Digitalisierung im Mittelstand in der Praxis: 3 Fallbeispiele deutscher KMUs

Immer mehr Unternehmen entdecken die Potenziale durch Digitalisierungsprozesse.

digitalisieren im Mittelstand

Die Digitalisierung kommt allmählich auch im Mittelstand an. Neue Prozesse rationalisieren die Produktion und erhöhen die Effizienz. Digitalisierung spielt dabei in sehr unterschiedlichen Branchen eine Rolle. Dieser Beitrag zeigt drei Beispiele von mittelständischen Unternehmen, die ihre Produktion maßgeblich auf digitale Abläufe stützen.

Wie steht es um die Digitalisierung im Mittelstand?

Die Digitalisierung spielt für immer mehr mittelständische Unternehmen eine große Rolle. Dominierend ist der Trend jedoch noch nicht. Dies zeigt zum Beispiel eine Studie der IW Consult in Kooperation mit DATAlovers und beDirect. Diese Studie wurde durch Google Germany finanziell gefördert.

Zu welchem Schluss kommt die Studie? KMUs in Deutschland erkennen die große strategische Bedeutung von Digitalisierungsprozessen. Insgesamt sehen die Unternehmen in der Digitalisierung größere Chancen und Risiken. Im Vergleich zu größeren Unternehmen weisen Mittelständler jedoch weiterhin einen erheblichen Rückstand auf.

Die Studie verweist dazu auf einen Index für die Digitalisierung. Dieser soll den Fortschritt der Digitalisierung in einem Unternehmen anhand von außen sichtbaren Faktoren messen. KMUs erreichen bei diesem Digitalisierungsindex lediglich 5 von 100 möglichen Punkten. Großunternehmen erreichen dagegen 24 von 100 möglichen Punkten und liegen somit klar vorn.

Jedes fünfte KMU ist der Studie zufolge weitgehend digitalisiert. Von einer solchen weitgehenden Digitalisierung geht die Studie aus, wenn ein Unternehmen verschiedene Kriterien erfüllt. Dazu müssen Unternehmen „Daten, Datenmodelle und Algorithmen zur Virtualisierung ihrer Prozesse oder Produkte“ nutzen. Mehr als 80 % der Mittelständler befinden sich dagegen noch im Stadium der „Computerisierung“. Diese Unternehmen haben den Studienautoren zufolge noch nicht die Fähigkeit, ihre analoge Unternehmenswelt virtuell abzubilden. Unter den großen Unternehmen seien dagegen bereits fast 30 % weitgehend digitalisiert.

Digitalisierung im Mittelstand fördert den Umsatz

Im Durchschnitt erwirtschaften KMUs 15 % der Umsätze und 14 % ihrer Wertschöpfung mit digitalen Produkten. Dieser Anteil könnte steigen. Wie die Studie feststellt, investierten Mittelständler in den Jahren 2013-2016 mehr als 9 % ihrer Umsätze in Digitalisierungsprojekte. Hier gilt: Je höher der Grad der Digitalisierung, desto höher die Investitionen in Digitalisierung. Bei den weitgehend digitalisierten KMUs lag die Investitionsquote mit 12,7 % signifikant höher.

Investitionen in Digitalisierung lohnen sich der Studie zufolge. Die Autoren sprechen von einer „digitalen Dividende“. Dazu wird auf Regressionsanalysen für Unternehmen aus der Industrie verwiesen. Diese zeigten, dass in höheren Reifegraden mehr Beschäftigung und Umsatz erzielbar seien. Die Autoren rechnen vor: Hätte jedes fünfte KMU mit dem heute höchsten Digitalisierungsstatus diesen Status in den letzten drei Jahren erreicht, seien dadurch 160.000 Arbeitsplätze, 50 Milliarden EUR zusätzliche Umsätze und 20 Milliarden EUR Wertschöpfung entstanden.

