Digitale Kassensysteme im Einzelhandel

Sie sind inzwischen Pflicht. Aber woher nehmen und nicht stehlen?

Digitale-Kassensysteme

Gesetzliche Änderungen schreiben seit 2017 die Einbindung eines digitalen Kassensystems in Einzelhandelsgeschäften vor. Dies ist aber nichts Schlechtes. Im Gegenteil, es bietet Ihnen viel mehr und bessere Möglichkeiten als analoge Kassensysteme.  Wir zeigen Ihnen Ihre Chancen und wie Sie sich ein digitales Kassensystem finanzieren können.

Ihr wöchentliches Update zur Finanzbranche!

Erhalten Sie jede Woche die aktuellsten Meldungen zur Finanzwelt sowie exklusive Tipps und Tricks rund um das Thema Unternehmen und Finanzierung – kostenlos.

Ja! Ich möchte den FinCompare Newsletter erhalten.

Die Hinweise zum Datenschutz habe ich gelesen

Zusätzliche Information

Digitale Kassensysteme sind Pflicht im deutschen Einzelhandel

Der Einzelhandel hat eine ganz besondere Notwendigkeit: Geldströme fließen oft sogar im Minutentakt in Form von E-Geld oder auch in Bargeld. Zahlungsbelege sind für beide Seiten auszustellen und auch zu archivieren. Gesetzliche Anforderungen sind zu erfüllen. Zugleich soll der gesamte Prozess einfach und reibungslos erfolgen. Effiziente Prozesse sind gefragt. Kunden sollen nicht unnötig lange warten. Zugleich muss noch der ganze Papierkram aufbewahrt werden, aber ist das so? Funktioniert es heute, im 21. Jahrhundert noch wie vor 30 Jahren? Viel hat sich getan, so auch durch die Entwicklung von digitalen Kassensystemen. Seit Januar 2017 gibt es die Pflicht für Einzelhändler, von analogen auf digitale Kassensysteme umzustellen. Wenn Sie sich ein neues Geschäft im Einzelhandel aufbauen wollen, müssen Sie sich dessen bewusst sein. Grund hierfür ist ein Update der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen, und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).

Mit dem Hintergrund, dass junge Unternehmen immer mehr verschiedene Kassenlösungen auf den Markt gebracht haben, wo es keine Standardisierung gab, hat es sich das Finanzamt zum Ziel gemacht, die Chancen, die sich hieraus ergeben zu nutzen und die Einführung zugleich zu standardisieren, Sicherheiten zu berücksichtigen. Diese neuen Grundsätze enthalten auch Standards zur Digitalisierung der Buchführung, wenn dies erwünscht ist. Bei den Kassensystemen im Einzelhandel ist ein digitales Kassenbuch jedoch Pflicht. Vorbei sind die Zeiten eines langen Papierkrieges, Umwelt und physische Ablage werden geschont. Belege können digital schneller und einfacher nachvollzogen werden, aber dazu später mehr. Ein weiteres Ziel hinter der Änderung der GoBD sind natürlich die Vereinfachung der Buchhaltung und auch der Nachvollziehbarkeit für einen Steuerberater oder Steuerfahnder. Außerdem dient diese Maßnahme, Steuerbetrugsfälle zu reduzieren und die Betriebsergebnisse vor Manipulation zu schützen. Schließlich sind Papierbelege auch schon einmal abhanden gekommen, Waren verschwanden auf mysteriöse Weise aus den Regalen, potenziell auch dazugehörige Einnahmen aus den Kassen. Digitale Kassensysteme sollen dem vorbeugen.

