Einkaufsstrategie optimieren: Steigende Anforderungen an den Einkauf

Die Einkaufsstrategie von gestern führt heute ins Abseits. Digitalisierung, Handelskriege, Klimawechsel, Talentmangel und immer mehr Vorschriften muss das Beschaffungsmanagement bewältigen. Die neue Komplexität ist disruptiv und schlägt an allen Fronten zu. Was ist zu tun?
Der größte Fehler dürfte die Inaktivität der CPOs sein, so die Deloitte CPO Studie 2019. Um sich der neuen Komplexität zu stellen und eine effektive Einkaufsstrategie zu entwickeln, muss die Beschaffungsorganisation proaktiver modelliert werden.

Wachsende Herausforderungen an den Einkauf

Auch in Beschaffung und Einkauf steigt die Komplexität. Neue Themen sind C-Level-Peers-Kontakte, Risk-Management, Corporate Development und Innovationen. Gleichzeitig sollen Kosten optimiert und Budgets gekürzt werden. Die Wertschöpfung im Einkauf wird schwieriger – darauf muss die Einkaufsabteilung zumindest gut vorbereitet sein.

Die Komplexität im Beschaffungsmanagement wird durch 4 Einflussfaktoren bestimmt:

  • Externe Komplexität der Umwelt, mit der im Rahmen der Unternehmens- und Einkaufsstrategie interagiert wird.
  • Interne Komplexität, die eine Anpassung der Einkaufsstrategie an die geänderten Unternehmensprozesse und -ziele erfordert.
  • Digitale Komplexität, die aufgrund der geänderten internen und externen Anforderungen angepasst werden muss. Dabei sind Technologien und Prozesse gleichermaßen betroffen.
  • Kompetenz-Komplexität, die durch einen Talentmangel am Arbeitsmarkt noch verstärkt wird. Die gesteigerten Kompetenzen betreffen die Mitarbeiter und Geschäftspartner sowie Organisationsmodelle des Unternehmens und die zugehörigen Business Pläne.

Ziel des CPO ist, die Einkaufsstrategie so zu optimieren, damit die in der neuen Komplexität entstehenden Chancen gefunden und genutzt werden. Wir schauen auf die in der Studie gefundenen Ideen, Ansätze und Möglichkeiten.

Abwehren der „Schlechten Komplexität“

Eine Komplexität, die Risiken in die Einkaufsstrategie einbringt und die Beschaffungsperformance schwächt muss zumindest weitgehend eliminiert werden. Besondere Risiken, die sich im vergangenen Jahr auf den Beschaffungsmarkt auswirkten waren Katastrophen, geopolitische Auseinandersetzungen und Cyberattacken. Nichtsdestotrotz zeigte die CPO-Umfrage, dass mehr als die Hälfte der Unternehmen keine oder nur minimale digitalen Werkzeuge hat, um solche Risiken auf dem Beschaffungsmarkt rechtzeitig zu erkennen.

Annehmen bei der „Guten Komplexität“

Die neue Komplexität kann genutzt werden. Mit ihr kann die Beschaffungsabteilung sogar ihren Einfluss über die traditionellen Beschaffungsaufgaben hinaus ausweiten und sich im Unternehmen mit breiterem Aufgabengebiet und zusätzlichen Diensten positionieren. Beitragen kann die Einkaufsabteilung beispielsweise bei der Ausgabenplanung (Capital Expenditures) und dem Enterprise Risk Management; sie kann zusätzlich auf das Corporate Development einwirken.

Auch wenn die digitale Transformation der Schlüssel für das Meistern der Komplexität unserer Zeit ist, so funktioniert sie nur, wenn die Mitarbeiter proaktiv ihr Wissen erweitern. Neue, besonders flexible und intuitive Technologien müssen im Beschaffungsmanagement eingesetzt werden. Die Beschaffung muss sich einem Wandel unterziehen, der mit dem klassischen Outsourcing der Änderungen nicht mehr bewältigt werden kann. Bei der geänderten Einkaufsstrategie wird auf flexiblere digitale Modelle gesetzt. Die CPO-Umfrage zeigte auf, dass die effektivsten Einkaufsorganisationen auf einen größeren Talentpool zurückgreifen konnten und gleichzeitig spezielle Cloud-basierte Apps für Vorhersage-Analysen (Predictive Analytics) nutzen konnten. Die neuen Ergebnisse und Warnungen wurden mit beteiligten Stakeholdern geteilt – intern und extern.