Die Studie hat auch untersucht, was weitgehend digitalisierte Unternehmen von Nachzüglern unterscheidet. Demnach setzen stärker digitalisierte KMUs mehr Daten und Datenmodelle ein. Außerdem spielen bei diesen Unternehmen digitale Vertriebskanäle, Online Marketing und Aktivitäten in sozialen Netzwerken eine wichtige Rolle. Die Digitalisierung im Mittelstand wird den Autoren zufolge durch verschiedene Umstände gebremst. Zu diesen Umständen zählt ein Mangel an Fachkräften ebenso wie ein nicht hinreichend digitalisiertes Lieferanten- und Kundenumfeld. Auch Rechtsunsicherheiten tragen demnach zum Ausbremsen der Digitalisierung bei.

Praxisbeispiel 1: Digitalisierung im Mittelstand: Auf Kunden hören – Angebot verbessern

Ein Beispiel für die Digitalisierung im Mittelstand ist das Unternehmen X. X ist ein Möbelhersteller aus Franken und ein Mittelständler, wie es sie in Deutschland in großer Zahl gibt. Das Unternehmen beschäftigt rund 40 Mitarbeiter. Gegründet wurde der Betrieb im Jahr 2010.

Schreiner entwickelt Online-Plattform – Kunden bestellen Möbel individuell

Das Besondere am Angebot von X ist die digitalisierte Produktion. Kunden können sich ihre Möbel individuell am Bildschirm anfertigen. Nach dem Absenden des Auftrags startet die passgenaue Produktion im hochautomatisierten Werk.

Kunden besuchen die Website des Möbelherstellers. Auf dieser findet sich ein 3D Online Konfigurator. Rechts neben dem Möbelstück sieht der Kunde den Preis. Mit jedem Klick, der ein Detail am Möbelstück verändert, ändert sich in Echtzeit der Preis.

Kunden von X können zum Beispiel einen individuellen Einbauschrank bestellen. Dieser ist nicht nur im Hinblick auf die Maße und die Holzauswahl individuell. Kunden können im Detail bestimmen, wie dick die Schrankwände sein sollen, wie die Aufteilung auf verschiedene Fächer erfolgt, welcher Türöffnungsmechanismus zum Einsatz kommt etc. Bis in jedes Detail lässt sich der Schrank am Bildschirm in hoher Auflösung planen.

Die Vorteile für den Endkunden liegen auf der Hand. Möbelkäufer mussten in  der analogen Welt zu Hause Maß nehmen und mit den Maßen in einem Möbelhaus nach einem passenden Möbelstück suchen. Das Angebot von X reduziert den Aufwand erheblich. Es ist nicht mehr erforderlich, ein möglicherweise weit entferntes Möbelhaus aufzusuchen. Außerdem wird durch die individuelle Maßanfertigung das Angebot nicht mehr eingeschränkt. Ein an sich gut passendes Möbelstück fällt nicht mehr deswegen durchs Raster, weil es die „falschen“ Maße hat oder aus „falschen“ Materialien besteht. Maß und Materialien können nun nach Bedarf angepasst werden.

Gleichzeitig bietet der 3D Konfigurator maximale Preistransparenz. Kunden können genau sehen, wie sich welche Veränderung  auf den Preis auswirkt. So lässt sich leicht und in der Ruhe der gewohnten Umgebung entscheiden, ob ein zusätzliches Merkmal einen Preisaufschlag wert ist oder nicht.

Digitalisierung im Mittelstand: Die Stärken des Unternehmens nutzen

X ist nicht aus dem Nichts entstanden. Die Gründer waren bereits vorher in der Möbelindustrie aktiv. Das Ziel des neuen Unternehmens bestand darin, individuelle Möbel direkt für Endkunden zu produzieren. Aus Sicht des Unternehmens hat das Modell verschiedene Vorteile. Zum einen entfällt jeglicher Zwischenhandel. Dies erhöht die Margen des Möbelherstellers beträchtlich. Zum anderen wird kein Ausschuss mehr produziert.

Da jedes Möbelstück auf einen verbindlichen Auftrag hin individuell gefertigt wird, gibt es fast keine Rückläufer, keinen Materialausschuss, keine Räumungsverkäufe etc. Die Profitabilität des Unternehmens ist deswegen deutlich höher als die eines klassischen Möbelproduzenten. Dieser verkauft an Großhändler mit starker Einkaufsmacht und kann möglicherweise nicht seine gesamte Produktion zum gewünschten Preis absetzen.

