Wie die Ablauforganisation im Unternehmen eingesetzt wird

Ablauforganisation Unternehmen

Unter dem Begriff Ablauforganisation ist zu verstehen, dass die zeitlichen sowie örtlichen Arbeitsprozesse darauf abzielen, Unternehmensziele gemäß eines strukturierten Ablaufplans zu erreichen. Dabei fließen miteinander verkettete notwendige Faktoren wie Aufgaben, Sachmittel und Handlungsträger in den lückenlos strukturierten Arbeitsablauf mit ein. Hierbei können Probleme in der Struktur des Arbeitsablaufes eintreten, wenn die Verteilung der Arbeit auf mehrere Personen fällt und keine klare Abgrenzung getroffen wird.

Wie wird die Ablauforganisation eingesetzt?

Die Herstellung und der Verkauf von Produkten ist das Ziel eines jeden Produktionsunternehmens. Dabei werden von Unternehmen in einer Marktwirtschaft ökonomische Ziele, wie die Erwirtschaftung von Gewinnen sowie eine permanente Sicherung der Liquidität verfolgt. Häufig stehen auch soziale Aspekte, wie beispielsweise die Sicherung der Arbeitsplätze im Vordergrund. Um gewisse Ziele zu verwirklichen, sollten Sie der Beschaffung und Fertigung der Warenbestände sowie des Absatzes der Produkte besondere Aufmerksamkeit schenken. Zu den unmittelbar produktbezogenen Tätigkeiten gehört die Gestaltung der Ablauforganisation eines jeden Unternehmens. Produktionstätigkeiten werden in der Regel von Personen unter der Anwendung von Arbeitsmitteln wie Maschinen und Werkzeugen an Objekten vorgenommen.

Mitarbeiter, die benötigten Arbeitsmittel und Objekte bilden die grundlegenden Elemente zur Ablauforganisation eines Unternehmens. Diese Elemente bilden Beziehungen zwischen den Mitarbeitern, Arbeitsmitteln und Objekten sowie den von ihnen geschaffenen Verrichtungen. Die bewusste Gestaltung dieser Beziehung bezeichnet man als Ablauforganisation.

Beispiel: Zur Herstellung eines Ringes muss Gold geschmolzen werden. Dieser Arbeitsgang wird von einem Goldschmied (Subjekt) durchgeführt, indem er das geschmolzene Gold in eine Form (Arbeitsmittel) gießt. Nachdem sich das Gold in einer festen Konsistenz befindet, wird der Ring aus der Form geholt und bearbeitet (Verrichtung). Hierdurch wird eine Beziehung zwischen dem Goldschmied, dem Rohstoff in seinen verschiedenen Stadien sowie dem Endschliff des Ringes, geschaffen.

Soziale Beziehungen zwischen Mitarbeitern

Soziale Beziehungen kennzeichnen unter anderem gefühlsmäßige Einstellungen, die Mitarbeiter gegenseitig empfinden. Somit können zwei nebeneinander tätige Mitarbeiter in ihren Gefühlen positiv oder negativ gesonnen sein. Diese Art von Beziehung lässt sich in keinem Arbeitsvertrag festlegen.

Denn Emotionen lassen sich nicht von außen bestimmen. Jedoch kann der Arbeitgeber verlangen, dass formelle Regeln eingehalten werden, auch wenn diese einer eher negativen Ausprägung unterliegen. In einer Ablauforganisation wird festgelegt, wer Entscheidungen treffen oder Anweisungen geben darf, es wird sozusagen ein bestimmte Struktur vorgegeben. Jeder einzelne Schritt eines Arbeitsablaufes hat somit seine individuelle Priorisierung. Dieser Arbeitsablauf funktioniert nur, wenn man jeden Punkt abhandelt, bevor man sich dem nächsten zuwendet. Als Anforderung an das Personal gilt, dass sie sämtliche Arbeitsschritte erkennen und in der dafür vorgegeben Zeit ausführen.

Beispiel: Nehmen wir die Tätigkeit einer Kassiererin im Supermarkt.

Ihr strukturierter Arbeitsablauf würde wie folgt aussehen: Den Kunden begrüßen, die auf dem Band befindliche Ware einscannen, dem Kunden den Gesamtbetrag nennen, die Zahlung entgegennehmen, Wechselgeld herausgeben, die Ware zusammen mit dem Kassenbon einpacken und dem Kunden übergeben, sowie den Kunden verabschieden. Zur Erstellung von Gütern müssen in einem Unternehmen viele verschiedene Tätigkeiten ausgeführt werden. Unter anderem werden von verschiedenen Unternehmen Materialien, die im Fertigungsbereich häufig über mehrere Stufen hinweg kombiniert und bearbeitet werden, bezogen. Sind sämtliche Endprodukte fertiggestellt, werden diese an die Kunden verkauft und geliefert.