Politische und wirtschaftliche Risiken

Globale Supply Chains sind schnell und dynamisch. Naturgemäß sind sie von globalen und nationalen Ereignissen sowie der zunehmenden Komplexität besonders betroffen. Ein Beschaffungswesen funktioniert nur, wenn es externe Marktteilnehmer und Ereignisse berücksichtigt. Mit einer nicht optimierten und angepassten Einkaufsstrategie kann eine Beschaffungsabteilung sämtliche Business-Prozesse unterbrechen.

Erfolgreich ist nur, wer mit einer optimierten Einkaufsstrategie die externen Märkte effektiv nutzt. Dies ist wiederum nur möglich, wenn die CPOs die neue externe Komplexität meistern. Diese steigende Komplexität schafft Chancen – allerdings auch solche, mit denen entlang der Wertschöpfungskette alles schiefgehen kann.

Aktuell hat der Beschaffungsmarkt mit einer ganzen Reihe von Risiken zu kämpfen: Handelskriege ihre Zölle und Abgaben, der Klimawandel und die Unsicherheit bei den anstehenden globalen Wirtschaftsverhandlungen. „Last but not least“ stehen ein möglicher Wirtschaftsabschwung und eine Deflation ins Haus.

Wirtschaftlicher Abschwung und Deflation

Den wirtschaftlichen Abschwung und eine folgende Deflation nennen 42 Prozent der befragten CPOs als das Top-Risiko. Mit 33 Prozent werden der Handelskrieg, der britische Europa-Exit „Brexit“ (23 Prozent) und das Ende der Expansion in China (13 Prozent) als Risiken für die Beschaffungsorganisation und die Beschaffungsstrategie erkannt.

Externe Risiken gehen immer in die Entwicklung der Einkaufsstrategie ein. Allerdings brachten diese erhöhten Risiken, die gemeinsam in einem relativ kurzen Zeitraum zu bewältigen waren, das Beschaffungsmanagement ins Wanken. 61 Prozent der Umfrageteilnehmer machen sich Sorgen wegen der sich stark und sehr kurzfristig ändernden globalen Rahmenbedingungen. Nur 37 Prozent der CPOs befanden ihre Abteilung als „weitgehend“ auf die Ereignisse vorbereitet. Die „Komplexitätsmeister“ unter den Studienteilnehmern zeigten sich hingegen zuversichtlicher: Hier sahen sich 53 Prozent als gut abgesichert.

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Handelskonflikte

Die Handelskriege zwischen den Ländern schüren weitere Bedenken in den Einkaufsabteilungen. 33 Prozent der Befragten und 48 Prozent der Hersteller sahen in der Deloitte Umfrage die Zölle als eines ihrer Top-Risiken. Doch scheinen die höheren Zölle und vermehrten Beschränkungen der Handelsdispute nur die Vorboten einer Rezession zu sein. Denn 42 Prozent der Teilnehmer rechnen mit einem Rückgang der Weltwirtschaft, die auch für das eigene Unternehmen größere Konsequenzen mit sich bringen wird.

Brexit-Unsicherheiten und Folgen

Nicht nur die wirtschaftlichen Dispute zwischen den USA, China und Russland sorgen für Unsicherheit auf den Märkten. Auch unsere nächsten Nachbarn, die Briten nehmen mit ihrem politischen Manöver direkten Einfluss auf unsere Märkte. Der Brexit ist beschlossene Sache, auch wenn keiner damit so recht zufrieden ist. Der Brexit zeigt, dass selbst die Europäische Union von der neuen Komplexität betroffen ist: Der französische Staatschef Macron schlägt eine Reorganisation der EU vor, um weitere „Exits“ anderer Mitgliedsstaaten zu verhindern. Im Rahmen des beschlossenen britischen Brexit ist die Rückkehr zu Zöllen, Einfuhrbeschränkungen und Steuern ebenfalls in der Einkaufsstrategie zu berücksichtigen – sofern geklärt ist, welche Bereiche betroffen und mit welchen Brexit-Auswirkungen tatsächlich zu rechnen ist.