X zeigt, wie Digitalisierung die Fabrikation der Zukunft bestimmen könnte. Nachdem ein Kunde seinen Auftrag im 3D Konfigurator erstellt und die Zahlung geleistet hat, beginnt sofort die Produktion. Diese startet mit der Beschaffung der notwendigen Materialien. Im nächsten Schritt wird das Möbelstück exakt nach den Plänen im Konfigurator angefertigt und per Spedition an den Kunden versandt.

X versteht sich dabei nicht als anonymes Unternehmen ganz ohne persönlichen Service. Ganz im Gegenteil: Alle Kunden können auf Wunsch persönliche Beratung in Anspruch nehmen. Dafür stehen geschulte Kundenbetreuer per E-Mail, Live Chat und Telefon zur Verfügung. Außerdem ist das Unternehmen auf Ausstellungen vertreten. Dort können sich Kunden beispielhafte Möbel ansehen. Mittlerweile ist X in neun europäischen Ländern vertreten.

Neue Kundenwünsche erkennen und Technik optimieren

Das Geschäftsmodell von X passt in die Zeit. Möbelkäufer finden an riesigen Möbelhäusern mit zwar großem, aber standardisiertem Angebot immer weniger Gefallen. Lange Anfahrten, lange Lieferzeiten, Unterschiede bei der Qualität und immer wieder Kompromisse bei Maßen, Materialien und anderen Merkmalen haben das Bedürfnis nach neuen Lösungen geweckt.

Eine individuelle Maßanfertigung von Möbeln wie im Fall von X erfordert zwei aufeinander abgestimmte Prozesse. Zum einen muss es Kunden möglich sein, am Bildschirm ein Möbelstück individuell zu kreieren. Der Konfigurator ist mit der Produktion verbunden. Diese kann alle im Konfigurator wählbaren Optionen umsetzen. Damit den Kunden Individualität geboten werden kann, muss X eine Vielzahl von Fertigungsverfahren in eigener Regie beherrschen. Dies war den Gründern zufolge die größte Herausforderung. Dazu wurden dutzende erfahrene Tischler angestellt und modernste Werkzeuge beschafft.

Praxisbeispiel 2: Automatisierung von Prozessen: Industrie 4.0

Das Unternehmen Y ist ein ostwestfälischer Werkzeugschleifer und Werkzeugbauer. Das Unternehmen beschäftigt 112 Mitarbeiter. Y ist ein weiteres Beispiel dafür, wie die Digitalisierung im Mittelstand Prozesse optimieren kann. Das Beispiel von Y ist deshalb so bedeutend, weil Y die Digitalisierung nicht im Alleingang bewerkstelligt hat. Stattdessen hat das Unternehmen zusammen mit seinem ERP Anbieter eine Industrie 4.0 Plattform entwickelt.

Werkzeugbauer rationalisiert mit Prozessautomatisierung

Y produziert nicht nur Werkzeuge, sondern schleift auch Werkzeuge im Kundenauftrag. Diese senden ihre Werkzeuge an das Unternehmen und erhalten sie wieder einsatzfähig zurück. Die Ostwestfalen kooperieren dabei mit verschiedenen externen Dienstleistern. Diese sind zum Beispiel für die Beschichtung der Werkzeuge zuständig. Deshalb ist es sehr wichtig, dass jedes Werkzeug lückenlos identifiziert und zugeordnet werden kann.

Y hat deshalb im Jahr 2013 ein neues Verfahren eingeführt. Seitdem wird jedes eingehende Werkzeug mit einer Datenmatrix ausgestattet. Diese wird per Laser eingraviert. Mit dem Code wird die Maschinenebene mit dem ERP System verbunden. Dadurch ist jedes Werkzeug eindeutig identifizierbar. Ist eine Maschine mit einem Werkzeug beschäftigt, liest sie den Code aus und meldet ihre Arbeit an dem Werkzeug einer Datenbank.

In der Datenbank ist somit immer sichtbar, welche Maschine mit welchem Werkzeug beschäftigt war. Mit demselben Verfahren arbeiten externe Akteure wie zum Beispiel die Beschichter. Eine spezielle Software generiert aus der Datenbank Rechnungsinformationen. Wurde ein Werkzeug durch eine bestimmte Maschine „behandelt“, erscheint dies als Posten auf der Rechnung.

