Digitale Firmenkreditkarte – Was bedeutet das und welche Vorteile haben virtuelle Kreditkarten?

Immer mehr Firmen, Freiberufler und Unternehmer entdecken die virtuelle Firmenkreditkarte für sich.
In diesem Beitrag geht es um die Vor- und Nachteile der virtuellen Kreditkarte und um die bekanntesten Anbieter im Vergleich. Sie erfahren auch, auf welche Details Sie bei der Entscheidung für eine bestimmte virtuelle Geschäftskreditkarte besonders achten sollten.

Das ist eine digitale Kreditkarte

Die Bezeichnung „virtuelle Kreditkarte“ steht für ein bestimmtes Konzept. Diese Art der Kreditkarte liegt nur in digitaler Form vor. Dem Kreditkartennutzer wird eine Kreditkartennummer zugeteilt, er erhält aber keine verkörperte Karte. Die Karte wird meist mit einem Firmenkonto verbunden und ist zum Einsatz im Online-Bereich vorgesehen. Der Anbieter stellt eine Online-Plattform zur Verfügung, über die virtuelle Firmenkreditkarten verwaltet werden. Die Verwaltung erfolgt dabei ausschließlich online. Die meisten digitalen Kreditkarten sind Prepaid-Karten. Das bedeutet, dass ein Guthaben auf die Karten aufgezahlt und nach dessen Verbrauch die Karte erneut aufgeladen wird. Manche Anbieter bieten auch für die virtuelle Kreditkarte einen Kreditrahmen mit flexibler Rückzahlung an.

Die Vor- und Nachteile der digitalen Kreditkarte

Die verschiedenen Anbieter für virtuelle Kreditkarten geben zum Teil sehr voneinander abweichende Konditionen vor. Dennoch lassen sich einige grundsätzliche Vorteile ebenso wie Nachteile bestimmen, die für die digitale Kreditkarte allgemein gelten.

Welche Vorteile hat eine virtuelle Firmenkreditkarte?

  • Eine digitale Kreditkarte lässt sich sehr gut verwalten, an das Geschäftskonto anschließen und kann sehr schnell beantragt werden (meist innerhalb von 24 Stunden). Bei vielen Anbietern ist eine unbegrenzte Zahl von Karten möglich, so dass sogar einzelnen Mitarbeitern neben einer Abteilung eine virtuelle Kreditkarte zugewiesen werden kann.
  • Aufgrund des weit verbreiteten Prepaid-Charakters findet regelmäßig keine SCHUFA Abfrage statt, wenn eine virtuelle Firmenkreditkarte beantragt wird.
  • Von der organisatorischen Seite ist es auch interessant, dass eine digitale Kreditkarte exakt auf die jeweilige Abteilung/den jeweiligen Mitarbeiter zugeschnitten werden kann. Dabei geht es beispielsweise um Budgets und Limitierungen für den Einsatz. Ebenso ist es einfach, steuerlich und buchhalterisch relevante Ausgaben dem Firmenkonto und einer Person/einer Abteilung eindeutig zuzuordnen, wenn eine virtuelle Firmenkreditkarte eingesetzt wird. Kostenstellen für das Geschäftskonto können in der Buchhaltung sehr gut auseinandergehalten werden, die oftmals verbreitete Beleg-Zettel-Wirtschaft mit monatlichem Beleg-Chaos entfällt.
  • Da eine digitale virtuelle Firmenkreditkarte nur aus Datensätzen besteht und nicht verkörpert ist, kann die Karte nicht unterwegs verloren gehen oder entwendet werden. Auch Belege gehen nicht verloren, weil sie in der Regel jederzeit digital gespeichert werden. Was diesen Sicherheitsaspekt und die systematische Belegverwaltung angeht, ist die virtuelle Geschäftskreditkarte deutlich im Vorteil.
  • Eine digitale Firmenkreditkarte macht es außerdem einfach, Kosten zu limitieren. Durch die meist übliche jeweilige Abrechnung in Echtzeit laufen hier keine versteckten Ausgaben und Kosten auf.
  • Ebenso wird das Geschäftskonto/Firmenkonto nicht damit belastet, dass in einem Schwung Wochen später abgerechnete Kreditkartenbeträge in einer Summe fällig gestellt werden. Die meisten digitalen Karten sind mit einem Guthaben aufgeladen – prepaid. Das schützt vor Überraschungen auf der Ausgabenseite gerade in größeren Firmen.