Dies sind die Bestandteile eines digitalen Kassensystems

Digitale Kassensysteme beinhalten verschiedene Bestandteile. Zum einen ist dies natürlich die Software, die die komplette Steuerung und Dokumentation überhaupt ermöglicht. Ohne eine entsprechende Software wäre die Hardware lediglich Hardware. Oftmals ist sogar die Anbindung an eine Cloud oder zur Buchhaltungssoftware möglich, vielleicht sogar notwendig. Über die Cloud können Sie jederzeit auf entsprechende Reports zugreifen, solange Sie eine Verbindung zum Internet haben. Eine Softwarelösung gibt es teilweise bereits ab 10 Euro im Monat ohne die dazugehörige Hardware. Natürlich gibt es auch Angebote für höhere Preise und Angebote, welche Hardwarekomponenten mitberücksichtigen. Potentielle Anbieter der Software als digitales Kassensystem sind tillhub, orderbird, Vectron, Sumup, Casio’s KlaRCash, Kasse Speedy, POSCast, INVENTORIUM oder Quorion. Dies ist nur eine kleine Auswahl möglicher Anbieter.

Neben der Software werden aber auch Hardware-Komponenten benötigt. Je nach gewählter Software sind unterschiedliche Anbieter mehr oder weniger kompatibel mit der Softwarelösung. Die benötigte Hardware beginnt bei Tablets oder Smartphones. Über diese ist die Steuerung des Verkaufsprozesses möglich. Alternativ können hierzu auch Kassencomputer dienen, die direkt eine Einbindung eines Bargeld-Terminals inkludiert. Beide Bestandteile können manchmal bereits Zahlungen mit einer App ermöglichen. Für die Kartenzahlung wird ein Kartenterminal notwendig. Zum Drucken der Belege auch entsprechende Drucker für Kassenbelege für Kunden. Das Papier ist nicht zu vergessen. Als Schnittstelle mit einer Cloud ist oft auch ein zusätzlicher Router notwendig.  Über diesen werden alle Daten gesammelt und in die Cloud oder die Buchhaltungssoftware übertragen wird. Darüber hinaus werden teilweise noch Barcode Scanner benötigt, wenn Tablet oder Mobiltelefon dies nicht ermöglichen.

Sofern Sie all dies zusammennehmen, können je nach Umfang Ihres Bedarfs und Geschäfts bereits mehrere hundert oder sogar tausend Euro als initiales Investment notwendig sein. Noch nicht berücksichtigt ist die Einbindung in einen Arbeitsplatz, der auch Ihren Mitarbeitern ein angenehmes Arbeitsgefühl ermöglicht. Schließlich sollen digitale Kassensysteme dem Menschen dienen und Ihnen und Ihren Mitarbeitern die Arbeit erleichtern.

Welche Vorteile bieten digitale Kassensysteme?

Nicht nur für das Finanzamt und die externe Nachvollziehbarkeit Ihrer Buchhaltung, auch für Sie können digitale Kassensysteme tolle Vorteile bringen. Wir zeigen Ihnen hier die drei wichtigsten Chancen für Sie.

Mit digitalen Kassensystemen haben Sie Ihre Finanzen stehts im Überblick

Waren gehen ein, Waren werden verkauft. Geld fließt an jedem Tag, elektronisch, oder auch als Bargeld. Selbst mit einer App können Ihre Kunden in vielen Geschäften bereits bezahlen. Sie als Unternehmer sollten sich hierüber im Bilde sein. Sie müssen über Ihre Liquidität Bescheid wissen, um unternehmerische Entscheidungen treffen zu können. Elektronische Kassensysteme unterstützen Sie hierbei. Sie geben Ihnen einen Überblick über verkaufte Waren und deren Zahlungseingänge. Sie enthalten Elemente einer Buchhaltungssoftware und können sogar ihre Ergebnisse in diese exportieren. Mit einem digitalen Kassensystem können Sie Ihre Umsätze, sogar die Umsätze jedes einzelnen Mitarbeiters direkt einsehen. Dies kann Ihnen die Möglichkeit geben, gezielt auch Verkaufsschulungen anzubieten, um Ihre Mitarbeiter weiterzuentwickeln. Mit diesen Systemen bekommen Sie einen Einblick in das Zahlverhalten Ihrer Kunden. Werden oft kleine oder große Beträge gezahlt? Welchen Einfluss haben Zahlungsgebühren auf Ihre Marge? Erzielen Sie noch einen Gewinn? Mit einem guten digitalen Kassensystem erhalten Sie die Chance, Ihren Einzelhandelsbetrieb einfacher mit Hilfe von Zahlen zu steuern.