Fehlende Talente: 55 % der CPOs haben Schwierigkeiten bei der Suche nach Talenten im Einkauf

Nur jeder sechste Job im Beschaffungswesen kann mit dem passenden Talent besetzt werden. In der Beschaffung herrscht Arbeitskräftemangel, denn qualifizierte und kompetente Bewerber bleiben aus. Mit steigender Komplexität der Umwelt steigen auch die Anforderungen an den Bewerber. Gleichzeitig ändert sich in unserer zunehmend komplexen Welt das Bewerberprofil – etwa durch Ausbildung, Berufserfahrung und Lebenswandel. Für CPOs ist es kaum noch möglich, qualifizierte Bewerber zu finden und neue Team-Mitglieder einzustellen. Während in der Produktion und im Sekretariat auf Arbeitskraft-Kontingente, wie etwa aus der Zeitarbeit und auf digitale Online-Kräfte zurückgegriffen werden kann, sind diese Maßnahmen für den Bereich Beschaffung und Einkauf keine Option.

Auch der Arbeitsmarkt ist letztlich ein Beschaffungsmarkt. Interessanterweise zeigte sich in der Deloitte Studie, dass in 84 Prozent der befragten Beschaffungsorganisationen etwa zwei Drittel der Belegschaft Vollzeitkräfte waren. Von den „Komplexitätsmeistern“ bezogen 28 Prozent ihrer Mitarbeiter aus einem Talent-Pool (Contingent Labor Sources). Nur 20 Prozent der Nicht-Top-Performer griffen ebenfalls zu externen Arbeitnehmerkontingenten.

Einkaufs-Kernkompetenzen und digitale Kompetenzen stärken

Deloitte sieht in der Zukunft eine Ausweitung der Kompetenzen des Beschaffungsteams. Digitalisierung und technischer Wandel machen auch vor der Beschaffungsabteilung nicht halt. Letztendlich wird die Beschaffungsabteilung im Rahmen der neuen Komplexität vermutlich schrumpfen. Gleichzeitig verbleibt dem Team jedoch mehr Zeit, sich mit anderen Unternehmensbereichen auszutauschen und seine Kompetenzen zu erweitern. Die neu erlernten Skills helfen wiederum dem Talent der Einkaufsabteilung unter den geänderten Bedingungen und Komplexitäten die Einkaufsstrategie zu festigen.

Einkaufstrategie-Talente

Voraussetzung für eine gelungene Adaption im Beschaffungswesen ist, dass das technische und digitale „Skillset“ des Beschaffungsteams ausgebaut wird.

Zu den gesuchtesten Schulungen im Beschaffungsbereich nannten die Teilnehmer das „Strategische Sourcing/Management“ sowie „Verhandlungen“ und „Projekt-Management“. Eine Überraschung waren diese Nennungen sicherlich nicht.

Doch auch die Forderung nach Schulungen in den nicht klassischen Bereichen, wie der „Lieferanten Kollaboration“ und dem „Business Partnering“ wurden als besonders wichtig erachtet: Immerhin 64 Prozent der CPOs beabsichtigen, diese kritischen Bereiche zu fördern. Diese beiden letztgenannten Schulungsthemen aus dem SRM (Supplier Relationship Management) erfordern „Soft skills“. Damit beziehen sich die Schulungsinhalte auf Managementtechniken, Konfliktmanagement und emotionale Intelligenz.

Um jedoch tatsächlich mit der Digitalisierung Schritt halten zu können, muss das Training insbesondere Lieferanten-spezifische Schulungen in Source-to-Pay (S2P) Anwendungen beinhalten. Auch in Bezug auf neuere Technologien, wie Analytics und Vorhersagende Analytics muss das Skillset des Beschaffungsteams auf den neuesten Stand gebracht werden.