Bestellen Kunden bei Y neue Werkzeuge, kommt das Verfahren ebenfalls zu Anwendung. Der Code enthält dann bereits eine Artikelnummer, die durch die Lesegeräte des Unternehmens erkannt wird.

Der große Vorteil für Kunden: Diese können sich sicher sein, dass ihre Werkzeuge im gewünschten Zustand zurückkommen. Außerdem werden die Kunden in Echtzeit darüber informiert, was gerade mit dem Werkzeug passiert. Dadurch lässt sich leicht abschätzen, wann ein Werkzeug wieder zur Produktion zur Verfügung steht.

Der große Vorteil für Y: Dieser Service kann nicht nur Kunden geboten werden, die hauseigene Werkzeuge gekauft haben, sondern allen Kunden. Dadurch erweitert sich der Kundenkreis. Gleichzeitig dient das Verfahren der Kundenbindung und Kundenzufriedenheit.

Mitarbeiter beaufsichtigt automatisierte Prozesse

ERP Lösungen wie im Fall von Y werden sehr häufig zur Prozessdigitalisierung genutzt. ERP Software ermöglicht in der Praxis nicht immer den vollständigen Verzicht auf menschliche Mitarbeiter. Dies liegt auch daran, dass in einem Unternehmen meistens verschiedene Softwarelösungen zur Anwendung kommen. Sind diese nicht über Schnittstellen verbunden, können Prozesse nur teilweise automatisiert werden. Dies gilt auch bei Y. Noch sind Mitarbeiter damit beschäftigt, die Prozesse zu kontrollieren und gegebenenfalls einzuspringen. Dies kann zum Beispiel notwendig sein, wenn ein Code nicht erkannt wird. Dann müssen Arbeitsschritte manuell nachgemeldet werden.

Step by Step: Auch Roboter müssen lernen

Irgendwann soll bei Y der gesamte Prozess der Werkzeugschleifung automatisiert ablaufen. Die Vision: Spediteure liefern Werkzeuge von Kunden an und treffen auf Verladeroboter, die diese entgegennehmen. Die Roboter erkennen durch die eingravierten Codes bzw. mittels Bilderkennung, um welches Werkzeug es sich handelt. Sie entnehmen den digitalen Auftragspapieren den Auftrag des Kunden und verbringen die Werkzeuge zu den entsprechenden Schleif- und Reparaturmaschinen. Diese starten mit ihren Aufgaben und teilen den Verladerobotern mit, wenn ein Arbeitsschritt abgeschlossen wurde. Die Roboter verbringen das Werkzeug dann entweder zur nächsten Maschine oder übergeben es der Spedition zur Rücksendung.

Bis dahin ist es nicht nur für Y noch ein weiter Weg. Prozessautomatisierung läuft in der Praxis nicht auf einen Schlag, sondern ein vielen kleinen Schritten ab. Ein wichtiges Stichwort dabei ist Machine Learning. Beim Machine Learning eignen sich Roboter Fähigkeiten an. Dabei kommen Algorithmen zur Anwendung, die in großen Datenpools nach Mustern und Gesetzmäßigkeiten suchen.

Diese „Softwareroboter“ können Abläufe steuern und verschiedene Maschinen miteinander vernetzen. Die Basis für robotergesteuerte Prozessautomatisierung bildet häufig der Datenpool aus dem Enterprise Ressource Planning (ERP).

Praxisbeispiel 3: Textilproduzent eröffnet Onlineshop zum Direktverkauf im B2C

Ein weiteres Beispiel für die Digitalisierung im Mittelstand ist das Unternehmen Z. Z sitzt in Baden-Württemberg und beschäftigt 52 Mitarbeiter. Z ist ein Textilproduzent. Die Besonderheit: Z verkauft seit einigen Jahren nicht mehr nur an B2B-Kunden, sondern hat zusätzlich einen B2C-Onlineshop entwickelt.

