Dienstreise – die besten Finanzierungstipps [Planungsguide]

Geschäftsreise

Mit diesem Artikel wollen wir Ihnen einen Planungsguide mit den besten Finanztipps für Dienstreisen zur Verfügung stellen. Wir zeigen Ihnen welche Kosten Sie von der Steuer absetzen können und gehen auf spezielle Regelungen ein, zum Beispiel zur Nutzung eines Mietwagens oder Dienstwagen. 

Dienstreise ist nicht gleich Dienstreise!

Um eine Dienstreise zu definieren, genügt es nicht, einen Kunden im benachbarten Stadtteil aufzusuchen. Bei einer Dienstreise müssen Sie üblicherweise längere Strecken zurücklegen, um am Zielort Ihre Arbeitstätigkeit durchzuführen. Sie werden zu einer Dienstreise aus beruflichen Gründen abberufen? Der Gesetzgeber regelt dienstliche Reisen nur unzureichend, deshalb ist es wichtig, mit dem Arbeitgeber gewisse Regeln zu vereinbaren und diese am besten in Schriftform festzuhalten.

Häufig entstehen gegenüber dem Arbeitgeber Ungereimtheiten, ob die Zeit im Flugzeug oder Zug, die man mehr oder weniger benötigt, um das Ziel zu erreichen, nun zu den Arbeitszeiten zählen oder nicht. Muss man während einer Zugfahrt mit beruflichen Tätigkeiten, wie telefonieren oder Statistiken erstellen beschäftigt sein? Oder würde der Umstand, dass man die Zeit nutzt, um privat ein Buch zu lesen, dementsprechend als unbezahlte Freizeit gelten? Fährt man dagegen mit dem Auto, gleich ob Dienstwagen oder Privatfahrzeug wird die Fahrzeit als Arbeitszeit berechnet, da man sich praktisch die gesamte Fahrt über auf das Verkehrsgeschehen konzentrieren muss. Um eine Dienstreise wahrnehmen zu können, bedarf es immer einen Anlass. Hier wären Termine mit Lieferanten oder Kunden, die sich an weiter entfernten Orten befinden, ebenso wie Termine mit Kollegen aus Niederlassungen anzuführen. Unter Dienstreisen fallen auch beispielsweise Beteiligungen an Kongressen oder Tagungen an.

Übernahme der entstandenen Kosten einer Dienstreise

In der Regel muss der Arbeitgeber die Kosten für die Dienstreise übernehmen, wobei der Arbeitnehmer in der Pflicht steht, sämtliche Kosten in einer Reisekostenabrechnung festzuhalten. Hier bedarf es einer vorherigen Abklärung aller Posten. Kann der Arbeitnehmer sich vom Flughafen aus mit dem Taxi ins Hotel bringen lassen oder soll er doch lieber den öffentlichen Nahverkehr benutzen. Bei Zug oder Flugreisen bedarf es vorher einer klaren Absprache, ob 1. Klasse Tickets im Zug gestattet werden oder nicht. Genauso verhält es sich mit Flugreisentickets. Ob man bei langen Flugstrecken die weitaus bequemere Business Class buchen darf, wird der Arbeitgeber festlegen. Festlegen sollte man auch die Bezahlung der eventuell benötigten Überstunden, sollte sich die Arbeitszeit aufgrund der Dienstreise erhöhen. In der Regel steht dem Mitarbeiter bei auswärtigen Terminen eine Tagessatzpauschale zu, die eine Verpflegung beinhaltet.

Die allgemeinen Vorbereitungen einer Dienstreise

Am besten schiebt man die Vorbereitungen für eine Dienstreise nicht auf die lange Bank. Es ist von Vorteil, wenn sämtliche notwendigen Unterlagen vor Reiseantritt zur Verfügung stehen, wie etwa Visa oder eine aufgefrischte Impfung. Als Allererstes gilt es, den Reisepass oder Ausweis auf seine Gültigkeit hin zu überprüfen. Gerade der Reispass muss bei der Einreise des Bestimmungslandes zum Teil mindestens eine 6-monatige Gültigkeitsdauer besitzen. Anschließend sollten Sie bei Bedarf das Visum in den zuständigen Konsulaten, funktioniert in der Regel online, beantragen. Außerdem kann es sich als sinnvoll erweisen, eine zusätzliche Auslandskrankenversicherung abzuschließen. Da auf Reisen ins Ausland hin und wieder Gepäck verloren geht, lohnt sich auch der Abschluss einer Gepäckversicherung.