Um Ihnen dies zu ermöglichen beinhalten Kassensysteme des digitalen Zeitalters unter anderem auch ein digitales Kassenbuch sowie eine Anbindung an Ihre Buchhaltung. Bei Bedarf können Sie an jedem Tag einen buchhalterischen Abschluss vornehmen.  Sie erhalten die Möglichkeit, Ihre Zahlen besser und kompakter verfügbar zu haben. Digitale Kassensysteme geben Ihnen Auskunft über Umsätze, Margen und Steuern. Sie erhalten Stornoberichte, Pfandabrechnungen und ähnliches. Jedem Mitarbeiter können Sie gesonderte Berechtigungen geben. So können auch Gutschriften und die Preisgestaltung gesondert und intuitiv verwaltet werden. In der Buchhaltung geht mit diesen Systemen nichts mehr verloren. Sie erhalten mehr Kontrolle und mehr Sicherheit. Mit einem Überblick über Ihre Geschäftszahlen und Kassenvorgänge können Sie Ihr Geschäft direkt in Richtung Erfolg steuern.

Lassen Sie sich bei der Warenwirtschaft digital unterstützen

Nicht nur die Buchhaltung, auch die Warenwirtschaft kann mit dem passenden digitalen Kassensystem eingebunden werden. Über Standardformate können Sie Warenbestände und Wareneinkäufe einfach importieren oder auch exportieren. Diese können Sie unterschiedlichen Warengruppen zuordnen und auch jederzeit ändern. Auf diese Weise erhalten Sie die Möglichkeit, Rabatt- und Werbeaktionen gezielt zu steuern. Sie haben stets einen Überblick darüber, welche Waren Sie noch im Lager haben und wo Sie nachbestellen müssen. Teilweise können auch Meldungen einer notwendigen Nachbestellung automatisch erfolgen. Wenn Sie parallel einen Online Shop betreiben, dann ist auch eine Anbindung und Synchronisierung über eine API Schnittstelle möglich. Sie verkaufen nicht doppelt. Digitale Kassensysteme können Ihre Warenwirtschaft erheblich erleichtern. Angst vor der Technik brauchen Sie dabei nicht zu haben, Auf Grund der Vielfalt an verfügbaren Systemen können Sie sicherlich auch einen Anbieter finden, der auf Ihre Bedürfnisse spezialisiert ist, Ihnen auch Ihre Warenwirtschaft erleichtert.

Zudem können Sie Ihren Verkaufsmitarbeitern über zusätzliche Texte zu einzelnen Produkten bereitstellen. Dies können Hintergründe über die Herkunft, Inhaltsstoffe oder die Verarbeitung von Artikeln sein. So lernen auch Ihre Mitarbeiter Ihre Artikel besser kennen und lieben. Sie können Ihre Kunden noch besser beraten.

Eröffnen Sie sich neue Vertriebskanäle durch ein digitales Kassensystem

Zudem ermöglichen es digitale Kassensysteme Ihnen auch, neue Vertriebskanäle zu eröffnen. Bestimmte Software Anbieter ermöglichen einen Multichannel support. Sie stellen eine Einbindung Ihres Einzelhandels in Kanäle wie Amazon, Facebook oder Instagram zur Verfügung. Auf diese Weise öffnen Sie Ihren Einzelhandelsladen nicht nur der ganzen Welt. Sie ermöglichen Ihren Stammkunden auch, Ihre Produkte und Neuigkeiten im Internet bereits vorab zu erkunden, um gleich Online einzukaufen oder bereits vorab zu erfahren, was sie anprobieren wollen. Onlineverkäufen können Sie eine Versandgebühr hinzufügen. Die Multichannel-Anbindung wird parallel über eine Schnittstelle in der Cloud – also in einem zentralen digitalen Sammelpunkt für Daten – synchronisiert. Es ist auf allen Kanälen ersichtlich, ob Ihre Produkte auf Lager sind und ob diese nachbestellt werden können. Wenn Sie einzelne Produkte nicht nachbestellen können, dann wird dies natürlich auch in den anderen Kanälen berücksichtigt und dargestellt.