Wie kann sich der CPO auf die steigende Komplexität im Beschaffungsbereich vorbereiten?

  • Die Talent-Investitionen sollen sich in der Unternehmens- und Beschaffungsstrategie bestmöglich auswirken. Entscheidende Fragen sind: Verhandeln wir mit Mega-Suppliern und brauchen ein starkes Relationship Management oder sourcen wir ständig neue Einkaufsquellen und analysieren dazu neue und digitale Marktplätze?
  • Beim Finden der richtigen Talente bestimmen die gesuchten Skills die Strategie. Sollen mit dem neuen Mitarbeiter neue Skills gekauft werden oder werden externe Talent-Pools erschlossen, um die Lücken zu schließen?
  • Digital aktiv werden: Anstatt auf das Bewerbungsschreiben zu warten, suchen CPOs auf digitalen Marktplätze nach passenden Bewerbern. Der klassische, festangestellte Mitarbeiter wird mehr und mehr von Freelance-Verträgen und Online-Arbeitsplätzen abgelöst.

Wie kann sich der CPO auf die steigende Komplexität im Beschaffungsbereich vorbereiten?

  • Die Talent-Investitionen sollen sich in der Unternehmens- und Beschaffungsstrategie bestmöglich auswirken. Entscheidende Fragen sind: Verhandeln wir mit Mega-Suppliern und brauchen ein starkes Relationship Management oder sourcen wir ständig neue Einkaufsquellen und analysieren dazu neue und digitale Marktplätze?
  • Beim Finden der richtigen Talente bestimmen die gesuchten Skills die Strategie. Sollen mit dem neuen Mitarbeiter neue Skills gekauft werden oder werden externe Talent-Pools erschlossen, um die Lücken zu schließen?
  • Digital aktiv werden: Anstatt auf das Bewerbungsschreiben zu warten, suchen CPOs auf digitalen Marktplätze nach passenden Bewerbern. Der klassische, festangestellte Mitarbeiter wird mehr und mehr von Freelance-Verträgen und Online-Arbeitsplätzen abgelöst.

Nur jeder sechste Job im Beschaffungswesen kann mit dem passenden Talent besetzt werden. In der Beschaffung herrscht Arbeitskräftemangel, denn qualifizierte und kompetente Bewerber bleiben aus. Mit steigender Komplexität der Umwelt steigen auch die Anforderungen an den Bewerber. Gleichzeitig ändert sich in unserer zunehmend komplexen Welt das Bewerberprofil – etwa durch Ausbildung, Berufserfahrung und Lebenswandel. Für CPOs ist es kaum noch möglich, qualifizierte Bewerber zu finden und neue Team-Mitglieder einzustellen. Während in der Produktion und im Sekretariat auf Arbeitskraft-Kontingente, wie etwa aus der Zeitarbeit und auf digitale Online-Kräfte zurückgegriffen werden kann, sind diese Maßnahmen für den Bereich Beschaffung und Einkauf keine Option.

Auch der Arbeitsmarkt ist letztlich ein Beschaffungsmarkt. Interessanterweise zeigte sich in der Deloitte Studie, dass in 84 Prozent der befragten Beschaffungsorganisationen etwa zwei Drittel der Belegschaft Vollzeitkräfte waren. Von den „Komplexitätsmeistern“ bezogen 28 Prozent ihrer Mitarbeiter aus einem Talent-Pool (Contingent Labor Sources). Nur 20 Prozent der Nicht-Top-Performer griffen ebenfalls zu externen Arbeitnehmerkontingenten.

Einkaufs-Kernkompetenzen und digitale Kompetenzen stärken

Deloitte sieht in der Zukunft eine Ausweitung der Kompetenzen des Beschaffungsteams. Digitalisierung und technischer Wandel machen auch vor der Beschaffungsabteilung nicht halt. Letztendlich wird die Beschaffungsabteilung im Rahmen der neuen Komplexität vermutlich schrumpfen. Gleichzeitig verbleibt dem Team jedoch mehr Zeit, sich mit anderen Unternehmensbereichen auszutauschen und seine Kompetenzen zu erweitern. Die neu erlernten Skills helfen wiederum dem Talent der Einkaufsabteilung unter den geänderten Bedingungen und Komplexitäten die Einkaufsstrategie zu festigen.