Was sind mögliche Nachteile einer digitalen Firmenkreditkarte?

  • Auf Reisen beispielsweise bei Hotel- oder Mietwagenbuchungen sowie in Restaurants ist die digitale Firmenkreditkarte bisher noch nicht immer einsetzbar. Das könnte sich mittelfristig ändern, wenn die Abrechnungsstellen in Hotels, Restaurants oder die Mietwagenanbieter Zahlungsmöglichkeiten über eine virtuelle Kreditkarte vorsehen. Diese werden beispielsweise im Hotel- und im Mietwagenbereich technisch relativ einfach umzusetzen sein. In einem Restaurant oder bei einem Einkauf unterwegs erscheint es schwieriger. Allerdings setzen sich immer Möglichkeiten durch, mit Wallet-Apps an der Kasse zu bezahlen. Hier eröffnen sich zeitgleich immer mehr Einsatzbereiche für die digitale Kreditkarte etwa beim Tanken.
  • Die bisher begrenzten Einsatzmöglichkeiten stellen den wesentlichen Nachteil der virtuellen Kreditkarte dar. Für manche Verwender könnte auch die ausschließliche Online-Verwaltung der digitalen Karte ein Nachteil sein. Auf der anderen Seite sind standardisierte Sicherheitsmaßnahmen üblich, die auch die Kreditkartenanbieter auf ihren Portalen beachten. Heute werden auch das Geschäftskonto und verkörperte Kreditkarten überwiegend online geführt, ohne dass sich daraus bei entsprechenden Vorsichtsmaßnahmen ein nicht mehr zu kalkulierendes Risiko für Online-Manipulationen oder Kriminalität ergeben hätte. Die Sicherheitsmaßnahmen über aktualisierte Virenprogramme und die ständige Aktualisierung der Software bei den Betriebssystemen können hier für die wichtige Sicherheit sorgen.

Anbieter von virtuellen Kreditkarten im Vergleich

Im Geschäftskundenbereich für virtuelle Kreditkarten gibt es unterschiedliche Anbieter mit teilweise sehr voneinander abweichenden Angeboten und Konditionen. Die bekanntesten werden hier mit ihren wichtigsten Konditionen dargestellt.

Name des Anbieters Besonderheit/ Kartenart Wichtigste Konditionen
Netbank Prepaid Master Card In 24 Stunden verfügbar, viele Einsatzstellen (laut Anbieter über 40 Mio Stellen), günstiger bewährter Anbieter
Kredu Master Card mit Kreditrahmen Sofort verfügbar 24/7, teurerer Anbieter  
Qonto Verschiedene Arten Kartenlimits und Zuschnitte in Echtzeit konfigurierbar, Karten sofort einsetzbar  
Moss Kreditrahmen Master Card Hohes Kreditlimit, flexible Rückzahlung, individuelle Konfiguration der Karte möglich  
Spendex Master Card zur Einmalbenutzung angebunden an Firmenkonto und mehrfach zu nutzende Budgetkarten Limitsetzung individuell einstellbar, einfache Konfiguration, steuerkonforme Verwaltung, unbegrenzte Mitarbeiterzahl  
Soldo Prepaid Budgetierung, Limitsetzung, Verfolgung von Ausgaben in Echtzeit  
Revolut Multi-Currency- Karten Limitsetzung, besondere Features bei der Verwaltung, Verfolgung der Mitarbeiter-Ausgaben auf einem gemeinsamen Dashboard  
Stripe Kreditrahmen möglich, Einladung für Karte auf USA begrenzt Hohes Kreditlimit, gebührenfrei, schnell einsatzfähig, individuelle Konfiguration der Karte möglich  
Payhawk Prepaid VISA Automatische Belegerfassung, individualisierte Ausgabenregeln in Echtzeit  

