Darum sollten Mittelständler ihre Buchhaltung digitalisieren

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Digitalisierung ist in vielen Bereichen zu spüren – für Unternehmen ist sie zukunftsweisend. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Buchhaltung digitalisieren und den Weg für eine erfolgreiche Zukunft des Unternehmens ebnen. Nutzen Sie die Chancen und stärken Sie Ihre Wettbewerbsposition gegenüber der Konkurrenz. Finanzierung und Implementierung lassen sich mit den passenden Tipps meistern.

Aktueller Stand der Dinge

Laut der Studie “Digitalisierung im Mittelstand” des Banken-IT-Dienstleisters Star Finanz – welcher zur Sparkassen-Finanzgruppe gehört – erachten 83 Prozent der Mittelständler Digitalisierung als eine wichtige Chance. Für die Umfrage wurden über 11.000 Unternehmen und Einzelunternehme aus dem Mittelstand befragt. Aktuell bestehen jedoch große Unterschiede zwischen den einzelnen Branchen. Einige Unternehmen unterschätzen das Potenzial, welches durch die Digitalisierung entsteht. Im Mittelstand ist die Digitalisierung bereits weit vorangeschritten, es besteht jedoch bei vielen Unternehmen noch Aufholbedarf, damit Wettbewerbsvorteile gegenüber der Konkurrenz nicht verloren gehen. Rund 50 Prozent der Befragten setzt im Rechnungswesen eine lokale Buchhaltungssoftware ein. Jedes 12. Unternehmen im Mittelstand arbeitet in der Cloud. Das Erstellen von Rechnungen in Word oder Excel gilt als ineffektiv und aufwendig, wird jedoch immer noch von 25 Prozent der Mittelständler genutzt. Anhand dieser Beschreibung wird die Notwendigkeit des weiteren Ausbaus der Digitalisierung deutlich: Bereiten Sie Ihr Unternehmen auf die Zukunft vor – die schon jetzt begonnen hat. Die Buchhaltung digitalisieren bedeutet, konkurrenzfähig zu bleiben und Arbeitsabläufe zu optimieren.

Vorteile einer Software – und warum Excel sich nicht eignet

1. Dokumente Managen

Sicherlich ist es möglich, alle Rechnungen getrennt voneinander und individuell mit Excel oder Word zu erstellen. Dieses Vorgehen ist jedoch nicht effizient. Eine professionelle Software hilft nicht nur bei der Erstellung der Unterlagen – sie unterstützt auch den Prozess des Managens der Dokumente.

2. Offene Forderung erkennen

Grundlage für das Forderungsmanagement ist die Kenntnis über offene Rechnungsposten. Wenn Sie Ihre Buchhaltung digitalisieren, dann erhalten Sie automatische Benachrichtigung über noch nicht beglichene Rechnungen. Sie können in diesem Fall entsprechend Ihren definierten Richtlinien agieren.

3. Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben

Die Buchhaltung muss übersichtlich und transparent gestaltet sein. Eine qualifizierte dritte Person muss sich jederzeit einen Überblick über die Bücher verschaffen können. Diese Eigenschaft wird unter anderem bei Buchprüfungen verlangt. Wenn Sie eine anerkannte professionelle Buchhaltungssoftware einsetzen, dann gewährleisten Sie die Erfüllung aller Anforderungen.

4. Direktes Einscannen von Belegen

Die Software unterstützt Sie bei der Verwaltung von Belegen. Sie scannen die Belege direkt ein und archivieren die erzeugten PDF-Dateien.

5. Nutzung und Schaffung von Schnittstellen

Eine professionelle Software unterstützt den Datenaustausch im Unternehmen sowie zu vertrauenswürdigen externen Stellen. Mitarbeiter Ihres Unternehmens erhalten bei mobilen Anwendungen Zugriff von jedem beliebigen Standpunkt aus. Datenschutzanforderungen und Richtlinien der Datensicherheit werden durch die Software professionell umgesetzt.

6. Lagerkosten reduzieren sich

Die Digitalisierung führt zur Abnahme der Notwendigkeit nach physischer Archivierung. Zwar bestehen in einigen Fällen gesetzliche Vorschriften zur Aufbewahrung von Originalbelegen, dennoch ist es in vielen Situationen möglich, die Lagerkosten zu senken. Sie müssen die Originalbelege aufheben, sie müssen jedoch im alltäglichen Geschäft nicht mit den Belegen arbeiten. Wenn Sie die Buchhaltung digitalisieren, erleichtern Sie den Umgang mit Belegen, da sie digital abrufbar sind.

In der Übersicht: Die Vorteile der digitalen Buchhaltung

  • Der Aufwand bei Betriebsprüfungen oder Abschlüssen ist geringer.
  • Sie finden Belege schneller.
  • Die Lagerkosten reduzieren sich.
  • Die Verwaltungskosten lassen sich um rund 40 bis 60 Prozent senken.
  • Die Haftungssicherheit erhöht sich.
  • Die Zusammenarbeit mit dem Finanzamt gestaltet sich optimal.
  • Sie erhöhen Ihren Gewinn.
  • Sie sichern sich Wettbewerbsvorteile.

Buchhaltung digitalisieren – Wie kann eine Umstellung ablaufen?

