Beschaffungslogistik – ein wichtiger Erfolgsfaktor für Produzenten

Beschaffungslogistikkonzepte

Die Bezeichnung Beschaffungslogistik ist ein Fachbegriff aus der Betriebswirtschaftslehre. Sie kommt für alle Vorgänge zum Einsatz, welche das Zubehör für die Produktion von Waren und Erbringung von Dienstleistungen bereitstellen. Das heißt, sie verbindet den Absatz eines Unternehmens mit dem Einkauf eines anderen Unternehmens. Damit gehört der Einkauf zu den Bestandteilen der Produktionsvorbereitung.

Was passiert, wenn die Beschaffungslogistik Mängel aufweist?

Ausreichender Nachschub bei Verbrauchsmaterialien und Halbzeugen ist eine unverzichtbare Voraussetzung für einen reibungslosen Ablauf der Produktion. Gibt es Stockungen, kann ein Unternehmen seinen Lieferverpflichtungen nicht nachkommen. Das zieht Kundenverluste und im schlimmsten Fall sogar Vertragsstrafen nach sich. Stillstandszeiten reduzieren den Gewinn eines Unternehmens erheblich. Dazu tragen zwei Faktoren bei. Dazu gehören die ausfallenden Verkaufseinnahmen und die trotz eines Produktionsstillstands aufzubringenden Kosten. Sie umfassen beispielsweise Mieten, Kreditraten, Leasinggebühren, Versicherungen und die Entgelte der Mitarbeiter. Dabei müssen Unternehmen beachten, dass die Arbeitsagenturen Kurzarbeitergeld nach dem SGB III nur bei einem unabwendbaren Ereignis zahlen. Schlechte Organisation der Beschaffungslogistik zählt nicht zu den unabwendbaren Ereignissen. Die Arbeitsagenturen sehen darin völlig zutreffend ein Eigenverschulden der Unternehmensführung.

Welche Anforderungen muss die Logistik der Beschaffung erfüllen?

Für die Beschaffungslogistik spielen vier Parameter die Hauptrolle. Die benötigten Materialien müssen in der geforderten Qualität zum perfekten Zeitpunkt in der optimalen Menge zur Verfügung stehen. Sind die beschafften Mengen zu gering, drohen die oben beschriebenen Konsequenzen. Bestellt die Materialbeschaffung zu große Mengen, kommt es zu Überbeständen. Überdimensionierte Lagerbestände binden Kapital und verursachen vermeidbare Zusatzkosten. Verluste durch Überbestände treten vor allem bei der Nutzung schnell verderblicher Waren als Ausgangsstoffe auf. Außerdem kommt es auf den Preis an, den die potentiellen Lieferanten bieten. Bei einer Überschreitung der kalkulierten Materialpreise sinkt der mit dem Verkauf des Endprodukts erzielbare Gewinn.

Warum ist die Qualität bei der Materialbeschaffung wichtig?

Mangelhafte Qualität der Ausgangsstoffe reduziert die Qualität des Endprodukts. Das geht mit zusätzlichen Kosten einher, die durch eine Steigerung der Anzahl der Reklamationen entstehen. Parallel muss das Unternehmen mit zahlreichen Rückabwicklungen der Kaufverträge rechnen. Hinzu kommen enttäuschte Kunden. Ist der Qualitätsanspruch in der Beschaffungslogistik zu niedrig, leidet dadurch auch das Image des Unternehmens. Der Grund ist, dass die Kunden das Vertrauen in die Produkte verlieren und ihre Enttäuschung in Bewertungsplattformen und Social Networks verbreiten.  Die Einkaufsabteilungen müssen also mit hohen Qualitätsansprüchen einen Beitrag zur positiven Gesamtwahrnehmung des Unternehmens leisten.

Welche betrieblichen Bereiche gehören zur Beschaffungslogistik?