Aufgaben der Ablauforganisation

Sämtliche Arbeitsprozesse werden in der Ablauforganisation strukturiert und gestaltet. Darunter fallen die zeitlichen sowie räumlichen Verrichtungen sowie deren Verrichtungsfolgen. Bei der Ablauforganisation wird die Ordnung der Arbeitsabläufe unterschieden in Arbeitsinhalt, Arbeitszeit, Arbeitsraum und Arbeitszuordnung. Wir unterscheiden diese Vorgänge detailliert und gliedern sie in ihre einzelne Arbeitsabläufe:

  • Der geordnete Arbeitsinhalt

Für den Bereich Arbeitsinhalt stehen zwei Möglichkeiten zur Verfügung. Einmal beziehen wir uns auf das Ordnungsmerkmal “Arbeitsobjekt”, des Weiteren wird das Merkmal “Verrichtung” zwecks einer strukturierten Ablauforganisation beim Arbeitsinhalt herangezogen.

  • Die geordnete Arbeitszeit

  • Für diesen Ordnungsbereich bedarf es drei Schritte. Einmal wird die Zeitfolge von einzelnen Teilaufgaben bestimmt. Im zweiten Schritt werden sämtliche Ergebnisse der Aufgabenanalyse gefiltert, um anschließend detailliert die Reihenfolge der Ausführung der Teilaufgaben festzulegen. Im letzten Schritt wird die Zeitdauer der einzelnen Teilaufgaben festgelegt. Nun wird der Anfangs- und Endzeitpunkts der Arbeit festgelegt, wobei diese Vorgaben nun zwecks Terminplanung vorgegeben und festgeschrieben werden. Zu diesem konkret genannten Termin muss nun der Kundenauftrag bearbeitet und fertiggestellt sein.

  • Der geordnete Arbeitsraum

  • Einzelne Stellen müssen räumlich bei der Ablauforganisation so angeordnet sein, dass eine Wirtschaftlichkeit im größtmöglichen Rahmen erreicht wird. Dies betrifft auch die Arbeitsplätze. Sie sollen dem Arbeitsablauf entsprechen, sowie zu den kürzesten Durchlaufzeiten aufgrund kurzer Transportwege führen, um eine größtmögliche Wirtschaftlichkeit zu erreichen.

  • Die Arbeitszuordnung

  • Bei der Zuordnung wird zwischen Einzelzuordnung und Gruppenzuordnung unterschieden. Einzelzuordnungen finden in der Regel bei ausführenden Arbeiten statt, hier wird beispielsweise eine bestimmte Verrichtung an bestimmte Stellen oder Personen vergeben. Anbei ein Beispielmodell: Sämtlich anfallende Installationsarbeiten werden vom Facharbeiter A ausgeführt. Bei der Gruppenzuordnung wird die Aufgabe an eine Gruppe übertragen, die dann im eigenen Rahmen die Entscheidung darüber trifft, wer die Aufgaben auszuführen hat. Insbesondere findet diese Regelung bei leitenden Aufgaben statt.
  • Ziele der Ablauforganisation

    Es sollte eine Minimierung der Durchlaufzeit angestrebt werden. Das heißt, dass die Herstellung eines Gutes oder einer Dienstleistung in möglichst kurzer Zeit erfolgen sollte. Eine maximale Kapazitätsauslastung von Mensch und Maschine wird durch eine kostensparende Produktion erreicht. Leerlaufzeiten sollten vermieden oder anderweitig genutzt werden. Mit der Ablauforganisation kann man unter anderem Termine für die Fertigstellung berechnen und deren Einhaltung überwachen.

  • Qualitätssicherung

    Die Qualitätssicherung gehört heute zu den Kernfunktionen in der Industrie. Auf der einen Seite spielt die Steigerung der Prozess- und Produktqualität der Unternehmen eine Rolle, anderseits ist es auch die Erweiterung der rechtlichen Vorgaben, die eine Anpassung des Arbeitsprozesses, sowie dessen Ergebnis (Automatisierung) sämtlicher Produktionsbereiche erfordern. Es gilt, gewisse Qualitätsstandards zu erreichen.

