Dokumente digitalisieren und GoBD: Neue Vorschriften ab 2020

Durch das papierfreie Büro können auch in der Buchhaltung kosten eingespart werden.

umwandlung und aufbewahrung von belegen

Die Digitalisierung macht auch vor Buchhaltung nicht Halt. Immer mehr Prozesse werden papierlos abgewickelt. Dokumente zu digitalisieren erhöht die Produktivität und senkt die Kosten. Auf regulatorischer Ebene hat das Bundesfinanzministerium bereits im Jahr 2014 die GoBD veröffentlicht. 2019 steht eine neue Version an. Welche Änderungen bringen die GoBD 2019 mit sich? Diese und weitere Fragen rund um die digitale Buchführung beantwortet dieser Beitrag.

BMF zieht GoBD 2019 wieder zurück

Das Bundesfinanzministerium (BMF) hatte im Juli 2019 eine aktualisierte Fassung der GoBD veröffentlicht. GoBD steht für „Grund­sät­ze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Bü­chern, Auf­zeich­nun­gen und Un­ter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form so­wie zum Da­ten­zu­griff“. Diese aktualisierte Fassung wurde jedoch wieder zurückgezogen. Das BMF teilt mit, dass weiterhin die Fassung vom 14. November 2014 (im Bundessteuerblatt (BStBl) I 2014 S. 1450) maßgeblich sei. Der Grund: Es besteht noch Abstimmungsbedarf auf politischer Ebene.

Neue Fassung der GoBD am 28.11.2019 veröffentlicht – das sind die Neuerungen

Im Wesentlichen wurden folgende Punkte der GoBD geändert:

  • Mobiles Scannen, d.h. Belege mit mobilen Endgeräten zu fotografieren, wird dem stationären Scanvorgang gleichgestellt
  • Ins Ausland verbrachte Papierbelege und die dortige Digitalisierung durch mobile Endgeräte wird als zulässig erklärt
  • Die Aufbewahrung von Ursprungsversionen von aufbewahrungspflichtigen Unterlagen ist unter bestimmten Voraussetzungen nicht mehr notwendig und
  • eine Konvertierung reicht aus
  • In den Anwendungsbereich der GoBD werden nun explizit Cloud-Systeme einbezogen
  • Verfahrensdokumentationen und Änderungen müssen historisch für einen sachverständigen Dritten nachvollziehbar sein

Die Änderungen werden ab dem 01. Januar 2020 in Kraft treten.

Was sind die GoBD?

Die GoBD sind in Deutschland maßgeblich für die Anforderung der Finanzverwaltung an die Buchführung und damit verbundene Tätigkeiten in Unternehmen. Zu den Inhalten der GoBD gehören auch Vorgaben zur Behandlung elektronischer Daten. Die Richtlinie nimmt Bezug auf die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung.

Ein weiterer Bestandteil der GoBD betrifft Steuerprüfungen. So werden zum Beispiel Regelungen für den elektronischen Datenzugriff der Finanzverwaltung bei Außenprüfungen festgelegt. Um eine Rechtsnorm handelt es sich bei den GoBD deshalb nicht. Im Hinblick auf die Steuerpflicht gelten ausschließlich die Regelungen der Abgabenordnung (AO) und hier insbesondere die § 146 und § 147.

Bestandteil der GoBD sind darüber hinaus Vorgaben für die steuerrechtskonforme Organisation der elektronischen Buchführung. Diese Vorgaben betreffen alle EDV-Systeme in Unternehmen, mit denen steuerrelevante Daten erhoben oder verarbeitet werden. Beispiele dafür sind die Pflichten zur elektronischen Aufzeichnung von Bareinnahmen, Regelungen zur Verfahrensdokumentation und interne Kontrollsysteme.

Es würde an dieser Stelle zu weit führen, die GoBD in ihrem Gesamtumfang darzustellen. Deshalb erklärt der folgende Abschnitt die wichtigsten Inhalte der Verordnung.

GoBD vom 14. November 2014: Was regelt die Verordnung?