Hier nochmals eine Kurzzusammenfassung:

  • Reisepass oder Ausweis
  • Visum bei Bedarf
  • Auslandskrankenversicherung
  • Gepäckversicherung
  • Aktueller Impfpass

Wichtige Vorortbuchungen

Wenn Sie für Ihre Dienstreise einen Mietwagen oder Flug bzw. Zugfahrt buchen möchten, sollten Sie das auf jeden Fall frühzeitig erledigen. Achten Sie auf Rabatte und Sonderangeboten, gerade bei der Bahn gibt es Frühbucherrabatt, wenn Sie Buchungen einige Tage oder Wochen im Voraus tätigen. Bei der Buchung eines Mietwagens sollte unbedingt auf eine gültige Fahrerlaubnis geachtet werden. Um im Zielland gut anzukommen, brauchen Sie ein Hotelzimmer. Deshalb sollte die Hotelreservierung immer ganz oben auf Ihrer To-Do-Liste stehen.

Im Ausland benötigte Zahlungsmittel

Bei einem Aufenthalt im Ausland sollten Sie immer an das entsprechende Zahlungsmittel denken. Manchmal kann man firmeneigene Kreditkarten auf Reisen verwenden. Falls dies nicht möglich ist, kann man auch Bargeld in der entsprechenden Währung benutzen oder die eigene EC-Karte, die man nach Beendigung der Dienstreise innerhalb des Betriebes abrechnet. Als sinnvoll erweist sich bei der letzten Möglichkeit, den Einsatz sowie die darauf folgende Abrechnung vorab zu klären.

  • EC-Karte
  • Bargeld

Terminplaner sowie benötigte Unterlagen

Das Ziel einer Dienstreise ist oftmals der persönliche Kontakt mit den Kunden oder der Teilnahme an wichtigen Konferenzen. Hierbei benötigen Sie Unterlagen, Kopien reichen meistens aus, die Sie ebenso wie den persönlichen Terminkalender, unbedingt dabei haben sollten.

  • Kopien von wichtigen Unterlagen
  • Persönlicher Terminkalender

Was sonst noch auf die Checkliste gehört

Halten Sie auf Dienstreisen eigene Vorträge oder sind Präsentationen angesagt, sollten Sie bereits vorher schon an die technischen Details denken. Sollten die technischen Gegebenheiten im Zielland nicht vorhanden sein, heißt es, im Voraus, die benötigten Hilfsmittel zu besorgen. Des Weiteren ist ein Firmenhandy notwendig, um bei Unstimmigkeiten einen Austausch mit der Firmenleitung zu gewährleisten. Passende Kleidungsstücke, den Anlässen entsprechend, sollten unbedingt eingepackt werden.

Dienstreise und das korrekte Absetzen von Reisekosten

Ist man beruflich viel auf Reisen, ist es möglich, bei der Einkommenssteuererklärung die Aufwendungen für Fahrt, Unterkunft bzw. auch ein Zweitwohnsitz und Verpflegung unter dem Posten Werbungskosten abzusetzen. Gemäß §9 des Einkommensteuergesetzes kann das Absetzen sämtlicher Reisekosten unter der Kategorie Werbungskosten erfolgen. Allerdings müssen berufliche Auswärtstätigkeiten nachgewiesen werden, um beim Finanzamt als Aufwand aus einer nicht selbstständigen Tätigkeit berücksichtigt zu werden und somit für eine deutliche steuerliche Entlastung des Arbeitnehmers sorgen. Unter dem Begriff Auswärtstätigkeit ist zu verstehen, dass vorübergehend außerhalb der Arbeitsstätte der Arbeit nachgegangen wird. Es sollte jedoch durch Schriftverkehr und Quittungen nachgewiesen werden, dass die Reise aus beruflichen Gründen stattfand.

Reisekosten von der Steuer absetzen

Kurze Zusammenfassung:

  • Fahrtkosten: Hierbei handelt es sich um Ausgaben, die durch die Benutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln zustande kommen. Bei einem Privatfahrzeug hingegen kommt die Kilometerpauschale zur Anwendung.
  • Unterkunft: Sämtliche Ausgaben sind durch Hotelrechnungen zu belegen.
  • Verpflegung: Hier können Kosten abgesetzt werden, die dem Arbeitnehmer entstehen, wenn er sich außerhalb von zu Hause verpflegen muss.
  • Zweitwohnung: Eine doppelte Haushaltsführung muss berufsbedingt notwendig sein, damit man diese steuerlich geltend machen kann.

Anrechnung der Dienstreise als Arbeitszeit

Nach Entscheidungen des Bundesarbeitsgerichtes gelten Reisezeiten, die sich nicht in den Bereich der Arbeitszeit einordnen lassen, als nicht vergütungspflichtig. Der Arbeitgeber schuldet seinen Mitarbeitern ausschließlich die Vergütung der dienstüblichen Arbeitszeit. In Zukunft muss der Arbeitgeber seine Mitarbeiter auch vergüten, wenn die Reisezeiten die dienstüblichen Arbeitszeiten überschreiten. Die vorhergehende Handhabung, die Fahrt während einer Dienstreise dem Status der Freizeit einzustufen, da der Arbeitnehmer schließlich keiner Tätigkeit nachginge, bewegte sich auf dünnem Eis.