B2C-Onlineshop direkt vom Textilproduzenten

Die Einrichtung eines B2C-Onlineshops erfolgte in einem anderen Digitalisierungskontext. Der Textilproduzent aus dem Ländle beschloss, den B2B-Verkauf auch über einen Webshop laufen zu lassen. Im Zuge dessen entstand die Idee, zeitgleich einen B2C-Onlineshop zu entwickeln.

Textilproduzent Nähmaschine

Mehr Kunden und mehr Margen: Skalieren ohne Zwischenhandel

So simpel die Idee eines Onlineshops klingt, so revolutionär ist sie für Textilproduzenten. Der Textilhandel ist von einer langen Händlerkette geprägt. Ein Großteil der Textilien wird in Fernost hergestellt und wandert danach über eine Vielzahl von Händlern schließlich in deutsche Ladengeschäfte.

Die Differenz zwischen den Produktionskosten in Fernost und den Endkundenpreisen in Deutschland ist groß. Deutsche Textilproduzenten sind wettbewerbsfähig, wenn ihnen eine Verkürzung der Händlerkette gelingt. Je näher am Endkunden, desto besser.

Die Vorteile für das Unternehmen liegen auf der Hand. Endkunden vergleichen das Preis-Leistungs-Verhältnis der Produkte im Onlineshop mit dem von Textilien in stationären Ladengeschäften oder Onlineshops mit klassischer Händlerkette. Der Textilproduzent war sich sicher, hier ein besseres Preis-Leistungs-Verhältnis anbieten zu können. Dies sehen die Kunden offenbar genauso: Der Onlineshop erfreut sich einer wachsenden Beliebtheit.

Trotz des für die Kunden günstigen Preis-Leistungs-Verhältnisses kann der Textilproduzent im Verkauf mit Endkunden sehr viel höhere Margen erzielen als im B2B-Verkauf. Entscheidend für den Erfolg des Vorhabens war aus Sicht der Geschäftsführer, dass die Kosten des Onlineshops nicht zu hoch ausfallen.

Auch dies konnte mit Mitteln der Digitalisierung erreicht werden. Bestellungen im B2C-Onlineshop werden in Echtzeit an die Produktion weitergeleitet. Dort können Planungen entsprechend angepasst werden. So ist möglich, die B2B-Kunden unverändert zu beliefern und zusätzlich ein Geschäft mit den Endkunden zu betreiben.

Learning by Doing statt Verharren im Status Quo

Dem bereits 2002 gegründeten Unternehmen mit 90 Mitarbeitern war dabei bewusst, dass der Onlineshop nicht von Beginn an den höchsten Erwartungen entsprechen konnte. Dies war den beiden Geschäftsführern jedoch auch weniger wichtig. Bis heute kommt der Onlineshop in manchen Punkten nicht ganz an das Angebot der größten der Branche heran. Dies betrifft naturgemäß die Auswahl, aber auch die Lieferzeit. Zeitgleiche Lieferungen sind für den Mittelständler bis heute unrentabel. Außerdem werden in Baden-Württemberg nur bestimmte Textilien produziert – Kunden können sich nicht sprichwörtlich von Kopf bis Fuß eindecken.

Dies tut dem Interesse jedoch keinen Abbruch. Die Kunden des Onlineshops kaufen zielgerichtet und wissen um die Beschaffenheit der Ware. Dies minimiert zugleich die Rücksendequoten. Außerdem wird ein großer Teil dieser Kunden langfristig zu Stammkunden.

Fazit: Digitalisierung erreicht den Mittelstand – und eröffnet neue Möglichkeiten

Die Digitalisierung im Mittelstand schreitet voran, bleibt dabei aber im Schritttempo. Bislang ist nur ein relativ kleiner Teil der KMUs weitgehend digitalisiert. Der Trend in Richtung Digitalisierung ist jedoch unverkennbar und dürfte auch weiter anhalten. Digitalisierung im Mittelstand eröffnet Unternehmen weitreichende neue Möglichkeiten.

Produzenten können Händlerketten umgehen und direkt an Endkunden verkaufen. Außerdem ist es mit entsprechenden Maßnahmen in der Produktion möglich, maßgeschneiderte, kundenindividuelle Produktionen ab Losgröße 1 anzubieten. Diese und viele weitere Potenziale dürften Zukunft von immer mehr Unternehmen gehoben werden.

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