Ein Blick ins Inhaltsverzeichnis der GoBD zeigt, dass eine ganze Reihe von Sachverhalten geregelt werden. Dazu zählen zum Beispiel die Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen, das Belegwesen, interne Kontrollsysteme und Vorgaben zur Datensicherheit.

Allgemeine Anforderungen

Bereits in den allgemeinen Anforderungen legen die GoBD fest: Es darf keinen Unterschied zwischen elektronischen und papierhaften Büchern geben. Die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher soll nach den gleichen Prinzipien beurteilt werden wie die Ordnungsmäßigkeit manuell erstellten Bücher oder Aufzeichnungen.

Dies beginnt bereits bei „damit in Zusammenhang stehenden Verfahren und Bereiche des DV-Systems, da die Grundlage für die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher und sonst erforderlicher Aufzeichnungen bereits bei der Entwicklung und Freigabe von Haupt-, Vor- und Nebensystemen einschließlich des dabei angewandten DV-gestützten Verfahrens gelegt wird.“

    • Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
    • Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung
    • Vollständigkeit
    • Richtigkeit
    • zeitgerechten Buchungen und Aufzeichnungen
    • Ordnung
    • Unveränderbarkeit

Belegwesen

Die GoBD regeln die Anforderungen an das Belegwesen. Demnach müssen „die Verarbeitung der einzelnen Geschäftsvorfälle sowie das dabei angewandte Buchführung zur Aufzeichnungsverfahren nachvollziehbar sein“. Buchungen und Aufzeichnungen müssen durch Belege nachgewiesen werden.

Es gelten laut BMF die Sonatenanforderungen der progressiven und retrograden Prüfbarkeit. Ein sachverständiger Dritter sollte sich innerhalb einer angemessenen Zeit einen Überblick über die angelaufene Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens verschaffen können.

Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle

Unternehmen müssen organisatorisch und technisch sicherstellen, dass elektronische Buchungen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet ablaufen. Es gilt der Grundsatz: Keine Buchung ohne Beleg!

Die doppelte Buchführung erfordert eine chronologische Reihenfolge der Geschäftsvorfälle ebenso wie eine sachliche Gliederung. Die chronologische Reihenfolge erfolgt im Rahmen der Grundbuchaufzeichnung bzw. Journalfunktion. Die sachliche Gliederung erfolgt im Hauptbuch und mit den Kontenfunktionen.

Bei Buchungen müssen verschiedene Angaben erfasst werden, darunter:

    • Eindeutige Belegnummer
    • Buchungsbetrag
    • Währungsangabe und Wechselkurs (bei Fremdwährung)
    • Hinreichende Erläuterung des Geschäftsvorfalls
    • Belegdatum
    • Buchungsdatum
    • Erfassungsdatum
    • Buchungsperiode
    • Umsatzsteuersatz
    • Umsatzsteuerbetrag
    • Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
    • Steuernummer

Internes Kontrollsystem

Zum internen Kontrollsystem verweisen die GoBD auf den § 146 EUR. Demnach müssen Unternehmen Kontrollen einrichten, anwenden und protokollieren. Beispiel dafür sind Zugangs- und Zugangsberechtigungskontrollen, Erfassungskontrollen und Verarbeitungskontrollen. Es geht darum, die Verfälschung von Programmen, Daten und Dokumenten zu verhindern. Dies bezieht sich auf die beabsichtigte Verfälschung genauso wie auf unbeabsichtigte Änderungen.

Datensicherheit

Unternehmen müssen die Sicherheit steuerrelevanter Daten gewährleisten. IT-Systeme müssen gegen den Verlust von Daten gesichert werden. Verlust kann zum Beispiel durch Vernichtung, Untergang, Diebstahl oder Unauffindbarkeit eintreten. Genauso müssen steuerrelevante Daten gegen unberechtigte Eingaben und Veränderungen geschützt werden. Eine Möglichkeit dazu sind Zugangs- und Zugriffskontrollen. Die GoBD stellen klar: „Werden die Daten, Datensätze, elektronischen Dokumente und elektronischen Unterlagen nicht ausreichend geschützt und können deswegen nicht mehr vorgelegt werden, so ist die Buchführung formell nicht mehr ordnungsmäßig.“