Im Unternehmen müssen zur Optimierung der Beschaffungslogistik mehrere Abteilungen eng miteinander kooperieren. Ausgangspunkt sind die Fertigungstechnologen. Deren Aufgabe ist es, genaue Materialbedarfslisten zu liefern. Sie sind wiederum die Arbeitsgrundlage für den Wareneinkauf.

Für die Überwachung der Lieferungen ist der Wareneingang zuständig. Anschließend kommt die innerbetriebliche Fuhrparklogistik ins Spiel.

Die Fuhrparkmitarbeiter verteilen die Wareneingänge auf die verschiedenen Lager.

Die Lagermitarbeiter überwachen die Bestände und geben Rückmeldungen zum Verbrauch an den Wareneinkauf.

Wie ist eine Optimierung der Logistik der Beschaffung möglich?

Bei der Optimierung der Beschaffungslogistik müssen Unternehmen an verschiedenen Stellen ansetzen. Der Hauptpunkt dabei ist die Nutzung moderner Hilfsmittel. Die Zeiten, in denen Materialbestände auf Karteikarten erfasst wurden, sind längst vorbei. Heute gibt es dafür komfortable Software. Ideal für eine störungsfreie Materialbereitstellung sind Programme, die eine Erfassung der Materialeingänge, Materialbewegungen und Materialverbräuche mit Handscannern oder RFID-Chips ermöglichen. Sie ersparen den Nutzern sehr viel Arbeitszeit, was mit einer deutlichen Senkung der Kosten verbunden ist. Durch die Kostensenkungen können die Unternehmen günstige Preise für ihre Produkte kalkulieren und steigern dadurch Ihre Wettbewerbsfähigkeit. Zudem bieten die Programme allen an der Beschaffungslogistik Beteiligten einen Überblick in Echtzeit. Das ermöglicht schnellere Reaktionen auf sich abzeichnende Unterschreitungen der Mindestbestände. Dazu tragen auch die Softwarepakete selbst bei, indem sie Funktionen zur automatischen Auslösung von Nachbestellungen bieten.

Welche Strategien vereinfachen die Beschaffungslogistik?

Der Idealfall ist die Produktion auf gleichbleibendem Niveau. Dabei besteht die Möglichkeit, den Materialbedarf über einen längeren Zeitraum hinweg zu planen. Die Mitarbeiter der Beschaffungslogistik können in diesem Fall turnusmäßige Materialeingänge mit den Zulieferern vereinbaren. Solche Vereinbarungen haben auch auf Seiten der Zulieferer den Vorteil der langfristigen Planbarkeit. Deshalb geben sie dafür gern Preisnachlässe, was für den Abnehmer günstige Einkaufspreise bedeutet. Diese Vorgehensweise bei der Materialbeschaffung senkt außerdem die Kosten der Lagerhaltung. Bei einer kontinuierlichen und verlässlichen Belieferung sind große Lagerbestände zur Vermeidung von Produktionsstillständen entbehrlich. Das reduziert auch die Menge Kapital, welche durch die Produktionsvorbereitung gebunden wird.

Welche Vorteile und Nachteile bringt die Einzelquellenbeschaffung mit?

Das Single Sourcing (auf Deutsch Einzelquellenbeschaffung genannt) ermöglicht auf einfache Weise die Automatisierung der Materiallieferungen. Die Abnahme großer Mengen hilft mit Rabatten bei der Senkung der Materialkosten. Außerdem fällt der Organisationsaufwand bei der Einzelquellenbeschaffung als bevorzugte Strategie der Beschaffungslogistik gering aus. Allerdings hat das Single Sourcing auch erhebliche Nachteile. Fällt der einzige Lieferant aus, fehlen die kompletten Materiallieferungen. Vor allem kleine Unternehmen als Zulieferer können zudem größere Schwankungen beim Bedarf ihrer Abnehmer nicht immer abfangen.

Was sind die Pluspunkte und Minuspunkte bei der Mehrquellenbeschaffung?