Voraussetzung für eine gelungene Adaption im Beschaffungswesen ist, dass das technische und digitale „Skillset“ des Beschaffungsteams ausgebaut wird. Zu den gesuchtesten Schulungen im Beschaffungsbereich nannten die Teilnehmer das „Strategische Sourcing/Management“ sowie „Verhandlungen“ und „Projekt-Management“. Eine Überraschung waren diese Nennungen sicherlich nicht.

Doch auch die Forderung nach Schulungen in den nicht klassischen Bereichen, wie der „Lieferanten Kollaboration“ und dem „Business Partnering“ wurden als besonders wichtig erachtet: Immerhin 64 Prozent der CPOs beabsichtigen, diese kritischen Bereiche zu fördern. Diese beiden letztgenannten Schulungsthemen aus dem SRM (Supplier Relationship Management) erfordern „Soft skills“. Damit beziehen sich die Schulungsinhalte auf Managementtechniken, Konfliktmanagement und emotionale Intelligenz.

Um jedoch tatsächlich mit der Digitalisierung Schritt halten zu können, muss das Training insbesondere Lieferanten-spezifische Schulungen in Source-to-Pay (S2P) Anwendungen beinhalten. Auch in Bezug auf neuere Technologien, wie Analytics und Vorhersagende Analytics muss das Skillset des Beschaffungsteams auf den neuesten Stand gebracht werden.

Kostensenkung bleibt Top-Priorität in der Einkaufsstrategie

Die Deloitte-Umfrage zeigt auch, dass es sich im Beschaffungsmanagement nach wie vor um die Kostenreduktion dreht. 70 Prozent der Befragten nannten Kosteneinsparungen als eine ihrer Top-Prioritäten. Danach folgen die Digitalisierung des Einkaufs und das Innovationsmanagement mit jeweils 52 Prozent. Das Risikomanagement ist mit 28 Prozent ebenfalls eines der Top-Ziele in der Einkaufsstrategie für die nächsten 12 Monate. Vorteilhaft ist, dass diese nachfolgenden Prioritäten die Top-Priorität, nämlich die Kosteneinsparung in der Beschaffungsstrategie, tatsächlich erst ermöglichen.

Die digitale Landschaft hat sich in den vergangenen Jahren erheblich gewandelt. CPOs, die dem digitalen Wandel folgten, konnten von den Änderungen erheblich profitieren und neue Wertströme bereitstellen. Analytische Tools und digitale „Outside-in“-Dienste tragen nicht nur zu Kosteneinsparungen bei, sondern unterstützen zusätzlich die neuen Kunden-fokussierten Anforderungen, wie etwa die Forderung der Kunden an soziale Verträglichkeit und die Supply-Chain des Unternehmens.

Eine weitere wichtige Erkenntnis der CPO-Umfrage war, dass die Komplexitätsmeister den allgemeinen Business Strategien sehr gut angepasst waren. 58 Prozent aller CPOs stimmen ihre digitalen Strategien nicht nur mit ihren eigenen Zielsetzungen, sondern auch mit denen des Unternehmens ab. Bei der Umsetzung der digitalen Innovationen setzen 48 Prozent der Befragten und 55 Prozent der Komplexitätsmeister auf ihre externen IT Partner.

Potenziale der Digitalisierung im Einkauf: Digitale Einkaufsstrategie entwickeln

Der Schlüssel für das „Abwehren“ und „Annehmen“ der neuen Komplexität liegt in der digitalen Transformation bei der Beschaffungsstrategie. Meistert der CPO die digitale Herausforderung, hat er gleichzeitig alle Formen der Komplexität im Griff. Top-Performer unter den Beschaffungsorganisationen sind ohne ihre digitale Transformation nicht denkbar. Auch in anderen Unternehmensbereichen wird die zunehmende Komplexität, in der das Unternehmen steht, durch digitale Transformation abgefedert.