Unveränderbarkeit

    • 146 Abs. 4 AO legt fest: Buchungen und Aufzeichnungen dürfen nicht einer Art und Weise verändert werden, die den ursprünglichen Inhalt nicht mehr feststellen lässt. Unzulässig sind auch Veränderungen, bei denen sich nicht ermitteln lässt, ob sie nachträglich eingefügt worden sind oder nicht. Weitere Anforderungen an die Unveränderbarkeit:
    • Sind Daten einmal in den Verarbeitungsprozess eingeführt wurden, dürfen sie nicht mehr ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden können
    • Bereits eingeführte Informationen dürfen nicht ohne Kenntlichmachung durch neue Daten ersetzt werden

Das BMF nennt in den GoBD auch Beispiele für unzulässige Vorgänge. Ein solcher unzulässiger Vorgang liegt zum Beispiel vor, wenn elektronische Grundbuchaufzeichnungen aus einem Warenwirtschaftssystem zunächst über eine Schnittstelle zu einem Office Programm exportiert, dort anschließend unprotokolliert bearbeitet und schließlich über eine weitere Schnittstelle wieder exportiert werden.

Aufbewahrung

Unternehmen müssen steuerliche Dokumente aus der Buchhaltung aufbewahren. Aufbewahrungspflichtige Unterlagen sind zum Beispiel Belege, Rechnungen etc. Ein bestimmtes Ordnungssystem für die Aufbewahrung ist nicht vorgeschrieben. Die GoBD legen  lediglich fest, dass aufbewahrungspflichtige Unterlagen geordnet aufbewahrt werden müssen. Eine Ablage zum Beispiel nach Zeitfolge, Sachgruppen, Kontenklassen, Belegnummern oder schlicht Alphabet ist möglich. Elektronische Unterlagen müssen unter Vermerk des Eingangs archiviert werden.

Nachvollziehbarkeit und Nachprüfung

Das BMF verlangt, dass sowohl einzelne Geschäftsvorfälle als auch das gesamte Verfahren der Dokumentation nachprüfbar sein muss. Dies gilt auch für IT gestützte Buchführung. Alle Geschäftsvorfälle müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist retrograd und progressiv prüfbar bleiben.

Datenzugriff

Die Finanzbehörden räumen sich selbst das Recht zur Prüfung wichtiger Unterlagen ein. Rechtsgrundlage bildet § 107 40 Abs. 6 AO. Dieses Recht steht den Finanzämtern im Rahmen steuerlicher Außenprüfungen zu. Unternehmen müssen dann gegebenenfalls die Daten der Finanz- und Anlagenbuchhaltung, der Lohnbuchhaltung und weitere aufzeichnungspflichtige Unterlagen für den Datenzugriff bereitstellen. Die Übertragung von Daten erfolgt über Schnittstellen.

Neufassung der GoBD 2019: Das sind die Neuerungen

Welche Änderung wird es in den GoBD 2019 geben? Ganz klar ist dies noch nicht. Die ursprünglich veröffentlichte Neufassung der GoBD wurde vom Bundesfinanzministerium (BMF) wieder zurückgezogen. Noch besteht Abstimmungsbedarf zwischen Bund und Ländern. Die zwischenzeitlich veröffentlichte Fassung enthielt Änderungen unter anderem bei der Digitalisierung sowie Umwandlung und Aufbewahrung von Belegen sowie hinsichtlich der Cloud Technologie.

Dokumente digitalisieren: Neue Regelungen für die digitale Belege

In den GoBD 2019 werden absehbar die Regelungen zur Digitalisierung von Belegen angepasst. Künftig wird neben dem Scannen auch das Abfotografieren von Belegen mit Smartphones zulässig sein. Dieses Verfahren wird auch als mobiles Scannen bezeichnet. Das BMF passt die GoBD damit den neuen Realitäten an.