Die Buchhaltung zu digitalisieren ist ein wichtiger Schritt der digitalen Transformation in modernen Unternehmen. Es ist nicht ausreichend, nur die Software zu kaufen, Prozesse müssen digitalisiert werden und Mitarbeiter sind entsprechend zum Schulen. Das schrittweise Vorgehen ermöglicht die optimale Umsetzung der Digitalisierung der Buchhaltung in Ihrem Unternehmen:

  1. Schritt: Einholen von Informationen über die Möglichkeiten zur Digitalisierung in Ihrem Unternehmen
  2. Schritt: Erstellung eines Konzeptes
  3. Schritt: Implementierung des Konzeptes
  4. Schritt: Kontrolle und Überprüfung des Erfolgs
  5. Schritt: Gegebenenfalls Anpassungen – beispielsweise bei vorhandenen neuen technischen Möglichkeiten

Die Buchhaltung zu digitalisieren ist ein sukzessiver Prozess. Gehen Sie davon aus, dass Sie nach rund 6 bis 12 Monaten die vollständige Umstellung abgeschlossen haben werden. Zunächst einmal werden jedoch viele der Handlungen noch manuell erfolgen – erst nach und nach werden alle Mitarbeiter ausschließlich noch mittel digitaler Hilfsmittel arbeiten beziehungsweise der automatische Datenaustausch wird realisiert sein.

Wie findet ein Unternehmen das passende Tool?

Die Auswahl des passenden Tools zur Digitalisierung der Buchhaltung ist eine wichtige Entscheidung, da sie den technischen Kern der Implementierung bildet. Zunächst einmal sollten Sie sich einen Überblick über die vorhandenen Möglichkeiten verschaffen. Analysieren Sie Ihr Unternehmen und erstellen Sie eine Liste mit den Anforderungen, die Sie an eine Software haben. Berücksichtigen Sie hierbei unter anderem, welche Schnittstellen Sie nutzen möchten. Wo haben Sie im Unternehmen bereits Digitalisierung umgesetzt? Mit welchen Unternehmensbereichen soll die neue Software interagieren, welcher Datenaustausch ist vorgesehen? Erfahrungsberichte von anderen Unternehmens sind hilfreich, filtern Sie jedoch allzu offensichtliche Werbung heraus. Was kostet die Einführung einer Software
Um die Belege einzuscannen benötigen Sie einen professionellen Scanner. Achten Sie darauf, dass der Scanner doppelseitig lesen kann. Diese Investition zahlt sich mittel- und langfristig aus, da Sie beziehungsweise Ihre Mitarbeiter Zeit einsparen. Für die Anschaffung eines geeigneten Druckers sollten Sie rund 350 Euro netto einplanen. Für das Archivieren und Verwalten der Belege benötigen Sie eine Cloud, die zu jährlichen Kosten von circa 200 Euro führt. Um die Buchhaltung zu digitalisieren, sollten Sie insgesamt mit Investitionskosten in Höhe von 1.000 Euro rechnen.

Finanzierung der Digitalisierung in der Buchhaltung bei FinCompare

1. Firmenkredit

Ein Kredit ist eine gute Möglichkeit zur Finanzierung der Digitalisierung der Buchhaltung. Sie erhalten durch das Darlehen den notwendigen Handlungsspielraum. Betrachten Sie die Digitalisierung als Investition in zukünftige Einsparungen. Die benannten Vorteile wirken sich direkt auf die Gewinnstruktur Ihres Unternehmens aus. Die Buchhaltung wird effektiv, die Kosten senken sich. Die verbesserten Prozesse schaffen neue Möglichkeiten – unter anderem im Forderungsmanagement und in der Auftragsabwicklung. Die zu erwartenden Einsparungen und Gewinnsteigerungen nutzen Sie zur Rückzahlung des Kredits. Über FinCompare finden Sie den passenden Kreditpartner und organisieren den Firmenkredit.

2. Firmenleasing

Für die technische Hardware – beispielsweise den Scanner – können Sie die Option Firmenleasing nutzen. Sie erlangen das Nutzungsrecht an den Geräten, das Eigentum verbleibt beim Anbieter. Für dieses Nutzungsrecht – das zur Abnutzung der Geräte führt – entrichten Sie eine monatliche finanzielle Entschädigung. Am Ende der Laufzeit haben Sie die Wahl, ob Sie das Gerät weiter nutzen wollen und hierfür eine Ablösesumme bezahlen, oder ob Sie ein neues und moderneres Gerät wünschen. Firmenleasing bietet Ihnen die Chance, stets auf dem aktuellen technischen Stand zu bleiben. Achten Sie beim Vertragsabschluss auf die genauen Bedingungen – beispielsweise die Kostenübernahme im Falle notwendiger Reparaturen. Die Bedingungen am Ende der Leasingzeit sind ebenfalls von großem Belang für die Entscheidung.

Fazit

Es lohnt sich, die Buchhaltung zu digitalisieren. Viele Unternehmen im Mittelstand haben diesen Schritt bereits umgesetzt, wodurch der Druck auf die Mitbewerber wächst. Agieren Sie schnell und doch wohlüberlegt, da die Digitalisierung ein Prozess ist, der mehrere Monate in Anspruch nimmt. Ein Kredit oder ein Leasing bieten Ihnen die notwendige finanzielle Entscheidungsfreiheit.