Selbst wenn Sie noch keinen Online Shop haben, können Sie mit einer passenden Software neue Vertriebskanäle eröffnen. Diese können Sie dann auch mit gezieltem Marketing bedienen. Ein Vorteil der sozialen Medien ist die Möglichkeit, Zielgruppen direkt anzusprechen und so auf sich aufmerksam zu machen. Leider sprechen potenzielle Kunden aber nicht immer auf die Anzeige an. Mit einem geeignetem digitalen Kassensystem können Sie ebenfalls darüber nachdenken, sich einen eigenen Online Shop aufzubauen. Die Kunst liegt dann allerdings darin, diesen ansprechend zu gestalten, Ladezeiten zu optimieren und Kunden zu bewegen, den eigenen Online Shop zu nutzen.

Wie auch immer Sie Ihr digitales Kassensystem nutzen wollen, es bietet Ihnen eine Vielzahl an Möglichkeiten. Sie vereinfacht die Buchhaltung, digitalisiert Belege und stellt Ihnen ihre eigenen Reports automatisiert zur Verfügung. Sie können Ihr Geschäft auf diese Weise, sowie mit dem integrierten Warenwirtschaftssystemen gezielt steuern. Als Krönung können Sie weitere Vertriebskanäle anbinden und Ihre Produkte weltweit anbieten.

Welche Eigenschaften muss ein digitales Kassensystem in Deutschland erfüllen?

 

Digitale Kassensysteme bieten viele Möglichkeiten. Sie haben die Wahl, wie tiefgehend Sie diese nutzen. Im Folgenden erklären wir Ihnen aber auch, welche Funktionen der Gesetzgeber zur Standardisierung und Sicherung der Aussagekraft vorschreibt. Grundlage hierfür ist die jeweils aktuelle GoBD. Wir stellen Ihnen die aktuellen Anforderungen dar. Fragen Sie für Details und Updates gerne Ihren Steuerberater, damit Ihnen nichts entgeht.

Digitale Kassensysteme

Jede Buchung und Änderung einer Buchung müssen lückenlos erfasst werden (Prinzip der Vollständigkeit). Die bereitgestellten Informationen jeder Buchung müssen stimmen. Sie sind für die Richtigkeit verantwortlich, selbst wenn ein Steuerberater Ihre Buchhaltung übernimmt. Jede einzelne Kassenbuchung muss sich durch einen (digitalen) Beleg nachvollziehen lassen (Prinzip der Nachvollziehbarkeit). Allein die Verfügbarkeit der Buchungen und Belege reicht noch nicht aus. Im Falle einer Kassenprüfung, die auch durch das Finanzamt erfolgen kann, muss dem Prüfer in kurzer Zeit ein Zugriff auf sämtliche Geschäftsvorfälle gegeben werden können (Prinzip der Nachprüfbarkeit). Selbst wenn Buchungen nachträglich geändert werden, so muss der ursprüngliche Eintrag weiterhin sichtbar und abrufbar sein (Prinzip der Unveränderbarkeit). Folglich ist eine einfache Cloud Lösung wie Google Cloud nicht ausreichend für diese und weitere Anforderungen für digitale Kassensysteme. Der Grundsatz der zeitgerechten Buchung von Kassenvorgängen besagt, dass Bewegungen des Bargeldes täglich und die des E-Geldes innerhalb von 10 Tagen erfasst werden müssen. Jede Buchung muss chronologisch angeordnet erfasst werden (Prinzip der Ordnung). Zu allerletzt muss auch die Sicherheit der Daten gegeben sein. Dies bedeutet, dass alle steuerlich relevanten Informationen vor unbefugtem Zugriff und vor Verlust geschützt werden müssen.