Digitales Scannen ist grundsätzlich auch im Ausland möglich, wenn die Belege dort entstanden sind oder in Empfang genommen wurden. Dies betrifft zum Beispiel Reisekosten bei Dienstreisen. Nach dem Abfotografieren mit dem Smartphone dürfen Papierdokumente vernichtet werden. Einzige Ausnahme: Die Vernichtung ist untersagt, sofern die Dokumente aus steuerlichen Gründen im Original vorzuhalten sind.

In GoBD 2019 wird Digitalisierung von Belegen thematisiert

Neue Regelungen für die Umwandlungen Aufbewahrung von Belegen

Neue Regeln gibt es auch für die Umwandlung und Aufbewahrung von Belegen. Viele Unternehmen wandeln aufbewahrungspflichtige Dokumente in ein sogenanntes Inhouseformat um. Dies sind unternehmenseigenen Formaten. Diese Umwandlung ist grundsätzlich erlaubt. Allerdings müssen sowohl die umgewandelte als auch die originale Version archiviert werden. Die umgewandelte Version muss als solche bezeichnet werden.

Der Verzicht auf die Archivierung des Originals ist jedoch unter bestimmten Umständen möglich. Voraussetzung für diese Erleichterung ist, dass keine inhaltlichen Änderungen vorgenommen werden, keine aufbewahrungspfichtigen Informationen verloren gehen und das Verfahren der Umwandlung dokumentiert wird. Außerdem dürfen der Datenzugriff durch die Finanzbehörden und die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt werden.

Neuerungen bei der Cloud-Technologie

Eine weitere Neuerung der GoBD 2019 betrifft die Cloud Technologie. Diese wird durch immer mehr Unternehmen aus Kostengründen genutzt. Dazu wurde die Definition von Datenverarbeitungssystemen um einen Passus erweitert. Dort heißt es (in der durch das BMF zurückgezogenen Fassung): „Ebenfalls kommt es nicht darauf an, ob die betreffenden DV-Systeme vom Steuerpflichtigen als eigene Hardware bzw. Software erworben und genutzt oder in einer Cloud bzw. als eine Kombination dieser Systeme betrieben werden“.

Prozess für Dienstleister der Digitalisierung von Steuerprozessen

Die neuen GoBD betreffen auch Dienstleister, die im Bereich Buchhaltung und Steuern aktiv sind. Was ändert sich hier? Große Änderungen sind durch die neuen Grundsätze nicht zu erwarten.

Ein- und Aufteilung mit dem Kunden abstimmen…

Nach der Übernahme des Mandats und vor der ersten Bearbeitung geht es um die Abstimmung mit dem Kunden. Hier gilt es, die Arbeit nach dem Wunsch des Kunden aufzuteilen. Wer übermittelt welche Belege und wer bucht? Wer archiviert in welchem Format?

…Logistik der Papierakten je nach Kundenwunsch übernehmen

Dokumente wie Papierakten zu digitalisieren ist eine Tätigkeit, die durch den Kunden durchgeführt werden kann, damit sie dann vom Dienstleister elektronisch in Empfang genommen werden kann. Als zusätzliche Serviceleistung können die Papierakten auch beim Kunden abgeholt und im eigenen Haus digitalisiert werden.

Ordner für Scan aufbereiten…

Bevor papierhafte Ordner digitalisiert werden, müssen die Belege die notwendigen Anforderungen erfüllen. Dies bedeutet, dass alle Belege chronologisch und sachlich korrekt geordnet werden.

…Scannen der Dokumentenstapel: So geht es vorschriftsmäßig…

Die Dokumente sollten dann so sorgfältig wie möglich gescannt werden. Dies ist laut den GoBD 2019 auch am Smartphone möglich. Wichtig ist, dass alle Dokumente vollständig lesbar sind und sich keine Fremdkörper wie zum Beispiel Büroklammern an den Dokumenten befinden.

…Manuell oder maschinell: Kontrollieren, Kategorisieren, Schlagworte hinzufügen

Jeder Scan landet in einer eigenen Datei. Die Dateien müssen so sorgfältig wie möglich kategorisiert und geordnet werden. Durch das Hinzufügen von Schlagworten wird die Auffindbarkeit von bestimmten Dateien erleichtert.