Fremdnutzung der virtuellen Kreditkarte

Wie bei anderen Formen der Kreditkarten kann eine virtuelle Geschäftskreditkarte missbräuchlich, beziehungsweise fremdgenutzt werden. Eine missbräuchliche Nutzung durch Mitarbeiter kann bei den meisten Karten dadurch ausgeschlossen werden, dass diese genau auf die einzelnen Bereiche zugeschnitten sind. Hier sind Limitierungen pro Mitarbeiter möglich ebenso wie Ausgaberegelungen. Auch durch die weit verbreitete Möglichkeit der Verfolgung von Transaktionen in Echtzeit ist dem Missbrauch Grenzen gesetzt. Die meisten digitalen Kreditkarten lassen sich sofort online sperren, wenn Unregelmäßigkeiten vermutet werden. Bei manchen Karten kann pro Ausgabe auch eine zusätzliche Vorab-Genehmigung durch die Geschäftsleitung als Zahlungsvoraussetzung eingestellt werden. Die gefürchteten Manipulationen an Geldautomaten spielen für die digitale Kreditkarte keine Rolle, da sie dort nicht eingesetzt wird. Es verbleibt damit das allgemeine Risiko des Datenklaus, das auch für verkörperte Karten und andere Bezahlmöglichkeiten immer im Hintergrund zu beachten ist. Allerdings kann die virtuelle Kreditkarte auch bei diesem Risiko im Vorteil sein, da nicht korrekte Nutzungen durch die vielen Echtzeitfunktionen schneller auffallen und durch die Limitierungen nur einen begrenzten Schaden anrichten können.

Fazit: Die digitale Kreditkarte könnte ein Muss werden

Eine digitale Firmenkreditkarte bietet vor allem große Erleichterungen bei der Verwaltung und der Zuweisung von Kosten/Ausgaben im Unternehmen. Mit ihr lässt sich allgemein das Geschäftskonto/Firmenkonto besser verwalten, und die Buchhaltung kann vereinfacht werden. Im Zuge der allgemeinen Digitalisierung und dem Aufkommen agiler Managementkonzepte leistet auch die virtuelle Firmenkreditkarte ihren wertvollen Beitrag. Kaum ein Unternehmen kann es sich heute noch leisten, das Firmenkonto und die Ausgaben nicht in Echtzeit im Auge zu haben. So wie der jeweilige Stand beim Geschäftskonto heute online jederzeit abrufbar ist, möchten Unternehmen, Freiberufler und einzelne Abteilungen die Ausgabenseite auch bei Kartenzahlungen immer im Blick behalten. Eine virtuelle Kreditkarte macht dies möglich. Sie kann mit Limitsetzungen dabei helfen, die Budgetdisziplin in jedem Bereich unbedingt durchzusetzen. Da sich auch nicht verkörperte Zahlungsmethoden im alltäglichen Bereich immer weiter durchsetzen, wird sich auch die digitale Firmenkreditkarte in Zukunft immer weiter durchsetzen können. Ihre potentiellen Einsatzbereiche wachsen stetig. Wer sich im Unternehmen zum Ziel gesetzt hat, das Geschäftskonto/Firmenkonto besser und effektiver zu verwalten, kommt am Thema digitale Firmenkreditkarte schon jetzt nicht mehr vorbei. Schauen Sie sich bei den Kosten und Bedingungen der einzelnen Anbieter für die jeweilige digitale Kreditkarte genau um. Dann wird am Ende die ausgewählte virtuelle Geschäftskreditkarte genau Ihren eigenen Bedürfnissen entsprechen. Für diese Flexibilität und Individualisierung ist dieses Kreditkartenkonzept gedacht.

Anbieter für digitale Kreditkarten bieten zugleich auch weitere hilfreiche Module an, wie zum Beispiel Tools für das Controlling & Kostenmanagement. Lesen Sie hier mehr dazu.