In den nächsten Jahren kann es noch weitere Updates der GoBD geben, die beispielsweise die Zertifizierung der Sicherheitsmaßnahmen sowie eine erweiterte Belegausgabe und Kassen-Nachschau berücksichtigen.

Seit Mai 2018 greift zudem auch die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) mit ein. Sobald sie persönliche Daten von EU Bürgern/ Ihrer Kunden oder Mitarbeiter speichern oder an Partner abgeben, sind weitere Maßnahmen der Datensicherung, Datenauskunft und Datenlöschung zu treffen. Einige digitale Kassensysteme integrieren Lösungen hierzu bereits. Im Zweifelsfall empfehlen wir Ihnen eine Rechtsberatung, die es wie bei advocado.de inzwischen auch digital gibt.

Welche Finanzierungshilfen gibt es für digitale Kassensysteme?

Wenn Sie ein Einzelhandelsgeschäft aufbauen möchten, führt für Sie kein Weg an der Einrichtung eines digitalen Kassensystems vorbei. Dieses bietet Ihnen sogar diverse, oben beschriebene Vorteile für Ihr Geschäft. Die in Deutschland notwendigen gesetzliche Anforderungen werden von vielen Anbietern inzwischen erfüllt. Wie aber können Sie die Integration in Ihr Geschäft finanzieren?

Glücklicherweise sind die Kosten noch gut überschaubar. Eine monatliche Gebühr von oftmals 10 bis 30 Euro für die Softwarelösung ist sicherlich das geringste Problem. Vergessen Sie nicht, durch das Abonnement-Modell erhalten Sie regelmäßige und teilweise gesetzlich notwendige Aktualisierungen der Software sowie die Anbindung in eine Cloud, die Ihre Daten und digitalen Belege GoBD-konform speichert und archiviert.

Kniffliger kann es bei der notwendigen Hardware sowie unter Umständen auch dem Mobiliar werden. Wenn Sie zur Finanzierung ausreichend liquide Mittel verfügbar und diese nicht anders verplant haben, sollten Sie diese Mittel natürlich direkt auch verwenden. Wenn nicht, haben Sie verschieden Möglichkeiten der Finanzierung Ihres digitalen Kassensystems:

  • Erkunden Sie sich bei Ihrer Bank oder auf Vergleichsplattformen über die Verfügbarkeit von Krediten für Ihr Einzelhandelsgeschäft. Bereits vorhandenes Inventar könnte als Sicherheit dienen.

  • Wenn Sie lieber die Hände vom Firmenkredit lassen, können Sie sich Anbieter suchen, um sich Hardware zu leasen. Viele Elektronikmärkte und online Shops bieten bereits Leasingangebote an. Eine Eigentumsübertragung erfolgt hier aber nicht unbedingt und nicht unmittelbar.

  • Andere Anbieter oder Vertriebsgesellschaften geben Ihnen die Option eines Mietkaufs. Hierbei erwerben Sie das Eigentum unmittelbar, zahlen das Objekt aber in Raten ab.

Wie Sie sehen, gibt es einige Möglichkeiten, sich ein digitales Kassensystem auch ohne vorhandene Eigenmittel zu finanzieren. Sie können Sich entsprechende Vorteile  gönnen und können Traum vom eigenen Einzelhandel realisieren.

Lange Rede, kurzer Sinn…

Neben klassischen Firmenkrediten können Leasing oder Mietkauf ersthafte Alternativen zur Finanzierung eines digitalen Kassensystems sein. Selbst ohne die gesetzliche Vorgabe ist der Nutzen einer digitalen Lösung hier allerdings so groß, dass in jedem Fall eine solche Lösung angestrebt werden sollte!