Buchhaltung digitalisieren und Chancen nutzen

Digitalisierungsprozesse in der Buchhaltung bieten Chancen. Bislang ist der Mittelstand hier sehr unterschiedlich aufgestellt. In einigen Unternehmen werden fast alle Prozesse papierlos abgewickelt, andere arbeiten noch wie in den 1990er Jahren. Es gilt: Je größer das Unternehmen, desto weiter ist die Digitalisierung der Buchhaltung typischerweise fortgeschritten. Ein erhebliches Potenzial bei der Digitalisierung der Buchhaltung bieten Cloudlösungen. Unternehmen schaffen dabei bestimmte Hardware nicht mehr selbst an, sondern mieten diese in einem Rechenzentrum. Dies betrifft zum Beispiel Speicherplatz. Die Maßnahme Daten und Dokumente zu digitalisieren, kann innerhalb des Unternehmens durchgeführt und anschließend auf dem Speicherplatz im Rechenzentrum geparkt werden.

Cloudlösungen bieten verschiedene Vorteile. Die Daten sind im Rechenzentrum typischerweise sehr sicher. Die meisten Cloudlösungen Anbieter speichern Daten redundant in Hochsicherheitszentren. Solche Lösungen können mit zusätzlichen Leistungen kombiniert werden. Dazu gehören zum Beispiel automatische Online Backups, Desktops mit Rechenleistung „aus der Steckdose“ und viele weitere Lösungen.

Dokumente digitalisieren: spart Platz und erhöht Produktivität

Dokumente zu digitalisieren, wie z.B. die Digitalisierung der Buchhaltung, kann die Produktivität erhöhen. Ein Beispiel dafür sind Reisekostenabrechnungen. In grauer Vorzeit bezahlten Mitarbeiter Reisekosten mit einer Kreditkarte und legten Wochen später Rechnungen der Buchhaltung vor. Diese prüfte die Rechnungen und gab die Reisekostenerstattung frei. Dies geht heute schneller. Unternehmen können ihre Mitarbeiter mit eigenen Kreditkarten ausstatten und Belege über Reisekosten bereits digital empfangen. Die Dokumente müssen lediglich archiviert und die Reisekosten des Arbeitnehmers erstattet werden. Die Erstattung kann in Echtzeit zugunsten der Kreditkarte erfolgen. Arbeitnehmer werden darüber unmittelbar informiert.

Auch eigene Belege können digital gesendet werden. Dies gilt für Rechnungen an Auftraggeber genauso wie für Lohnabrechnungen der Angestellten. Ein großer Vorteil digitalisierter Buchhaltungsprozesse ist der geringere Platzbedarf. Große Bestände an Aktenordnern werden nicht mehr benötigt, wenn alle Belege digital archiviert werden. Dies spart Platz und damit Büromiete. Dokumente zu digitalisieren hat auch den Vorteil, dass sie von jedem Ort der Welt aus verfügbar sind. Die Geschäftsführung kann auch von unterwegs auf alle Dokumente zugreifen und zum Beispiel Freigaben erteilen.

Fazit: Die GoBD bringen die erhofften Erleichterungen

Die GoBD 2019 waren kurzzeitig veröffentlicht, wurden dann aber durch das BMF wieder zurückgezogen. Grund dafür waren Abstimmungsnotwendigkeiten auf politischer Ebene. Nun hat das BMF jedoch die überarbeitete Fassung der GoBD 2019 am 28. November veröffentlicht.
Seit der letzten Aktualisierung im Jahr 2014 sind fünf Jahre vergangen. Das BMF passt die neuen Anforderungen an eine ordnungsgemäße Buchführung regelmäßig an neue technische und rechtliche Entwicklungen an. Unternehmen wird deshalb nicht erst mit der neuesten Fassung einer Digitalisierung der Buchhaltung ermöglicht. Diese lohnt sich fast immer, weil die Kosten sinken und die Produktivität erhöht wird.