  • Die Humanisierung der Arbeitswelt

    Die Humanisierung der Arbeitswelt umfasst sämtliche Maßnahmen, die dem Gesundheits- sowie Arbeitsschutz dienen, wie beispielsweise Lärmschutz oder helle Beleuchtung am Arbeitsplatz. Weniger Fließband dafür aber mehr Tätigkeiten in der Gruppe, gleitende Arbeitszeit sowie ein angenehmes Betriebsklima. Ein weiterer wichtiger Punkt ist es, den Menschen mehr Raum für ihre Persönlichkeitsentwicklung und Selbstverwirklichung zu geben.

  • Terminsicherung

    Terminsicherung bedeutet, wenn bereits im Voraus der Beginn, das Ende sowie die Dauer der Arbeitsschritte berechnet werden. Alleine auf dieser Grundlage kann ein genauer Termin festgelegt und von der Ablauforganisation auch als ausreichend gesichert betrachtet werden.

  • Minimierung der Durchlaufzeiten

    Um einen Arbeitsprozess reibungslos zu gestalten, gehört es zum Ziel der Ablauforganisation, die Durchlaufzeit zu minimieren. Die vorgegebenen Aufgaben sind immer klar zu formulieren und den ausführenden Mitarbeitern mitzuteilen. Auch Kontrollen zwecks der Einhaltung von Qualitätsstandards sowie zur Terminüberwachung sind während der Auftragsbearbeitung durchzuführen. Schließlich dürfen keine zusätzlichen oder überflüssigen Lagerungen oder Transporte erfolgen. Des Weiteren sollte auf die optimale Auslastung der Mitarbeiter geachtet werden.

  • Optimale Maschinen- und Personalauslastung

    Um für einen problemlosen Ablauf sowie eine optimale Auslastung der Maschinen zu sorgen, sollten die bedienenden Personen eingearbeitet sein. Betrachtet man diese Prinzipien der Ablauforganisation, so stellen wir fest, dass eine klare Anweisung für das produktive Handeln einer Ablauforganisation wichtig ist. Prinzipien, wie beispielsweise die Optimierung der Auslastung deuten auf die allgemeine Zielsetzung hin.

Was sind die Probleme und Schwächen?

Um einen sogenannten Leerlauf in einer Ablauforganisation zu vermeiden, gilt es zwar, eine optimale Kapazitätsausnutzung zu erreichen, dennoch wäre ein hoher Auftragsbestand vor jedem Mitarbeiter nötig. Diese Tatsache würde wiederum die Liege- sowie Durchlaufzeiten eines einzelnen Auftrags erhöhen. Das Ziel, die Kapazitätsauslastung zu maximieren, würde damit dem vorrangigen Ziel die Durchlaufzeiten zu verringern im Konflikt stehen.

Reduktion der Kosten der Vorgangsbearbeitung

Sie sollten Ihre Mitarbeiter und Manager einer Ablauforganisation darauf schulen, Kundenwünsche nicht durchweg positiv zu beantworten. Oftmals fordern Kunden hierbei Rabattwünsche oder Mengenrabatt, den Sie nicht mehr so leicht wieder zurücknehmen können, ohne den Kunden zu verärgern. Auch der Erteilung von unrealistischen Projektplänen eines Kunden sollte man realistisch gegenüberstehen, denn oftmals bleiben überhöhte Kosten am Unternehmen hängen. Auch sollte die Kundenorientierung auf den Prüfstand. Unnötige Werbegeschenke oder kostenlose Beratungen müssen nicht unbedingt angeboten werden. Denn steigen die Kosten für nicht relevante Gegenstände, leidet oftmals die Qualität des Produktes darunter.

Qualifikationsmängel der Mitarbeiter

Qualifikationsmängel führen oftmals zu zusätzlichen Kosten, da aufgrund von Korrekturmaßnahmen weitere Mitarbeiter eingesetzt werden müssen. Je größer also der Mangel an Qualifikation, desto geringer fällt seine Produktivität aus. Oftmals wird in einem Unternehmen diesem Problem nicht die Aufmerksamkeit geschenkt, die hierfür notwendig wäre. Welcher Unternehmer hegt schon gerne Zweifel an der Ausbildung seiner Mitarbeiter. Durch mangelnde Expertise werden tagtäglich Kosten verursacht, die möglicherweise offensichtlich sind, aber dennoch nicht behoben werden. Fehler beziehungsweise Nachbearbeitungen sind die Folge. Es entsteht ein Kreislauf von Kostenverschwendung sowie einer nicht von der Hand zu weisenden Unwirtschaftlichkeit.