Deloittes Erkenntnisse aus der Studie zeigen eindrucksvoll, dass die High-Performer unter den Beschaffungsorganisationen, die selbst im hochkomplexen Umfeld noch liefern konnten, im digitalen Bereich deutlich stärker aufgestellt waren. Auch die Verbindungen dieser „Komplexitätsmeister“ zur IT und zum Risk Management waren enger, als bei den weniger gut abschneidenden Einkaufsabteilungen.

Zu den Top-Maßnahmen bei der Umsetzung der „digitalen Beschaffungs-Transformation“ nutzen die CPOs verschiedene Strategien:

Zur Reduktion der Komplexität in der Einkaufsstrategie für die interne Beschaffung implementieren etwa zwei Drittel (68 Prozent) der CPOs moderne Source-To-Pay (S2P) Anwendungen. Die S2Ps automatisieren die Kernprozesse und Workflows, womit mehr Zeit verbleibt, sich auf andere strategische Maßnahmen zu konzentrieren. 59 Prozent teilen ihre neuen digitalen Beschaffungs-Tools und -Services mit ihren internen und externen Stakeholdern. 41 Prozent des Beschaffungsmanagements setzen bereits auf sehr neue und fortschrittliche Technologien – wie Tools der künstlichen Intelligenz, Robots und Process Mining.

Beschaffungssoftware ist essenziell zur Optimierung der Einkaufsstrategie

In den nächsten zwei Jahren stehen die digitalen Kernbereiche im Fokus des Beschaffungsmanagements. 59 Prozent schreiben den Analytics-Tools den größten Einfluss auf die Implementierung der unternehmensinternen Einkaufsstrategie zu. 35 Prozent wollen ihre ERP-Plattformen modernisieren und den neuen Anforderungen anpassen. Mit operationalen und strategischen Beschaffungstools wollen sich jeweils 37 Prozent der CPOs für die Änderungen auf den Märkten wappnen.

Neben den neuen Technologien zeigte sich im Survey auch, dass die Ausweitungen der Analytics und RPA von den CPOs selbst auf Unternehmensebene als essenziell erachtet werden. Gleichzeitig werden neue digitale Plattformen, wie „Kollaborations Netzwerke“ mehr und mehr genutzt. Lieferanten-Netzwerke, E-Marktplätze, Supply Chain-Netzwerke und kleinere zweckgebundene Netzwerke für spezielle Prozesse, wie z.B. das Risk/Compliance Netzwerke und Nachhaltigkeit sind von steigender Bedeutung bei der Implementierung der Einkaufsstrategie.

Dass es gerade Deutschland sein wird, dass den digitalen Wandel anführen wird, überrascht nicht. Zahlreiche Studien zeigen, dass die deutsche Industrie, aber auch KMUs mit ihrer technologielastigen Produktion um die Robotertechnologien nicht herumkommt. Entscheidend ist, so zeigt die CPO-Studie 2019, dass der Wandel und die neuen Stakeholder der Märkte erkannt und gemeistert wird.

Während es unumgänglich ist, auf neue Technologien zu setzen, um die Komplexität zu reduzieren und die Performance zu verbessern, schaffen diese digitalen Innovationen wiederum selbst eine neue Komplexität. CPOs, die sich für die optimierte Einkaufsstrategie hohe Ziele setzen, werden den technologischen Wandel besonders proaktiv und nachhaltig umsetzen müssen – und dabei häufig auf einen erfahrenen Partner zurückgreifen.

Neben den digitalen Neuerungen, müssen bestehende IT-Systeme und Kernkompetenzen auf die neue Komplexität vorbereitet sein. Zu Recht sehen viele CPOs ihre IT-Landschaft mit Sorge: Viele der hauseigenen ERP- und CRM-Systeme erfordern Anpassungen und Upgrades, damit neue Tools der künstlichen Intelligenz, Source-To-Pay und andere Innovationen eingebunden werden können. Weltweit rüsten die Unternehmen ihre eigene digitale Unternehmenswelt auf, um mit den Änderungen des globalen digitalen Wandels Schritt halten zu können.