Unter den Oberbegriff Mehrquellenbeschaffung fallen das Dual Sourcing und das Multiple Sourcing. Beide Varianten schalten das Risiko eines Produktionsstillstands durch den Ausfall eines Zulieferers aus. Automatisierte Lieferungen sind beim Dual Sourcing genau wie beim Single Sourcing möglich. Das Multiple Sourcing bringt Vorteile durch die Ausnutzung der Konkurrenz unter den Lieferanten. Sie bieten häufig sehr günstige Preise, um an die Lieferaufträge zu kommen. Allerdings kann auch das Gegenteil eintreten, weil die Vorteile von Mengenrabatten durch die Quotelung der Lieferverträge nicht greifen. Die Mehrquellenbeschaffung ist die beste Strategie bei gravierenden Schwankungen beim Produktionsvolumen und in der Folge beim Materialbedarf. Außerdem sind Unternehmen, welche die Mehrquellenbeschaffung nutzen, nicht so stark von den Lieferanten abhängig. Der Hauptnachteil besteht in einem höheren Aufwand bei der Beschaffungslogistik.

Warum ist das Local Sourcing bei der Beschaffungslogistik interessant?

Das Local Sourcing, also die Beschaffung von Ausgangsmaterialien im eigenen Umfeld, bietet einige Vorteile. Dabei lassen sich meistens sehr günstige Einkaufspreise erzielen. Ein Grund dafür sind die kurzen Transportwege. Sie bewirken eine Minimierung der Gefahr von Transportschäden. Außerdem sinken die Transportkosten. Dieser Effekt wurde in Deutschland durch die Einführung einer LKW-Maut auf Autobahnen und zahlreichen Bundesstraßen verstärkt. Zudem ist die Nutzung regionaler Ressourcen ein gutes Verkaufsargument. Viele Kunden bevorzugen Produkte aus der eigenen Region. Hinzu kommt, dass sehr kurze Transportwege bei der Materialbeschaffung ein nicht zu unterschätzender Pluspunkt bei der Umweltverträglichkeit der eigenen Produkte sind. Die aktuellen Markttrends zeigen einen sehr deutlichen Trend. Immer mehr Kunden legen großen Wert auf den Umwelt- und Klimaschutz. Deshalb steigt beispielsweise die Zahl der Lebensmitteldiscounter, die Obst und Gemüse von lokalen Betrieben direkt an die einzelnen Verteilzentren liefern lassen.

Welche Quotenregelungen gelten bei der Beschaffungslogistik als ideal?

Zu Gunsten einer optimalen Beschaffungslogistik müssen Unternehmen darauf achten, höchstens 30 Prozent der Gesamtkapazitäten eines Lieferanten in Anspruch zu nehmen. Anderenfalls riskieren sie Lieferausfälle durch Schwankungen des Produktionsvolumens bei den Lieferanten. Deshalb empfehlen erfahrene Betriebswirtschaftler bei der Mehrquellenbeschaffung das „60/30/10-Modell“. Dabei stammen 60 Prozent der Materialeinkäufe vom Hauptlieferanten. Für weitere 30 Prozent ist ein zweiter Hauptlieferant zuständig. Die verbleibenden 10 Prozent kommen von mehreren Kleinlieferanten.

Was kennzeichnet die Beschaffungslogistik bei der Just-in-Sequence-Produktion?

Der Begriff Just-in-Sequence-Produktion (oder kurz JIS) kommt bei Fertigungsstrecken zum Einsatz, die Bauteile in einer bestimmten Reihenfolge benötigen. Ein gutes Beispiel dafür ist die Automobilindustrie. Dort hängt die Ausstattung der Fahrzeuge von den individuellen Bestellungen der Kunden ab. Die turnusmäßige Anlieferung der Baugruppen reicht dafür nicht aus. Sie muss zu einer bestimmten Zeit abhängig von der Abarbeitung der Bestellungen erfolgen. Das erfordert bei den Zulieferern ein Höchstmaß der Flexibilität und Zuverlässigkeit. Außerdem steigt der Arbeitsaufwand im Wareneingang und bei der innerbetrieblichen Logistik. Das heißt, die Anforderungen an die Optimierung der Beschaffungslogistik sind bei der Just-in-Sequence-Produktion besonders hoch.