Entstehenden Qualitätsmängeln entgegentreten heißt, die Qualitätsprüfung bereits in die Produktionsabteilung zu verlegen. Nicht selten kommt es vor, dass bereits produzierte Teile, die nicht den Vorgaben entsprechen, von Mitarbeitern zur Qualitätskontrolle weitergeleitet werden, um ihre Fehlerquote nicht zu erhöhen. Dies schafft wiederum Zusatzkosten.

Reduzierung der Verteil- und Transportaufwendungen

So wie Ihrem Unternehmen Rohstoffe, Betriebsmittel oder Fertigerzeugnisse geliefert werden, müssen diese das Unternehmen auch wieder verlassen. Dies findet wie in jeder Ablauforganisation gemäß eines klar strukturierten Prozesses statt. Entweder besitzen Sie eigene Transportfahrzeuge oder Sie beauftragen eine Spedition zur Warenlieferung. Nun steht die Frage im Raum, wie es zu schaffen ist, die Kosten für Distributions- und Transportaufwendungen zu reduzieren. Benötigen Sie tatsächlich die Dienstleistungen eines Spediteurs oder können Sie die Transportleistungen auch intern erbringen? Es kann sich durchaus als lohnend erweisen, sich selbst um das Transportgeschäft zu kümmern. Hierfür benötigen Sie eine Nutzfahrzeugflotte. Diese werden meistens geleast und stehen Ihrem Unternehmen über einen festgelegten Leasingzeitraum zur Verfügung. Sollten Sie Nutzfahrzeuge kaufen wollen, lohnt es sich langfristig in ressourcenschonende Transportfahrzeuge zu investieren.

Bei Transporten sollten Leerfahrten unbedingt vermieden werden. Eine Möglichkeit dies zu unterbinden wäre beispielsweise die Fahrzeugkapazitäten mit anderen Firmen zu teilen, wenn sie zu einer Routenoptimierung bereit wären. Dabei sollten Sie den Transportbedarf so gestalten, dass nur an einigen Tagen in der Woche einen Spediteur benötigt wird. Dadurch werden zu transportierende Waren angesammelt und in einem Schub in großen Paletten an die Kunden versandt.

Tourplanung der Zukunft

Moderne Tourplanung sowie neue Optimierungssysteme ermöglichen es, Wegstrecke, Auslastung, Disposition, Ladegewicht und Volumen sowie den Personaleinsatz effizient zu gestalten. Es kommt darauf an, ob es zu bewerkstelligen ist, die Auslieferungsstruktur so zu verändern, dass eventuell ein Teil der mit CSB-System ausgerüsteten Fahrzeugflotte eingespart werden kann. Komplexe Algorithmen berechnen die optimale Planung der Wegstrecke pro Lkw, sowie die anstehenden Touren. Bei der Auslieferung stehen dem Fahrer nun gewisse Zeitfenster zur Verfügung, in denen er die Ware an den Kunden ausliefern muss. Das neue System kontrolliert die Auslastung der Fahrzeuge sowie deren Verfügbarkeit. Auch der Fahrer trifft auf die Kontrollfunktion des CSB-gesteuerten Systems. Bei ihm werden sämtliche Lenk- und Ruhezeiten aufgezeichnet und zur Auswertung bereitgestellt.

Die so optimierten Tagesrouten werden automatisch auf moderne Erfassungsgeräte übertragen, die in Verbindung mit der Bordelektronik der Lkws sowie den Navigationssystemen stehen. Die erfassten Daten werden nun zur Gesamtauswertung verwendet. Hierbei werden auch ungeplante Stopps sowie der jeweilige Haltegrund aufgezeichnet. Die Papierdokumentation entfällt damit vollständig. Es werden nun sämtliche Vorgänge ohne Belege erfasst.

Was sind die Vor- und Nachteile einer Ablauforganisation?

Die Vorteile liegen auf der Hand: Keine handschriftlichen Belege, die einer Durchsicht bedürfen, sowie ein schlankes Ablagesystem, da der Empfang der Ware nun elektronisch eingescannt ist und nicht mehr einer aufwendigen Unterschrift bedarf. Der Personalbedarf reduziert sich aufgrund der elektronischen Systeme, was sich wiederum positiv auf die Kosten auswirkt und diese verringert. Der damit einhergehende Abbau von Arbeitsplätzen ist jedoch ein klarer Nachteil, zumindest für die Mitarbeiter selbst.