklich vor Ort befinden. Diese App ist für die Arbeitszeiterfassung kostenfrei. Selbst wenn man sich nicht am Arbeitsplatz befindet, hat man den Überblick zu dem personalisierten Systemzugang. Es sorgt unter anderem dafür, dass bereits erbrachte, aber auch verpasste Arbeitsstunden tatsächlich erfolgen und zur Kontrolle überprüfbar sind.

Auch sehr komfortabel: Für die gesamte Belegschaft besteht die Möglichkeit, per App schnell und einfach die Schichten zu tauschen. Für Arbeitgeber eine deutliche Arbeitsentlastung, was einmal die Buchhaltung betrifft. Denn mit der Zeiterfassung per App garantieren sie ein übersichtliches und faires Abrechnungssystem für alle. Es entsteht eine schnelle Übersicht, bezüglich aller angefallenen Lohnkosten. Vergütet werden nun sämtliche Arbeitszeiten, die vom jeweiligen Mitarbeiter auch wirklich geleistet wurden.

Zeiterfassung per Computer-Programme

Mit der richtigen Software, die im Handel erhältlich ist, kann die Zeiterfassung einfach am PC erfolgen. Man behält den Überblick über die Erfassung sämtlicher Daten, wobei dieses Computersystem webbasierend ist und im internen Netzwerk beziehungsweise Intranet benutzt werden kann. Mit diesem Softwarepaket sind Arbeitszeiten, Pausen oder Abwesenheit wegen Urlaub oder Krankheit einfach und schnell zu erfassen. Angestellte können so über einen Internetbrowser auf das System zugreifen und neben ihren persönlichen Daten auch Zeiten für Projekte nebst Aufträgen eintragen.

Mit diesem Computer Programm lassen sich die Arbeitszeiten entweder am Arbeitsplatz oder unterwegs über ein Smartphone App eintragen. Somit steht der Personalplanung sämtliche Daten in Echtheit zur Verfügung, was natürlich Vorteile mit sich bringt. Auch die unterschiedlichen Arbeitszeitmodelle wie Vollzeit, Teilzeit oder auf Stundenbasis, wird von der Software berücksichtigt. Und selbst der Urlaubsanspruch kann jederzeit von Mitarbeiter über ihr eigenes Urlaubskonto abgerufen werden. Hier stehen Informationen über den aktuellen Urlaub zur Verfügung.

RFID-Chip oder Fingerabdruck

Zwecks elektronischer Zeiterfassung per RFID Chip oder Fingerabdruck stehen Mini Terminals zur Verfügung, die auch per Smartphone und PC genutzt werden können. Sie lassen sich schnell einrichten und sind somit sofort einsatzbereit zwecks Zeiterfassung. Selbst wenn sie sich in einem Offline-Betrieb befinden, können Daten auch in einem Funkloch erfasst werden. Eine spezielle App speichert sämtliche Zeitbuchungen vom Smartphone aus. Diese werden dann bei der nächst möglichen Datenverbindung mit dem Server synchronisiert. Mit einer Zeiterfassung in Echtzeit erfahren sie live, wo gerade verschiedene Mitarbeiter mit welchen Aufgaben beschäftigt sind. Effiziente sowie zeitnahe Steuerung ihres Unternehmens in einfachster Form gestaltet.

Sie benötigen an manchen Tagen eine nachträgliche Zeiterfassung oder Korrektur? Auch dieser Vorgang stellt für das RFID System kein Problem dar. Sie haben einen optimalen Überblick in einer integrierten Kalenderansicht. Mit dem Drag-and Drop System lassen sich die Daten korrigieren oder neu hinzufügen. Natürlich steht bei so viel technischem Komfort auch die Datensicherheit im Focus. Deren Speicherung erfolgt in zertifizierten und zuverlässigen Rechenzentren, die eine bestmögliche Datensicherheit, allein aufgrund ihres 24 Stunden Wartungsschutzes, gewährleisten können.

Cloud Computing, eine virtuelle Rechenwolke

Sie besteht aus einer Nutzung von Dienstleistung im IT-Infrastrukturbereich und sind nicht wie üblich auf lokal nutzbaren Rechnern vorgehalten. Sie werden als Dienste angemietet und können über das Internet genutzt werden. Cloud Computing ist ein System zur elektronischen Zeiterfassung, dass aus einer virtuellen Rechenwolke besteht, die nicht über einen konkreten Rechner zur Verfügung gestellt werden. Gerade große Unternehmen nutzen Cloud Computing gerne, da sie die Verfügbarkeit der Anwendung überschaubar darstellt, ebenso lassen sich die Kosten planbar gestalten. Mit Cloud Computing lassen sich kostenintensive Bereitstellungen sowie Installationen eigener Rechensysteme umgehen. Somit übernimmt ein Anbieter des externen Cloud Computing die ausgelagerten Daten.