Neue Rechtsprechungen des BAG vom Herbst 2018 lauten:

Schickt ein Arbeitgeber seinen Mitarbeiter ins Ausland, so ist die Bemühung des Mitarbeiters, sich zur auswärtigen Arbeitsstelle und wieder zurück zu begeben, nur im Auftrag des Arbeitgebers geschehen. Aufgrund dieser Tatsache ist der Aufwand auch wie Arbeit zu bezahlen. In dem Gerichtsurteil von 2018 ging es auch darum, dass der Arbeitnehmer eine Direktverbindung vom Heimatort bis zur vorübergehenden Arbeitsstätte per Flugzeug, Zug oder Pkw anstreben muss. Unterbrechungen der direkten Strecke können durchaus zu einem Versagen von Leistungen seitens des Arbeitgebers führen.

Dienstreise mit öffentlichen Verkehrsmitteln

Wie sollen Dienstreisen im eigentlichen Sinne bewertet werden? Hierfür hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) inzwischen Grundsätze ausgebildet, nach denen Sie beurteilen können, ob Wege und Reisezeiten als Arbeit einzuschätzen sind. So kommt es selbstverständlich auf die Vorgaben des Arbeitgebers sowie die Auswahl der Mittel zur Fortbewegung an.Bestimmt der Arbeitgeber, dass ein Mitarbeiter während einer Rückreise mit dem Zug eine Besprechung vorbereiten soll, ist dieser Fall ganz klar als Arbeitszeit einzuordnen. Erfolgen hingegen keine Arbeitsanweisungen vonseiten des Arbeitgebers, stellt die Zeit der Reise in öffentlichen Verkehrsmitteln keine Arbeitszeit, sondern Ruhezeit dar.

Dienstreise-Öffentliche-Verkehrsmittel

Selbst wenn der Arbeitnehmer nun freiwillig seiner Tätigkeit nachgehen würde, wird das vonseiten des Arbeitgebers als Ruhezeit bewertet, da er davon auszugehen hat, dass der Mitarbeiter während seiner Ruhezeit telefoniert oder eine Zeitschrift liest.

Schließlich kommt es darauf an, ob ein Arbeitnehmer ausschließlich alleinig während der Reisezeit darüber entscheiden kann, wann er die Möglichkeit zur Erholung nutzt.

Es besteht die Möglichkeit, dass ein Arbeitnehmer gemäß §5ArbZG, die vorgegebenen Ruhephasen von mindestens 11 Stunden während einer langen Reisezeit einhalten kann.

Dienstreisen mit dem Pkw

Die Bewertung sieht jedoch etwas anders aus, wenn auf Anordnung des Arbeitgebers das Dienstreiseziel mit dem Pkw erreicht werden soll. Lenkt der Arbeitnehmer das Fahrzeug selbst, wird dieser Vorgang als Arbeitszeit gewertet, da der Arbeitnehmer sich schließlich auf den Verkehr konzentriert und somit keine privaten Interessen verfolgt. Hier sind die Anweisungen des Arbeitgebers ganz klar einzuordnen. Bleibt es hingegen dem Arbeitnehmer überlassen, welches Fortbewegungsmittel er benutzt und er den Bus vorzieht, um sich auszuruhen, liegt eine Ruhezeit vor.

Das gleiche würde gelten, würde der Arbeitgeber den Bus als Fortbewegungsmittel vorschreiben und der Arbeitnehmer trotzdem einen Pkw benutzen. Somit steht fest, das auf Anordnung des Arbeitgebers, konkrete Arbeiten in öffentlichen Verkehrsmitteln auszuführen, als ein Vorgang von Arbeitszeit des Arbeitnehmers nach ArbZG zu bewerten ist. Als Ruhezeiten werden entsprechend diesen Grundsätzen auch sämtliche Aufenthaltszeiten am Dienstreiseort beurteilt, in denen keine Arbeit vom Arbeitgeber angeordnet wurde, wie beispielsweise Aufenthalte im Hotel, beziehungsweise andere Leerzeiten zwischen den Terminen.

Dienstreisen mit Mietwagen oder Dienstwagen

Versicherung des Mietwagens

Bei Dienstreisen mit dem Mietwagen müssen Sie einiges beachten. Zum Beispiel ist im Vorfeld mit dem Arbeitgeber zu klären, wer den Mietwagen anmietet beziehungsweise wie der Ausnahmefall, falls der Mietwagen während einer Fahrt Schaden nimmt. Regelt der Arbeitgeber dies bereits im Arbeitsvertrag zu seinen Gunsten, bedeutet das, dass der Arbeitnehmer für Schäden, die grober Fahrlässigkeit zuzuordnen sind, selbst aufkommen muss.