Welche Anforderungen stellt die Just-in-Time-Produktion an die Beschaffung?

Die Bezeichnung Just-in-Time-Produktion (kurz JIT) gibt an, dass die Materiallieferungen erst dann erfolgen, wenn sie für die Produktion unmittelbar notwendig sind. Der Vorteil der JIT-Lieferungen liegt klar auf der Hand. Es fallen keine Kosten für die Vorhaltung von Lagerbeständen an. Außerdem schont die JIT-Belieferung den Cash Flow des Unternehmens, weil keine Kapitalbindung für Lagerbestände notwendig ist. Allerdings hat diese Vorgehensweise bei der Beschaffungslogistik auch erhebliche Nachteile. Verzögerte oder ausgefallene Lieferungen wirken sich direkt als Produktionsunterbrechungen aus. Dabei müssen Unternehmen auch Faktoren beachten, die vom Lieferanten nicht beeinflusst werden können. Dazu gehören beispielsweise Streiks und die Folgen von Naturkatastrophen sowie Ausfälle der üblicherweise genutzten Transportwege. Zudem müssen die Lieferanten beim JIT-Prinzip schnell und flexibel auf wechselnde Bedarfslagen reagieren können. Das heißt, dort sind erhebliche Reserven bei den Produktionskapazitäten erforderlich.

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Wie wirkt sich die „verlängerte Werkbank“ bei der Beschaffungslogistik aus?

Als „verlängerte Werkbank“ bezeichnen Betriebswirtschaftler die Auslagerung von Teilen des Produktionsprozesses. Auch hier dient die Automobilbranche als gutes Beispiel. Die Automobilbauer beziehen vorgefertigte Baugruppen über die Vergabe von Aufträgen als Lohnfertigung. Mit dieser Art der Beschaffungslogistik erzielen Unternehmen oftmals günstige Einkaufspreise. Dafür lagern sie die Lohnfertigung in Billiglohnländer aus. Sie entziehen damit dem heimischen Markt Arbeitsplätze. Gleichzeitig fördern sie den Aufbau wichtiger Infrastrukturen in den Ländern, in welche die Aufträge für die Lohnfertigung gehen. Dabei lauern allerdings Gefahren wie politische Instabilitäten und die Unkalkulierbarkeit der Entwicklung der Währungskurse. Außerdem muss die Beschaffungslogistik bei dieser Vorgehensweise längere Vorlaufzeiten einplanen. In manchen Fällen leidet auch der Ruf des Unternehmens. Das ist beispielsweise dann der Fall, wenn die Lohnaufträge in Länder gehen, in denen es Kinderarbeit gibt oder die Arbeitsbedingungen allgemein schlecht sind.

Wann stellt die Beschaffungslogistik besonders hohe Ansprüche?

In vielen Bereichen entsteht eine komplexe Lieferkette, die Betriebswirtschaftler in ihrer Fachsprache Supply Chain nennen. Der Endproduzent ist dabei auf die Lieferanten von Baugruppen angewiesen. Die Hersteller der Baugruppen beziehen wiederum einzelne Bauteile von anderen Lieferanten. Sie sind nicht der Ausgangspunkt der Kette, sondern ihre Produktion ist von den Materiallieferungen der Rohstoffbereitsteller abhängig. Solche komplexen Supply Chains sind in der Wirtschaft des 21. Jahrhunderts weit verbreitet. Dazu gehören beispielsweise Flugzeugbauer, Autobauer und Unternehmen, in denen die Endmontage von elektronischen Geräten erfolgt. Bei den Supply Chains kommt es vor allem auf die optimale Koordinierung aller an der Lieferkette beteiligten Produktionsprozesse an. Das erfordert intensive Absprachen und ein Monitoring in Echtzeit. Der Verwaltungsaufwand ist bei den Supply Chains hoch, bringt aber gleichzeitig Vorteile durch den hohen Grad der Spezialisierung. Er schlägt sich in günstigen Stückpreisen nieder.