Wobei natürlich nicht auf den günstigsten Anbieter zurückgegriffen werden sollte, sondern eine Auswahl in Bezug auf Datenschutzmaßnahmen oder Sicherheitsstandards vorzuziehen ist. Soll ein Zugriff auf das ausgelagerte System stattfinden, erfolgt er über das Internet. Der Benutzer kann sich dort einloggen und somit das Angebot der Dienste nutzen. Ein weiterer Vorteil des Cloud Computing ist, dass ein bereits in Anspruch genommener Speicherplatz sich jederzeit vergrößern oder verringern lässt, wobei ein großes Maß an Flexibilität entsteht.

GPS-Daten als elektronischer Zeiterfassung im Dienstfahrzeug

Mit GPS, einer mobilen Zeiterfassung für Außendienstmitarbeiter, Handwerker oder im Kundendienst tätige Angestellte, lassen sich die im Außendienst getätigten Leistungen einfach dokumentieren. Es sind keine Zettel oder Excel Tabellen mehr nötig, um die Zeiten beim jeweiligen Kunden zu erfassen. Leerzeiten, die bei nicht anwesenden Kunden entstehen oder Frühstück und Mittagspausen sind hierbei problemlos zu registrieren und auseinander zuhalten. Die Buchhaltung wird allein dadurch entlastet, da keine Stundennachweise mehr abgetippt oder ins System eingegeben werden müssen. Von den Angestellten selbst wird es nicht immer als angenehm empfunden, mit GPS-Systemen tagtäglich überwacht zu werden, denn normalerweise entsteht neben einem vertraglich geregelten Arbeitsverhältnis ein gewisses Maß an Vertrauen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer.

Doch aufgrund des ständig zunehmenden technischen Wandels gehört es inzwischen schon zum Standard der Chefetagen, per GPS Daten, zu beobachten welcher Angestellte was irgendwann, wo und warum getan hat, was mittels kleiner, fast nicht mehr sichtbarer Geräte, erfasst werden kann. Gerade wenn es sich um die Auswahl einer nutzbringenden Route handelt, die zielführend eingesetzt wird, um Zeit zu sparen, nutzen Fahrzeuge mit ausgerüstetem GPS-Systemen dem Unternehmen. Betrachtet man dieses Ortungssystem aus Sicht der Kunden, ist es für diese natürlich eine Bereicherung, wenn rechtzeitig über eine Terminveränderung informiert wird.

Vorteile der elektronischen Zeiterfassung in der Personalplanung

Gerade im Bereich der Personalplanung ist die Erfassung der Arbeitszeitkonten ein Vorgang, der sich oftmals zeitaufwendig darstellt. Mit der neuen Erfassungsmethode behält die Personalabteilung nicht nur den Überblick über sämtliche Aufgaben und Anwesenheiten der Mitarbeiter, sondern auch über die Abläufe der Produktion. Welcher Angestellt ist beispielsweise in welchem Team eingesetzt, oder wer übernimmt im Augenblick die Aufgaben, für die ein neues Team zusammengestellt wurde? Auch Krankmeldungen oder Urlaubswünsche lassen sich übersichtlich mit der neuen Software nachvollziehen. Sie erlauben der Personalabteilung einen schnellen Zugriff auf die jeweiligen Mitarbeiterkonten, um so für die Berechnung der geleisteten Arbeitsstunden und eventuellen Überstunden eine Abrechnung zu erstellen.

Geld sparen mit zusätzlichen Kapazitäten

Kosten lassen sich in jedem Fall mit einer Cloudbasierten Zeiterfassung sparen, da man sich aufgrund einer Auswahl an Anbietern den günstigsten auswählen kann. Zusatzkosten entstehen bei der Nutzung von einer Cloudbasierten Zeiterfassung ebenfalls nicht. Doch der klare Vorteil einer Kostenersparnis liegt im Personalbereich. Hier bedarf es weit weniger Aufwand, Daten von Stundennachweisen oder anderen Erfassungsmethoden aufwändig zu bearbeiten. Auch zusätzliche Kapazitäten, die durch effizienteren Einsatz der Mitarbeiter besetzt werden, machen sich bezahlt.

Zusatzfunktion der elektronischen Zeiterfassung

Mit zusätzlichen Funktionen punkten. Die elektronische Zeiterfassung bietet beispielsweise eine Einbindung in die Buchhaltungssoftware, aber auch die erleichterte Zuordnung von Arbeitszeiten verteilt auf die jeweiligen Projekte. Daneben können modernste Zeiterfassungen auch mit Zutrittskontrollen zusammengefasst werden.

Fazit

Erfolgreich lassen sich digitale Zeiterfassungssysteme einsetzen, wenn sie den Bedarf der Mitarbeiter mit einbeziehen. Erfolgversprechend ist im Bereich des Personalwesens natürlich der effektive Einsatz der Mitarbeiter. Ihr geregelter Einsatz kann einen reibungslosen Produktionseinsatz gewährleisten.