Tritt ein Schaden im Rahmen einer Dienstreise auf, haftet der Arbeitnehmer in vollem Umfang, falls es sich um Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit handelt. Der konkrete Haftungsumfang wird nach den Umständen des Einzelfalles, insbesondere dem Grad des Verschuldens festgestellt. Also ein Moment der Unaufmerksamkeit, beispielsweise tankt man auf einem Rastplatz den falschen Kraftstoff in den Wagen, kann hohe Kosten nach sich ziehen.

Vor Antritt einer Dienstreise mit einem Mietwagen bedarf es der Klärung mit dem Arbeitgeber, welche Zusatzversicherungen auf den Mietwagen abgeschlossen sind. Schon alleine um ein gutes Arbeitsverhältnis nicht aufs Spiel zu setzten, lohnt sich dieser Vorgang. Es spielt schließlich keine Rolle, ob der Arbeitgeber den Mietwagen mietet oder der Arbeitnehmer. Im Falle grober Fahrlässigkeit wird der Arbeitnehmer zur Kasse gebeten. Bei leichter Fahrlässigkeit muss der Arbeitgeber den Schaden übernehmen. Es werden Fahrten mit dem Mietwagen arbeitsrechtlich in Bezug auf Arbeits- bzw. Ruhezeit ebenso geregelt wie bei den Fahrten mit dem eigenen Pkw.

Entfernungspauschale

Der Gesetzgeber fördert Fahrten, die zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte stattfinden, in Form einer Pauschale. Sie können für diese Strecken eine Entfernungspauschale in Höhe von 0,30 Euro für jeden gefahrenen Kilometer als Werbungskosten geltend machen. Dies ist unabhängig davon, mit welchem Verkehrsmittel Sie zur Arbeit und wieder nach Hause fahren. Die Entfernungspauschale ist ausschließlich auf 4.500,00 Euro jährlich begrenzt. Werden die Strecken mit dem eigenen Fahrzeug, Mietwagen oder Dienstwagen zurückgelegt, wird beim Finanzamt auch ein höherer Absetzungsbetrag berücksichtigt. Wird der Dienstwagen nur für Fahrten zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte benutzt, kann hierfür ein geldwerter Vorteil abgesetzt werden.

Geldwerter Vorteil

Ob, ein geldwerter Vorteil steuerpflichtig ist und wer dafür aufkommt, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Als grundsätzlich gilt, dass geldwerte Vorteile der Steuerpflicht unterliegen. Als Ausnahme zählen beispielsweise Sachleistungen, die auch weiterhin im Eigentum des Arbeitgebers bleiben, wie Laptop, Handy oder Dienstwagen. Gehen diese geldwerten Sachleistungen irgendwann in den Besitz des Arbeitnehmers über, fällt für diese Gegenstände ein persönlicher Steuersatz an. Bei einem Dienstwagen würde dies bedeuten, dass das Fahrzeug auch privat genutzt werden darf. Hierbei empfiehlt es sich, ständig ein Fahrtenbuch zu führen. Ebenso lassen sich, wie bei Fahrten mit dem eigenen Pkw, die Entfernungspauschalen als Werbekosten steuerlich absetzen.

Arbeitszeit vor Ort – Was zählt dazu?

Am Ziel der Dienstreise angekommen, gilt für den Mitarbeiter die übliche Arbeitszeit, auch dann, wenn ein Meeting erst eine Stunde später anfängt und der Arbeitnehmer ausschlafen oder in Ruhe frühstücken kann. Der Mitarbeiter muss diese Stunde nicht nachholen, aber der Arbeitgeber kann den Mitarbeiter beauftragen, die Stunde am Morgen für die Arbeit zu nutzen. Leistet der Arbeitnehmer hingegen mehr an Arbeitszeit, bekommt er die Mehrarbeit nur vergütet, wenn der Chef dies anordnet oder nachträglich billigt. Des Weiteren müssen auch während einer Dienstreise dem Arbeitnehmer Ruhepausen zwischen den Arbeitszeiten zustehen. Zur Arbeitszeit zählen auch Geschäftsessen mit Kunden, wenn während des Essen über Geschäftliches gesprochen wird. Findet hingegen mit dem Kunden nur eine Unterhaltung auf privater Ebene statt, wird dieses Treffen nicht mehr als Arbeitszeit gewertet. Weiteres zu rechtlichen Regelungen zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber i.S.v Compliance-Richtlinien erfahren Sie hier.