Lohnt sich die Digitalisierung bei der Logistik der Beschaffung?

Daran besteht kein Zweifel. Moderne Warenwirtschaftsprogramme unterstützen die Beschaffungslogistik in allen Bereichen. Technologen können die Stücklisten für die einzelnen Produkte über spezielle Schnittstellen direkt von ihren CAD-Programmen aus an die Software zur Warenwirtschaft übergeben. Anhand dieser Stücklisten und dem geplanten Produktionsvolumen setzen die Einkäufer Mindestlagerbestände und den Umfang der turnusmäßig benötigten Lieferungen fest. Die Materialbewegungen im Unternehmen gelangen über die Nutzung von Scannern oder RFID-Chips direkt die Software. Das heißt, die Einkäufer und Produktionsleiter haben ständig eine genaue Übersicht, an welcher Stelle sich welche Materialbestände befinden. Sie können in Echtzeit erkennen, wo sich Probleme beim Materialnachschub abzeichnen. So lassen sich auch Stockungen durch eine fehlende Optimierung der innerbetrieblichen Materialtransporte vermeiden.

Fazit: Die Optimierung der Beschaffungslogistik ist unverzichtbar

Jeder Produktionsstopp verursacht im Unternehmen vermeidbare Kosten und Verluste. Die davon verursachten Lieferverzögerungen wirken sich negativ auf den Ruf des Unternehmens, die Kundenbindung und die Neukundengewinnung aus. Außerdem kommt es zu einer Minderung der Kapitalrendite und der Umsatzrendite. Die Vorhaltung immenser Lagerbestände bindet unnötig Kapital, was den wirtschaftlichen Spielraum des Unternehmens einschränkt. Eine optimierte Beschaffungslogistik kann diese Risiken weitgehend ausschalten.

Welche Vorgehensweisen bei der Beschaffungslogistik ideal sind, hängt von der Art der Endprodukte und der dafür benötigten Materialien ab. In der Regel empfehlen die Experten zur Vermeidung von Lieferengpässen keine Bindung an einen einzigen Lieferanten. Die Zweiquellenbeschaffung und Mehrquellenbeschaffung ermöglichen eine effizientere Reaktion auf Schwankungen beim Materialbedarf. Bei allen Lieferverträgen müssen Unternehmen darauf achten, möglichst nur ein Drittel der Produktionskapazitäten eines Lieferanten zu binden. Ausnahmen stellen Supply Chains und „verlängerte Werkbänke“ mit einem hohen Grad der Spezialisierung dar. Das Local Sourcing bietet spezielle Vorteile. Dabei fallen die Transportkosten besonders günstig aus. Außerdem greifen hier Werbevorteile, weil die kurzen Transportwege die Umweltbelastungen und Klimabelastungen verringern. Lokale Kooperationen zwischen Lieferanten und Endproduzenten führen üblicherweise zu einer engen Bindung und ermöglichen außerdem eine unmittelbare Kommunikation.

Eine wichtige Rolle bei der Optimierung der Beschaffungslogistik spielt die Digitalisierung. Der Einsatz moderner Technik in Kombination mit ausgereiften Programmen zur Steuerung und Überwachung der Materialvorräte ist inzwischen ein Muss. Die Digitalisierung leistet einen entscheidenden Beitrag zur Senkung der Kosten der gesamten Beschaffungslogistik. Zu den Gründen zählen die Verfügbarkeit der Daten in Echtzeit sowie die Möglichkeit der Automatisierung von Bestellprozessen.